THÔNG BÁO / ANNOUNCEMENT V/v: Đề cử, ứng cử bổ sung thành viên Ban kiểm soát nhiệm kỳ 2015 2020 của Re: Nomination for the additional member of AAA Inspection Committee for term 2015 2020 Kính gửi: QUÝ CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM AAA Attention: SHAREHOLDERS OF AAA ASSURANCE CORPORATION - Theo Luật Doanh Nghiệp số 68/2014/QH13 được Quốc Hội Việt Nam thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014 đã được sửa đổi vào từng thời điểm; Pursuant to the Law on Enterprises No. 68/2014/QH13 promulgated by the National Assembly of Vietnam on 26 th November 2014 as amended from time to time; - Theo Luật Kinh Doanh Bảo Hiểm số 24/2000/QH10 được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 9 tháng 12 năm 2000, được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 61/2010/QH12 ngày 24 tháng 11 năm 2010 sửa đổi bổ sung Luật Kinh Doanh Bảo Hiểm; Pursuant to the Law on Insurance Business No. 24/2000/QH10 passed by the National Assembly of Vietnam on 9 December 2000 as amended by the Law No. 61/2010/QH12 dated 24 November 2010 on Amendment of the Law on Insurance Business; - Theo Nghị Định số 73/2016/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 01 tháng 07 năm 2016 quy định chi tiết thi hành Luật Kinh Doanh Bảo Hiểm và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật kinh doanh bảo hiểm ( Nghị Định 73 ); Pursuant to Decree 73/2016/NĐ-CP of the Government dated 01 July 2016 providing guidelines for implementation of Law on Insurance Business and amendment ( Decree 73 ); - Theo Điều lệ Công Ty Cổ Phần Bảo Hiểm AAA có hiệu lực vào ngày 15 tháng 6 năm 2016. Pursuant to the Charter of AAA Assurance Corporation dated 15 th June 2016. - Theo Nghị quyết Hội đồng quản trị ngày 08 tháng 6 năm 2018. Pursuant to Board Resolutions dated 08 June 2018. Đại hội đồng cổ đông () thường niên năm 2018 sẽ tiến hành bầu cử bổ sung thành viên BKS nhiệm kỳ 2015 2020 nhằm tiếp tục thực hiện công tác quản trị và kiểm soát hoạt động tại Công ty. The General Meeting of Shareholder 2018 shall conduct the election for the additional member of the IC for the term 2015 2020 in order to continually perform management and inspection in the operation of the Company. I. QUYỀN ỨNG CỬ, ĐỀ CỬ / RIGHT TO NOMINATE CANDIDATES Cổ đông hoặc nhóm cổ đông của nắm giữ ít nhất 10% tổng số cổ phần trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng đến thời điểm hiện tại (sau đây gọi là Cổ đông lớn ) có quyền ứng cử, đề cử người vào BKS nhiệm kỳ 2015 2020 theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Công ty như sau: A shareholder or group of shareholders of AAA Assurance Corporation that hold at least 10% of the total shares for a consecutive period of six months or more till now (hereinafter called Major Shareholder ) is entitled to nominate the candidates for Inspection Committee (IC) term 2015 2020 according to the laws and Company Charter as follows: Mỗi Cổ đông lớn được quyền đề cử một số Thành viên BKS tương đương với kết quả từ việc lấy số phần trăm trong Tỷ lệ phần trăm sở hữu cổ phần của mình chia cho mười, chỉ lấy kết quả số nguyên và không lấy số bên phải dấu phẩy lẻ. Để tránh nhầm lẫn, phân số trong con số Thành viên BKS được bỏ qua trong cách tính này. Each Major Shareholder is entitled to nominate a number of members of IC equivalent to the number of percentage points of their Shareholding percentage divided by ten, taking Page/Trang 1
only the integer result and not any numbers right of the decimal point. For the avoidance of doubt, fractions in the number of IC members are to be disregarded in this calculation. Ví dụ: Cổ đông lớn sở hữu 40,15% tổng số cổ phần, được đề cử tối đa 04 ứng cử viên vào BKS. Example: A Major Shareholder who holds 40.15% of the total shares can nominate up to 04 candidates. Trường hợp số lượng ứng cử viên được cổ đông, nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên cần thiết thì BKS đương nhiệm hoặc các cổ đông lớn có thể đề cử thêm ứng cử viên. Cơ chế, cách thức, quy định đề cử trong trường hợp này phải được công bố rõ ràng và phải được thông qua trước khi tiến hành đề cử. In case of the number of candidates nominated by Shareholders or Substantial Shareholders is lower than the number of necessary candidates, the incumbent Inspection Committee or major shareholders may be nominate additional candidates. The nomination method and regulation must be noticed clearly and must be approved by General Meeting of Shareholder before nominating. II. ĐIỀU KIỆN, TIÊU CHUẨN CỦA THÀNH VIÊN BKS / CONDITIONS, CRITERIA OF IC MEMBER: 1. Tiêu chuẩn chung của thành viên BKS General criteria of Members of IC a. Không thuộc các đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp. Not being banned from enterprise management as prescribed in Clause 2 Article 13 of the Law on Enterprise. b. Không phải là người đã từng bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù nhưng chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù hoặc bị tòa án tước quyền hành nghề theo quy định của pháp luật. Being other than those who have been or are currently prosecuted, sentenced to imprisonment but have not been erased from the criminal records or having the practitioner s right abolished by the Court as prescribed by law. c. Chưa từng là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bảo hiểm đã bị phá sản (trừ trường hợp phá sản vì lý do bất khả kháng), chi nhánh nước ngoài đã bị mất khả năng thanh toán, hoặc là người quản lý điều hành của doanh nghiệp bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài bị thu hồi Giấy phép hoạt động do vi phạm trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Having never been a legal representative of a bankrupted insurance enterprise (except for bankruptcy due to force majeure), or an insolvent foreign branch, nor been a managerial person of an insurance enterprise or a foreign branch of which the operation license has been revoked due to violations of insurance business. d. Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Having full capability of civil acts. e. Trong ba (03) năm liên tục trước thời điểm được bổ nhiệm là người quản trị, điều hành:. Within three (03) consecutive years preceding the appointment to the managerial position: - Không bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm với hình thức bị buộc bãi nhiệm chức danh quản trị, điều hành đã được Bộ Tài chính phê chuẩn hoặc buộc đình chỉ chức danh đã được doanh nghiệp bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài bổ nhiệm; Page/Trang 2
Not being subject to administrative penalties in insurance business in the form of forced resignation of managing or executive position approved by the Ministry of Finance or forced termination of the position appointment by the insurance enterprises or foreign branches; - Không bị xử lý kỷ luật dưới hình thức sa thải do vi phạm quy trình nội bộ về khai thác, giám định, bồi thường, kiểm soát nội bộ, quản lý tài chính và đầu tư, quản lý chương trình tái bảo hiểm trong doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài hoặc quy trình nghiệp vụ môi giới bảo hiểm, kiểm soát nội bộ, quy tắc đạo đức nghề nghiệp trong doanh nghiệp môi giới bảo hiểm; Not being subject to disciplines in the form of dismissal due to violating insurance enterprises or foreign branches internal procedures of underwriting, assessment, compensation, internal control, financial management and investment, management of reinsurance programs, or violating insurance brokerage operation procedures, internal control, moralities and rules of conduct for insurance brokerage enterprises - Tại thời điểm được bổ nhiệm là người quản trị, điều hành doanh nghiệp bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài không trực tiếp liên quan đến vụ án đã bị cơ quan có thẩm quyền khởi tố theo quy định của pháp luật. Not being directly involved in any lawsuit prosecuted by a competent authority in accordance with the law at the time of appointment to the managerial position of an insurance enterprise or foreign branch. f. Có bằng đại học hoặc trên đại học. Possessing a university or postgraduate degrees. 2. Tiêu chuẩn khác đối với thành viên BKS Other conditions of Members of Inspection Committee a. Từ 21 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Being at least of 21 years of ages, having full capability of civil acts. b. Thành viên BKS không được là Thành viên HĐQT, Tổng giám đốc điều hành hoặc người bị pháp luật cấm giữ chức vụ đó. Inspection Committee member must not be a BoM member, the Chief Executive Officer or any person restricted from holding such office by Law. c. Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và người quản lý khác. Not being the wife or husband, father, adoptive father, mother, adoptive mother, children, adopted children, siblings of any member of the Board, General Director and other managers. d. Không được giữ các chức vụ quản lý công ty. Not hold managerial positions of the company. e. Không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty. No need to be a shareholder or an employee of the company. f. Ít nhất một nửa số Thành viên BKS phải cư trú tại Việt Nam. At least half of Inspection Committee Members must reside in Vietnam. g. Ít nhất một Thành viên BKS phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. At least one member of the Inspection Committee must be an accountant or auditor. Page/Trang 3
h. Đối với Trưởng BKS phải là một Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của Cổ đông là tổ chức. Trưởng Ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty. The chief of the Inspection Committee must be a Shareholder or an authorised representative of an institutional Shareholder. The Chief of the Inspection Committee must be accountant or auditor and must work at company. III. HỒ SƠ ỨNG CỬ, ĐỀ CỬ / NOMINATION DOSSIER: ST T No. Loại hồ sơ Documents Mẫu Form Số lượng Quantity Đơn tự ứng cử thành viên BKS (Trường hợp cá nhân tự ứng cử) Letter of self-nomination for the member of IC (In case of individual shareholders self-nominate) 01/TB- 1 Đơn đề cử thành viên BKS (Trường hợp Cổ đông lớn là một cổ đông đề cử) Letter of Nomination for the members of IC (In case of Major Shareholder is one shareholder only) 02/TB- 01 bản gốc Đơn đề cử thành viên BKS của nhóm Cổ đông (Trường hợp Cổ đông lớn là nhóm cổ đông đề cử) Letter of Nomination for the member of IC from a group of shareholders (In case of Major Shareholder is group of shareholders) 03/TB- 4 Sơ yếu lý lịch của ứng viên có dán hình 4x6 và có xác nhận của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan đang công tác Curriculum vitae of nominee, include a 4x6 ID photo, certified by appropriate authority 04/TB- 03 bản gốc 03 original 5 Bản công khai các lợi ích liên quan Declaration of relevant interests 05/TB- 01 bản gốc 6 Các văn bằng chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn của ứng viên; Degrees, certificates to prove qualifications of candidates true 7 CMND (đối với người Việt Nam) hoặc Hộ chiếu (đối với người nước ngoài), ID (for Vietnamese) or Passport (for foreigner) true 8 Hộ khẩu thường trú hoặc Giấy đăng ký tạm trú dài hạn Permanent residence or Temporary residence registration Certificate true 9 Phiếu lý lịch tư pháp của ứng viên Certificate of clearance (also called criminal record/ judicial record) 1 bản gốc và 2 bản sao y and 02 certified true Page/Trang 4
Lưu ý / Notes: - Đối với cổ đông là tổ chức, đơn đề cử, ứng cử (Mẫu 02, 03) phải do người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền ký, có đóng dấu của tổ chức. For shareholder is an organization, Letter of nomination (Form 02, 03) must be signed by legal representative or his/her proxy and affixed by company seal. - Đối với người được đề cử, ứng cử là người nước ngoài, các hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải gửi 01 bản sao tài liệu gốc bằng tiếng nước ngoài và bản dịch công chứng ra tiếng Việt được hợp pháp hóa lãnh sự. For candidates are foreigners, the foreign language dossier must send a notarized copy of original documents and a consular legalization of Vietnamese translation copy. - Cổ đông đề cử, ứng cử và người được đề cử vào BKS của Công ty Cổ phần Bảo hiểm AAA phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực của hồ sơ đề cử, ứng cử của mình. Shareholder who nominate and the nominated candidate must be responsible before the law and General meeting of Shareholders for the accuracy and truthfulness of their dossier of the nomination. Quý Cổ đông vui lòng gửi hồ sơ ứng cử, đề cử theo quy định về Công ty Cổ phần Bảo hiểm AAA trước 17h00 ngày 22/06/2018 theo địa chỉ: Please kindly send the dossier of nomination to AAA Assurance Corporation before 17:00, 22/06/2018 at the following address: CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM AAA Người nhận: Lâm Minh Tâm Thư ký Công ty Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng, Phường 7, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (848) 3622 0000 Ext: 1271 AAA ASSURANCE CORPORATION Recipient: Ms. Lâm Minh Tâm Company Secretary Address: Floor 11, An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng Street, Ward 7, District 3, HCMC Tel: (848) 3622 0000 Ext: 1271 Quý Cổ đông tham khảo thông tin chi tiết và các tài liệu, biểu mẫu liên quan đăng tải trên website Công ty theo địa chỉ: www.aaa.com.vn Please refer the detail information and relevant forms on company website: www.aaa.com.vn Trân trọng thông báo. Respectfully. Nơi nhận / Recipients: - Như trên / As above - Lưu TKCT / CS Filing TP.Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng 06 năm 2018 TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ / ON BEHALF OF BOM CHỦ TỊCH HĐQT / CHAIRMAN (Đã ký / signed) Ian Samuel Lydall Page/Trang 5