MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Công việc xếp thời khóa biểu (TKB) của Cán bộ quản lý trong trường học là một công việc đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức, thời gian. Quy trình xếp một TKB bắt đầu từ những số liệu về giáo viên, học sinh các khối lớp lập ra bảng phân công chuyên môn rồi thông qua các tình hình hoạt động của nhà trường, giáo viên, học sinh để thiết lập các ràng buột mới tiến hành xếp thời khóa biểu, đến khi thực hiện xong một TKB còn phải thiết kế mẫu in TKB cho giáo viên, học sinh làm sao cho tiện lợi, dễ nhìn, dễ hiểu. Tất cả những công đoạn trên gây ra nhiều áp lực cho các cán bộ quản lý. Ngày nay khi công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của xã hội, các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục đòi hỏi đảm bảo quá trình quản lý thông tin được xuyên suốt từ cấp cơ sở cho đến Bộ Giáo Dục Đào Tạo, để thực hiện được những yêu cầu trên. Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục. (1). Trong các phân hệ của phần mềm Vemis, có phân hệ Quản lý giảng dạy là phân hệ có tính năng xếp TKB tốt nhất, nhanh nhất hiện nay. Phân hệ này giải quyết được vấn đề xếp TKB một cách nhẹ nhàng nhanh chóng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức giúp cán bộ quản lý nhà trường hoàn tốt nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vấn đề xuất dữ liệu TKB của phân hệ Quản lý giảng dạy còn chưa phù hợp với cách nhìn truyền thống của giáo viên, học sinh, nhất là phần in TKB ra giấy rất tốn kém. thực hiện xong đề tài sáng kiến Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu góp phần giải quyết vấn đề chuyển dữ liệu xuất TKB từ phần mềm Quản lý giảng dạy sang tập tin Excel, đây là giai đoạn mà các trường có sử dụng xếp TKB bằng phần mềm phân hệ quản lý giảng dạy trong hệ thống Vemis hoặc xếp TKB bằng phần mềm Fet quan tâm. 2. Mục đích của đề tài: Trong phân hệ Quản lý giảng dạy các mẫu TKB được xuất ra rất nhiều kiểu theo dạng html đây là File xem trên nền Web, nhưng khi in ấn thì không hợp lý do các mẫu in TKB được thiết kế quá khổ giấy thông thường như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html (hình 1), mẫu khó nhìn khi có môn dạy hai tiết liền như mẫu tên TKB-sang-20-1- 2013_groups_ time_vertical.html (hình 2), một số mẫu thiết kế ngắn gọn nhưng lại phân trong một tờ giấy A4 in rất tốn giấy khi muốn in với số lượng lớn như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html (hình 3) (1) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 4 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 1
Hình 1. Mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html Hình 2. mẫu tên TKB 20-1-2013-sang_groups_time_vertical.html Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 2
Hình 3. TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html Mục đích của đề tài là nghiên cứa chuyển đổi dữ liệu được xuất ra trong phân hệ Quản lý giảng dạy từ File html sang File Excel để tạo ra các mẫu thông báo TKB ngắn gọn, dễ nhìn hơn và tiết kiệm giấy hơn. 3. Nhiệm vụ của đề tài: Tạo mẫu in trong phần mềm Excel từ dữ liệu xuất ra trong phân hệ Quản lý giảng dạy như mẫu TKB tổng thể (hình 4) hoặc mẫu TKB từng lớp, từng giáo viên (hình 5a, 5b). Hình 4 mẫu thời khóa biểu toàn trường 31 lớp chỉ in 2 trang giấy A4 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 3
Hình 5a mẫu thời khóa biểu từng lớp chỉ in 3 trang giấy A4 Hình 5b mẫu thời khóa biểu cho 60 giáo viên chỉ in 6 trang giấy A4 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Sử dụng một số công thức (Hàm) của phần mềm Microsoft Excel như: Hàm dò tìm HLOOKUP, Hàm Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 4
điều kiện IF, Hàm đếm có điều kiện COUNTIF để đưa dữ liệu Copy từ mẫu TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy vào các mẫu được thiết kế trên các tờ bảng tính gọi là (Sheet) trong Excel. 5. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu so sánh các mẫu dữ liệu được xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy dạng *.html và các công thức (Hàm) của phần mềm Microsoft Excel, chọn một mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý giảng dạy chuyển đổi dữ liệu sang mẫu in trong tập tin Excel 6. Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi dữ liệu từ những file xuất TKB dạng *.html sang các mẫu in TKB truyền thống, ngắn gọn phục vụ cho giáo viên, học sinh, đồng thời tiết kiệm được giấy mực. 7. Khẳng định tính mới trong đề tài: Tính mới trong đề tài này kịp thời nắm bắt được những ứng dụng của công nghệ thông tin một cách linh hoạt chuyển đổi dữ liệu theo khuôn mẫu thiết kế nhưng chưa phù hợp trong phân hệ Quản lý giảng dạy của phần mềm Vemis sang loại dữ liệu quen thuộc truyền thống hơn, dễ dàng sửa đổi bằng phần mềm thông dụng Microsoft Excel từ đó tạo ra các mẫu xuất TKB gọn, đẹp, dễ nhìn và tiết kiệm giấy hơn. A. CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN: NỘI DUNG Trên thị trường, trên mạng Internet hiện nay có rất nhiều phần mềm xếp TKB, từ những loại được lập trình phức tạp đến những File đơn giản bằng Excel. Mỗi phần mềm đều có cái ưu điểm và khuyến điểm khác nhau, phân hệ Quản lý giảng dạy trong Vemis cũng vậy. Do cơ sở hạ tầng về CNTT của nước ta còn nghèo nên việc thực hiện các chức năng in ấn chưa được thuận lợi (phần mềm xuất ra TKB dưới dạng html). Sẽ là ưu điểm của chương trình đối với các trường đã có website riêng vì rất dễ dàng đưa lên web để GV và học sinh (HS) theo dõi nhưng cũng chưa phải là tối ưu đối với việc in ấn theo các dạng TKB truyền thống mà các trường đang thực hiện. (2) Vì vậy việc nghiên cứu để đưa dữ liệu xuất ra TKB dưới dạng html sang dạng TKB truyền thống là công việc cần thiết phải làm hiện nay. B. THỰC TRẠNG: Được đào tạo căn bản về tin học từ năm 1996 và qua quá trình đúc kết những kinh nghiệm trong các phần mềm ứng dung tin học đến nay, tôi đã có một căn bản vững chắc về cách xử lý số liệu trong bảng tính và các hàm trong phần mềm Microsoft Excel. (2) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 7 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 5
Được sự quan tâm của Ban Giám Hiệu nhà trường liên tục bồi dưỡng kiến thức tin học, được tham gia các đợt tập huấn các phân hệ trong phần mềm Vemis nên tôi tương đối nắm vững cách làm và cấu trúc trong các phân hệ trong phần mềm. Trường chúng tôi hiện nay đã đạt Chuẩn Quốc Gia nên được Sở Giáo Dục và các ban ngành trang bị số lượng máy vi tính, máy in khá đầy đủ, với hệ thống mạng Internet với đường truyền băng thông rộng kết nối toàn bộ các máy trong trường giúp cho việc cập nhật dữ liệu, thông báo thông tin được thuận lợi hơn. C. NỘI DUNG: 1. Các thành phần chứa dữ liệu tạo mẫu in Thời Khóa Biểu: 1.1. Giao diện phần mềm Microsoft office Excel: - Microsoft office Excel là phần mềm ứng dụng của hãng Microsoft nằm trong bộ Microsoft office còn gọi bộ ứng dụng văn phòng. - Microsoft office Excel là phần mềm chuyên dùng để tính toán ( bảng tính điện tử ) hoạt động trong Windows. - Đây là phần mềm ứng dụng cơ bản mà hầu hết các giáo viên đều được học qua trong chương trình tin học cơ bản nên rất dễ dàng sử dụng (hình 6). HÌNH 6 - PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MICROSOFT OFFICE EXCEL Thanh công cụ (Standard) Thanh Menu Hộp kiểm soát Cột Trỏ Ô Thanh Formatting Thanh Edit Formula Hàng Thanh Drawing Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 6
1.2. Cấu trúc các Sheet trong Excel tham gia tạo mẫu in TKB: Để thuận lợi trong việc áp dụng cho nhiều dạng thời khóa biểu của các trường tôi đã tạo một mẫu in thời khóa biểu chung thực hiện 5 tiết trong một buổi học và 7 ngày trong một tuần. - Sheet tên Phân công chuyên môn (hình 7) Sheet này chứa các dữ liệu như: tên lớp học, tên tắt giáo viên, họ tên đầy đủ của giáo viên, các dữ liệu này dung liên kết công thức đến các mẫu in TKB. Các cột chức vụ, môn, tiết dạy chỉ để kiểm tra trong quả trình xuất mẫu in TKB. HÌNH 7 SHEET PHÂN CÔNG CHUYÊN MÔN (PC.CMON) - Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV và DL_NGUON_TKB_HS (hình 8) 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu Copy từ File mang tên Tên_TKB _activities_days_horizontal.html trong phân hệ Quản lý giảng dạy. Đây là Sheet dùng để xử lý thô dữ liệu do dữ liệu khi Copy sang Excel sẽ có nhiều dòng thừa. Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 7
HÌNH 8 SHEET DL_NGUON_TKB_GV VÀ DL_NGUON_TKB_HS - Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG và DL_XEP_TKB_GV_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu liên kết công thức (hàm) đến các mẫu in riêng lẻ từng giáo viên buổi sáng và buổi chiều với tên Sheel IN_TKB_GV. (hình 9, 10) HÌNH 9 SHEET DL_XEP_TKB_GV_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 8
HÌNH 10 SHEET DL_XEP_TKB_GV_CHIEU - Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG và DL_XEP_TKB_HS_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu liên kết công thức (hàm) đến các mẫu in toàn trường buổi sang Sheet tên IN_TKB_SANG, buổi chiều Sheet tên IN_TKB_CHIEU. Mẫu in riêng lẻ từng lớp buổi sáng và buổi chiều. (hình 11, 12). Hình 11 Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 9
HÌNH 12 SHEET DL_XEP_TKB_HS_CHIEU - Sheet tên IN_TKB_SANG và IN_TKB_CHIEU: 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB toàn trường theo kiểu truyền thống mỗi địa chỉ Ô trong Sheet được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy dữ liệu từ các Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG hoặc DL_XEP_TKB_HS_CHIEU. (hình 13, 14) những tiết không học sẽ được đánh dấu X hoặc trống. HÌNH 13 SHEET IN_TKB_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 10
HÌNH 14 SHEET IN_TKB_CHIEU - Sheet tên IN_TKB_LOP (hình 15): Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB riêng lẻ từng lớp cả buổi sáng và buổi chiều (mẫu dành cho lớp học 2 buổi). Mỗi địa chỉ Ô trong Sheet được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy dữ liệu từ các Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG hoặc DL_XEP_TKB_HS_CHIEU. HÌNH 15 SHEET IN_TKB_LOP Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 11
- Sheet tên IN_TKB_GV (hình 16): Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB riêng lẻ từng giáo viên cả buổi sáng và buổi chiều. Mỗi địa chỉ Ô trong Sheet được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy dữ liệu từ các Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG và DL_XEP_TKB_GV_CHIEU. HÌNH 16 SHEET IN_TKB_GV 2. Cách thực hiện công thức (Hàm) trong các Sheet của File mẫu in TKB: 2.1. Nhập công thức (Hàm) cho Sheet tên IN_TKB_SANG và Sheet tên IN_TKB_CHIEU: - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X", HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)&"_"&HLOO KUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,3,0)) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp (C$2) của Sheet tên IN_TKB_SANG và bảng dò là địa chỉ vùng (DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu X hoặc rỗng vào những tiết không học) và toán tử & dùng nối hai hàm HLOOKUP cho ra một kết quả là môn học dòng số 2 và tên giáo viên dòng số 3. Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 12
- Ghi chú: Do cấu trúc dữ liệu được Copy từ File xuất ra của phân hệ Quản lý giảng dạy chứa đến 3 dòng trong mỗi tiết dạy và được phân ra theo từng ngày (hình 17), nên cần thay đổi địa chỉ vùng dò tìm khi nhập công thức (hàm) cho các ngày khác. Hình 17. Vị trí địa chỉ vùng dữ liệu một tiết học trong một ngày được Copy từ phân hệ quản lý giảng dạy 3 dòng một tiết Địa chỉ vùng trong các Tiết 1 ngày Thứ Hai: DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5 - Nhập công thức (Hàm) tương tự Sheet tên IN_TKB_CHIEU =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X",HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)&"_"&HLO OKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,3,0)) - Nhập công thức (Hàm) cho các Ô tên giáo viên chủ nhiệm các lớp trong mẫu in TKB toàn trường buổi sáng, buổi chiều. = VLOOKUP(C$2,PC.CMON!$B$6:$D$290,2,0) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò dọc VLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp (C$2) của Sheet tên IN_TKB_SANG và bảng dò là địa chỉ vùng (PC.CMON!$B$6:$D$290) trong Sheet tên PC.CMON. 2.2. Nhập công thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn từng lớp: - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng cho Lớp 6A1: Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 13
=IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,C2)=0,"X",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp C2 của Sheet tên IN_TKB_LOP và bảng dò là địa chỉ vùng DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3:$AF$5 trong Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu X hoặc rỗng vào những tiết không học), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là môn học dòng số 2 là tên môn học. (hình 18) Hình 18. Mẫu in thời khóa biểu từng lớp Sheet tên IN_TKB_LOP - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi chiều cho Lớp 6A1: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,C2)=0,"X", HLOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp (C2) của Sheet tên IN_TKB_LOP và bảng dò là địa chỉ vùng (DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_CHIEU. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu X hoặc rỗng vào những tiết không học), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là môn học dòng số 2 là tên môn học. Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 14
2.3. Nhập công thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn từng giáo viên: - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng cho giáo viên thứ nhất: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5,C2)=0,"",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp (C2) của Sheet tên IN_TKB_GV và bảng dò là địa chỉ vùng (DL_XEP_TKB_GV_SANG!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấu X hoặc rỗng vào những tiết không dạy), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là tên lớp dòng số 2 là tên lớp của tiết mà giáo viên dạy trong buổi sáng. (hình 19) Hình 19. Mẫu in thời khóa biểu từng lớp Sheet tên IN_TKB_GV - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi chiều cho giáo viên thứ nhất: =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5,C2)=0,"",H LOOKUP(C2,DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5,2,0)) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò ngang HLOOKUP với địa chỉ dò là Ô lớp (C2) của Sheet tên IN_TKB_GV và bảng dò là địa chỉ vùng (DL_XEP_TKB_GV_CHIEU!$B$3:$AF$5) trong Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_CHIEU. Trong hàm có phối hợp hàm IF, hàm COUNTIF để khử những tiết trống (đánh dấ u X hoặc rỗng vào những Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 15
tiết không dạy), nếu tìm thấy cho ra một kết quả là tên lớp dòng số 2 là tên lớp của tiết mà giáo viên dạy trong buổi chiều. - Nhập công thức (Hàm) thống kê số tiết dạy cho giáo viên: ="("&(COUNTIF(M18:R27,"*A*"))&" tiết) " - Diễn giải: Đây là hàm đếm có điều kiện với địa chỉ vùng là số lớp mà một giáo viên dạy trong một tuần theo từng buổi, kết quả cho ra tổng số tiết giáo viên đó dạy trong một tuần. - Nhập công thức (Hàm) hiển thị tên giáo viên: =VLOOKUP(C2,PC.CMON!C$6:$D$290,2,0) - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo cột VLOOKUP với trị dò là ô C2, ô chức tên tắt xếp TKB của giáo viên (đã được ẩn đi) và bảng dò là địa chỉ vùng PC.CMON!C$6:$D$290, kết quả tìm thấy là cột họ tên giáo viên. 3. Các bước chuyển đổi dữ liệu từ file xuất TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy Vemis sang file mẫu in TKB trong Excel: - Xử lí dữ liệu cho mẫu in TKB toàn tường và TKB từng lớp: - Sau khi xếp TKB bằng phân hệ Quản lý giáo dục trong phần mềm Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) thành công ta nhận được kết quả xuất thời khóa biểu với các dạng File có tên và kiểu xuất dữ liệu TKB.html. Ta tiến hành thực hiện các bước chuyển đổi liệu lần lược cho file mẫu in TKB như sau: (có phim hướng dẫn minh họa trong đĩa CD kèm theo). Bước 1: Chạy file thời khóa biểu đã xếp xong trong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis. Tạo TKB có dạng.fet trong phân hệ quản lý giảng dạy phần mềm Vemis, hoặc chương trình fet-5.18.2. - Mở chương trình Chọn menu File Mở file ( TKB.fet) - Mở menu Thời khóa biểu TKB Tạo TKB mới Bắt đầu thì sẽ xuất hiện hộp thoại như sau: (hình 20) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 16
Hình 20. Thực hiện chạy TKB trong phần mềm Quản lý giảng dạy Chọn Đồng ý để hoàn thành quá trình chạy TKB. Bước 2: Sao chép dữ liệu sang File Excel để thực hiện tiện ích: - Khi chạy chương trình TKB các mẫu suất TKB thường ở đường dẫn mặc định sau: - Đối với chương trình fet-5.18.2, Mở từ ổ đĩa - thư mục C:\Users\Admin\fet-results\timetables\ TKB sang 30-12-2013-single. - Đối với chương trình Quản lý giảng dạy, Mở từ ổ đĩa - thư mục C:\ IoIT VEMIS\ VEMIS\ Timetable\ fet-results\ timetables\ TKB sang 30-12- 2013-single (hình 21) Hình 21. Các mẫu thời khóa biểu dạng TKB.html được xuất ra từ phần mềm phân hệ Quản lý giáo dục trong Vemis (hoặc phần mềm Fet.exe) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 17
Bước 3: Mở File chứa dữ liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-12- 2013_activities_days_horizontal.html. Chọn toàn bộ dữ liệu trong TKB (bôi đen Ctrl+A), sao chép (Copy) rồi dán (Paste) sang hai Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS và Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV trong File Excel tên MAU_IN_TKB.xls. Kết quả dữ liệu được chép như (hình 22a, 22b). Hình 22a. dữ liệu TKB buổi sáng với tên TKB-sang-30-12- 2013_activities_days_horizontal.html Hình 22b. Dữ liệu TKB được chép vào 2 Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS và Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 18
Bước 4: xử lí dữ liệu trong sheet DL_NGUON_TKB_HS và Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV: Do dữ liệu xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy khi chép sang File Excel có các dòng thừa (dòng dữ liệu rỗng) nên chúng ta xóa các dòng đó đi bằng cách Click chuột phải vào hàng rỗng cần xóa, chọn Delete (hình 23). Hình 23. Thao tác xóa dòng rỗng trong Sheet tên DL_NGUON_TKB_HS Bước 5 : Kiểm tra so sánh địa chỉ vùng giữa hai Sheet Kiểm tra so sánh vùng dữ liệu từng ngày từ thứ hai đến thứ bảy của sheet DL_NGUON_TKB_HS với Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG, để đều chỉnh thêm hoặc xóa các cột sao cho địa chỉ vùng của từng ngày từ thứ 2 đến thứ bảy trong Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG, phải khớp với địa chỉ vùng từng ngày từ thứ 2 đến thứ bảy trong Sheet DL_NGUON_TKB_HS. (hình 24) Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 19
Hình 24. Kiểm tra, so sánh địa chỉ vùng giữa hai Sheet Sheet DL_NGUON_TKB_HS Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG - Ta thấy địa chỉ vùng của Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG ngày thứ hai còn thiếu 3 cột so với địa chỉ vùng của Sheet DL_NGUON_TKB_HS từ cột AD đến cột AF - Cách xứ lí ta chọn 3 cột liên tục trong địa chỉ vùng ngày thứ hai của Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG rồi nhấn chuột phải chọn Insert. (hình 25) Hình 25. Thao tác chèn thêm cột trong sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 20
- Trường hợp ngược lại nếu khi so sánh địa chỉ vùng của Sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG với Sheet DL_NGUON_TKB_HS mà thấy thừa cột thi ta xóa các cột trong địa chỉ vùng từng ngày bằng cách chọn số cột thừa nhấn chuột phải chon Delete. Bước 6: Sao chép toàn dữ liệu đã được xử lí vào sheet DL_XEP_TKB_HS_SANG: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu gồm lớp, tên tiết học, tên giáo viên có trong các tiết từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy sao chép (Copy), dán sang Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG bằng lệnh dán lấy giá trị dữ liệu (Click chuột phải vào địa chỉ Ô đầu tiên cần dán chọn Paste Special. Xuất hiện hộp thoại, Click chuột chọn lệnh Value, rồi chọn OK (hình 26). Hình 26. Dữ liệu TKB được dán lấy giá trị vào Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG - Xử lí dữ liệu cho mẫu in TKB từng giáo viên: Sao khi dữ liệu TKB từ File tên TKB sang 30-12-2013_activities_ days_horizontal.html được dán vào Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV chúng ta xử lí dữ liệu trong Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV theo các bước như sau: Bước 1: Xóa các dòng thừa (dòng dữ liệu rỗng). Bước 2: Bỏ định dạng nối các Ô trong tiết học bằng cách chọn vùng tiết học, rồi Click vào biểu tượng Merge and Center Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 21
Bước 3: Di chuyển dòng chứa dữ liệu tên giáo viên lên trên dòng tên lớp học bằng cách Click chuột phải vào dòng tên giáo viên chọn lệnh Cut, rồi Click phải chuột vào dòng tên lớp học chọn lệnh Insert Cut Cells (hình 27). Thực hiện các thao tác tương tự cho các vùng tiết học còn lại. Hình 27. Cách di chuyển dòng tên giáo viên lên trên dòng tên lớp học Bước 4: Kiểm tra so sánh địa chỉ vùng giữa hai Sheet Kiểm tra so sánh vùng dữ liệu từng ngày từ thứ hai đến thứ bảy của sheet DL_NGUON_TKB_GV với Sheet DL_XEP_TKB_GV_SANG, để đều chỉnh thêm hoặc xóa các cột sao cho địa chỉ vùng của từng ngày từ thứ 2 đến thứ bảy trong Sheet DL_XEP_TKB_GV_SANG, phải khớp với địa chỉ vùng từng ngày từ thứ 2 đến thứ bảy trong Sheet DL_NGUON_TKB_GV. Bước 5: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu gồm tên giáo viên, tên lớp học, tên tiết học có trong các tiết từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy sao chép (Copy), dán sang Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG bằng lệnh dán lấy giá trị dữ liệu (Click chuột phải vào địa chỉ Ô đầu tiên cần dán chọn Paste Special. Xuất hiện hộp thoại, Click chuột chọn lệnh Value, rồi chọn OK (hình 28). Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 22
Hình 28. Dữ liệu TKB được dán lấy giá trị vào Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_SANG * Quá trình xử lí dữ liệu thực hiện tương tự các bước trên với dữ liệu liệu nguồn là File xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy mang tên TKB_chieu 30-12-2013_activities_days_horizontal.html cho mẫu in TKB buổi chiều trong các Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_CHIEU và Sheet tên DL_XEP_TKB_GV_CHIEU. D. HIỆU QUẢ: Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu đã giải quyết được vấn đề in thời khóa biểu theo kiểu truyền thống mà các trường thường sử dụng trước đây. Ngoài ra đề tài còn xuất ra các dạng TKB nhỏ gọn dành cho từng lớp và từng giáo viên mang đầy đủ thông tin cần thiết, lại tiết kiệm được rất nhiều giấy so với mẫu in xuất từ phân hệ Quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis. KẾT LUẬN 1. Kết quả đạt được: Các mẫu in thời khóa biểu ứng dụng từ đề tài sáng kiến kinh nghiệm của tôi được đưa vào sử dụng từ đầu học kì 1 năm học 2012-2013 đến nay. Kết quả được Ban giám hiệu nhà trường công nhận và tất cả giáo viên, học sinh trong trường đều đồng tình vì tính hiệu quả, tiện lợi của các mẫu in TKB. (3) (3) Phụ lục thời khóa biểu HK2 áp dụng ngày 30/12/2013 trang 25 Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 23
2. Ý nghĩa của đề tài: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm của tôi đã một phần nào giúp đỡ cho Cán bộ quản lý nhà trường giải quyết được vấn đề in ấn thông qua các mẫu in bằng phần mềm ứng dụng quen thuộc Excel, từ đó tự tin, mạnh dạn hơn trong việc sử dụng phân hệ Quản lý giảng dạy để xếp TKB. 3. Nhận định chung về áp dụng và khả năng vận dụng của đề tài: Nhìn chung đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu có thể áp dụng cho các trường, vì trong các buổi tập huấn về phân hệ Quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis thì hầu như tất các cán bộ quản lý các trường đều chọn cách chuyển đổi dữ liệu các mẫu TKB xuất ra của phân hệ Quản lý giảng dạy sang File Excel. Nhưng để chỉnh sửa dữ liệu các tiết dạy đưa vào các mẫu in TKB truyền thống thì rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn. File Excel Mẫu in thời khóa biểu trong đề tài sáng kiến kinh nghiệm giải quyết được vấn đề trên, với một số thao tác đơn giản và một ít kiến thức căn bản tin học ứng dụng trong phần mềm Excel là có thể làm được. 4. Hướng phát triển của đề tài: Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu được Phòng Giáo Dục và Đào Tạo Thị Xã Dĩ An đánh giá cao và được làm đề tài báo cáo trong các buổi tập huấn về phân hệ quản lý giảng dạy trong hệ thống phần mềm quản lý trường học Vemis cho các trường Tiểu học và Trung học cơ sở trong địa bàn Thị Xã Dĩ An. 5. Ý kiến đề xuất để thực hiện, áp dụng: Rất mong sự đóng góp ý kiến về Đề tài Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu để đề tài được hoàn thiện hơn. Trong quá trình các trường muốn áp dụng thực hiện đề tài để tao ra một mẫu in TKB cho phù hợp với thực trạng của trường mình, xin liên hệ với địa chỉ Mail leminhhieu1971@gmail.com hoặc số điện thoại 01683065030. Bình An, ngày 17 tháng 01 năm 2014 Người viết sáng kiến kinh nghiệm Lê Minh Hiếu Người viết: Lê Minh Hiếu Trang: 24