PHẦN 8: LỊCH TUẦN I. Giới thiệu: Chương trình lịch tuần với các tính năng như sau: Lịch chạy trên giao diện WEB với CSDL chạy tập trung. Theo dõi lịch

Bản ghi

1 PHẦN 8: LỊCH TUẦN I. Giới thiệu: Chương trình lịch tuần với các tính năng như sau: Lịch chạy trên giao diện WEB với CSDL chạy tập trung. Theo dõi lịch thuận tiện thông qua đánh số tuần làm việc. Cho phép các phòng ban đăng ký lịch tuần trực tiếp trên WEB thông qua việc đăng nhập tài khoản. có cảnh báo trùng lịch với lãnh đạo, phòng họp... khi đăng ký. Sắp xếp lịch theo lịch làm việc của lãnh đạo và in trình ký. II. Thao tác sử dụng II.1. Lựa chọn phần lịch công tác trên thanh Menu: - Đăng nhập vào chương trình văn phòng điện tử " E-office" - Lựa chọn trên thanh công cụ tab " Lịch tuần" Sau khi đã lựa chọn phần lịch công tác tuần nháy chuột vào đó thì màn hình sẽ hiện ra như sau để triển khai việc đăng lịch: II.2. Các bước đăng ký lịch tuần và lịch xe: Mỗi một phòng ban sẽ có một user name và password khác nhau Bước 1: Đăng nhập Click vào bên góc phải sẽ hiện ra như sau:

2 Bước 2: Đăng ký lịch Mỗi phòng hãy nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu, sau khi đã điền đầy đủ thông tin, click vào Đăng nhập. Sau khi thành công màn hình sẽ hiện ra như sau: Để nhập lịch mới, click vào :

3 Điền đầy đủ các thông tin vào như: ngày giờ, ngày giờ xe, khoảng thời gian, địa điểm, chủ trì, nội dung, đơn vị chuẩn bị. Sau khi đã hoàn thành đầy đủ các thông tin cần thiết, click vào vừa đăng ký sẽ hiện ra như sau:, phần lịch Chú ý: Nếu ngày giờ đăng ký lịch và ngày giờ của xe trùng nhau mà đăng ký xe thì chỉ hiển thị ở phần lịch xe, nếu quá trình nhập tích vào thì sẽ hiển thị ở lịch công tác các phòng ban, nếu không sẽ hiển thị trong phần lịch lãnh đạo. Giờ phải đủ 5 ký tự hh:mm. Các

4 phòng ban chỉ đăng ký được lịch khi lịch chưa bị khóa. Bước 3: Sửa lịch Sau khi đã đăng ký xong lịch tuần hoặc lịch xe, muốn sửa đổi, tích vào Edit và sửa phần nội dung muốn thay đổi, sau đó nhấn vào để hoàn thành. Bước 4: Khóa lịch & Mở khóa lịch Chú ý chỉ dành cho người quản lý lịch tuần (Admin) - Khóa lịch: Vào cuối giờ của ngày làm việc cuối cùng, người quản lý lịch tuần có nhiệm vụ rà soát lại phần đăng ký lịch tuần của các phòng ban, sau đó sẽ làm nhiệm vụ (khi đã khóa lịch tất cả các phòng ban không có quyền sửa lịch cho tuần đăng ký vừa rồi trừ khi thông báo lại cho Admin), màn hình sẽ hiện ra dòng - Tương tự với, thì có thể vào chỉnh sửa bình thường, màn hình hiện ra dòng - Sau khi đã hoàn thành hết các nội dung đã đăng ký, nếu muốn xem lại các nội dung vừa đăng, click vào, sau đó bấm vào chọn tuần cần xem và bấm vào màn hình sẽ hiện ra đầy đủ như sau:

5 III. Đổi mật khẩu: Khi muốn thay đổi mật khẩu nhấn vào phần Màn hình sẽ hiện ra như sau Khi thay đổi xong mật khẩu mới, click vào được thiết lập. như vậy mật khẩu mới đã IV. Quản lý User: Chú ý: Chỉ dành cho Admin để tạo "user và password" cho các phòng ban vào đăng ký lịch tuần - Bấm vào màn hình thể hiện như sau:

6 - Điền các thông tin vào trong phần yêu cầu tạo phòng ban rồi nhấn phần tạo phòng ban sẽ hiện ra dòng chữ: Cập nhật thành công - Phòng vừa được tạo sẽ hiện ra bên trái phần của màn hình. Khi muốn thay, hay thêm thông tin vào các phòng ban có thể bấm vào Sửa để thực hiện. - Hoặc khi muốn xóa phòng ban đó thì bấm vào Xóa. V. Tính năng gửi tin nhắn trên lịch tuần (chỉ áp dụng cho NPC và NPCIT) Ở phần cập nhật thông tin lịch tuần thêm phần chọn chủ trì, thành phần tham gia để gửi tin nhắn báo lịch tới chủ trì và thành phần tham gia được chọn của lịch (bao các lãnh đạo Tổng công ty (công ty) và các lãnh đạo phòng ban chủ trì và tham gia). Tin nhắn sẽ được gửi tới số điện thoại của các của người chủ trì và các thành phần tham gia trước 30 phút khi có lịch tham gia (Trong trong trường hợp có cả lịch xe và lịch họp tin nhắn sẽ gửi trước 30 phút so với giờ lịch họp). Trong trường hợp có lịch thay đổi (bổ xung, sửa, hoãn) tin sẽ được gửi luôn tới số điện thoại của các lãnh đạo Tổng công ty (công ty) và các lãnh đạo phòng ban chủ trì và tham gia (việc thay đổi thông tin, bổ xung hay hoãn lịch sẽ thể hiện bằng sự thay đổi màu trên lịch). Các thông tin lịch tuần nhập như bình thường, đến phần chủ trì, nếu trong danh sách chọn có lãnh đạo hoặc phòng ban chủ trì thì tích chọn, nếu không có thì có thể nhập trực tiếp vào ô nhập, đến phần nhập thành phần tham gia nếu có lãnh đạo hoặc phòng ban cần tham gia thì tích chọn, nếu thành phần tham gia không trong danh sách chọn thì nhập thêm vào ô nhập của thành phần tham gia. Sau khi hoàn thành nhập thông tin thì nhấn đăng ký lịch để lưu lại. Lưu ý: Nếu có Hoãn lịch (lịch bôi màu đỏ) thì tin sẽ chỉ gửi tại thời điểm sửa lịch còn trước 30 phút trước lịch hoãn sẽ không gửi tin nữa. Trong 1 ngày không thể có 2 tin nhắn giống y như nhau. Khi thay đổi thành phần tham gia tin nhắn về thông tin thay đổi sẽ được gửi cho cả người được tích chọn và người được bỏ tích chọn chủ trì hoặc tham gia.

7 Nhập lịch mới Bổ sung lịch Sửa, Hủy lịch Bắt đầu Bắt đầu Bắt đầu Phòng ban Phòng ban Nhập lịch Phòng ban gửi yêu cầu bổ sung Phòng ban gửi yêu cầu sửa lịch hoặc hoãn Duyệt lịch - Duyệt lịch - Văn phòng Duyệt lịch Nhập lịch bổ sung (đổi màu xanh) + Chỉnh sửa lịch (đổi màu vàng hoặc đỏ) Hệ thống Gửi tin SMS Gửi tin SMS Gửi tin SMS Người sử dụng Xem lịch Xem lịch Xem lịch Kết thúc Kết thúc Kết thúc

8