HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG E-LEARNING Version 1.2 Công Ty TNHH Uratek Email: support@uratek.vn Website: www.uratek.vn TP.HCM, 11/2017
MỤC LỤC I. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG HỆ THỐNG... 1 II. NGƯỜI DÙNG VÀ PHÂN QUYỀN... 1 2.1 Admin... 1 2.2 Sub Admin... 1 2.3 Teacher... 1 2.4 Học viên... 2 III. Thao tác dữ liệu... 3 3.1 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa lớp học... 3 3.2 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa môn học... 5 3.3 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa học viên... 8 3.4 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa ngân hàng câu hỏi... 10 3.5 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa đề thi... 11 3.6 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa Sub Admin hoặc giáo viên... 13 3.7 Bài giảng điện tử... 14 3.8 Bài tập online... 15 3.9 Hội thảo... 20 3.10 Xem kết quả và chấm thi... 23 3.11 Một số chức năng khác... 25
HỆ THỐNG E LEARNING I. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG HỆ THỐNG Giải pháp được cài đặt trên nền tảng điện toán đám mây, người dùng không cần phải cài đặt bất cứ phần mềm nào mà chỉ dùng trình duyệt để truy cập hệ thống và bộ gõ tiếng Việt nếu cần. Do đó người dùng có thể sử dụng giải pháp trên PC, máy tính bảng, thậm chí điện thoại thông minh. Tuy nhiên khuyến cáo điện thoại nên dùng màn hình lớn (tối thiểu 5 inch) để có thể thấy hết thông tin. Yêu cầu trình duyệt: Nên sử dụng trình duyệt mới nhất hỗ trợ HTML5 Video và Audio Chrome: 3.0 + Firefox: 21.0+ IE: 9.0+ Safari: 3.1+ II. NGƯỜI DÙNG VÀ PHÂN QUYỀN Hệ thống có 4 loại người dùng (User) với phân quyền khác nhau: 2.1 Admin Đây là người dùng quản trị hệ thống có quyền cao nhất bao gồm thêm, xóa, sửa tất cả các loại thông tin và tạo những tài khoản người dùng khác. 2.2 Sub Admin Đây là người dùng quản trị hệ thống có có tất cả các quyền của Admin trừ 2 quyền sau: Xóa các thông tin (admin có thể tùy chỉnh) Tạo Admin hoặc sub-admin khác 2.3 Teacher Đây là người dùng giáo viên. Giáo viên có hai vai trò: 1
Nếu giáo viên thuộc một bộ môn thì có quyền xem và thao tác trên các thông tin liên quan đến môn học thuộc chuyên môn. Nếu là giáo viên chủ nhiệm của một lớp thì có thêm quyền chỉnh sửa thông tin học viên thuộc lớp mình quản lý. 2.4 Học viên Đây là người dùng học viên thuộc một lớp học nào đó. Học viên có thể xem bài giảng, làm bài thi thuộc môn học liên quan đến lớp mình. Học viên có thể tham gia trao đổi với các thành viên khác thuộc lớp mình, trao đổi với thầy giáo hoặc admin của hệ thống. Quyền Admin Sub Admin Teacher Học viên Tạo mới, chỉnh sửa lớp học x x Xóa lớp học x Tạo mới môn học x x Chỉnh sửa môn học x x x Xóa môn học x Tạo mới học viên x x Chỉnh sửa học viên x x x (lớp phụ trách) Xóa học viên Thông báo cho Lớp / Học viên Thêm mới, chỉnh sửa câu hỏi Xóa câu hỏi Tạo mới, chỉnh sửa bài trắc nghiệm Xóa bài trắc nghiệm x x x x (lớp liên quan) x x x (bộ môn liên quan) x x x x x 2
Làm bài trắc nghiệm x x x x Thông báo đến Sub Admin x Thông báo đến Teacher x x Xem / Chỉnh sửa thông báo x x Xóa thông báo Chỉnh sửa kho bài giảng, âm thanh, video x x x x (môn liên quan) Xem kết quả thi x x x (môn liên quan) x (bài thi của mình) Chấm bài thi tự luận x x x (môn liên quan) Xóa kết quả x Tham gia chat room x x x x Tham gia diễn đàn x x x x Liên lạc admin x x x Thêm mới/ sửa / xóa Sub Admin Thêm mới / sửa / xóa Teacher x x x III. Thao tác dữ liệu 3.1 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa lớp học Bước 1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin / Sub Admin Bước 2: Chọn top menu Thiết Lập > Lớp Học 3
Bước 3: Để thêm mới lớp học Tại hàng cuối cùng nhập tên lớp vào ô tên lớp (nhóm), nhập số 0 vào ô số ngày dùng và nhấn vào button thêm mới. Bước 4: Để chỉnh sửa lớp học Tại hàng muốn chỉnh sửa, nhập trực tiếp các giá trị vào các text box và nhấn enter. Hoặc nhấn vào biểu tượng edit để chỉnh sửa chi tiếp lớp học. Phần chỉnh sửa chi tiết có thể thay đổi tên lớp học hoặc giáo viên chủ nhiệm của lớp. 4
Bước 5: Để xóa một lớp học Tại hàng muốn xóa nhấn vào biểu tượng Bước 6: Để thiết lập cho phép truy cập bài giảng điện tử môn học cho lớp học Tại hàng muốn thiết lập, nhấn vào biểu tượng 3.2 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa môn học Bước 1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin / Sub Admin Bước 2: Chọn top menu Thiết Lập > Môn Học 5
Bước 3: Để thêm môn học Tại hàng cuối cùng nhập vào ô Tên môn học và nhấn vào button Thêm mới Bước 4: Để xóa môn học Tại hàng Môn học muốn xóa, nhấn vào icon xóa. Bước 5: Để thiết lập giáo viên liên quan Tại hàng Môn học muốn thiết lập giáo viên bộ môn nhấn vào icon giáo viên. Bước 6: Để thiết lập bài giảng điện tử cho môn học 6
Tại hàng Môn học, nhấn vào biểu tượng thư mục để mở chương trình thao tác file/thư mục trên server. Lựa chọn đường dẫn thư mục trên server chứa đựng tất cả bài giảng thuộc bộ môn này. Bước 7: Để thiết lập file âm thanh cho môn học Tại hàng Môn học, nhấn vào biểu tượng âm thanh để mở chương trình thao tác file/thư mục trên server. Lựa chọn đường dẫn thư mục trên server chứa đựng tất cả file âm thanh thuộc bộ môn này. Lưu ý: đường dẫn thư mục âm thanh sẽ khác với đường dẫn các tài liệu khác (bài giảng, videos, ) Bước 8: Để thiết lập video bài giảng cho môn học Tại hàng Môn học, nhấn vào biểu tượng video để thêm xóa sửa các video thuộc bộ môn này. Lưu ý: Vì các video cần thông tin chi tiết hơn và là tài liệu quan trọng nên hệ thống không cho phép truy cập toàn bộ các file video mà chỉ cho phép định nghĩa từng video thuộc bộ môn này. Hệ thống chấp nhận 2 loại video: Video được upload lên Youtube và video được lưu trên server hệ thống. 7
Youtube Video: Để tiết kiệm băng thông, hầu hết các version chỉ chấp nhận đăng video lên Youtube. Bạn có thể bảo mật video ở chế độ Unlisted để không cho video của mình hiển thị trên Youtube khi user tìm kiếm. Tuy nhiên nếu user có Youtube URL thì có thể xem lại mà không cần login vào hệ thống. Khi thiết lập Youtube URL bạn nên chọn URL ở chế độ Embed (nhúng) của Youtube để video được hiển thị nhúng trong hệ thống E-Learning này. Stream Video: Loại video này được lưu trên hệ thống, được xem trực tiếp trong hệ thống E-Learning và chống tải về. Loại video này được bảo mật tốt hơn nhưng chiếm nhiều băng thông của hệ thống. Do đó chỉ những thỏa thuận hợp đồng đặc biệt mới được kích hoạt. 3.3 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa học viên Bước1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin / Sub Admin Bước 2: Chọn top menu Học Viên>Thêm mới nếu muốn thêm mới học viên. Điền các thông tin cá nhân và lớp học của học viên mới. Mục Bãi bỏ nhận tin hiện chưa được sử dụng nhưng sẽ được dùng khi có yêu cầu cụ thể (ví dụ cấm user login vào hệ thống). Bước 3: Chọn top menu Học viên > Danh Sách Học Viên để tìm kiếm, liệt kê danh sách học viên. Quyền quản trị có thể thêm, xóa, sửa học viên. Quyền quản trị có 8
thể nhắn tin cho cá nhân, lớp học hay tất cả. Tại mục này người quản trị có thể upload hàng loạt học viên thuộc một lớp nào đó. Tại đây bạn có thể gởi thông báo cho cả lớp hoặc cho từng cá nhân. 9
3.4 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa ngân hàng câu hỏi Bước 1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin / Sub Admin Bước 2: Chọn top menu Ngân hàng câu hỏi>thêm mới nếu muốn thêm mới câu hỏi. Có 6 dạng câu hỏi: Một lựa chọn đúng Nhiều lựa chọn đúng Kết nối cột Điền một từ hoặc một cụm từ vào một ô trống Điền vào nhiều ô trống Tự luận Mỗi câu hỏi có ba mức độ: Dễ, Vừa và Khó Mỗi câu hỏi đều có thể upload hình ảnh để dùng làm nội dung trong câu hỏi. Mỗi câu hỏi sẽ có phần âm thanh (cho loại câu hỏi nghe), nếu điền vào thì sẽ được hiển thị khi chỉnh sửa hoặc thi. Bước 3: Chọn top menu Ngân hàng câu hỏi > Danh sách câu hỏi để tìm kiếm, chỉnh sửa, xóa 10
Tại mục này có thể upload hàng loạt câu hỏi: kéo chuột tới cuối trang màn hình, bạn sẽ thấy như hình dưới đây: Lưu ý: khi upload hàng loạt câu hỏi thì bạn không thể mô tả hình ảnh, âm thanh của câu hỏi, chỉ có thể mô tả dạng text. Sau khi upload hàng loạt câu hỏi xong, bạn vào từng câu hỏi để chỉnh sửa hình ảnh, âm thanh. 3.5 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa đề thi Bước 1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin / Sub Admin / Teacher Quyền Sub Admin không thể xóa đề thi 11
Quyền Teacher chỉ có thể tạo đề thi cho môn học liên quan Bước 2: Chọn top menu Bài trắc nghiệm > Thêm mới nếu muốn tạo mới bài trắc nghiệm Tại đây bạn phải điền các thông tin như: Tên bài trắc nghiệm Mô tả Ngày giờ bắt đầu (chỉ được làm sau thời điểm này) Ngày giờ kết thúc (chỉ được làm trước thời điểm này) Tổng thời gian làm bài (tính bằng phút) Số lần làm bài tối đa (khi thi thật thì số lần làm bài là 1, nếu thi thử thì tùy ý: 1 hoặc nhiều) Phần trăm đạt được tối thiểu để đậu (thông thường là 50%) Điểm nếu đúng cho một câu hỏi ( thường là 1 điểm) Điểm nếu sai cho một câu hỏi (thường là 0 điểm) Địa chỉ IP cho phép làm bài: đây là mục bảo mật, chỉ nên dùng trong trường hợp thi thật trong mạng LAN. Các trường hợp khác nên để trống. Có cho phép xem câu trả lời đúng khi nộp bài không: Nếu có thì học viên được phép xem kết quả và câu trả lời đúng của tất cả câu hỏi khi làm bài xong Nếu không thì học viên chỉ được phép xem kết quả đậu rớt mà không xem được câu trả lời đúng của tất cả các câu hỏi. 12
Lớp hoặc nhóm được phép làm bài thi này Cách thức thêm câu hỏi vào bài trắc nghiệm: Tự Động: bạn sẽ phải mô tả môn học, số lượng câu hỏi của từng mức độ (dễ, vừa, khó). Hệ thống sẽ sinh ra đề thì tự động và ngẫu nhiên cho từng thí sinh. Mỗi thí sinh là một đề thi khác nhau. Thủ Công: Bạn phải lựa chọn câu hỏi trong ngân hàng câu hỏi để thêm vào. Bước 3: Chọn top menu Bài trắc nghiệm > Danh sách bài trắc nghiệm nếu muốn chỉnh sửa / xóa bài trắc nghiệm Lưu ý: Chỉ quyền Admin được quyền xóa bài trắc nghiệm Các thông tin chỉnh sửa bài trắc nghiệm tương tự như khi bạo thêm mới. Bạn có thể cập nhật ngày giờ, số lần làm bài, thêm, xóa, đổi thứ tự câu hỏi, số điểm tối thiểm đậu,. 3.6 Tạo mới / chỉnh sửa / xóa Sub Admin hoặc giáo viên Bước 1: Login vào hệ thống bằng quyền Admin Bước 2: Chọn top menu Thiết lập > Thêm mới Sub Admin nếu muốn thêm mới Sub Admin 13
Tương tự như thêm mới học viên, bạn phải điền thông tin cá nhân và lựa chọn nhóm cho phù hợp (Sub Admin hay Teacher). Quyền của Sub Admin cao hơn Teacher dùng để thay mặt Admin quản lý toàn bộ hệ thống trừ 2 quyền: xóa thông tin và tạo mới Sub Admin / Teacher khác. Sub Admin có thể tạo mới, chỉnh sửa thông tin của giáo viên Bước 3: Chọn top menu Thiết lập > Danh sách Sub Admin nếu xem, sửa xóa hoặc thông báo cho Sub Admin / Teacher Tại đây Admin có thể thông báo cho tất cả Sub Admin / giáo viên hoặc cho từng cá nhân. Sub Amin có thể thông báo cho tất cả giáo viên hoặc từng cá nhân. 3.7 Bài giảng điện tử Mục này được dành cho học viên tham gia. Chọn top menu Bài Giảng : 14
Hầu hết các version chỉ hỗ trợ video URL và live stream từ Youtube. Chỉ những thỏa thuận đặc biệt mới kích hoạt tính năng stream video từ server của giải pháp. 3.8 Bài tập online 3.8.1 Tạo/sửa/xóa bài tập online Bước 1: Login bằng quyền admin/sub_admin/teacher, chọn menu Bài tập Bước 2: Chọn Tạo mới nếu muốn tạo mới bài tập. Người tạo bài tập phải mô tả: - Đề bài - Môn học áp dụng - File đính kèm nếu có 15
dụng Bước 3: Chọn Chỉnh sửa nếu muốn thay đổi nội dung đề bài hoặc môn học áp Bước 4: Chọn Xóa nếu muốn đề bài (chỉ admin mới có quyền xóa). sửa 3.8.2 Chuyển bài tập cho lớp (nhóm) Bước 1: Tại menu Bài tập, chọn icon Chỉnh sửa bài tập của dòng bài tập muốn Bước 2: Kéo thanh cuộn đến cuối màn hình. Bước 3: Chọn lớp, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhấn vào button thêm 16
3.8.3 Chỉnh sửa thông tin bài tập cho lớp (nhóm) Bước 1: Tại menu Bài tập, chọn icon Chỉnh sửa bài tập của dòng bài tập muốn sửa Bước 2: Kéo thanh cuộn đến cuối màn hình. Bước 3: Tại hàng dữ liệu lớp (nhóm) đang làm bài tập, chọn lại mốc thời gian của bài tập cho lớp (nhóm) này nếu muốn chỉnh sửa khung thời gian. Khung thời gian chỉnh sửa phải có thời gian kết thúc sau thời điểm hiện tại. Bước 4: Tại hàng dữ liệu của lớp (nhóm) chỉ admin mới có quyền xóa bỏ việc chuyển bài tập này dành cho lớp Bước 5: Tại hàng dữ liệu của lớp (nhóm) có thể xuất bảng tổng hợp các kết quả làm bài của các học viên đã nộp bài. Bước 6: Tại hàng dữ liệu của lớp (nhóm) có thể tải tất cả các file kết quả làm bài tập này của học viên bài 3.8.4 Chấm bài Bước 1: Làm tương tự 3.8.3, tại hàng dữ liệu của lớp (nhóm) chọn biểu tượng chấm Bước 2: Xem bài làm của học viên 17
Bước 3: Tại hàng dữ liệu của học viên muốn chấm, nhấn vào biểu tượng chấm bài. Giáo viên có thể cho điểm, bình luận, upload file sửa bài nếu có và phải nhấn chọn đạt hay không đạt 3.8.5 Học viên làm bài tập Bước 1: Học viên login vào hệ thống, chọn menu Bài tập 18
Bước 2: Ở danh sách Bài tập mới, học viên chọn biểu tượng xem để xem chi tiết bài tập hoặc nộp bài Bước 3: Ở danh sách Bài tập cũ, học viên chọn biểu tượng xem để xem kết quả chấm bài của giáo viên. Bước 4: Sau khi thực hiện bước 2, học viên kéo thanh cuộn xuống cuối trang để xem chi tiết bài tập, nhấn button Phần học viên. Học viên có thể làm bài trực tiếp trên web hoặc nộp file qua hệ thống tùy yêu cầu của giáo viên. 19
3.8.6 Học viên xem kết quả bài tập Bước 1: học viên login vào hệ thống, chọn menu Bài tập Bước 2: học viên chọn biểu tượng xem môn học trong danh sách cũ hoặc mới (nếu giáo viên chấm trước thời hạn). Bước 3: học viên kéo thanh cuộn xuống dưới, nhấn chọn button Phần giáo viên để xem chi tiết kết quả bài làm 3.9 Hội thảo Khác với livestream, chỉ có một diễn giả và rất đông số lượng người xem, hội thảo chỉ dành cho một nhóm người định trước tham gia học, và thảo luận. Hội thảo có thể online hoặc offline. Với hội thảo offline: thì hệ thống cho phép tạo thông báo hội thảo (nội dung thời gian, địa điểm, phương thức, ) đến một lớp ( nhóm) học viên Với hội thảo online: hệ thống được thiết kế mở cho phép tích hợp với các hệ thống video conference của bên thứ 3, ví dụ như Skype, khi đó học viên có thể tham gia trực tuyến. 3.9.1 Tạo mới, sửa, xóa hội thảo Login bằng quyền admin / sub_admin Chọn menu Trao đổi > Hội thảo 20
Tại danh sách hội thảo, click button Thêm mới để thêm một hội thảo. Người tạo phải cung cấp các thông tin: Tên hội thảo Giáo viên chủ trì Ngày bắt đầu, ngày kết thúc Chi tiết hội thảo (Để chọn lớp (nhóm) tham dự thì xem bước chỉnh sửa hội thảo kế tiếp) Tại danh sách hội thảo, click biểu tượng Chỉnh sửa nếu muốn chỉnh sửa nội dung hội thảo, mời lớp(nhóm) tham dự hoặc giáo viên chủ trì phụ. Admin và sub admin có thể xem hoặc tham dự được tất cả hội thảo. 21
Tại danh sách hội thảo, click biểu tượng Xóa nếu muốn xóa hội thảo (chỉ Admin mới có quyền xóa). 3.9.2 Học viên, giáo viên tham dự hội thảo Login vào hệ thống bằng quyền học viên, giáo viên để tham dự hội thảo nếu đã được mời tham dự hoặc chủ trì. (admin, sub admin toàn quyền xem tất cả các hội thảo) Nếu hội thảo mới có liên qua thì học viên (hoặc chủ trì phụ) sẽ nhận được thông báo của hệ thống khi login vào. Học viên có thể nhấn vào link thông báo hoặc chọn menu Trao đổi> Hội thảo để xem danh sách hội thảo sắp hoặc đang diễn ra có liên quan. Học viên nhấn chọn biểu tượng xem Nếu là hội thảo offline thì học viên có thể xem thông tin chi tiết, nội dung, khung thời gian, chủ trì, v.v. Nếu là hội thảo online: (hệ thống đã tích hợp với nền tảng video conference của bên thứ 3) thì sẽ xuất hiện button Tham gia và học viên chỉ cần nhấn vào để tham dự. 22
3.10 Xem kết quả và chấm thi Mỗi học viên chỉ được xem kết quả của riêng mình Các giáo viên được xem kết quả và chấm thi tự luận của những học viên liên quan bộ môn. Sub Admin có thể xem, chấm thi tự luận của tất cả học viên. Admin co thể xem, chấm thi tự luận, hoặc xóa kết quả thi của tất cả học viên. Bước 1: Chọn top menu Xem Kết Quả Bước 2: Nếu là học viên bạn có thể xem kết quả thi của nhiều lần thi trước đây 23
Bước 3: Nếu là Admin / Sub Admin / Teacher bạn có thể tạo báo cáo kết quả thi của lớp trên nhiều bài thi khác nhau, có thể tìm kiếm kết quả thi dựa trên tiêu đề bài thi hoặc tên học viên. Bước 4: nếu là Admin / Sub Admin / Teacher bạn có thể chấm thi câu hỏi tự luận 24
3.11 Một số chức năng khác 3.11.1 Chỉnh sửa thông tin cá nhân Chọn top menu Tài khoản tôi để chỉnh sửa thông tin cá nhân. Bạn không thể sửa thông tin username dùng để login. 25
3.11.2 Tin tức (news) Hệ thống hỗ trợ đăng các tin vắn (khoản 500 từ) và link tới trang web gốc của tin tức nếu có. Tại màn hình login: hệ thống hiển thị top 3 tin mới nhất và button Xem tất cả Nhấn vào button Xem tất cả để qua trang tin tức hiển thị top 20 trang mới nhất. Để thêm mới, chỉnh sửa tin tức: login vào hệ thống bằng quyền admin / sub_admin Chọn menu Thiết lập > Thiết lập tin tức Tại bảng điều khiển: Chọn Create news để tạo tin vắn khoản 500 từ và link tới bài gốc Chọn Edit để chỉnh sửa tin cũ Chọn Delete để xóa tin cũ Sau khi thao tác, chọn logout để xem lại kết quả các tin vắn đã thêm hoặc chỉnh sửa 26
3.11.3 Phòng trao đổi (chat room) Là nơi trao đổi chung của một lớp (nhóm), các nhóm khác không nhìn thấy nội dung của phòng chat này. Tính năng này có thể được bật tắt dể dàng. Người dùng chỉ có thể tham gia phòng trao đổi khi đã login vào hệ thống. 3.11.4 Diễn Đàn (Forum) Là nơi trao đổi chung của toàn hệ thống. Tất cả các học viên, giáo viên và admin đều có thể tham gia vào và nhìn thấy tất cả các chủ đề. Học viên tham gia như người dùng bình thường. Admin tham gia với vai trò quản lý toàn diễn đàn. Các sub admin và teacher tham gia với vai trò quản lý một chủ để nào đó (được điều phối bởi Admin). Tính năng này có thể được bật tắt dễ dàng. 3.11.5 Lịch sử thông báo Chức năng này chỉ dành cho Amin / Sub Admin Admin / Sub Admin có quyền xem và chỉnh sửa lịch sử thông báo: nội dung thông báo, ngày hết hạn Chỉ Admin có quyền xóa một thông báo 27
3.9.1 Phân Quyền Cho Sub Admin: Trong version 1.2 Admin có thể tùy chỉnh quyền xóa thông tin cho sub admin. Có 9 quyền cơ bản để tùy biến: 1. Quyền xóa học viên 2. Quyền xóa nhóm (lớp) 3. Quyền xóa câu hỏi 4. Quyền xóa bài trắc nghiệm 5. Quyền xóa môn học 6. Quyền xóa bài tập 7. Quyền xóa hội thảo 8. Quyền xóa tin nhắn 9. Quyền xóa bài thi của học viên Login vào tài khoản admin, chọn menu Thiết lập>phân Quyền Chọn hoặc bỏ chọn các quyền trong danh sách trên Nhấn button submit để lưu 28
Hết 29