Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh Khoa Thƣơng Mại Du Lịch Marketing ---o0o--- Đề tài: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG EVENT Giảng viên hƣớng dẫn: Tiế

Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh Khoa Thƣơng Mại Du Lịch Marketing ---o0o--- Đề tài: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG EVENT Giảng viên hƣớng dẫn: Tiến sĩ Đoàn Thị Hồng Vân. Tháng 9/2011 1

MỤC LỤC Danh sách nhóm:... 2 I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG: 1. Sự kiện là gì?... 3 2. Rủi ro là gì?... 3 3. Rủi ro trong sự kiện... 3 4. Quản trị rủi ro trong sự kiện... 3 II. NHẬN DẠNG VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO: 1. Cách nhận dạng rủi ro... 3 2. Phân nhóm các rủi ro... 7 III. NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP: 1. Nguyên nhân:... 8 2. Giải pháp:... 10 IV. CASE STUDY 1. Supper show 3... 11 2. Khám phá sự năng động... 16 2

Danh sách nhóm Họ và tên Lớp Hoàng Thị Ngọc Anh MA 1 Trần Hoàng Yến MA 1 Lê Hoàng Xuân An MA 1 Đinh Thiên Phúc MA 1 Lê Thị Thanh Tâm MA 1 Bùi Tấn Phát MA 3 Nguyễn Hồng Yến MA 3 Hồ Hạ Mai Trâm MA 3 Huỳnh Thị Tuyết Nhung MA 3 3

I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG: 1. Sự kiện (event) là gì? Sự kiện bao gồm tất cả những gì có tính chất điểm tụ - thu hút số đông - nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ. Vietsmile.com.vn 2. Rủi ro là gì? Rủi ro là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự vật, sự việc có thể là tích cực hoặc tiêu cực. (ISO 31000) 3. Rủi ro trong sự kiện: Rủi trong trong sự kiện là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự kiện có thể là tích cực hoặc tiêu cực. 4. Quản trị rủi ro là gì? Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực thời lực, vật lực, nhân lực để hạn chết ảnh hưởng tiêu cực và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra. 5. Quản trị rủi ro trong sự kiện: Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực: thời lực, vật lực, nhân lực trong giai đoạn ý tưởng, giải đoạn triển khai, giai đoạn diễn ra sự kiện để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra trong một sự kiện nào đó. II. NHẬN DẠNG VÀ PHÂN NHÓM RỦI RO 1. Cách nhận dạng rủi ro: 1.1. Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra: Thông thường trong hoạt động event, sau mỗi event đều có buổi họp tổng kết và rút kinh nghiệm, tuy nhiên nếu các kinh nghiệm này được tổng hợp từ toàn bộ các vị trí trong event thành một hệ thống thông tin thì việc quản trị rủi ro sẽ khoa học hơn nhiều so với việc chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân. Các nội dung chính cần được điều tra và tổng hợp có thể kể đến như: Những event nào có tính chất tương tự mà công ty đã từng thực hiện trong quá khứ? Những rủi ro nào đã từng xảy ra trong những event đó? Thiệt hại do các rủi ro này gây ra? Tần suất xuất hiện của từng loại rủi ro? Cách khắc phục (tài trợ rủi ro) mà công ty đã áp dụng? Các biện pháp phòng ngừa? Kết quả của các hoạt động phòng ngừa hay khắc phục này? 4

Những rủi ro chưa xảy ra nhưng có thể xuất hiện? Đánh giá và đề xuất phương án để quản trị rủi ro? 1.2. Phân tích request for proposal và proposal (kế hoạch): Với event mà agency thực hiện theo đặt hàng của client, request for proposal là bản tóm tắt những yêu cầu hay mong muốn của client đối với proposal và cũng là với event mà họ cần thực hiện. Đứng trên góc độ người làm event, việc xem xét và đánh giá chính xác các yêu cầu này sẽ phần nào giúp nhận diện những rủi ro có khả năng xảy ra. Bên cạnh đó, proposal có thể coi là một event hoàn chỉnh được trình bày trên giấy, là cơ sở để triển khai các công việc. Vì thế, xem xét từng chi tiết của proposal để hình dung những gì sẽ thực hiện, từ đó dự đoán những rủi ro có thể gặp phải ở từng hoạt động và phương án quản trị rủi ro cũng là một trong những cách hiệu quả để nhận dạng rủi ro. Ví dụ một event được yêu cầu huy động vài trăm người ở trung trâm Thành phố sẽ có thể gặp rủi ro về mặt xin giấy tờ của chính quyền sở tại Đây là tình huống mà công ty An Tiêm đã gặp phải khi họ được hãng xe gắn máy Kymco đặt hàng làm một loạt các roadshow cho dòng xe máy mới của hãng tại các thành phố lớn trong cả nước vào khoảng năm 2006 và 2007. Tuy nhiên do đã dự tính trước, công ty An Tiêm đã nhanh chóng chuyển hình thức roadshow bình thường thành một hoạt động hưởng ứng Tuần Lễ An Toàn Giao Thông, nhờ đó giải quyết được vấn đề giấy ghép. Đối với các proposal mà agency đem đi đấu thầu, thông thường proposal đó sẽ được thuyết trình trước giám đốc sáng tạo và các chuyên viên khác trong công ty và nhận phản biện trong nội bộ để hoàn thiện trước khi đem trình bày cho khách hàng, đối tác. 1.3. Phân tích timeline (checklist): Trong các yếu tố rủi ro thì thời gian là yếu tố thường gặp nhất nhưng cũng là yếu tố thách thức nhất do con người bị động trước thời gian. Việc lập một timeline/checklist rõ ràng và chi tiết dĩ nhiên sẽ giúp hạn chế rủi ro, tuy nhiên đây không phải một công việc đơn giản. Nhiều timeline được lập ra với các điều kiện quá lý tưởng mà không cân nhắc đến tính khả thi của dự án. Mỗi một công việc được đưa ra để hoàn thành đúng tiến độ cần kết hợp cân bằng ba yếu tố: khối lượng công việc, nguồn lực hiện tại, yêu cầu về thời gian của khách hàng, nếu nhận thấy tồn tại sự mất cân bằng thì phải lập tức xem xét và điều chỉnh. Phân tích timeline cũng tương tự phân tích proposal nhưng chỉ tập trung vào các rủi ro về mặt thời gian. Ví dụ như buổi diễn ra mắt album Acous 84 của ca sỹ Hà Anh Tuấn tại Hà Nội vào đầu tháng 10 năm 2010 đã phải dời thời gian setup sân khấu do trời mưa. Nếu việc này không được dự đoán trước để backup thêm thời gian thì rất có thể buổi diễn sẽ không thực hiện được. 5

1.4. Phương pháp lưu đồ: Phân tích qui trình thực hiện 1 event, tiến hành liệt kê các rủi ro trong từng nhóm công việc theo những tiêu chí riêng biệt cho từng giai đoạn. Qui trình thực hiện 1 event: Tổng kết kết quả, tài chính, báo cáo Trả đề đạc thuê mua Họp rút kinh nghiệm Tổng kết, đánh giá Tổ chức thực hiện Tổ chức sự kiện và kiểm soát thực hiện Giải quyết các vấn đề phát sinh Dọn dẹp địa điểm Thuyết trình kế hoạch Thuyết trình kế hoạch Tổng kết kết quả, tài chính, báo cáo Trả đề đạc thuê mua Họp rút kinh nghiệm Tổng kết, đánh giá Tổ chức thực hiện Tổ chức sự kiện và kiểm soát thực hiện Giải quyết các vấn đề phát sinh Dọn dẹp địa điểm Thuyết trình kế hoạch Thuyết trình kế hoạch 6

1.5. Thanh tra hiện trường/nghiên cứu tại chỗ: Nếu như các cách thức nhận dạng rủi ro ở trên còn khá trừu tượng và cần nhiều kinh nghiệm trong nghề để dự báo rủi ro thì việc khảo sát địa điểm tổ chức và sau đó là theo dõi địa điểm này trong quá trình setup sẽ là một cách đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Ví dụ như một cổng chào tại một event được dựng quá cao chạm dây điện sẽ có khả năng gây nguy hiểm và bị công an phường can thiệp. Việc thanh tra hiện trường (địa điểm tổ chức event và các khu vực có liên quan) và trực tiếp quan sát, theo dõi việc triển khai các hoạt động của event sẽ là căn cứ xác đáng để phân tích, đánh giá và nhận dạng rủi ro. 2. Phân nhóm các rủi ro 2. 1. Rủi ro do môi trƣờng thiên nhiên: Rủi ro do môi trường thiên nhiên có thể hiểu là các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến event có thể bất ngờ thành công hoặc thất bại, thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự. Tất cả các event đều chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết, tuy nhiên các event ngoài trời sẽ chịu nhiều ảnh hưởng nhất. 2. 2. Rủi ro môi trƣờng văn hóa Rủi ro do môi trường văn hóa xuất phát từ sự không phù hợp giữa nội dung và văn hóa của nơi tổ chức hoặc người tham dự, gây ảnh hưởng ở mặt thực hiện mục đích truyền tải của event gây phản tác dụng hoặc giảm hiệu quả truyền tải, ảnh hưởng đến hình ảnh của khách hàng. Trong các loại event thì những event mang nhiều yếu tố văn hóa, nghệ thuật như biểu diễn ca nhạc, triển lãm tranh ảnh, v.v là những event cần đặc biệt lưu ý loại rủi ro này. 2. 3. Rủi ro do môi trƣờng chính trị Rủi ro do môi trường chính trị là sự ảnh hưởng của môi trường chính trị đến bối cảnh của sự kiện sẽ tổ chức, ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện, từ khâu nội dung đến khâu tổ chức. Tóm lại, nội dung và hình thức của tất cả các event đều có thể bị chi phối bởi các yếu tố chính trị. Một ví dụ làm rõ cho vấn đề này là roadshow cho game Đặc Nhiệm Anh Hùng của FPT vào năm 2008 đã gặp nhiều chỉ trích khi các promotion boy và promotion girl của game mặc những bộ đồ rằn ri, ngồi trên các xe jeep và chĩa súng vào người dân khiến họ có cảm giác như đang quay lại thời Mỹ Ngụy. 2. 4. Rủi ro do môi trƣờng luật pháp. Không chỉ event mà bất cứ hoạt động kinh tế, văn hóa, nghệ thuật nào cũng chịu sự ràng buộc của pháp luật. Tương tự như yếu tố chính trị, yếu tố luật pháp cũng ảnh 7

hưởng đến nội dung và khâu tổ chức. Pháp luật Việt Nam cấm tụ tập đông người tại các khu vực, địa điểm công cộng Đây có thể coi là một cái khó chung cho các event meeting, diễu hành hay roadshow. 2.5. Phân loại theo đối tƣợng rủi ro: a. Rủi ro về tài sản: Rủi ro về tài sản là các ảnh hưởng tiêu cực đến tài sản dùng cho tổ chức sự kiện như các sản phẩm dùng trong event, tài sản của công ty, khách hàng, ảnh hưởng đến quy mô, hình thức của Event, thậm chí ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của công ty. Tất cả các event không kể qui mô, hình thức đều phải đối mặt với rủi ro này. b. Rủi ro về nhân lực: Đây là rủi ro xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức event, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của event bởi vì từng khâu trong event đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người, do đó, mọi khâu trong Event đều có thể bị ảnh hưởng bởi nhân sự đang đảm trách. c. Rủi ro về trách nhiệm pháp lý Đây là rủi ro đến từ các ràng buộc pháp lý liên quan đến trách nhiệm của đơn vị tổ chức sự kiện đối với khách hàng và đối với luật pháp, ảnh hưởng đến sự tồn tại của đơn vị tổ chức sự kiện. Vì thế đây được coi là một loại rủi ro có tần suất xuất hiện thấp nhưng thiệt hại cao. III. NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP 3. Con ngƣời: Là chủ thể của event, là yếu tố quan trọng nhất. a. Nhân sự tổ chức (nội bộ): Rủi ro này xảy ra chủ yếu do năng lực của nhân sự không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc do thiếu trách nhệm trong công việc, làm việc qua loa, cẩu thả thì chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót, và rủi ro sẽ ấp đến. Ngoài ra, sự thiếu hụt nhân sự cũng là một nguyên nhân, khi đó, các nhân sự còn lại sẽ phải tải một khối lượng công việc lớn, cũng sẽ dễ dẫn đến quá tải, dễ gây sai sót và rủi ro cũng lại ập đến. b. Khách hàng Rủi ro này thường xảy ra khi khách hàng can thiệp vào khâu tổ chức, thay đổi kịch bản một toa tàu không thể có 2 đầu tàu chạy về hai hướng, chính vì thế, can thiệp đột xuất của khách hàng rất dễ gây nên rủi ro. Ngoài ra, việc không hiểu được khách hàng muốn gì, sẽ dẫn đến rủi ro là không đáp ứng được mong đợi của khách hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và sự tồn tại của công ty. Cũng liên quan đến hợp đồng, việc khách hàng không đáp ứng đúng các cam kết, không hỗ trợ hay thanh toán đúng như đã giao kèo từ trước, cũng gây cho bao công ty Event phải điêu đứng. 8

c. Ngƣời tham dự Đây là nhân vật chính trong tất cả các event, rủi ro đầu tiên là không có người tham dự, coi như event bể. Hoặc người tham dự nhưng không hưởng ứng, không hợp tác, hoặc có hành vi không kiểm soát được: chen lấn, xô đẩy, ẩu đả cũng sẽ làm cho event của chúng ta sụp đổ. 1.2. Thời gian a. Phân bổ thời gian: Phân bổ thời gian không hợp lý, thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc uớc lượng thời gian không phù hợp cho từng khâu trong quá trình tổ chức. b. Thời gian không đáp ứng đƣợc mục đích của sự kiện: Đôi khi, có những ý tưởng quá lớn, mà thời gian quá ngắn để tổ chức: dẫn đến khó đạt được mục đích, rủi ro là điều rất dễ mắc phải. Hoặc thời gian quá dài cho một chương trình, vừa gây lãng phí, lại vừa gây mất tập trung cho người tổ chức. c. Thời điểm tổ chức: Thời điểm tổ chức không phù hợp với mục đích Event. Những thời điểm nhạy cảm về chính trị, về thời tiết, event ngoài trời mà tổ chức mùa mưa thì vô cùng nguy hiểm. Hoặc khi các nhân vật quan trọng qua đời, quốc tang, thì các event cũng rất dễ bị dời ngày tổ chức. 1.3 Các nguồn lực khác: a. Nhà cung cấp (supplier): Rủi ro này xảy đến khi chất lượng sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc nhà cung cấp không rõ ràng và uy tín trong quá trình làm việc. Nhưng cho dù đó là nhà cung cấp tốt, uy tín, nhưng nếu bạn không tìm được họ, rủi ro cũng sẽ đến, đó là tính hiện diện của các nhà cung cấp: vào thời điểm nóng, có thể sẽ không kiếm được nhà cung cấp phù hợp có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn. Cũng như rủi ro với khách hàng, soạn thảo và kí kết các bảng hợp đồng không rõ rang cũng là nguyên nhân gây rủi ro. b. Điều kiện cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất: Rủi ro này dẫn đến việc triển khai event, có những ý tưởng phức tạp, hoành tráng, đòi hỏi cơ sở hạ tầng, vật chất hiện đại, máy móc kỹ thuật cao. c. Khả năng tài chính Rủi ro này cũng có thể coi là hệ quả của các rủi ro khác, như không có người tham dự, công ty không hoàn đủ vốn thì sẽ lỗ, có công ty còn phá sản. Nhưng cũng có thể xem là căn nguyên của những nguyên nhân khác, không đủ chi phí thuê mướn nhân công, dẫn đến thiếu hụt nhân sự chi phí là một vấn đề rất quan trọng trong bất kỳ event nào. 9

2. Giải pháp: 2.1 Về con ngƣời: a. Nhân sự tổ chức Giao việc cho những cá nhân đủ khả năng: chọn mặt gởi vàng. Tiến hành đào tạo nhân sự: hiểu rõ các khâu của Event, để giúp tạo một kế hoạch phù hợp và nhanh chóng xử trí khi có rủi ro xảy ra. Cần có các biện pháp kiểm soát chất lượng công việc phù hợp, ví dụ như báo cáo hàng ngày, hoặc chia nhỏ các cấp quản lý, kiểm soát chéo để đảm bảo chất lượng. b. Khách hàng Luôn rõ ràng trong giao tiếp và có những cam kết cần thiết nhằm đảm bảo thuận lợi cho công tác tổ chức, như khách hàng không được can thiệp khi event đã diễn ra, phải cung cấp đủ sản phẩm để giới thiệu đến người tham dự c. Ngƣời tham dự. - Cần phải hiểu người tham dự: điều tra, nghiên cứu từ quá trình lên ý tƣởng cho tới khi triển khai: thu hút từ nội dung đến hình thức là 1 cách đảm bảo sự tương tác và số lượng tham gia của người tham dự, và đảm bảo mục đích truyền tải được mục đích của khách hàng đến người tiêu dùng. Đồng thời, khi đã có ý tưởng tốt và phù hợp thì vẫn phải có các biện pháp kiểm soát quá trình tham dự cũng như đảm bảo an toàn cho người tham dự. 2.2. Về thời gian: Tiến hành một kế hoạch tốt và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch đó. Để có được kế hoạch này, ta cần: Hiểu rõ được toàn bộ nội dung công việc, các khâu cần thiết để tổ chức Event: khâu lên ý tưởng, triển khai, chạy thử, tổ chức và hậu event. Các phương pháp có thể dùng như brainstorming, sử dụng các checklist đã có và bổ sung các hạng mục cần thiết. Xác định được thứ tự ưu tiên các công việc, các hạng mục cần triển khai. Tuyệt đối không chủ quan: Luôn có thời gian và phương án dự phòng. Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đặt ra để đảm bảo tiến độ công việc. Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức. 2.3. Về nhà cung cấp: Hãy trả tiền để mua về các giải pháp, hãy lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đã làm việc quen và hiểu ý chúng ta, như vậy sẽ rất dễ dàng để làm việc. Tuy nhiên, trong Event, không có thứ gì là tuyệt đối 100%, cho dù là người quen thì luôn phải rõ ràng trong giao tiếp và các cam kết, sử dụng các ràng buộc bằng luật pháp, hợp đồng luôn phải hợp pháp và rõ rang. Luôn luôn ghi nhớ, không được giao phó toàn toàn sinh mệnh của event vào tay các đối tác. 10

2.4. Về điều kiện hạ tầng, khả năng tài chính: Cần có các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm về mảng tài chính. Kiểm soát tài chính, nguồn lực của công ty. Để giảm thiểu khả năng chênh lệch giữa ý tưởng và thực tế, cần đầu tư cho công tác processing ý tưởng (đánh giá và triển khai ý tưởng), đây là khâu rất quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp lý với điều kiện chung và với khả năng tài chính của công ty. IV. CASE STUDY CASE STUDY: SUPERSHOW 3 TẠI VIỆT NAM Tình huống 1: Vào tháng 5, gần thời điểm bầu cử, các chƣơng trình tập trung đông ngƣời bị cấm tổ chức ở TP.HCM. Cách thức xử lý rủi ro: Dời địa điểm tổ chức về tỉnh Bình Dương (sân vận động Gò Đậu, thị xã Thủ Dầu Một), một tỉnh giáp ranh với TP.HCM và có tuyến đường giao thông thuận lợi. Sân vận động Gò Đậu do công ty Becamex Bình Dương quản lý, là 1 SVĐ hiện đại hơn, có hệ thống bãi giữ xe và không gian xung quanh rộng rãi, thuận lợi cho việc tập trung và xếp hàng của Fan lên đến hơn 20.000 người. 11

Sơ đồ sân khấu Supershow 3 tại SVĐ Gò Đậu Tình huống 2: Địa điểm tổ chức chƣơng trình cách xa trung tâm TP.HCM 30km, gây khó khăn cho việc vận chuyển thiết bị, nhân lực và gây khó khăn cho việc tham dự chƣơng trình của Fan (chủ yếu thuộc độ tuổi 13-15). Cách thức xử lý rủi ro: Thành lập 1 team Transport (chủ yếu là sinh viên làm part-time, không qua training) phụ trách việc thuê mướn và bố trí phương tiện di chuyển cho nhóm nhân viên người Malaysia và Hàn Quốc từ TP.HCM đi Bình Dương. Bố trí 49 chiếc xe Bus 45 chỗ và bán vé với giá hỗ trợ để chở Fan từ TP.HCM xuống Bình Dương vào ngày diễn ra chương trình. Nhận xét: Nên có sự chuẩn bị kỹ hơn về kế hoạch transport trong thời gian diễn ra Event. Đồng thời phải training cho nhóm Transporter cẩn thận hơn để tránh trường hợp các bạn mất 1-2 ngày đầu để làm quen với công việc, dẫn đến rất nhiều vấn đề phát sinh không giải quyết được trong những ngày đầu tiên. 12

Nên làm việc trước với các FanClub về việc hỗ trợ phương tiện di chuyển. Vì trước khi công ty công bố việc sẽ hỗ trợ xe Bus thì các FanClub đã tự thuê xe cho việc di chuyển vào ngày diễn ra show. Do đó, có rất nhiều xe dư ra vì lượng Fan sử dụng phương tiện này là rất ít, đa số các bạn đã đi cùng với Fan Club. Bảng phân công chi tiết trong 1 ngày của team Transport Tình huống 3: Do địa điểm tổ chức chƣơng trình cách xa trung tâm TP.HCM 30km, và số lƣợng Fan không lồ luôn theo sát, cần có phƣơng án bảo vệ cho việc di chuyển xuống sân vận động của nhóm Ca sĩ 12 ngƣời. Cách xử lý rủi ro: 11 3 Korean Bodyguard Artists Artists Local Bodyguard 11 3 Hướng di chuyển của đoàn xe Nhận xét: 13

Việc huy động sự hỗ trợ từ phía cảnh sát 113, theo nhóm đánh giá là không thật sự hiệu quả. Có thể thay thế bằng phương án sử dụng các đội motor mở đường hoặc motor hộ tống của các Hội Motor Xe máy. Tình huống 4: Cũng nhƣ nhiều show diễn khác tại Việt Nam, Supershow 3 cần phải ngăn chặn tình trạng bán vé chợ đen hoặc làm giả vé. Cách xử lý rủi ro: Tổ chức bán vé trước khi chương trình diễn ra 1 tháng, tuy nhiên: o Mỗi người mua vé phải kèm theo CMND của mình và của người muốn mua giúp, mỗi người chỉ được mua tối đa 4 vé. o Sau khi mua, người mua sẽ nhận được 1 hóa đơn xác nhận việc mua vé, vé chỉ được giao trước khi chương trình bắt đầu 1 tuần, được giữ bí mật về kiểu dáng và thiết kế. o Vé được thiết kế bằng chất liệu thẻ cứng, theo những yêu cầu rất gắt gao từ phía đơn vị hỗ trợ tổ chức (công ty Marctensia Malaysia), rất khó để làm giả. o Một số lượng lớn vé được bán Online cho Fan quốc tế. Nhận xét: Phương pháp này đã phòng chống đáng kể việc làm giả vé và bán vé chợ đen. Tuy nhiên, có một số vấn đề sau đây vẫn xảy ra: o Cách thức mua vé phức tạp khiến nhiều Fan nhầm lẫn và phải đi về rất nhiều lần để hoàn tất thủ tục mua vé. o Fan quốc tế không thể mua vé Online vì các ngân hàng tại Việt Nam từ chối nhận thanh toán (do có những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc giữa đơn vị tổ chức và các ngân hàng). o Việc quản lý thiếu chặt chẽ trong ngày diễn ra show khiến một số người đã làm giả thẻ đeo của Ban tổ chức để bán lại cho Fan vào sân với giá rất rẻ. 14

Điểm bán vé Supershow 3 tại Việt Nam Vé tham dự Supershow 3 tại Việt Nam 15

CASE STUDY 2 CHƢƠNG TRÌNH KHÁM PHÁ SỰ NĂNG ĐỘNG 2010 1. Bối cảnh o Chương trình mang tên Dấn thân khai phá tiềm năng. o Thời gian: tối ngày 10 tháng 10 năm 2010. o Số lượng sinh viên: 1000 người. o Mục đích: trang bị cho các bạn những hành trang đầu tiên để bước đi vững vàng trên con đường Đại Học. 2. Các rủi ro xảy ra a. Thời gian: o Được tổ chức vào tháng 10, dẫn đến tình trạng nguy hiểm là trường có thể lấy lại phòng bất cứ lúc nào. Phương án dự phòng: chuẩn bị tinh thần để có thể phải thuê hội trường bên ngoài để tổ chức. 16

o Thời gian chuẩn bị cho việc triển khai Event không đủ, mãi đến tận tháng 9 thì nội dung vẫn chưa hoàn thiện, dẫn đến các thiết kế, clip phải đến phút cuối mới hoàn thành và phải hủy một phần triển lãm trong chương trình. o Thời điểm tổ chức: tháng 10, trời liên tục mưa vào các buổi tối. o Ngày chương trình diễn ra, mưa vô cùng lớn, dẫn đến sinh viên đến rất trễ và chỉ có khoảng 600/1200 bạn tham dự chương trình: ảnh hưởng đến thời gian tổ chức và quyền lợi của nhà tài trợ. o Do bắt đầu trễ nên phải cắt nhiều mục trong chương trịnh, dẫn đến sinh viên chưa được thỏa mãn lúc ra về. b. Con ngƣời o Về cá nhân tổ chức: set project team không phù hợp, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao, và đã bị gãy giữa chừng, dẫn đến bị trễ nội dung rất nhiều. o Với phương án 1000 ly đậu tặng sinh viên, không đủ nhân lực để có thể thực hiện. Dẫn đến phải huy động thêm nhiều các bạn sinh viên khác không phải ban tổ chức để hỗ trợ. o Sự phối hợp giữa các báo cáo viên vẫn chưa được ăn ý, chưa có sự thống nhất về nội dung chia sẻ, chưa có sự cộng hưởng và các bcv chưa bám sát nội dung ban đầu. Lý do: các BCV chưa thực sự hiểu về ndct, do còn vài điểm chưa rõ ràng, và chưa có sự thống nhất về quan niệm giữa các BCV cần clear rõ NDCT với BCV và có các buổi hẹn để tất cả các BCV có thể trao đổi trước với nhau. o Sinh viên tham dự: có thể nói đây là một hiệu quả của truyền thông, tuyên truyền, một phần thông điệp đã đánh trúng vào insight của các bạn sinh viên, và công tác tiếp cận tốt đã giúp đảm bảo được số lượng người để chương trình có thể tổ chức. d. Về các nguồn lực khác o Về cơ sở hạ tầng: không có chỗ gởi xe chính thức, dẫn đến tình huống phải lobby nhà xe nếu không sẽ bị khóa khu giữ xe. o Nhà tài trợ: vấn đề deal với nhà tài trợ sau khi không đáp ứng đủ số lượng sv như cam kết. 17