Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý và sử dụng xe Phòng Công nghệ Thông tin Công ty CP Điện lực Khánh Hòa 11 Lý Thánh Tôn, Nha Trang

Bản ghi

1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý và sử dụng xe Phòng Công nghệ Thông tin Công ty CP Điện lực Khánh Hòa 11 Lý Thánh Tôn, Nha Trang

2 MỤC LỤC Table of Contents 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG GIỚI THIỆU MÀN HÌNH CHÍNH ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE TÓM TẮC CÁC BƯỚC CHÍNH ĐỂ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE... 3 HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRÊN PHẦN MỀM:... 5 Bước 1: Đăng ký sử dụng xe:... 5 Bước 2: Điều xe Bước 3: Sử dụng xe Bước 4: Quyết toán nhiên liệu QUẢN LÝ BẢO DƯỠNG, BẢO TRÌ XE NHẬP THÔNG TIN BẢO DƯỠNG XE CẢNH BÁO BẢO TRÌ BẢO DƯỠNG ĐẾN HẠN QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN QUẢN LÝ LÁI XE

3 1. GIỚI THIỆU 1.1 Mục tiêu của hệ thống: Mục tiêu của chương trình thực hiện các yêu cầu sau: Quản lý xe : Quản lý hồ sơ lý lịch điện tử của từng chiếc xe, loại xe của Công ty. Theo dõi và cảnh báo công tác bảo dưỡng xe định kỳ/ đột xuất theo các thông số vận hành và các khuyến nghị của nhà sản xuất. Quản lý lái xe: Quản lý hồ sơ lý lịch điện tử các nhân viên lái xế: Thông tin tài xế, bằng lái Đăng ký sử dụng xe: Hỗ trợ công tác đăng ký, điều xe, giao nhận xe tự lái Theo dõi công tác vận hành xe cho từ xe, loại xe theo số km và số giờ vận hành. Thống kê khối lượng km hay giờ vận hành để tính chi phí nhiên liệu cho từng xe nhằm hỗ trợ công tác theo dõi và quyết toán chi phí. 1.2 Đăng nhập hệ thống. Truy cập vào địa chỉ bằng trình duyệt. Sau khi nhập tài khoản AD(CPC eoffice), nhấn nút Đăng nhập để vào giao diện chính. Màn hình đăng nhập của hệ thống Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 1

4 Nếu người dùng đã có tài khoản CPC-Office mà khi đăng nhập hệ thống thông báo Tài khoản chưa đăng ký thì chọn nút Đăng ký Nhập đầy đủ thông tin vào các trường và chọn nút Đăng ký, sau đó quay lại để đăng nhập. Ghi chú: Đối với các tài khoản dành cho Trưởng/Phó các Đơn vị thì sau khi đăng ký cần liên hệ Phòng Công nghệ thông tin để phân thêm quyền. Màn hình đăng ký tài khoản. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 2

5 1.3 Giới thiệu màn hình chính. Khu vực bên trái của hình là hệ thống menu: Khu vực bên phải là khu vực thao tác các chức năng tương ứng của menu. Màn hình chính của hệ thống 2. ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE Hỗ trợ công tác đăng ký, điều xe, giao nhận xe tự lái. Theo dõi công tác vận hành xe cho từ xe, loại xe theo số km và số giờ vận hành. Thống kê khối lượng km hay giờ vận hành để tính chi phí nhiên liệu cho từng xe nhằm hỗ trợ công tác theo dõi và quyết toán chi phí. Tóm tắc các bước chính để đăng ký sử dụng xe Bước 1: Đăng ký sử dụng xe, gồm 2 thao tác: Người sử dụng đăng ký xe Trưởng đơn vị sử dụng xe duyệt đăng ký Bước 2: Điều xe. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 3

6 Bộ phận quản lý xe (P6) điều xe, gồm các trường hợp sau : (1) Điều xe có lái xe; (2) Điều xe tự lái; (3) Không thể điều xe. Trưởng đơn vị quản lý xe (Lãnh đạo P6): Duyệt các phiếu điều xe. Bước 3: Sử dụng xe. Lái xe nhận phiếu điều hay người tự lái nhận xe. Lái xe trả phiếu điều xe hay người tự lái bàn giao xe. Bước 4: Quyết toán nhiên liệu P6 Thống kê quyết toán nhiên liệu. Sau đâu là lưu đồ và hướng dẫn chi tiết thao tác các bước trên phần mềm: Lưu đồ thực hiện việc đăng ký sử dụng xe Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 4

7 3. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRÊN CHƯƠNG TRÌNH: Bước 1: Đăng ký sử dụng xe: Người sử dụng đăng ký xe: Trên menu chọn Người sử dụng/đăng ký xe, giao diện đăng ký xe xuất hiện: Màn hình giao diện đăng ký xe Ghi chú: Trong giao diện đăng ký xe thể hiện tất cả các phiếu đăng ký xe của Đơn vị ở trạng thái đăng ký mới và trả về. Muốn đăng ký sử dụng xe: Chọn nút Màn hình thêm mới đăng ký xuất hiện như sau : trên giao diện đăng ký xe. Giao diện thêm mới phiếu đăng ký xe Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 5

8 Người dùng điền đầy đủ thông tin yêu cầu của phiếu đăng ký xe sau đó chọn nút để lưu thông tin và hoàn tất phiếu đăng ký. Người dùng muốn sử phiếu thì chọn nút, muốn in phiếu đăng ký xê thì chọn nút. Sau khi đăng ký xong, người đăng ký vào mục Người sử dụng/theo dõi phiếu đăng ký để theo dõi, giao diện theo dõi như sau: Chọn nút Xem một phiếu. Chọn nút In Phiếu Chọn nút In BBBG để xem thông tin và quá trình thực hiện của để in Phiếu đăng ký xe và Phiếu Điều xe để in Biên bản giao nhận xe (in hai mặt) Trưởng đơn vị sử dụng xe duyệt đăng ký: Sau khi người sử dụng xe đăng ký sử dụng xe hoàn tất việc đăng ký, Trưởng đơn vị sử dụng xe vào để duyệt phiếu đăng ký để chuyển phiếu cho Đơn vị quản lý xe như sau: Trưởng đơn vị đăng ký sử dụng xe vào menu Người sử dụng/duyệt đăng ký, màn hình duyệt đăng ký xuất hiện như sau : Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 6

9 Màn hình duyệt phiếu đăng ký Danh sách các phiếu đăng ký xe cần duyệt được liệt kê trong giao diện này, Trường Đơn vị chọn nút của phiếu đó, giao diện duyệt phiếu xuất hiện: Màn hình duyệt phiếu của Trưởng Đơn vị Trưởng đơn vị đồng ý duyệt phiếu thì nhấn nút Đồng ý ; Trưởng đơn vị không đồng ý duyệt phiếu thì nhấn nút Không đồng ý để trả về; Nếu có ý kiến chỉ đạo thêm thì gõ vào mục Ghi chú để chỉ đạo. Bước 2: Điều xe. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 7

10 Bộ phận quản lý xe (P6) điều xe : Người điều xe vào menu Quản lý xe/điều xe, danh sách các phiếu đăng ký xe cần điều xuất hiện như sau: Màn hình danh sách cần điều xe Người điều xe chọn vào nút để mở giao diện điều xe như sau : Bộ phần điều xe chọn một trong 3 trường hợp sau : (1) Điều xe có lái xe: Chọn lái xe và chọn xe. (2) Điều xe tự lái: Chọn tự lái và chọn xe. (3) Không thể điều xe: Chọn tự lái và chọn tự thuê. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 8

11 Sau đó nhấn nút Đồng ý để lưu thông tin đã điều xe. Ghi chú: Nếu có ghi chú thêm thì nhập thêm vào mục Ghi chú, đối với trường hợp Không thể điều xe cần nhập thêm thông tin ghi chú để đơn vị xin xe rõ Trưởng đơn vị quản lý xe duyệt các phiếu điều xe: Trưởng đơn vị quản lý xe (Trưởng/Phó Phòng Vật Tư) dùng để duyệt các phiếu điều xe vào menu Quản lý xe/duyệt điều xe, màn hình danh sách các phiếu đăng ký xe đã điều xe xuất hiện. Màn hình danh sách các phiếu điều xe cần duyệt Chọn nút Duyệt để mở giao diện duyệt phiếu điều xe Màn hình duyệt điều xe Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 9

12 Trưởng đơn vị quản lý xe đồng ý duyệt phiếu thì nhấn nút Đồng ý ; Trưởng đơn vị quản lý xe không đồng ý duyệt phiếu hay không bố trí được xe thì nhấn nút Không đồng ý để trả về; Nếu có ý kiến chỉ đạo thêm thì gõ vào mục Ghi chú để chỉ đạo. Bước 3: Sử dụng xe. Lái xe nhận phiếu điều xe hay người tự lái nhận xe: Giao diện này dùng để in phiếu điều giao lái xe hoặc in biên bản giao nhận xe để xác nhận đã nhận xe. Người giao phiếu hay bàn giao xe vào giao diện Lái xe/nhận phiếu để hiện giao diện nhận phiếu như sau: xe tự lái. Màn hình nhận phiếu Chọn nút Nhận phiếu để xác nhận đã nhận phiếu điều xe hoặc nhận Chọn nút In Phiếu để in Phiếu đăng ký xe và Phiếu Điều xe Chọn nút In BBBG để in Biên bản giao nhận xe (in hai mặt) Lái xe trả phiếu điều xe hay người tự lái bàn giao xe: Khi lái xe thực hiện xong việc điều xe hay người nhận xe tự lái phải trả phiếu cho quản lý xe để quyết toán nhiên liệu. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 10

13 Màn hình danh sách trả phiếu Căn cứ thông tin số Km và số giờ sử dụng xe trên phiếu điều xe hay biên bản giao xe, Người quản lý xe duyệt Km và giờ quyết toán nhiên liệu. Sau đó làm thao tác trả phiếu để nhận có thông số này vào hệ thống. Chọn nút để hiện màn hình trả phiếu như sau: Người quản lý xe phải nhập các thông số sau: - Nhập Km đầu và Km cuối, hệ thống tính Km sử dụng - Nhập Thời gian sử dụng. - Nhập Ghi chú (nếu có) hay tên người tự lái xe Sau đó nhấn nút Đồng ý để lưu dữ liệu và đóng phiếu Bước 4: Quyết toán nhiên liệu Chức năng dùng để P6 Thống kê quyết toán nhiên liệu sử dụng xe, chức năng này thống kê tất cả các phiếu xin xe đã được trả phiếu và duyệt nhiên liệu để quyết toán chi phí trên hệ thống ERP. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 11

14 Chọn trong menu Báo cáo/quyết toán nhiên liệu, màn hình quyết toán nhiên liệu như sau: Chọn thông tin cần quyết toán từ ngày đến ngày, sau đó nhấn nút Lấy dữ liệu để lấy dữ. Chọn nút Xuất ra Excel để xuất dữ liệu ra Excel. Màn hình quyết toán nhiên liệu 4. QUẢN LÝ BẢO DƯỠNG, BẢO TRÌ XE Nhập thông tin bảo dưỡng xe Mục này nhập thông tin và theo dõi các thông tin đã bảo trì và bảo dưỡng xe. Đối với một hạn mục bảo dưỡng có 3 tiêu chí để cảnh báo bảo dưỡng cho lần tiếp theo như sau : 1. Bảo dưỡng theo Km sử dụng: Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 12

15 2. Bảo dưởng theo số giờ sử dụng: 3. Bảo dưỡng theo thời gian sử dụng: Đối với hạn mục bảo dưỡng nào thì chọn tiêu chí và nhập các thông số tương ứng đó. Chọn mục Bảo dưỡng xe/ Nhập bảo dưỡng, giao diện nhập bảo dưỡng xuất hiện như sau: Màn hình theo dõi bảo dưỡng xe Muốn thêm một mục bảo dưỡng xe, chọn nút Thêm mới, giao diện nhập thêm mới xuất hiện như sau: Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 13

16 Màn hình thêm mới bảo dưỡng Nhập các thông tin của hạng mục bảo dưỡng và chọn các tiêu chí cảnh báo đến hạn tương ứng cho hạn mục đó, sau đó nhấn nút Lưu thêm mới để lưu dữ liệu. Cảnh báo bảo trì bảo dưỡng đến hạn. Mục này dùng để cảnh báo các bảo dưỡng hay bảo trì đến hạn cần thực hiện. Chọn mục Bảo dưỡng xe/theo dõi nhập bảo dưỡng, giao diện theo dõi nhập bảo dưỡng xuất hiện như sau: Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 14

17 Màn hình cảnh báo đến hạn bảo dưỡng Danh sách các cảnh báo đến hạn bảo dưỡng sẽ được liệt kê trong danh sách và đổi màu các tiêu chí nào đến hạn bảo dưỡng. 5. QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN Mục này dùng để lưu trữ và theo dõi hồ sơ danh sách các xe hiện có của Công ty. Danh sách phương tiện là danh sách các xe và được phân lại theo loại phương tiện. Chọn Quản lý phương tiện/danh sách phương tiện để mở giao diện nhập và theo dõi danh sách các xe của Công ty, giao diện như sau: Màn hình danh sách phương tiện Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 15

18 Muốn thêm mới phương tiện, chọn nút Thêm mới, giao diện thêm mới xuất hiện như sau: Màn hình thêm mới phương tiện Nhập đầy đủ thông tin và nhấn nút Lưu thêm mới. 6. QUẢN LÝ LÁI XE Mục này dùng để lưu trữ và theo dõi hồ sơ danh sách các lái xe của Công ty. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 16

19 Chọn Quản lý lái xe/danh sách lái xe để mở giao diện nhập và theo dõi danh sách các lái xe của Công ty, giao diện như sau: Màn hình danh sách lái xe Tương tự chúng ta chọn nút Thêm mới để thêm hồ sơ lái xe, giao diện để nhập hồ sơ một lái xe như sau : Màn hình thêm mới một hồ sơ lái xe Nhập đầy đủ thông tin của các trường yêu cầu và chọn nút Lưu thêm mới để lưu hồ sơ. Phần mềm quản lý xe và đăng ký lịch sử dụng xe V Trang 17