CHƯƠNG 1 NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.NHỮNG KHÁI NIỆM II.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM I.1 Quản trị Có nhiều định nghĩa về quản trị Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức. Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.
Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người và thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu. Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức năng quản trị (PODC hay POLC) QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi Do đó có thể hiểu Quản trị là duy trì sự ổn định trong sự biến động Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì?
I.2 Hành chính Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính quyền lực nhà nước. Do đó : Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG
Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƯ. Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó.
Những lưu ý quan trọng Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính. Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư. Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là gì? Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chính doanh nghiệp trong nền kinh tế kế hoạch hoá và nền kinh tế thị trường.
1.3 Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ ) Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng ) Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan )
Tóm lại Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài. Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị, là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo). Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người. Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
Bốn yếu tố cấu thành văn phòng Con người : các nhà quản trị, nhân viên Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên
Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp
Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS : Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp là một quá trình Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm
II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG II.1 Chức năng của hành chính văn phòng Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tế thị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System) Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn vị trong bộ máy quản lý
II.2 Nhiệm vụ Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho các nhà quản trị Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các nhà quản trị và quá trình quản trị Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản
Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá trình quản lý của doanh nghiệp Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG III.1 Khái niệm Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ. Nhà quản trị phải có người dưới quyền Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp : nhà quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng
Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat động hành chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình Vấn đề : Nhà quản trị hành chính văn phòng trước đây và hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì?
Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong doanh nghiệp Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ hành chính tổ chức; trợ lý hành chính Cấp giữa : chánh phó văn phòng, trưởng phó phòng hành chính Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó. Vấn đề : vị trí và ảnh hưởng của nhà quản trị hành chính văn phòng trong doanh nghiệp
Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những kỹ năng nhất định Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết phục Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên quan
Sự tồn tại của cấp quản trị hành chính cấp cao phụ thuộc vào Qui mô họat động của doanh nghiệp Đặc điểm ngành nghề họat động Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành chính Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat động của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trị hành chính cấp cao
III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP Có khả năng quản trị Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính Có khả năng huấn luyện đào tạo Khả năng giao tiếp và ngọai giao Khả năng truyền thông Khả năng làm việc nhóm Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng Chịu đựng được áp lực công việc