MỤC LỤC CÁC PHÍM CHỨC NĂNG CHUNG TRONG PHẦN MỀM... 3 PHẦN 1: KHAI BÁO... 3 KHAI BÁO NHÀ CUNG CẤP: Chọn Khai báo Danh mục nhà cung cấp KHAI BÁO

Bản ghi

1 MỤC LỤC CÁC PHÍM CHỨC NĂNG CHUNG TRONG PHẦN MỀM... 3 PHẦN 1: KHAI BÁO... 3 KHAI BÁO NHÀ CUNG CẤP: Chọn Khai báo Danh mục nhà cung cấp KHAI BÁO KHÁCH HÀNG: Chọn Khai Báo Danh mục khách hàng KHAI BÁO BÁC SĨ: Chọn Khai báo Danh mục bác sĩ KHAI BÁO NHÓM SẢN PHẨM: Chọn Khai báo Danh mục nhóm sản phẩm KHAI BÁO ĐƠN VỊ TÍNH : Chọn Khai báo Danh mục đơn vị tính KHAI BÁO VỊ TRÍ SẢN PHẨM : Chọn Khai báo Danh mục vị trí sản phẩm KHAI BÁO SẢN PHẨM : Chọn Khai báo Danh mục sản phẩm KHAI BÁO ĐƠN THUỐC : Chọn Khai báo Danh mục đơn thuốc IN MÃ VẠCH: Chọn Khai báo In mã vạch để có thể in tem mã vạch cho sản phẩm... 7 PHẦN 2: THAO TÁC NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM KHAI BÁO TÊN THUỐC VÀ NHẬP TỒN ĐẦU KỲ... 8 Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn BÁN HÀNG... 9 Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn NHẬP ĐƠN HÀNG MỚI Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn PHẦN 3: CHỨC NĂNG KHÁC

2 1. KIỂM KÊ : Chọn Tạo phiếu Kiểm kê DỰ TRÙ SẢN PHẨM QUẢN LÝ KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ - Thực hiện thao tác kiểm kê và lưu giữ các lần kiểm kê Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn QUẢN LÝ THU CHI TẠO DANH MỤC QUỸ TẠO PHÁT SINH THU CHI PHẦN 4: BÁO CÁO BÁO CÁO LÃI LỖ BÁO CÁO ĐIỀU CHỈNH KIỂM KÊ-XUẤT HỦY BÁO CÁO CHI TIẾT NHẬP-XUẤT HÀNG BÁO CÁO NHẬP- XUẤT-TỒN BÁO CÁO NHẬP-XUẤT HÀNG TRẢ LẠI BÁO CÁO HÀNG CẬN DATE- HÀNG SẮP HẾT BÁO CÁO GPP PHẦN 5: BẢO MẬT KH ÓA SỔ NGƯỜI DÙNG - TẠO TÀI KHOẢN CHO NHÂN VIÊN TAI KHOẢN NỘI BỘ, DQG Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn THAY ĐỔI ĐƠN VỊ TÍNH CHO SẢN PHẨM CẬP NHẬT PHẦN MỀM I. LỜI KẾT

3 Thêm mới : CÁC PHÍM CHỨC NĂNG CHUNG TRONG PHẦN MỀM Chọn để tạo mới một đối tượng Sửa: Chọn sửa một đối tượng đã có Ghi lại : Chọn để xác nhận xong thông tin nhập Xóa : Chọn để xóa một đối tượng đã có sẵn Thoát : Chọn để thoát khỏi cửa sổ đang làm việc PHẦN 1: KHAI BÁO KHAI BÁO NHÀ CUNG CẤP: Chọn Khai báo Danh mục nhà cung cấp Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một nhà cung cấp 1. KHAI BÁO KHÁCH HÀNG: Chọn Khai Báo Danh mục khách hàng Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một khách hàng. Bạn có thể khai báo luôn ở phần BÁN HÀNG 3

4 2. KHAI BÁO BÁC SĨ: Chọn Khai báo Danh mục bác sĩ Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một bác sĩ kê đơn. 3. KHAI BÁO NHÓM SẢN PHẨM: Chọn Khai báo Danh mục nhóm sản phẩm Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một nhóm sản phẩm. 4

5 4. KHAI BÁO ĐƠN VỊ TÍNH : Chọn Khai báo Danh mục đơn vị tính Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một đơn vị tính. 5. KHAI BÁO VỊ TRÍ SẢN PHẨM : Chọn Khai báo Danh mục vị trí sản phẩm Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một vị trí sản phẩm. 6. KHAI BÁO SẢN PHẨM : Chọn Khai báo Danh mục sản phẩm - Chọn để TÌM KIẾM THÊM MỚI SỬA XÓA một sản phẩm - Quy định giá nhâp giá bán - mức tồn kho tối thiểu nhóm - vị trí sản phẩm Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn 5

6 - Thêm mới để khai báo thêm mặt hàng mới chưa có trong danh mục cũ 7. KHAI BÁO ĐƠN THUỐC : Chọn Khai báo Danh mục đơn thuốc Chọn Thêm mới để thêm các đơn thuốc, liều thuốc sẵn 6

7 - Thêm mới : Đánh tên đơn thuốc Chọn sản phẩm cho đơn thuốc với số lượng và quy định đơn giá cho mỗi loại thuốc Ghi lại 8. IN MÃ VẠCH: Chọn Khai báo In mã vạch để có thể in tem mã vạch cho sản phẩm Tùy chọn: Tất cả sản phẩm hoặc SP nhập mới nhất Ngày nhập và tìm kiếm để xem số lượng tem cần in Chọn sản phẩm cần in và số tem cần in sau đó chọn In PHẦN 2: THAO TÁC NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM 7

8 1. KHAI BÁO TÊN THUỐC VÀ NHẬP TỒN ĐẦU KỲ Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn Chọn : Khai báo Thư viện Dược Quốc Gia Bảng dữ liệu hiển thị sẽ có DANH MỤC DƯỢC QUỐC GIA được lấy từ BYT và THƯ VIỆN NỘI BỘ của phần mềm TL GPP - Chúng ta có thể lựa chọn kiểm kê tồn thuốc muốn đưa lên dược quốc gia hoặc nội bộ bằng cách tùy chọn ở phần đánh dấu số (2) - Tiếp tục tìm kiếm theo TÊN THUỐC hoặc theo SỐ ĐĂNG KÝ THUỐC hay theo HOẠT CHẤT tại ô TÌM KIẾM ở mục đánh dấu số (1) Đánh vào xong bấm ENTER - Tên thuốc được tìm kiếm sẽ xuất hiện ở bảng bên dưới bạn hãy nhập các thông số cần thiết như chúng tôi đã đánh dấu số (5) - Trường hợp tìm không thấy tên thuốc cần tìm bạn hãy tích chọn mục THÊM MỚI (3) và điền đầy đủ thông tin sau đó chọn GHI LẠI Lưu ý: Phần thêm mới này chỉ để quản lý phần nội bộ vì sẽ không đưa dữ liệu lên Dược Quốc Gia - Sau khi kiểm xong bạn hãy chọn LƯU LẠI (4) để chuyển danh mục đã kiểm từ thư viện vào danh mục riêng nhà thuốc của mình ( Sau khi LƯU LẠI bạn có thể tìm kiếm lại ở phần TẠO PHIẾU - KIỂM KÊ) 8

9 Lưu ý: - Phân mục này chỉ dùng để nhập dữ liệu ban đầu cho các mặt hàng mới chưa có trong danh mục sản phẩm của nhà thuốc ( có thể kiểm tra ở Khai báo Danh mục sản phẩm). Còn đối với các mặt hàng đã có trong danh mục sản phẩm và chỉ nhập thêm số lượng thì bạn vào phần NHẬP HÀNG Lưu ý: Đối với khi thêm sản phẩm thuộc DANH MỤC KHÁC (3) bạn hãy nhớ chọn ĐVT cho sản phẩm cần thêm 2. BÁN HÀNG Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn Bạn chọn phần bán hàng trên thanh MENU sẽ xuất hiện cửa sổ bán hàng: TH1: BÁN HÀNG LẺ Chọn mặt hàng cần bằng cách đánh một số ký tự của sản phẩm cần tìm vào cột SẢN PHẨM của dòng tương ứng (5) phần mềm sẽ gợi ý tất cả danh mục theo ký tự cần tìm, bạn hãy chọn mặt hàng cần bán sau đó ENTER để chuyển sang cột SỐ LƯỢNG và nhập số lượng thuốc cần bán. Tiếp tục nếu cần bán thêm mặt hàng vào dòng tiếp theo. Sau khi đã chọn xong bạn hãy chọn LƯU LẠI để kết thúc đơn bán hàng 9

10 Lưu ý: phần mềm sẽ thông báo Thêm dữ liệu thành công và nếu là sản phẩm thuốc DQG thì sẽ có thêm thông báo Đưa dữ liệu lên Dược Quốc Gia thành công. Nếu bạn nhận được thông báo khác vui lòng kiểm tra lại theo hướng dẫn của thông báo TH2: BÁN THUỐC THEO ĐƠN Tương tự như phần trên nhưng bạn hãy thêm TÊN KHÁCH HÀNG ( dấu cộng 3) hoặc chọn tên đã có sẵn ở CHỌN KHÁCH HÀNG (2) và chọn BÁC SĨ KÊ ĐƠN (6) thêm mới vào dấu (+) Cùng với MÃ ĐƠN THUỐC Cuối cùng cũng chọn LƯU LẠI như trên các thông báo tương tự như trên. XEM LẠI SỬA PHIẾU BÁN HÀNG ĐÃ LƯU Chọn DANH SÁCH PHIẾU XUẤT (1) sau đó sẽ xuất hiện bảng DANH SÁCH PHIẾU XUẤT Click vào TÌM KIẾM (1) để có thể tìm kiếm lại phiếu Có thể tìm theo thời gian (2) Sau đó chọn phiếu để XÓA (3) hoặc SỬA (4) Sau khi sửa phiếu hãy chọn LƯU LẠI như phần BÁN HÀNG 3. NHẬP ĐƠN HÀNG MỚI Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn 10

11 Chọn NHẬP HÀNG ở thanh MENU sẽ xuất hiện bảng NHẬP HÀNG B1: CHỌN NHÀ CUNG CẤP (2) : Bạn hãy chọn nhà cung cấp cho đơn hàng bạn đang nhập bằng cách tích vào CHỌN NHÀ CUNG CẤP sau đó bảng DANH SÁCH NHÀ CUNG CẤP SẼ XUẤT HIỆN 11

12 Bạn hãy chọn nhà cung cấp đã có sẵn bằng cách tích vào nhà cung cấp đó trên bảng và bấm CHỌN(2) hoặc thêm mới một nhà cung cấp nếu trong danh mục chưa có bằng cách THÊM MỚI (1) B2: Nhập thông tin thuốc : Tương tự BÁN HÀNG hãy chọn tên thuốc ở cột TÊN SẢN PHẨM ở bảng NHẬP HÀNG sau đó điền đầy đủ thông tin thuốc : Ngày SX Số Lô Hạn sử dụng Số lượng Giá Nhập Trường hợp nếu tìm kiếm sản phẩm chưa có bạn hãy tích chọn THÊM SẢN PHẨM MỚI (3) sẽ xuất hiện bảng THƯ VIỆN THUỐC Hãy chọn DANH MỤC QUỐC GIA hoặc NỘI BỘ (2) sau đó bạn hãy chọn nhóm hàng hóa (1) và tìm kiếm tên thuốc cần thêm (3) đánh ký tự tên thuốc hoặc số đăng ký rồi ENTER Khi tên thuốc xuất hiện ở phía dưới màn hình bạn chọn THÊM (4) ở phía sau tên thuốc cần đưa vào danh mục Như vậy mặt hàng đã được chuyển vào danh mục SP của nhà thuốc bạn hãy thoát và NHẬP như B2 Lưu ý: Đối với khi thêm sản phẩm thuộc DANH MỤC KHÁC (3) bạn hãy nhớ chọn ĐVT cho sản phẩm cần thêm B3: LƯU LẠI (6) XEM LẠI ĐƠN HÀNG NHẬP ĐÃ LƯU: Chọn DANH SÁCH PHIẾU NHẬP ở Bảng NHẬP HÀNG và làm tương tự DANH SÁCH PHIẾU XUẤT PHẦN 3: CHỨC NĂNG KHÁC 1. KIỂM KÊ : Chọn Tạo phiếu Kiểm kê Chọn để kiểm kê sản phẩm và điều chỉnh số lượng theo thực tế: 12

13 - Khi số liệu thực tế kiểm kê không trùng khớp với số liệu tính toán của phần mềm chúng ta thực hiện thao đánh số lượng thực vào cột số lượng thực tế - Sau khi kiểm kê xong có thể xem lại những mặt hàng chênh lệch bằng cách tích chọn Chênh lệch > 0 và chọn Tìm Kiếm 2. DỰ TRÙ SẢN PHẨM Tương tự phiếu nhập ta có thể làm dự trù cho những sản phẩm sắp hết 3. QUẢN LÝ KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ - Thực hiện thao tác kiểm kê và lưu giữ các lần kiểm kê 13

14 Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn Chọn Kiểm Kê Định Kỳ Để bắt đầu kiểm kê lại nhà thuốc Chọn Ngày kiểm kê : Chọn bắt đầu kiểm kê và đánh số lượng thực tế Sau khi kiểm kê xong nhà thuốc: Chọn Áp dụng kiểm kê 4. QUẢN LÝ THU CHI - TẠO DANH MỤC QUỸ Cho phép người dùng Thêm mới các nhóm quỹ 14

15 - TẠO PHÁT SINH THU CHI Tạo phát sinh bằng cách Thêm mới Chọn phiếu thu hoặc phiếu chi và điền thông tin và Ghi lại PHẦN 4: BÁO CÁO 1. BÁO CÁO LÃI LỖ - Chọn Báo cáo Báo cáo lãi lỗ - Cho phép bạn quản lý lãi lỗ theo thời gian (ngày,tháng,quý,năm) hay quản lý lãi lỗ, doanh thu theo từng nhân viên bán hàng, theo từng ca làm việc, nhóm sản phẩm, theo từng tủ thuốc. 15

16 2. BÁO CÁO ĐIỀU CHỈNH KIỂM KÊ-XUẤT HỦY - Chọn Báo Cáo Báo cáo điều chỉnh kiểm kê- xuất hủy - Cho phép bạn kiểm tra các thông số xuất- nhập chênh lệch giữa thực tế và số liệu trên máy khi kiểm kê định kỳ 3. BÁO CÁO CHI TIẾT NHẬP-XUẤT HÀNG - Chọn Báo Cáo Báo cáo chi tiết nhập-xuất hàng - Cho phép bạn quản lý chi tiết nhập- xuất hàng theo thời gian (ngày,tháng ). Nhập xuất hàng theo nhân viên, nhóm thuốc, nhà cung cấp 16

17 - Chọn Bác sĩ kê đơn để lọc những thuốc bán theo đơn - Tích chọn Xem chi tiết để xem chi tiết cho từng khách hàng và sản phẩm 4. BÁO CÁO NHẬP- XUẤT-TỒN - Chọn Báo cáo Báo cáo nhập-xuất-tồn - Cho phép bạn quản lý báo cáo về số lượng, đơn hàng về nhập-xuất. hàng tồn kho. Có thể tìm kiếm theo thời gian ngày, tháng,quý, năm 17

18 5. BÁO CÁO NHẬP-XUẤT HÀNG TRẢ LẠI - Chọn Báo cáo Báo cáo nhập-xuất hàng trả lại - Cho phép bạn quản lý số lượng thuốc do khách trả lại sau khi mua hoặc số lượng hàng hóa mình cần trả lại cho nhà cung cấp. Có thể tìm kiếm theo thời gian: ngày,tháng. 6. BÁO CÁO HÀNG CẬN DATE- HÀNG SẮP HẾT - Chọn Báo cáo Báo cáo hàng cận date-hàng sắp hết - Cho phép bạn quản lý được số hàng hóa cận date hay hàng sắp hết để có kế hoạch nhập hàng, bán hàng hợp lý hơn 7. BÁO CÁO GPP 18

19 Phân mục có 4 báo cáo GPP theo mẫu các bạn có thể tùy chọn để xem như những báo cáo khác PHẦN 5: BẢO MẬT 1. KH ÓA SỔ - Chọn Bảo mật Khóa sổ - Cho ph ép bạn khóa dữ liệu về doanh thu, xuất - nhập sau khi đã kiểm tra trong ngày hoặc tháng,quý,năm. Dữ liệu sau khi khóa sổ không thể thay đổi 2. NGƯỜI DÙNG - TẠO TÀI KHOẢN CHO NHÂN VIÊN TAI KHOẢN NỘI BỘ, DQG Dùng CAMERA hoặc ICHECK để quét mã vạch xem video hướng dẫn - Chọn Bảo mật Người dùng - Cho phép bạn tạo ra các tài khoản cho từng nhân viên bán hàng, cấp quyền cho từng nhân viên bán hàng để có thể kiểm tra theo dõi doanh thu của từng nhân viên, rất tiện cho việc quản lý sổ sách A. Tạo tài khoản người dùng - Chọn Bảo mật Người dùng Thêm Sau đó bán thêm các thông số yêu cầu (chú ý: mục tài khoản yêu cầu viết liền không dấu ) 19

20 B. Cấp quyền - Click vào tài khoản người dùng Cấp quyền - Sau khi bạn tạo tài khoản người dùng bạn phải cấp quyền cho tài khoản đó. Những tài khoản đó sau này chỉ có thể thực hiện những công việc mà bạn cấp quyền, tránh tình trạng nhân viên thay đổi, sửa chữa số liệu - Bạn cũng có thể tạo tài khoản chỉ quản lý danh mục NỘI BỘ và tài khoản chỉ quản lý danh mục QUỐC GIA riêng biệt bằng việc cấp quyền xem sản phẩm nội bộ hay xem sản phẩm quốc gia 3. THAY ĐỔI ĐƠN VỊ TÍNH CHO SẢN PHẨM Trong trường hợp mặt hàng đã khai báo đơn vị tính lớn ( VD : Hộp, Vỉ) mà muốn chuyển thành đơn vị nhỏ để bản lẻ - Bạn chọn Bảo mật Thay đổi đơn vị tính cho sản phẩm Chọn sản phẩm cần thay đổi và chọn đầy đủ thông tin như hình dưới để chuyển đổi 20

21 4. CẬP NHẬT PHẦN MỀM Khi thấy có thông báo Đã có bản cập nhật mới thì bạn hãy click chọn Cập nhật phần mềm ở thanh Menu - Sẽ xuất hiện bảng Cập nhật phần mềm : Chọn Đã có bản cập nhật mới Sau đó chờ xuất hiện bảng mới và chọn Tải về I. LỜI KẾT Nếu trong lúc sử dụng có vấn đề chưa hiểu các bạn vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Mọi ý kiến xin liên hệ: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI ÁNH SÁNG Địa chỉ: Tòa Nhà HH03B KĐT Thanh Hà, Kiến Hưng, Hà Đông, Hà Nội. Hỗ trợ: Đường dây nóng: / Xin chân thành cám ơn. 21