SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KIÊN GIANG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THI ĐUA KHEN THƯỞNG Kiên Gian

Bản ghi

1 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KIÊN GIANG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THI ĐUA KHEN THƯỞNG Kiên Giang, năm 2016

2 MỤC LỤC BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT... 3 GIỚI THIỆU... 4 ĐĂNG NHẬP Đường dẫn đăng nhập Hướng dẫn đăng nhập... 5 QUẢN LÝ Tài khoản người dùng Danh mục Thêm mới Sửa Xóa Nhân sự Cá nhân Thông tin cá nhân Khen thưởng cá nhân Đăng ký khen thưởng Tập thể Thông tin tập thể Khen thưởng tập thể Đăng ký khen thưởng Đăng ký khen thưởng Cá nhân Tập thể Xét duyệt khen thưởng Trang 1

3 5.1. Cá nhân Tập thể Thông tin khen thưởng Cá nhân Tập thể Tra cứu Cá nhân Tra cứu theo tên nhân viên Tra cứu theo năm khen thưởng Tra cứu theo danh hiệu Tra cứu theo đơn vị Tra cứu theo hình thức Tập thể Báo cáo Trang 2

4 BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt BKB BKCP BKT CNTT Cờ TĐCT Cờ TĐTQ CQ CSTĐCS CSTĐCT CSTDTQ CTDB DHK ĐKKT GKS HCLĐ 1 HCLĐ 2 HCLĐ 3 LĐTT NV TTLĐTT TTLĐXS Ý nghĩa Bằng khen bộ Bằng khen chính phủ Bằng khen tỉnh Công nghệ thông tin Cờ thi đua cấp tỉnh Cờ thi đua toàn quốc Cơ quan Chiến sĩ thi đua cơ sở Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh Chiễn sĩ thi đua toàn quốc Cờ thi đua Bộ Danh hiệu khác Đăng ký khen thưởng Giấy khen sở Huân chương lao động hạng I Huân chương lao động hạng II Huân chương lao động hạng III Lao động tiên tiến Nhân viên Tập thể lao động tiên tiến Tập thể lao động xuất sắc Trang 3

5 GIỚI THIỆU Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nhằm giúp cho cơ quan và cán bộ làm công tác thi đua khen thưởng cập nhật, xử lý, lưu trữ và tra cứu thông tin ở mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng, hiệu quả, thuận tiện, giúp việc xác nhận cho các đối tượng trong giải quyết chế độ chính sách liên quan đến khen thưởng kháng chiến; Hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý cập nhật nhanh chóng thông tin báo cáo thống kê tổng quát về các kết quả khen thưởng của toàn ngành, lĩnh vực, cơ quan, đơn vị. Phần mềm trợ giúp tác nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để chạy và hoạt động trên nền web, hỗ trợ tra cứu, cập nhật online trên Internet và sử dụng offline trên mạng nội bộ. - Đối với Hệ thống phần mềm Quản lý hồ sơ Thi đua, Khen thưởng tỉnh Kiên Giang (phần mềm ứng dụng): + Phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và truyền thông nói chung và đáp ứng yêu cầu sử dụng của Ban Thi đua Khen thưởng Sở Nội vụ nói riêng; + Phải đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ khen thưởng thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ, giải quyết đơn, thư khiếu nại cho các đối tượng được hưởng chính sách khi có yêu cầu. Chế độ bảo quản hồ sơ thực hiện theo quy định về lưu trữ; + Cho phép hiển thị, tuyên truyền các phong trào thi đua yêu nước, danh mục, tiêu chuẩn các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng; các điển hình tiên tiến; các bài viết; lưu trữ dữ liệu khen thưởng; + Tự động tổng hợp và phân loại dữ liệu thành các báo cáo mà không cần phải nhập lại dữ liệu hay tính toán phức tạp trong quá trình kết chuyển số liệu; + Cho phép tra cứu thông tin trực tuyến trên Internet và hỗ trợ cho cán bộ làm công tác thi đua, khen thưởng quản lý cập nhật nhanh nhất thông tin cần thiết ở bất kỳ đâu; Phần mềm Quản lý hồ sơ Thi đua, Khen thưởng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để hoạt động trên nền web, hỗ trợ tra cứu, cập nhật online trên Internet và sử dụng offline trên mạng nội bộ, do đó để thuận lợi cho cán bộ tác nghiệp cập nhật, xử lý, báo cáo. Trang 4

6 ĐĂNG NHẬP 1. Đường dẫn đăng nhập Để sử dụng phần mềm truy cập vào địa chỉ: Mỗi đơn vị sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu riêng để sử dụng. 2. Hướng dẫn đăng nhập Ví dụ: Đơn vị Sở thông tin và truyền thông có tài khoản đăng nhập là: sothongtinkg và mật khẩu là 123, chúng ta sẽ nhập vào thông tin và chọn Đăng nhập Trang 5

7 QUẢN LÝ Sau khi đăng nhập, giao diện chúng ta quản lý gồm các chức năng: 1. Tài khoản người dùng: Hỗ trợ người dùng thay đổi mật khẩu sử dụng. 2. Danh mục: Quản lý các đơn vị, phòng ban trực thuộc đơn vị. 3. Nhân sự: thông tin cá nhân và tập thể, thông tin khen thưởng đã đạt được và thông tin đăng ký khen thưởng. 4. Đăng ký khen thưởng: đăng ký khen thưởng của cá nhân và tập thể. 5. Xét duyệt khen thưởng: xét duyệt khen thưởng của cá nhân và tập thể đạt hay không đạt so với đăng ký và lý do không đạt. 6. Thông tin khen thưởng: Danh hiệu cá nhân và tập thể đạt được, 7. Tra cứu: Hỗ trợ việc tìm kiếm thông tin khen thưởng của một cá nhân, tập thể. 8. Báo cáo: theo đơn vị hoặc theo năm. 1. Tài khoản người dùng 1.1. Đổi mật khẩu Khi ta chọn Tài khoản người dùng Trang 6

8 Đổi mật khẩu cá nhân gồm các bước sau: Bước 1: Nhập mật khẩu dã được tạo (mật khẩu được cung cấp) Bước 2: Nhập mật khẩu mới (mật khẩu do người dùng đặt) Bước 3: Nhập lại mật khẩu, mật khẩu này phải trùng với mật khẩu vừa đặt ở Bước 2. Bước 4: Click vào Đổi mật khẩu Nếu mật khẩu mới không trùng với Nhập lại mật khẩu thì sẽ thông báo: Mật khẩu nhập lại phải khớp với mật khẩu mới Trang 7

9 Nếu mật khẩu nhập lại trùng với mật khẩu mới thì sẽ báo Mật khẩu đã được đổi 1.2. Thoát Click chọn Đăng xuất trên cùng góc phải màn hình để thoát khỏi hệ thống. 2. Danh mục Quản lý về các đơn vị, phòng ban của đơn vị, có các chức năng: thêm mới, sửa, xóa. Trang 8

10 2.1. Thêm mới Gồm 03 bước sau: - Bước 1: Chọn thêm mới. Sau khi chọn thêm mới ta thấy - Bước 2: Ta thêm vào các thông tin: tên cơ quan, địa chỉ, điện thoại, thông tin khác. Và chọn cơ quan chủ quản. Ví dụ: Trang 9

11 - Bước 3: Click chọn Cập nhật để lưu lại thông tin vừa thêm Sửa Gồm các bước sau: - Bước 1: Click chọn tên phòng ban mà ta muốn chỉnh sửa hoặc click vào chữ Chi tiết sau tên phòng ban. Trang 10

12 - Bước 2: Chỉnh sửa lại các thông tin mà ta muốn thay đổi. - Bước 3: Chọn Cập nhật để lưu lại các thay đổi Xóa Gồm 02 bước sau: - Bước 1: Click chọn Xóa tương ứng với tên phòng ban cần xóa. Sẽ xuất hiện hộp thông báo Trang 11

13 - Bước 2: Chọn Ok trên thông báo để xóa. 3. Nhân sự 3.1. Cá nhân Quản lý: Thông tin cá nhân, khen thưởng cá nhân và đăng ký khen thưởng Thông tin cá nhân Có các chức năng: Thêm, sửa, xóa, tìm kiếm và chuyển cơ quan. a. Thêm - Bước 1: Chọn lệnh Thêm mới - Bước 2: Nhập các thông tin của nhân viên và sau đó chọn Cập nhật Trang 12

14 - Bước 3: Sau khi chọn cập nhật, thành công sẽ hiện thông báo Cập nhật thông tin thành công. Trang 13

15 b. Sửa Ví dụ: Sửa lại thông tin chức danh của nhân viên Nguyễn Văn B, giả sử chức vụ trước đây là nhân viên, giờ sửa lại là chuyên viên. - Bước 1: Click vào tên nhân viên chúng ta muốn sửa lại thông tin. - Bước 2: Sửa lại thông tin muốn thay đổi và chọn Cập nhật. - Bước 3: Sau khi chọn cập nhật, thành công sẽ hiện thông báo Cập nhật thông tin thành công. Trang 14

16 c. Xóa - Bước 1: Chọn Xóa tương ứng với tên nhân viên cần xóa. - Bước 2: Chọn ok để xác nhận xóa thông tin. Trang 15

17 d. Tìm kiếm Ta có thể tìm kiếm thông tin nhân viên theo phòng ban và họ tên nhân viên. Tìm kiếm theo phòng ban: - Bước 1: Click chọn phòng ban của đơn vị. Ví dụ: Tìm kiếm nhân viên của phòng CNTT. - Bước 2: Xem thông tin hiển thị sau khi tìm kiếm nhân viên: mã nhân viên, họ tên, bí danh, ngày sinh, quê quán, giới tính,.. e. Chuyển cơ quan Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A là nhân viên Trung tâm CNTT và TT, được chuyển công tác về cơ quan A. - Bước 1: Click vào Chuyển tương ứng với tên nhân viên cần chuyển. - Bước 2: Click chọn cơ quan đến Trang 16

18 - Bước 3: Chọn Cập nhật. Cập nhật thành công sẽ hiện thông báo Chuyển cơ quan thành công Khen thưởng cá nhân Có các chức năng: Thêm, xóa, tìm kiếm và xem khen thưởng của cá nhân. a. Thêm - Bước 1: Ta chọn Thêm KT ứng với tên cá nhân. - Bước 2: Ta thêm tất cả các thông tin khen thưởng của nhân viên. Trang 17

19 - Bước 3: Chọn Cập nhật để lưu lại. b. Xem Click vào tên nhân viên cần xem thông tin khen thưởng. Ta sẽ biết được nhân viên đó đạt danh hiệu khen thưởng qua các năm. Để xem thông tin khen thưởng chi tiết của năm đó ta chọn vào danh hiệu khen thưởng. Trang 18

20 c. Xóa Để xóa khen thưởng của một nhân viên trong một năm nào đó thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn tên nhân viên cần xóa khen thưởng. - Bước 2: Chọn Xóa tương ứng với năm và danh hiệu ta muốn xóa. - Bước 3: Chọn OK để xóa. d. Tìm kiếm Ta có thể tìm kiếm theo: - Tên đơn vị. - Họ tên. - Tên đơn vị và họ tên. Trang 19

21 Đăng ký khen thưởng Có các chức năng: Tìm kiếm nhân viên và Đăng ký khen thưởng. a. Tìm kiếm: Ta có thể tìm kiếm một nhân viên theo 3 tiêu chí: Đơn vị, họ tên, năm khen thưởng hoặc tìm cả 3 tiêu chí cùng lúc. Việc tìm kiếm này hỗ trợ cho việc đăng ký khen thưởng. b. Đăng ký khen thưởng: Ta thực hiện như sau: - Bước 1: Để đăng ký nhanh ta chọn theo phòng, ban. - Bước 2: Sau khi chọn phòng ban sẽ hiện ra tên nhân viên của phòng đó. - Bước 3: Ta chọn hình thức khen thưởng. - Bước 4: Check vào ô đăng ký tương ứng với danh hiệu. Sau khi đăng ký xong, ta sẽ thấy chữ đề xuất màu xanh lá hiện ra. Trang 20

22 3.2. Tập thể Quản lý: Thông tin tập thể, khen thưởng tập thể và đăng ký khen thưởng Thông tin tập thể Có các chức năng: Thêm, sửa, xóa và import file. a. Thêm Để thêm một tập thể ta thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn Thêm mới - Bước 2: Nhập các thông tin cho tập thể Trang 21

23 - Bước 3: Chọn Cập nhật để lưu lại thông tin. b. Sửa Để sửa thông tin của một tập thể ta thực hiện các bước sau: - Bước 1: Chọn Chi tiết tương ứng với tên tập thể cần sửa. - Bước 2: Cập nhật các thông tin cần thay đổi. - Bước 3: Chọn Cập nhật để lưu thay đổi. Trang 22

24 c. Xóa Để xóa 1 tập thể ta thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn Xóa tương ứng với tên tập thể cần xóa. - Bước 2: Chọn Ok trong hộp thoại xác nhận để xóa. d. Import file Import file theo mẫu Khen thưởng tập thể Có các chức năng: Tìm kiếm và thêm khen thưởng cho tập thể Đăng ký khen thưởng - Bước 1: Click chọn tập thể để đăng ký khen thưởng. - Bước 2: Check vào các danh hiệu tương ứng để đăng ký. Trang 23

25 Trang 24

26 4. Đăng ký khen thưởng 4.1. Cá nhân Để đăng ký Khen thưởng cá nhân thực hiện các bước như sau: - Bước 1: Chọn năm đăng ký khen thưởng. - Bước 2: Check vào các danh hiệu đăng ký của nhân viên đó. Nếu danh hiệu đó không có thì ta chọn Thêm. Sau đó check vào các danh hiệu đăng ký. Trang 25

27 4.2. Tập thể Để đăng ký tập thể ta thực hiện giống như đăng ký cá nhân, gồm các bước: - Bước 1: Chọn năm đăng ký khen thưởng. - Bước 2: Check vào các danh hiệu đăng ký của nhân viên đó. Nếu danh hiệu đó không có thì ta chọn Thêm. Sau đó check vào các danh hiệu đăng ký. Trang 26

28 5. Xét duyệt khen thưởng 5.1. Cá nhân Xét duyệt khen thưởng cá nhân theo các bước sau: - Bước 1: Chọn Năm khen thưởng. - Bước 2: Chọn danh hiệu - Bước 3: Check Đạt tương ứng với nhân viên đạt danh hiệu. Nếu không đạt ta có thể nêu lý do. - Bước 4: Chọn Cập nhật ở cuối danh sách. - Bước 5: Cập nhật các thông tin: Số quyết định, số bằng, ngày ký, người ký. - Bước 6: Chọn Cập nhật để hoàn tất. Trang 27

29 5.2. Tập thể Xét duyệt khen thưởng tập thể theo các bước sau: - Bước 1: Chọn Năm khen thưởng. - Bước 2: Chọn danh hiệu - Bước 3: Check Đạt tương ứng với tập thể đạt danh hiệu. Nếu không đạt ta có thể nêu lý do ở phần không đạt. - Bước 4: Chọn Cập nhật ở cuối danh sách. - Bước 5: Cập nhật các thông tin: Số quyết định, số bằng, ngày ký, người ký. - Bước 6: Chọn Cập nhật để hoàn tất. Trang 28

30 6. Thông tin khen thưởng 6.1. Cá nhân Đây là thông tin cập nhật chi tiết khen thưởng: ta cập nhật các thông tin chi tiết cho nhân viên. Ví dụ tên sáng kiến, File Quyết định khen thưởng * Tìm kiếm: - Bước 1: Chọn năm khen thưởng. - Bước 2: Chọn Danh hiệu khen thưởng. - Bước 3: Ở phần Họ tên nhân viên sẽ cập nhật cho ta những nhân viên đạt danh hiệu để ta lựa chọn. Trang 29

31 6.2. Tập thể - Bước 1: Nhập vào các thông tin về khen thưởng tập thể. -Bước 2: Chọn Cập nhật để lưu lại. 7. Tra cứu 7.1. Cá nhân Ta có thể tra cứu theo: Tên nhân viên, năm khen thưởng, danh hiệu, đơn vị và hình thức. Trang 30

32 Tra cứu theo tên nhân viên - Bước 1: Nhập vào họ, tên hoặc tên đầy đủ của nhân viên cần tra cứu và nhấn Enter. Ví dụ: Tra cứu nhân viên có họ là Trần - Bước 2: Click vào tên nhân viên cần xem kết quả tra cứu để xem thông tin khen thưởng. Trang 31

33 Ví dụ: Xem thông tin khen thưởng của ông Trần Gia Đăng Khoa ta thấy: đạt danh hiệu lao động tiên tiến qua các năm: 2014, 2015, Tra cứu theo năm khen thưởng - Bước 1: Click chọn năm cần tra cứu. Ví dụ: Tra cứu năm Bước 2: Click vào tên nhân viên cần xem kết quả tra cứu để xem thông tin khen thưởng Tra cứu theo danh hiệu - Bước 1: Click chọn danh hiệu cần tra cứu. Trang 32

34 Ví dụ: Tra cứu danh hiệu lao động tiên tiến. - Bước 2: Click vào tên nhân viên cần xem kết quả tra cứu xem thông tin khen thưởng Tra cứu theo đơn vị - Bước 1: Click chọn năm cần tra cứu. Ví dụ: Tra cứu năm Bước 2: Click vào tên nhân viên cần xem kết quả tra cứu để xem thông tin khen thưởng Tra cứu theo hình thức - Bước 1: Click chọn hình thức khen thưởng cần tra cứu. Ví dụ: Tra cứu hình thức khen thưởng là khen thưởng đột xuất Trang 33

35 - Bước 2: Click vào tên nhân viên cần xem kết quả tra cứu để xem thông tin khen thưởng Tập thể Ta có thể tra cứu theo: Tên tập thể, năm khen thưởng, danh hiệu, đơn vị và hình thức. Trang 34

36 8. Báo cáo Xuất file báo cáo cho đơn vị theo năm - Bước 1: Chọn Năm báo cáo - Bước 2: Chọn đơn vị. - Bước 3: Xuất báo cáo. File báo cáo dưới dạng excel. Trang 35