April 2013; Version 2013.1.0 Tháng 04/2013; Phiên bản 2013.1.0 Conflicts of Interest Protecting our Reputation Our reputation for being a professional, honest and fairdealing organization that conducts its business with integrity and honesty is very important to us. To maintain this reputation, this policy helps you to identify any potential problem situations which may arise and actions you must take should you feel a conflict has arisen. Chính sách về sự Mâu thuẫn giữa Quyền lợi cá nhân với Quyền lợi Công ty Bảo vệ Danh tiếng của Công ty Công ty chúng ta rất coi trọng danh tiếng của mình với tư cách là một doanh nghiệp chuyên nghiệp, trung thực và công bằng. Để gìn giữ danh tiếng đó, chính sách này giúp anh (chị) nhận biết những tình huống tiềm ẩn có thể nảy sinh và những hành động anh (chị) phải thực hiện mỗi khi cảm thấy có một sự mâu thuẫn giữa quyền lợi cá nhân với quyền lợi Công ty. When can a Conflict of Interest arise? A conflict of interest is when you have a private or personal interest which may influence or appear to influence your independent and objective judgment at work. For the purpose of this policy, a relevant employee is defined as any individual who is employed under a contract of employment or any other associated person such as a contractor, consultant or any other individual appointed under a contract for services with Prudential Corporation Asia or any of its operating LBU s. Our PVA Policy is as follows: Must avoid situations that could result in an apparent, potential or actual conflict of interest, as these may undermine the perceived integrity of the company and its employees. Where there is a possibility that such a conflict exists or is likely to develop in the future, relevant employees must provide a full and frank disclosure to their line manager and Human Resources. Employees or anyone associated with them, such as colleagues, family or friends must not gain any personal benefit or advantage of any kind by virtue of their employment or association with Prudential. Conflict of interest situations include: Khi nào có thể xuất hiện sự Mâu thuẫn giữa Quyền lợi cá nhân với Quyền lợi Công ty? Sự mâu thuẫn giữa quyền lợi cá nhân với quyền lợi Công ty sẽ xuất hiện khi anh (chị) có một quyền lợi cá nhân nào đó ảnh hưởng đến sự quyết định khách quan, độc lập của anh (chị) trong công việc. Đối với chính sách này, nhân viên được xác định là bất cứ cá nhân nào ký hợp đồng lao động với Công ty hoặc bất kỳ người nào có liên quan như nhà thầu, chuyên gia tư vấn/tư vấn viên hoặc bất cứ cá nhân nào ký hợp đồng dịch vụ với Tập Đoàn Prudential hoặc bất cứ đơn vị thành viên nào của Prudential. Chính sách này quy định anh (chị) phải: Tránh các tình huống có thể gây ra những mâu thuẫn quyền lợi làm ảnh hưởng đến tính chính trực sẵn có của Công ty và nhân viên. Thực hiện khai báo đầy đủ và trung thực cho Quản lý trực tiếp và Phòng Nhân sự khi có phát sinh mâu thuẫn hoặc có khả năng phát sinh mâu thuẫn trong tương lai. Nhân viên hoặc những người có mối quan hệ với nhân viên như đồng nghiệp, người thân hoặc bạn bè không được hưởng bất kỳ lợi thế hoặc lợi ích cá nhân dưới bất cứ hình thức nào mang lại do là nhân viên của Prudential hoặc có mối quan hệ với Prudential. Những mâu thuẫn giữa quyền lợi cá nhân với quyền lợi Công ty sẽ xuất hiện khi: PRUDENTIAL VIETNAM 1/6 Conflicts of Interest Policy
you or any members of your family or close personal friends have a direct financial interest in a company tendering to supply goods or services to PVN; interviewing a family member or close personal friend; holding a significant financial interest in a listed company which is in direct competition with Prudential plc, PCA or a PCA LU; having a relationship with someone when you both work on separate sides of a control function, when duties have been segregated to mitigate risk; accepting or offering overgenerous gifts and hospitality (See the PVN Gifts, Hospitality & Anti- Bribery Policy); as an external consultant /contractor, advising us about a contract with a third party when you act on behalf of that third party; being a member of an advisory committee, company, charity board or other organization that undertakes activities that are directly or indirectly related to our business. What do I do? You are required to complete an annual declaration, ref. Appendix 1, stating that you have either complied with the Conflict of Interest Policy, or will be making a disclosure. You are also required to complete annual training to ensure full understanding of the Policy and requirements. If you are involved in procurement or tendering processes, you must ensure that any actual, perceived or potential conflicts of interest with any of the tendering parties are declared to you line manager prior to the tender process. If you are in a conflict of interest position you must: anh (chị) hoặc bất kỳ thành viên nào của gia đình, hoặc bạn bè thân thiết có quyền lợi tài chính trực tiếp với đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Công ty; phỏng vấn một thành viên trong gia đình hoặc bạn bè thân quen; có quyền lợi tài chính đáng kể trong một công ty đã niêm yết trên thị trường chứng khoán đang là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Tập đoàn Prudential, Prudential châu Á (PCA), hoặc Công ty thành viên của PCA; có mối quan hệ với người nào đó khi cả hai đang làm ở hai khía cạnh khác nhau của chức năng kiểm soát mà trách nhiệm đòi hỏi phải được bố trí cách biệt để giảm rủi ro; nhận hoặc đưa ra đề nghị quà tặng hay hình thức chiêu đãi có giá trị lớn (tham khảo Chính sách Chống Hối lộ, Quà tặng và Chiêu đãi của PVN); đang là nhà tư vấn/nhà thầu bên ngoài và tư vấn cho Công ty về hợp đồng với bên thứ ba khi anh (chị) là người đại diện cho bên thứ ba đó; là thành viên của ban cố vấn, doanh nghiệp, tổ chức từ thiện, hoặc tổ chức khác mà những đơn vị này đang thực hiện các hoạt động liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến việc kinh doanh của Công ty. Tôi sẽ phải làm gì? Anh (chị) được yêu cầu thực hiện đầy đủ việc khai báo hàng năm (tham khảo Phụ lục 1) và nói rõ rằng anh (chị) tuân thủ Chính sách về sự Mâu thuẫn giữa Quyền lợi cá nhân với Quyền lợi Công ty hoặc sẽ thực hiện khai báo. Anh (chị) còn được yêu cầu hoàn thành khóa học hàng năm để để đảm bảo anh (chị) hiểu rõ những qui định của Chính sách này. Nếu anh (chị) tham gia vào qui trình thu mua cho Công ty, anh (chị) phải đảm bảo rằng bất cứ mâu thuẫn quyền lợi nào, cho dù đã xảy ra hay có thể sẽ xảy ra với nhà cung cấp, phải được khai báo với cấp quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu quá trình thu mua. Nếu anh (chị) đang ở tình trạng có mâu thuẫn, anh (chị) phải: EITHER get out of the situation OR, if that s not possible, make your private interest known to us HOẶC thoát ra khỏi tình trạng đó, HOẶC, nếu không thể, thì khai báo lợi ích cá nhân mình cho PRUDENTIAL VIETNAM 2/6 Conflicts of Interest Policy
and all other affected parties or report the conflict immediately to your line manager and Human Resources, ref. Appendix 2; Your Manager and HR will: review your responsibilities to identify whether you are involved in any decisions where a conflict of interest may arise; consult with HR to agree the most appropriate course of action if they feel there is a conflict; record these details on the disclosure form which will be sent to HR and kept on record An employee should inform his line manager and HR immediately should his or her situation change in relation to a declared conflict of interest and this change will be subject to re-approval should it be required, and kept on record. Any relevant employee, who fails to declare a conflict of interest, will be subject to disciplinary action up to and including termination. Second Jobs If you take a second job, it may, depending on your role, create a conflict of interest. Even if you don t think this is the case you must always: Công ty rõ cũng như cho tất cả các bên có liên quan hoặc báo cáo sự mâu thuẫn quyền lợi cho Quản lý trực tiếp và Phòng Nhân sự ngay lập tức (tham khảo Phụ lục 2); Cấp trên của anh (chị) và phòng Nhân sự sẽ: xem lại trách nhiệm (công việc) của anh (chị) để xác định anh (chị) có liên quan trong bất kỳ quyết định nào có thể làm nảy sinh mâu thuẫn lợi ích hay không; tham khảo ý kiến với Nhân Sự để cùng đồng ý về hướng hành động, nếu cảm thấy có mâu thuẫn; Ghi nhận những chi tiết này vào mẫu khai báo và gởi đến Phòng Nhân sự. Nhân viên phải thông báo cho Quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự để ghi nhận khi có sự thay đổi liên quan đến một mâu thuẫn quyền lợi đã được khai báo. Sự thay đổi này có thể sẽ phải được phê duyệt lại và lưu hồ sơ nhân viên. Bất cứ nhân viên nào không khai báo mâu thuẫn quyền lợi có thể sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc có thể bị chấm dứt hợp đồng. Việc làm phụ Nếu anh (chị) có một việc làm phụ, tùy thuộc vai trò của anh (chị), nó có thể tạo ra một mâu thuẫn về quyền lợi với Công ty. Cho dù anh (chị) không nghĩ đó là mâu thuẫn quyền lợi, anh (chị) vẫn luôn phải: disclose full details of the other job, ref. Appendix 3; get approval from your manager and HR; sign a letter that clearly sets out the terms of our approval. Please talk to HR regarding approval letter; notify your second employer that you already work for us khai báo đầy đủ chi tiết về việc làm khác (tham khảo Phụ lục 3); được cấp trên của anh (chị) và Nhân sự phê duyệt; ký tên đồng ý tuân thủ các điều khoản qui định cho việc chấp thuận của Công ty. Vui lòng nói chuyện với Nhân sự về nội dung chấp thuận này. thông báo với người chủ của việc làm phụ rằng anh (chị) đang làm việc cho Prudential If your job with us is your second job, we need to make sure you re not stretching yourself and working excessive hours. Please speak to your manager if this is the case. Nếu công việc đang làm với Công ty là việc làm phụ của anh (chị), Công ty cần chắc chắn rằng bản thân anh (chị) không bị căng thẳng và không phải làm việc quá mức. Vui lòng nói chuyện với cấp trên của anh (chị) nếu đây là trường hợp của bản thân. The perception of others that a conflict may occur must be treated the same as if a conflict has arisen. Mọi người đều nhận thức rằng khi một mâu thuẫn có thể xảy ra thì nó phải được xử lý giống như thể mâu thuẫn đó đã xuất hiện. PRUDENTIAL VIETNAM 3/6 Conflicts of Interest Policy
Appendix 1: Phụ lục 1: Conflict of Interest Annual Return Xác nhận hàng năm về Mâu thuẫn quyền lợi This is an annual requirement from all staff to read, understand and comply with the Conflicts of Interest policy. You are to state whether a disclosure is required. Please read the policy in full and state whether you will be making a disclosure. Đây là yêu cầu hàng năm đối với toàn thể nhân viên là đọc, hiểu rõ và tuân thủ chính sách về sự Mâu thuẫn giữa Quyền lợi cá nhân với Quyền lợi Công ty. Anh (chị) được yêu cầu cho biết bản thân có cần phải khai báo với Công ty hay không. Do đó, anh (chị) vui lòng đọc toàn bộ chính sách này và nói rõ bản thân sẽ phải thực hiện việc khai báo hay không. I will not be making a disclosure (Tôi không phải thực hiện khai báo) I will be making a disclosure (Tôi sẽ thực hiện khai báo) Signature (Chữ ký): Full name (Họ tên): Department/Section (Bộ phận/ Phòng ban): Date (Ngày): (Please note that this original copy is sent to HR Department - Vui lòng lưu ý bản chính này được gởi đến Bộ phận Nhân sự) PRUDENTIAL VIETNAM 4/6 Conflicts of Interest Policy
Appendix 2: Staff Declaration (Phụ lục 2: Khai báo của Nhân viên) Full Name of Staff: Họ tên nhân viên Position: Vị trí Department/Section: Bộ phận / Phòng, Ban Contents declared: Nội dung khai báo Signature of the declaring staff: Chữ ký của Nhân viên khai báo Date: Ngày Review & comment by Head of Department: Xem lại & nhận xét của Trưởng Bộ phận Department Head s signature: Chữ ký của Trưởng Bộ phận Date: Ngày (Please note that this original copy is sent to HR Department; its copy is kept at staff department - Vui lòng lưu ý bản chính được gởi đến Bộ phận Nhân sự, bản sao được lưu tại Bộ phận của nhân viên) PRUDENTIAL VIETNAM 5/6 Conflicts of Interest Policy
Appendix 3: Application For Second Jobs (Phụ lục 3: Đơn thỉnh cầu cho việc làm phụ) Staff name: Họ tên nhân viên Name of second employer: Tên của đơn vị bên ngoài Time involved Time of day: Thời gian trong ngày Nature of second jobs: Tính chất của việc làm phụ Second job s description: (Mô tả việc làm phụ) Position: Vị trí Address: Địa chỉ Days of week: Ngày trong tuần Department/Section: Bộ phận / Phòng, Ban Phone (điện thoại): Email address (địa chỉ email): Duration: From to Khoảng thời gian từ đến Estimated total income/benefit: Tổng thu nhập / lợi ích dự tính Remarks, if any: Ý kiến thêm, nếu có VND Đồng USD equivalent: Qui đổi USD I hereby undertake that Tôi xin cam kết 1. my second jobs that is to be taken will not be in competition with the Company and will not involve any conflict of interest with the Company; việc làm phụ của tôi không mang tính cạnh tranh với Công ty và không có bất kỳ mâu thuẫn nào với quyền lợi Công ty 2. I will not disclose or make use of the Company s and its clients s information in these jobs; tôi sẽ không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin của Công ty và của khách hàng trong những công việc này; 3. my second jobs that is to be taken will not affect the quality of my current work / services to the Company; việc làm phụ của tôi sẽ không ảnh hưởng đến chất lượng công việc mà tôi đang làm cho Công ty 4. I will notify my second employer that I am working full time with Prudential. Tôi sẽ thông báo với người chủ của việc làm phụ rằng tôi đang làm việc toàn thời gian với Prudential. Staff signature: Chữ ký của Nhân viên Date: Ngày To be approved by Department Head and Head of Human Resources: Phê duyệt bởi Trưởng Bộ phận của nhân viên và Trưởng Bộ phận Nhân sự Department Head Trưởng Bộ phận Date (Ngày): Head of Human Resources Trưởng Bộ phận Nhân sự Date (Ngày): (Please note that this original copy is sent to HR Department; its copies is kept at staff department - Vui lòng lưu ý bản chính được gởi đến Bộ phận Nhân sự, bản sao được lưu tại Bộ phận của nhân viên) PRUDENTIAL VIETNAM 6/6 Conflicts of Interest Policy