HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG HƯỚNG ĐẠO VIỆT NAM Ðể bổ sung những tính đặc thù về tinh thần cho những Hướng Ðạo Sinh gốc Việt Nam đang sinh hoạt trong phong trào Hướng Ðạo địa phương, Hội Đồng Trung Ương Hướng Đạo Việt Nam (HĐTƯ) bổ sung một vài tập tục về truyền thống của Hướng Ðạo và văn hóa Việt Nam, không ngoài mục đích tăng thêm sự hiểu biết về cội nguồn dân tộc, để trong sinh hoạt thêm phong phú, thích hợp với bản năng, dân tộc tính và nhất là tạo cho đoàn sinh luôn luôn tôn trọng những gì mà mình đã hứa khi trở thành một thành viên của phong trào Hướng Ðạo. Phần I CƠ CẤU ÐIỀU HỢP và NGUYÊN TẮC SINH HOẠT A/ DANH XƯNG: HỘI ÐỒNG TRUNG ƯƠNG HƯỚNG ÐẠO VIỆT NAM. 1. Anh ngữ International Central Committee of Vietnamese Scouting viết tắt là ICCVS. 2. HỘI ÐỒNG TRUNG ƯƠNG HƯỚNG ÐẠO VIỆT NAM viết tắt là HÐTƯHÐVN. 3. HÐTƯHÐVN là một tổ chức quốc tế vô vụ lợi của các đơn vị (Liên Đoàn, Đơn Vị Độc Lập, Làng Bách Hợp, Xóm Trưởng Niên, và Gia Đình Bách Hợp) Hướng Ðạo gốc Việt ở hải ngoại. 4. Danh xưng cùng huy hiệu của HÐTƯHĐVN hay HĐTƯ được dùng trong các văn thư, văn kiện của HĐTƯHĐVN hay các đơn vị trực thuộc. 5. Địa chỉ theo địa chỉ của Trưởng Chủ Tịch HĐTƯ đương nhiệm. 6. Liên lạc qua hệ thống Email hay điện thoại cá nhân. B/ MỤC ÐÍCH: Bảo tồn văn hóa Việt Nam và phát triển phong trào Hướng Đạo. C/ SỨ MỆNH: 1. Gìn giữ tinh thần Hướng Ðạo Việt Nam đã có từ năm 1930. 2. Phát huy truyền thống dân tộc Việt Nam. 3. Nối kết các đơn vị Hướng Ðạo người Việt khắp nơi trên thế giới có cùng chung mục đích. 4. Cùng với các Hội Hướng Ðạo địa phương để phát triển phong trào Hướng Ðạo Thế Giới. D/ VIỄN KIẾN: Các trẻ Em Việt Nam đang sinh sống khắp nơi có cơ hội đồng đều tham gia Phong Trào Hướng Đạo. E/ HUY HIỆU CHÍNH THỨC: 1
F/ CƠ CẤU ÐIỀU HỢP: 1. Là một Hội Ðồng mà các thành viên được bầu chính thức từ các Chi Nhánh/Miền và Hướng Đạo Trưởng Niên (HÐTrN), đại diện cho tất cả các Liên Ðoàn và các Ðơn Vị biệt lập, Hướng Ðạo Trưởng Niên khắp nơi trên thế giới đang ghi danh sinh hoạt chính thức với HÐTƯHĐVN và với Hội Hướng Ðạo tại địa phương. 2. Mỗi quốc gia được gọi là một Chi Nhánh của HÐTƯHĐVN. Gồm có Canada, Đức, Pháp và Úc. 3. Hoa Kỳ có 4 Miền. Gồm có Miền Tây Nam, Miền Tây Bắc, Miền Ðông và Miền Trung. 4. Các đơn vị, Liên Ðoàn HÐVN sinh hoạt tại mỗi quốc gia bầu ra một ủy viên đại diện trong Ban Đại Diện HÐTƯHĐVN. 5. Các đơn vị Hướng Ðạo Trưởng Niên (Làng, Xã, Xóm, Gia Đình) bầu ra một Văn Phòng Trưởng VPT/HÐTrN đại diện trong HÐTƯHĐVN. 6. Ủy Viên Đại Diện Chi Nhánh/Miền và Văn Phòng Trưởng Hướng Ðạo Trưởng Niên là thành viên của HÐTƯHÐVN. 7. Chủ tịch và Kiểm Soát Viên Tài Chánh là thành viên của HĐTƯHĐVN. 8. Phó Chủ Tịch Nội Vụ, Phó Chủ Tịch Ngoại Vụ, Tổng Thư Ký và Thủ Quỹ là thành viên của HĐTƯHĐVN 9. HĐTƯ gồm 15 thành viên gồm có: a. Đại diện (11 người: 4 Miền, 4 Chi Nhánh, Chủ Tịch, Kiểm Soát Viên Tài Chánh, và Văn Phòng Trưởng (HĐTrN) phụ trách về đường lối, chính sách, v.v. của HĐTƯ b. Phó Chủ Tịch Nội Vụ, Phó Chủ Tịch Ngoại Vụ, Tổng Thư Ký & Thủ Quỹ phụ trách phần vận hành, điều hành các dự án và các công tác HĐTƯ. G/ HỆ THỐNG ÐIỀU HỢP: 2
II/ THÀNH PHẦN, NHIỆM KỲ và TRÁCH NHIỆM: Hội Ðồng Trung Ương: Gồm các đơn vị (Liên Đoàn, Làng, Xóm, Gia Đình) ghi danh sinh hoạt chung với HĐTƯ trong tinh thần tự nguyện. Thành viên biểu quyết trong Ðại Hội Ðồng là thành phần quyết định tối cao của HÐTƯ HĐVN tại hải ngoại. Ðại Diện Chi Nhánh Canada, Chi Nhánh Đức, Chi Nhánh Pháp, Chi Nhánh Úc, Miền Đông Hoa Kỳ, Miền Trung Hoa Kỳ, Miền Tây Nam Hoa Kỳ và Miền Tây Bắc Hoa Kỳ, Văn Phòng Hướng Đạo Trưởng Niên (VP/HÐTrN), Chủ Tịch HÐTƯ và Ủy Viên Kiểm Soát Tài Chánh là thành viên chánh thức để biểu quyết trong Ðại Hội Ðồng của HĐTƯ. Mỗi bốn (4) năm HÐTƯ tổ chức họp Ðại Hội Ðồng một lần với nhiệm vụ: Tổng kết những sinh hoạt của HÐTƯ trong nhiệm kỳ đã qua. Ấn định đường lối, chính sách, sinh hoạt đối ngoại và đối nội của HÐTƯ cho nhiệm kỳ sắp tới. Lên kế hoạch tài chánh dài và ngắn hạn. Bầu một Chủ Tịch HĐTƯ Bầu một Ủy viên Kiểm Soát Tài Chánh. HĐTƯ có thẩm quyền triệu tập Phiên Đại Hội Đồng bất thường nếu cần thiết. 1/ Chủ Tịch HĐTƯ Do HÐTƯ trong kỳ họp Ðại Hội Ðồng bầu chọn. Nhiệm kỳ là 4 năm. Điều hành tổng quát HĐTƯHĐVN. Duy trì, thực hiện mục đích và sứ mệnh của HĐTƯ. 3
Mời một Phó Chủ Tịch kiêm đặc trách Ban Thường Vụ (BTV). Mời một Phó Chủ Tịch kiêm đặc trách Ban Ðại Diện (BÐD). Mời một Thủ quỹ và một Tổng Thư Ký để phối hợp công việc nội bộ trong HĐTƯ. Chịu trách nhiệm trước Đại Hội Đồng về các quyết định và quyết nghị. Chuẩn chi ngân sách HĐTƯ. Duyệt ký tất cả những văn thư văn kiện của HÐTƯ. Duyệt xét tổng kết chương trình nghị luận cho Ðại Hội Ðồng 2/ Phó Chủ Tich Nội Vụ. Đặc trách Ban Thường Vụ Do Chủ Tịch HÐTƯ mời thông qua Ban Đại Diện. Nhiệm kỳ là 4 năm. Phụ tá Chủ Tịch trong việc đối nội HÐTƯ. Phối hợp với Ban Đại Diện và Văn Phòng Hướng Đạo Trưởng Niên trong kế hoạch chương trình sinh hoạt cũng như phát triển. Trực tiếp làm việc với Tiểu Ban Tu Thư, Tiểu Ban Báo Chí, Tiểu Ban Phát Triển & Tiểu Ban Thông Tin Liên Lạc. Ðề cử thành phần nhân sự của Ban Thường Vụ lên cho Chủ Tịch của HÐTƯHĐVN. Tổ chức và Ðiều hợp Hội Nghị Trưởng của HĐTƯ. Thay Chủ Tịch HÐTƯHĐVN trong trường hợp bất thường mà Trưởng Chủ Tịch HÐTƯ vắng mặt hay không thể đảm trách trong phần hành trách nhiệm được. Cùng Chủ Tịch HĐTƯHĐVN lên kế hoạch ngân sách dài và ngắn hạn. Soạn thảo và phúc trình tại Đại Hội Đồng HĐTƯHĐVN. 3/ Phó Chủ Tịch Ngoại Vụ. Đặc trách Ban Ðại Diện. Do Chủ Tịch HÐTƯ mời thông qua Ban Đại Diện. Nhiệm kỳ là 4 năm. Phụ tá Chủ Tịch trong việc đối ngoại của HĐTƯ. Trực tiếp làm việc với Tiểu Ban Tài Chánh, Tiểu Ban Nghiên Cứu Hiến Chương & Tổ Chức Bầu Cử, Tiểu Ban Thẳng Tiến, Tiểu Ban Huân Chương & Khen Thưởng và Ban Bảo Trợ. Phối hợp với Ban Thường Vụ và Văn Phòng Hướng Đạo Trưởng Niên (HĐTrN) trong công việc phát triển Phong trào Hướng Ðạo. Cùng Chủ Tịch HĐTƯHĐVN lên kế hoạch tài chánh dài và ngắn hạn. Soạn thảo và phúc trình tại Đại Hội Đồng HĐTƯHĐVN. 4/ Tổng Thư Ký. Do Chủ Tịch HÐTƯ mời thông qua Ban Đại Diện. Phối hợp công việc nội bộ của HĐTƯ. Soạn thảo các văn bản hành chánh, văn thư của HĐTƯ. Soạn thảo chương trình và tổ chức Ðại Hội Ðồng của HĐTƯ. Soạn chương trình nghị sự, các dự thảo quyết nghị của Ðại Hội Ðồng. Soạn và in ấn tài liệu, lập biên bản các phiên họp của HĐTƯ. Lưu trữ, phổ biến và chuyển cho Ban Tu Thư các văn thư, văn kiện của HĐTƯHÐVN. Cập nhật mọi sinh hoạt của HĐTƯ qua các Chi Nhánh, Miền và Hướng Đạo Trưởng Niên. Tổng kết và báo cáo thường niên về cho HÐTƯ. Tổng kết và bàn giao tất cả hồ sơ lên Đại Hội Đồng HĐTƯHĐVN vào cuối nhiệm kỳ. 4
5/ Thủ Quỹ Do Chủ Tịch HÐTƯ mời thông qua Ban Đại Diện. Trách nhiệm về việc chi thu khi có quyết định của Chủ tịch HÐTƯ qua văn thư của Tổng Thư Ký. Báo cáo mỗi 3 tháng về các điều khoản chi thu cho HÐTƯ và bản sao cho Uỷ Viên Kiểm Soát Tài Chánh & Tổng Thư Ký. Phúc trình hàng năm vào cuối tháng Chạp (31 tháng 12) cho HÐTƯ. 6/ Đại Diện Chi Nhánh/Miền. Gồm tám (8) thành viên, do Chi Nhánh/Miền bầu chọn Trưởng Đại Diện Miền/Chi Nhánh của HĐTƯ: 1. Chi Nhánh Canada, 2. Chi Nhánh Đức, 3. Chi Nhánh Pháp, 4. Chi Nhánh Úc, 5. Miền Đông Hoa Kỳ, 6. Miền Trung Hoa Kỳ, 7. Miền Tây Nam Hoa Kỳ và 8. Miền Tây Bắc Hoa Kỳ. Là thành viên của ban Ðại Diện, đồng thời cũng là thành viên của HÐTƯ soạn thảo, đề nghị, sửa đổi và quyết định chính sách đường hướng, quyết nghị của HĐTƯ. Là phát ngôn viên chính thức đại diện cho HÐTƯ trong công việc đối nội cũng như đối ngoại thuộc phạm vi sinh hoạt tại Chi Nhánh/Miền. Nguyên cứu, đảm nhận và thực hiện những dự án, công trình, kế hoạch do HĐTƯ đề nghị. Cập nhật những sinh hoạt trong Chi Nhánh/Miền và báo cáo về cho HÐTƯ. Cập nhật thành phần Ban Chấp Hành và Ban Cố vấn của Chi Nhánh/Miền đương nhiệm cho HÐTƯ. Ðề cử và chuẩn thuận những Khen thưởng, Huân chương trong Chi Nhánh/Miền cho Tiểu Ban Huân Chương và Khen Thưởng. Tổng kết các Ðề nghị trong Chi Nhánh/Miền để báo cáo trong Ðại Hội Ðồng. Giới thiệu Tân Đại Diện trước khi rời trách vụ. 7/ Uỷ Viên Kiểm Soát Tài Chánh. Do HÐTƯ trong kỳ họp Ðại Hội Ðồng bầu chọn. Nhiệm kỳ 4 năm. Toàn quyền bổ nhiệm thành phần nhân sự. Kiểm soát việc thực hiện ngân sách của HÐTƯ. Lưu trữ hồ sơ tài chánh của HĐTƯ. Tổng kết, phúc trình trong Ðại Hội Ðồng. 8/ Ban Cố Vấn: Do Chủ Tịch HÐTƯ mời thông qua sự chuẩn thuận của HÐTƯ. Cố Vấn đặc Trách Văn Hóa và Truyền Thống HÐVN. Cố Vấn đặc trách Phát Triển, Kế Hoạch và Nội Vụ. Cố Vấn đặc trách Khen Thưởng. 5
Cố Vấn đặc trách Ðối Ngoại. Cố Vấn đặc trách Tài Chánh. Cố vấn đặc trách Tổ Chức Trại Họp Bạn Thẳng Tiến. Cố vấn đặc trách Tu Chính Hiến Chương & Nội lệ và Tổ Chức Bầu Cử của HÐTƯ. 9/ Ban Thường Vụ: Tiểu Ban Tu Thư, Tiểu Ban Phát Triển, Tiểu Ban Báo Chí và Tiểu Ban Thông Tin Liên Lạc. Nhiệm kỳ của các thành viên là 4 năm. a/ Tiểu Ban Tu Thư: Trực thuộc Ban Thường Vụ. Bổ nhiệm và điều hành nhân sự trong Tiểu Ban qua BTV. Ấn hành tài liệu của HĐTƯHÐVN qua các hình thức: DVD, CD, Sách, Website, Tập San. Dịch các văn bản và văn kiện. Thu thập và tàng trữ tài liệu. Lập kế hoạch ngân sách hàng năm. Báo cáo kết quả cho Ban Thường Vụ. b/ Tiểu Ban Phát Triển: Trực thuộc Ban Thường Vụ. Bổ nhiệm và điều hành nhân sự trong Tiểu Ban qua BTV. Soạn thảo thủ bản cho các Khóa Truyền Thống Hướng Ðạo và Văn Hóa Việt Nam. Hình thành toán Huấn Luyện HĐTƯ. Thực hiện tài liệu và kế hoạch để hình thành các đơn vị mới thành lập. Báo cáo kết quả cho Ban Thường Vụ. c/ Tiểu Ban Báo Chí: Trực thuộc Ban Thường Vụ. Bổ nhiệm và điều hành nhân sự trong Tiểu Ban qua BTV. Phát hành Ðặc San, Nội San, Bản tin HÐTƯHÐVN. d/ Tiểu Ban Thông Tin Liên Lạc: Trực thuộc Ban Thường Vụ. Bổ nhiệm Uỷ Viên Liên Lạc các đơn vị HÐTrN và Văn Phòng HĐTrN. Cập nhật những tin tức (vui buồn) & sinh hoạt của HĐTƯ. Thực hiện các chúc thư, phân ưu nội bộ Thực hiện Bản Tin Sinh Hoạt của HĐTƯ. 11/ Văn Phòng Hướng Đạo Trưởng Niên. Trực thuộc Hội Đòng Trung Ương. Đại Diện Văn Phòng Hướng Đạo Trưởng Niên (Văn Phòng Trưởng) được Đại Hội Hướng Đạo Trưởng Niên bầu mỗi bốn (4) năm tại Trại Thẳng Tiến. Đại Diện Văn Phòng HĐTrN là thành viên biểu quyết tại Đại Hội Đồng. Phối hợp và trực tiếp làm việc với Uỷ Viên Phát Triển & Liên Lạc HĐTrN. Cập nhật sinh hoạt HĐTrN lên HĐTƯ. Phúc trình tổng kết tại Đại Hội Đồng. Giới thiệu Tân Văn Phòng Trưởng HĐTrN trước khi mãn nhiệm kỳ. 6
11/ BAN ÐẠI DIỆN: Gồm 11 thành viên được bầu chọn gồm có: Thành viên Nhiệm kỳ 1. Chủ tịch HĐTƯ 4 năm 2. Kiểm Soát Viên Tài Chánh 4 năm 3. Văn Phòng Trưởng Hướng Đạo Trưởng Niên Theo Nội Lệ HĐTrN 4. Đại Diện Miền Tây Nam Hoa Kỳ Theo Nội Lệ Miền 5. Đại Diện Miền Tây Bắc Hoa Kỳ Theo Nội Lệ Miền 6. Đại Diện Miền Trung Hoa Kỳ Theo Nội Lệ Miền 7. Đại Diện Miền Đông Hoa Kỳ Theo Nội Lệ Miền 8. Đại Diện Chi Nhánh Canada Theo Nội Lệ Chi Nhánh 9. Đại Diện Chi Nhánh Đức Theo Nội Lệ Chi Nhánh 10. Đại Diện Chi Nhánh Pháp Theo Nội Lệ Chi Nhánh 11. Đại Diện Chi Nhánh Úc Theo Nội Lệ Chi Nhánh Ban Đại Diện quyết định mọi chính sách và biểu quyết trong Đại Hội Đồng. Khi Chủ tịch và Kiểm Soát Viên Tài Chánh mãn nhiệm kỳ, hay Ban Thường Vụ không hoạt động được vì lý do nào đó, Ban Đại Diện sẽ chịu tránh nhiệm điều hành các công việc của HĐTƯ. Ban Đại Diện cũng có trách nhiệm bổ nhiệm các thành viên vào trong các Tiểu Ban đặc trách như: Tiểu Ban Tài Chánh, Tiểu Ban Đặc Trách Trại Thẳng Tiến, Tiểu Ban Huân Chương & Khen Thưởng, Tiểu Ban Nghiên Cứu Hiến Chương & Tổ Chức Bầu Cử. Nhiệm kỳ của các thành viên trong các Tiểu Ban là 4 năm. Không giới hạn số nhiệm kỳ. a/ Tiểu Ban Tài Chánh: Ban Đại Diện sẽ soạn thêm chi tiết Trực thuộc Ban Đại Diện. Bổ nhiệm và Ðiều hành nhân sự trong Tiểu Ban qua BĐD. Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch gây quỹ HĐTƯ. Phối hợp với Ban Bảo Trợ để thực hiện các kế hoạch tài chánh. Báo cáo thành quả cho Ban Đại Diện. b/ Tiểu Ban Đặc Trách Trại Thẳng Tiến: Trực thuộc Ban Đại Diện. Bổ nhiệm và điều hành nhân sự trong Tiểu Ban qua BĐD. Trại Họp Bạn HĐTƯHĐVN Thẳng Tiến được tổ chức 4 năm một lần cho các Ðơn vị HÐVN ở hải ngoại đang sinh hoạt tại Miền, Chi Nhánh và HĐTrN có ghi danh chính thức với các Hội Hướng Ðạo bản địa. Là đồ án quan trọng, to lớn và ưu tiên nhất của HĐTƯ. Soạn thảo tài liệu hướng dẫn tổ chức Trại Thẳng Tiến. Bảo quản ngân quỹ Thẳng Tiến. Phối hợp với Ban Tổ Chức Thẳng Tiến để soạn thảo kế hoạch, lên chương trình, chọn chủ đề, tìm địa điểm của Trại. 7
c/ Tiểu Ban Huân Chương & Khen Thưởng: Trực thuộc Ban Đại Diện. Soạn thảo tiêu chuẩn được trao huân chương, bằng tưởng Lục. Soạn thảo nghi thức trao huân chương, tưởng Lục. Thiết kế các mẫu huân chương, bằng tưởng lục. Phối hợp với các Chi Nhánh/Miền, HÐTrN và HÐTƯ duyệt xét đề nghị được huân chương, tưởng lục. Phối hợp với HÐTƯ để quyết định và VP/Tổng Thư Ký để Ban hành. Thông báo, lưu trữ hồ sơ huân chương, tưởng lục. d/ Tiểu Ban Nghiên Cứu Hiến Chương & Tổ Chức Bầu Cử: Trực thuộc Ban Đại Diện. Thành viên do Chi Nhánh/Miền và HÐTrN cử một (1) Trưởng. Tiểu Ban có 9 Trưởng. Các Trưởng Tiểu Ban, Phó Tiểu Ban hay Thư Ký trong Tiểu Ban, do các thành viên trong Tiểu Ban bầu chọn. Những Thành viên trong Tiểu Ban không được là: Kiểm Soát Viên Tài Chánh đương nhiệm, Các Trưởng trong Ban Thường Vụ đương nhiệm và Chủ Tịch HĐTƯ. Ðại diện cho HÐTƯ có chương trình, kế hoạch và quy định riêng để bầu chọn Chủ tịch HĐTƯ và Kiểm Soát Viên Tài chánh. Thu nhận đề nghị, nghiên cứu, soạn thảo nội lệ, tu chính hiến chương để đưa vào nghị trình Hội Nghị Trưởng. Tổ chức bầu cử tại Đại Hội Đồng theo nội lệ của HÐTƯ. Phổ biến thể lệ ghi danh ứng cử, đề cử. Ấn định ngày giờ tổ chức và điều hành bầu cử. Giải quyết các bất đồng & khiếu nại. Duyệt xét và tuyên bố kết quả bầu cử. H/ KHĂN QUÀNG: Khăn quàng màu xanh (Thiếu) viền 4 màu chính của Hướng Ðạo (vàng, xanh, nâu, đỏ) phía sau có in Logo của HĐTƯ. Khăn quàng được trao cho các Trưởng trong: Hội Ðồng Trung Ương. Ban Cố vấn Kiểm Soát Viên Tài Chánh. Ban Thường Vụ Ban Ðại Diện. Văn Phòng Trưởng HÐTrN. Các Liên Ðoàn Trưởng và Ðơn vị Trưởng của Ðơn vị biệt lập 8
Phần I đã được thông bởi Đại Hội Đồng ngày 5 tháng 12, 2014. Tài liệu này sẽ được gởi đến các đơn vị đang ghi danh tại Miền, Chi Nhánh và HĐTrN. TM Hội Đồng Trung Ương Hướng Đạo Việt Nam, ngày 5 tháng 12, 2014 Nguyễn Trí Tuệ, Tổng Thư Ký 9