TRUONG f)~i HQC Y HA NOI, QUYTRINH QUANLYHOSa NguOl vi~t Nguoi ki~m tra NguOl phe duy~t Dinh Thi SQ'i Nguy~n VU Trung N guy~n Dire Hinh Ky Chue danh Ph6 TruOng Ph6ng TruOng Ph6ng Hi~u truong T6 ehue Can bq T6 ehue Can bq TruOng DHY Ha NQi
Quy trinh Quan I)J h6 so' TRUONG D~I HQC Y HA NOI QUYTRINH QUA.NLYHOSa Mil s6: Ngay ban hanh: 10110/2013 L~n ban hanh: 01 J. Nguai co lien quan phai nghien ciro va thvc hi n dung cac n9i dung cila quy djnh nay. 2. N9i dung trong quy dinh nay co hi u lvc thi hanh nhu sv chi dc;zo clla Hi u truang. 3. M6i dan vi durlc phat OJ ban (co dong ddu kiim soat). Cac dan vi khi co nhu c6u b6 sung them teli li u, d~ nghj lien h? v6'i thu ky ISO di co ban dong ddu kii m soat. Can b9, cong chuc, vien chuc du9'c cung cdp file m~m tren mc;zng n9i b9 di chia se thong tin khi c6n. NOI NH~N (ghi ro nai nh(m r{;i danh ddu X {; ben c{;mh) 0 Hi~u truang 0 Trung tam Khao thi va DBCLGD 0 Cae Ph6 Hi~u truang 0 Phong CNTT 0 0 Truang Phong TCCB 0 0 0 Phong TCKT 0 0 0 0 PhongHCTH 0 0 0 Phong CTCT&HSSV 0 0 : r~ ~ ",.' I ", THEO DOl TINH T~NG sira DOl (tinll tr(lng sii'a d8i so wri ban tru'o'c do) Trang H~ng m\lc sua d6i Tom t~t nqi dung h~ng m\lc sua d6i I Trang 2/8
Quy trinh Quan ly h6 sa QT02.HT I. Ml)C DicH Quy dinh th6ng nhit vi~c l~p, s~p x~p, bao quan va 1uu tn1' h6 sa t~i Truong 8;;ti h9c Y Ha NQi. II. PH~M VI A.p Dl)NG Quy trinh nay ap d\lng d6i vai: - Cac lo;;ti h6 sa c~n lull tru theo yeu c~u tieu chu~n ISO 9001 :2008. - Cac lo;;ti h6 sa c~n lull tru theo quy dinh Clla Nba nuac va clla Truong 8;;ti h9c Y Ha NQi. - Khong ap dvng cho vi~c ki~m soat h6 sa can bq. M9i can bq, cong chilc, vien chilc lam vi~c t;;ti cac dan vi thuqc Truang 8;;ti h9c Y Ha NQi tham gia qua trinh ti~p nh~n van ban, giai quy~t cong vi~c, t;;to l~p h6 sa, bao quan h6 sa ph\lc V\l cho nhi~m V\l cong tac duqc giao d~u 1a d6i tuqng ap d\lng quy trinh nay. III. TAl LI~U VI~N DAN - Tieu chu~n ISO 9001 :2008; - Lu~t LUll trfr s6 01120111QH13 ngay 1111112011; - Thong tu s6 07/2012/TT-BNV ngay 2211112012 clla BQ NQi V\l huang d~n quan 1y van ban, l~p h6 sa va nqp h6 sa, tai li~u vao 1uu tru ca quan. IV. DINH NGHiA VATIT VIET TAT.. ;, 4.1. Dinh nghia - H6 sa: la mqt t~p ho~c mqt van ban co lien quan vai nhau v~ mqt yin...,. d~, mqt S\1 vi~c ho~c mqt nguoi, duqc hinh thanh trong qua trinh giai quy~t cong vi~c. - L~p h6 sa: la t~p hq'p va sip x~p ca.c van ban, tai li~u hinh thanh trong qua trinh theo d5i, giai quy~t cong vi~c theo nhilng nguyen tic va phuang phap nhit dinh. - LUll trft Truong 8;;ti h9c Y Ha NQi (lull tm Truang): La bq ph~n thuqc Phong Hanh chinh t6ng hq'p, duqc giao nhi~m V\l giup Hi~u truang t6 chilc huang d~n, ki~m tra th\1c hi~n th6ng nhit nghi~p V\l lull tn1' (ti~p nh~n tai Trang 3/8
Quy trinh Quan If h6 sa li~u, chinh ly xac dinh gia tri, l~p h6 sa, tai li~u, quan ly khai thac h6 sa tai li~u) theo quy dinh hi~n hanh. - Cong tac luu trfr clla TruOng D:;ti hqc Y Ha NQi: La qua trinh ho:;tt dqng quan ly va no:;tt dqng nghi~p V\l nh~m thu th~p, bao quan an toan va Slr d\lng co hi~u qua tai li~u luu trfr. G6m: thu th~p, xac dinh gia tri, b6 sung, chinh ly tai li~u luu trfr; t6 chtrc va thvc hi~n cong tac quan ly va bao quan tai li~u luu tru khoa hqc, dam bao an toan, ph\lc v\l t6t vi~c khai thac, tra Clm; thvc hi~n tieu huy cac tai li~u luu trfr h~t gia tf! bao quan. - HE> sa luu trfr clla TruOng D:;ti hqc Y Ha NQi: La ban g6c, ban chinh clla nhung tai li~u co gia tri thvc ti~n, gia trt lich Slr, hinh thanh trong qua trinh ho:;tt dqng clla cac dan vi thuqc TruOng D:;ti hqc Y Ha NQi duq'c Iva ChQIl dua vag bao quan t:;ti kho luu trfr TruOng. Tai li~u phai la ban chinh, ban g6c hay ban sao hqp phap, duq'c th~ hi~n theo cac cach khac nhau va luu gifr, ghi chep tren cac ch~t li~u chua dvng thong tin khac nhau (gi~y, phim, anh, bang tu, rna tu, 6 luu trfr...). - Ban g6c van ban: Ban thao cu6i cung duq'c Lanh d:;to TruOng D:;ti hqc Y Ha NQi, lanh d?o cac dan vi la nguo'i co th~m quysn duy~t. - Ban chinh van ban: Ban hoan chinh vs nqi dung va th~ thuc van ban duq'c lanh d?o TruOng, lanh d:;to cac dan vi co th~m quysn ky ban hanh. Ban chinh co th~ duq'c lam thanh nhisu ban co gia tri nhu nhau. - Ban sao y ban chinh: La ban sao d~y du, chinh xac nqi dung van ban va duq'c trinh bay thea th~ thuc quy dinh. Ban sao y ban chinh duq'c thvc hi~n tu ban chinh - Dan vi: Ia cac Vi~nIB~nh vi~njkhoa/bq monjphonglbanjtrung Him thuqc Truong D?i hqc Y Ha NQi. 4.2. Tir vi~t t~t. - HCTH: Hanh chinh t6ng hqp. - LD: Lanh d?o. - Q:MR: D?i di~n Lanh d?o vs ch~t luq'llg. - HSTL: H6 so, tai li~u Trang 4/8
Quy trinh Qwin ly h6 sa QT02.HT V. NQI DUNG 5.1. L~p danh ml}c hb so', tai li~u H~ng nam, can cli nhu c~u th\l'c t~, lull tru Nha truang co tnich nhi~m l~p danh m\lc he> sa cua toan Truang d\l' ki~n se S11 d\lng cho nam cong tac s~p tai thea bisu m~u M.01.HT.02 trinh lanh d~o Phong HCTH duy~t truac ngay 31 thang 01. Danh m\lc h6 sa dugc l~p theo huang phan chia thea nhomjm~t cong tac nhu: he> sa t6ng hgp; nhom h6 sa xay d\l'ng van bim huang d~n nghi~p V\l, nhom he> sa V\l vi~c... Danh m\lc he> sa da duy~t se dugc cong khai ds cac dan vi lam can cli l~p he> sa cua dan vi minh trong nam do. Twang hgp co phat sinh cfrn b6 sung vao danh m\lc h6 sa, lull tru nha truong bao cao lanh d~o Phong HCTH phs duy~t b6 sung. 5.2. Luu db qua trinh luu trfr hb so' tai li~u. Tnich nhi~m thl}'c hi~n - Van thu dan vi - Van thunha truang LUll trunha twang Trinh tl}' thl}'c hi~n L~p h6 sa cong vi~c (Luu van Mn vao h6 sa, c~p nh~t, thea doi) Mo ta, Tai li~ulbi~u mfi u 5.3.1 M.02.HT.02 M.03.HT.02 M.04.HT.02 M.05.HT.02.. 5.3.2 Nh~n h6 sa, ki~m tra n<)i dung, chinh ly xac dinh gia trl 1uu tn1 M.06.HT.02, -~ ' I 5.3.3 LUll tm Nha Bao quan, cung d p h6 M.07.HT.02 truang sa, tai li~u luu tru Trang 5/8
Quy trinh Quan If; h6 sa QT02.HT 5.3. Mo ta qua trinh luu trfr h8 so' tili li~u. 5.3.1. L~ P h8 so' cong vi~c Trong qua trinh giai quy@t cong vi~c van thu dan vi, van thu Nha truang co trach nhi~m l~p h6 so thea dung quy dinh ph\lc V\l cho cong tac luu tru. Li:lnh d~o cac don vi co trach nhi~m chi d~o vi~c l~p, c~p nh~t danh m\lc h6 so cong vi~c, nhi~m V\l cong tac cua dan vi minh d@ thvc hi~n vi~c bao quan an to~m cac tai li~u co gia tri rna dan vi ti@p nh~n trong qua trinh giai quy@t cong vi~c va d@ lam din cu khi ban giao cho luu trfr Nha truang. Can bq, cong chuc, vien chuc trong qua trinh giai quy@t cong vi~c, thvc thi nhi~m V\l co lien quan d@n cong van gi~y to d@u phai l~p h6 so v@ cong vi~c do minh lam, chiu trach nhi~m qwin ly va hoan dt h6 so cho d@n khi cong vi~c k@t thuc. Quy trinh l~p h6 so cong vi~c g6m cac buac sau: - Chu~n bi : Bia h6 so, c~p dvng h6 so (file) va lam tern cho file h6 so. + Bia h6 so duq'c lam thea bi@u m~u M.02.HT.02. Ten gqi cua h6 so phai duq'c v~n d\lng linh ho~t 06 d~c trung cua van ban h6 so tai li~u (Ten gqi - V~n d@ - Tac gia - Co quan giao dich - Dia du - Thai gian) nh~m mo ta sat nh~t nqi dung cua h6 so. + Tern cho file h6 so duq'c lam thea m~u M.03.HT.02. Tern h6 so phai th@ hi~n cac thong tin t6i thi~u sau: ten dan vi co h6 so, nhom h6 so ho~c ten h6 so, thai di@m rna h6 so... Tern h6 so dm:;rc dan tren gay cac file h6 so va phai dam bao ds dqc, co d~u hi~u d@ s~p x@ptheo tr~t tv, khi c~n co th@ nh~n bi@t nhanh chong. - S~p x@p cac van ban, tai li~u vao file h6 so:.< + Cac van ban tai li~u hinh thanh trong qua trinh thvc hi~n nhi~m V\l se duq'c van thu Nha truong, van thu dan vi va CBVC co lien quan s~p x@p vao file h6 so'. Vi~c s~p x@p nay phai tuan thu thea nguyen t~c chia dan vi bao quan phli hq'p va nh~t quan, s~p x@p van ban, tai li~u thea thu tv thai gian d@ dam bao m6i lien h~ gifra cac tai li~u vai nhau, phan anh v~n d@ r5 rang, giup quan ly t6t cong vi~c, thu~n ti~n cho tra CLru. Trang 6/8
Quy trinh Quem If; h6 sa + 86i vai tai li~u la phim anh, bang, ilia tu, 6 luu tn1... c~n ds trong bi co ghi IcY hi~u nh~n bi~t va bao quan t~i nai phu hqp, lam phi~u mo ta l0-i, ghi ro nai c~t tru tai li~u va ltru van h6 so. - M6i file h6 so phai co mlfc llfc van ban, tai li~u luu trong h6 so (M.04.HT.02) va m\lc l\lc dan v~ h6 so luu trong file/c~p (M.OS.HT.02) 8inh ley m9t nam 1 l~n, van thu d.c dan vi t~p h<;yp h6 so phat sinh trong nam cua dan vi minh, kism tra, chinh ly l';1i l~n cu6i va ban giao v~ luu tru Nha truong. Thai gian ban giao tu ngay 15/01 d~n ngay 31/01 hang nam. 5.3.2. Ti~p nh~n hb so', hru trfr Luu tru Nha truong ti~p nh~n ban giao h6 so d~n h';1n luu tru cua cac dan vi thea danh m\lc, l~p bien ban giao nh~n tai li~u vai van thu dan vi, van thu Nha truong thea mau M.06.HT.02, c~p nh~t S6 thea doi h6 so thea M.07.HT.02. Can b9 luu tru th\fc hi~n chinh ly h6 so thea dung trinh t\1' thai gian dam bao tinh khoa hqc va thu~n tien khi tra CUu, su d\mg. 5.3.3. Bao quan, cung c p hb SO' tai li~u Luu tru Nha truo'ng s&p x~p h6 so tuan thu thea nguyen t&c chia dan vi bao quan phu h<;yp va nh~t quan, nguyen t&c s&p x~p h6 so theo thu t\1' tho'i gian ds dam bao m6i lien h~ giua cac h6 so vai nhau, phan anh v~n d~ ro rang, giup qu('m ly t6t cong vi~c va thu~n ti~n cho tra cuu. H6 so phai duq'c s&p x~p h<;yp ly ds d~ th~y, d~ l~y, d~ kism tra bao quan trong di~u ki~n thich hq'p tninh m~t mat, hu hong trong qua trinh luu tru. M9t s6 thong tin c~n th~ hi~n trong m9t b9 h6 so luu nhu sau: Ten dan vi co h6 so, lo~i h6 so, ten h6 so, thai dism rna h6 so (co th~ them thong tin /.". khac ds phan 10';1i h6 so thea cong vi~c n~u c~n thi~t). Cung c~p h6 so, tai li~u luu tn1. - 86i vai ca nhan, dan vi trong TruOng: Phai co phi~u d~ nghi khai thac tai li~u luu tru thea m~u M.08.HT.02 co xac nh~n cua Lanh d';1o dan vi va duq'c phe duy~t cua Lanh d';1o Truong ph\l trach. Trang 7/8
Quy trinh Quan If; h6 so' - D5i v6i ca. nhan, dan vi ngoai trucmg: Phai co gi~y gi6i thi~u cua ca quan, t6 chilc no'i cong tac va co phe duy~t cua Lanh d~o Nha truo ng. VI. HO sa TT Ten h6 SO' NO'i hru ThiYj gian hru Van thu luu tru 1 Bien ban giao nh~n h6 sa Lau dai Truong Phi~u d nghi khai thac h6 Van thu luu trfr 2 01 narn sa tai li~u luu tru Truong VII. PHl) Ll)C 1. M.O 1.HT02 2. M.02.HT.02 3. M.03.HT02 4. M.04.HT02 5. M.05.HT02 6. M.06.HT.02 7. M.07.HT.02 Danh rn1,lc h6 sa Bia h6 sa Tern h6 sa Mvc 11,lc van ban, tai li~u trong h6 sa M1,lc 11,lc h6 sa Bien ban giao nh~n h6 sa Phi~u d nghi khai thac h6 sa, tai li~u luu tru Trang 8/8