CHỨC NĂNG, NGHIỆP VỤ PHẦN MỀM, HỆ THỐNG ỨNG DỤNG Giới thiệu chung HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ SMART E-INVOICE 1.2 Smart E-Invoice được thiết kế hoàn toàn khác với các hệ thống ứng dụng dịch vụ hóa đơn điện tử khác hiện có trên thị trường hiện nay, ứng dụng hóa đơn Online hoàn toàn. Smart E-Invoice kết hợp giữa Online & Offline, nhằm đảm bảo cao nhất tính an toàn dữ liệu hóa đơn cho khách hàng, chủ động hoàn toàn hóa đơn điện tử của doanh nghiệp kể cả khi mất kết nối Internet. Khả năng đáp ứng doanh nghiệp. STT Doanh nghiệp đáp ứng ngay Phương tiện ký hóa đơn 1 Doanh nghiệp SME PKI Token 2 Doanh nghiệp nhiều mã số thuế các chi nhánh, công ty con, nhiều PKI PKI Token Token 3 Doanh nghiệp có nhiều chi nhanh, điểm lập, xuất hóa đơn PKI Token 4 Doanh nghiệp muốn quản lý hóa đơn tập trung PKI Token 5 Doanh nghiệp làm dịch vụ kế toán PKI Token 6 Khách sạn, nhà hàng (Hóa đơn VAT có phí dịch vụ) Bảng danh sách chức năng STT Chức năng Mô tả A CÀI ĐẶT Windows 7, Windows 8 & Windows 10 Cấu hình đối thiểu CPU Core 2, RAM 4 Gb, HHD, SSD 10 Gb. Auto Update DATABASE Portable Sqlite MySQL Remote Database SQL Server Express Ghi chú : Lựa chọn MySQL, SQL Server Database áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều người dùng lập, xuất hóa đơn. Quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung B CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ KHAI BÁO ỨNG DỤNG Thay đổi tên phần mềm Logo phần mềm Trang : 1
Màu nền Quản lý nhiều mã số thuế (Công ty, chi nhanh..) Hỗ trợ nhiều chứng thư số C THIẾT LẬP CHUNG Thông tin doanh nghiệp theo Mã số thuế Mô tả Nhiều chứng thư số theo Mã số thuế Thiết lập gửi Email bằng tài khoản Email doanh nghiệp Gửi Web Email (E-Invoice Portal) API Web Service Upload hóa đơn Tạo file thể hiện hóa đơn điện tử HTML Tạo file thể hiện hóa đơn điện tử PDF Ẩn /Hiện mã hàng khi lập hóa đơn (* SKU) Bật /tắt chế độ gửi Email tự động khi ký hóa đơn Thêm /Xóa chứng thư số theo Mã số thuế D QUẢN LÝ TÀI KHOẢN Quản lý tài khoản người dùng Thêm /Xóa/Edit tài khoản người dùng Phân quyền 3 cấp (Admin/ Manager /Nhân viên) Cấp quyền truy cập dữ liệu theo MSTs cho Users Đổi mật khẩu E QUẢN LÝ, TẠO MẪU HÓA ĐƠN Tạo mẫu hóa đơn Quản lý mẫu hóa đơn Chọn Logo, hình nền cho mẫu hóa đơn Xem mẫu hóa đơn Sao lưu mẫu hóa đơn ra File *.xslt Khóa mẫu hóa đơn F QUẢN LÝ, TẠO KÝ HIỆU HÓA ĐƠN Tạo ký hiệu hóa đơn Tự động phát sinh số hóa đơn theo số lượng khai báo In mẫu hóa đơn theo chuẩn nộp cơ quan thuế Xem mẫu hóa đơn Khóa mẫu hóa đơn Thư viện mẫu hóa đơn miễn phí (* 5 Mẫu) G LẬP HÓA ĐƠN & KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ Tạo mới hóa đơn Cấp số hóa đơn, ngày hóa đơn Lưu & tìm kiếm thông tin khách hàng thường xuất Hóa đơn có số chứng từ (Ref No.) Hóa đơn ngoại tệ (Không giới hạn loại ngoại tệ) & Tỉ giá tự chọn Thuế suất hóa đơn (10%, 5%, 0% & Không chịu thuế) Hóa đơn có phí dịch vụ theo % trên tổng hóa đơn (Nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ) Trang : 2
Hàng hóa có cột mở rộng SKU Chiết khấu, giảm giá trên từng mặt hàng Nhập giá hàng hóa, tính thành tiền chiều thuận Nhập giá hàng hóa, tính thành tiền chiều ngược Nhập nhanh chiết khấu giảm giá 100% cho hàng hóa Ẩn / Hiện cột Đơn vị tính, đơn giá, số lượng cho hàng hóa, dịch vụ Không làm tròn số tiền tổng hóa đơn (* Mặc định) Làm tròn 2 số 0, thành tiền Làm tròn bởi người dùng trong phạm vi 5 đơn vị tiền tệ Đơn giá, số lượng hàng hóa số thập phần (3) Gửi Email hóa đơn NHÁP có file định kèm Xem hóa đơn chưa ký Gợi ý và điền tự động 50 sản phẩm hàng hóa gần nhất Tự động nhận diện chứng thư số theo Mã số thuế Ký hóa đơn bằng Token của doanh nghiệp Ký hóa đơn với lựa chọn / không Gửi Email Xem hóa đơn tự động ngay sau khi ký Tạo sinh file & Zip file tự động (xml, html, pdf, zip) & Gửi Kèm Email Lưu hóa đơn đã lập, chờ ký Upload hóa đơn tự động lên E-Invoice Portal Gửi Email HTML format đến khách hàng có mã tra cứu & đường dẫn E-Invoice Portal Nội dung Email theo thông tin của doanh nghiệp Khách hàng tra cứu 1 tờ hóa đơn theo mã tra cứu Khách hàng tra cứu danh sách hóa đơn của họ H QUẢN LÝ HÓA ĐƠN DANH SÁCH HÓA ĐƠN Danh sách hóa đơn NHÁP Danh sách hóa đơn đã ký Danh sách hóa đơn chuyển đổi Danh sách hóa đơn XÓA, HỦY Tìm kiếm hóa đơn, lọc hóa đơn Phân trang hóa đơn thông minh Sắp xếp hóa đơn Chế độ hiển thị hóa đơn thông thường Chế độ hiển thị hóa đơn có chi tiết hàng hóa dịch vụ Export dữ liệu hóa đơn Unicode (Thông thường & Chi tiết) HÓA ĐƠN CHỜ KÝ Chọn, bỏ chọn, xóa hóa đơn NHÁP Chọn, ký nhiều hóa đơn cùng lúc I CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ HÓA ĐƠN THEO THÔNG TƯ 32 Chuyển đổi hóa đơn điện tử Thay thế hóa đơn điện tử Điều chỉnh hóa đơn điện tử Trang : 3
Xóa, hủy hóa đơn điện tử K CHỨC NĂNG KHÁC CHO HÓA ĐƠN ĐÃ KÝ Xem file XML, HTML, PDF hóa đơn đã ký Gửi lại Email định kèm hóa đơn đã ký SAO LƯU BACKUP DATABASE Chức năng Sao lưu Database vào tài khoản Cloud của doanh nghiệp Upload Database vào tài khoản Google Driver của doanh nghiệp L KIỂM TRA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ Kiểm tra hóa đơn điện tử bất kỳ M CHỨC NĂNG IMPORT DỮ LIỆU HÓA ĐƠN TỪ PHẦN MỀM KHÁC. File Excel File CSV File TXT Khai báo file Import linh hoạt, không phụ thuộc cấu trúc & thứ tự dữ liệu Tạo file khai báo Import / Mở, lưu file Config Import Lấy số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn & ngày hóa đơn từ File Import N CÁC CHỨC NĂNG CAO CẤP KHÁC THEO YÊU CẦU Liên hệ (***) Chức năng nghiệp vụ SMART E-INVOICE PORTAL Ứng dụng Web Application với vai trò lưu trữ & cho phép người mua hàng tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi. STT Chức năng nghiệp vụ Mô tả A API Web Service POST thông tin hóa đơn GET thông tin hóa đơn DELETE hóa đơn B Tra cứu hóa đơn danh cho người mua hàng Tra cứu 1 hóa đơn theo mã TRA CỨU Tra cứu danh sách hóa đơn của riêng khách hàng Xem hóa đơn Download hóa đơn điện tử (*.XML) C Khác Đổi mật khẩu Reset mật khẩu Chức năng nghiệp vụ SMART E-INVOICE WINDOWS SERVICES Sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp yêu cầu tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm : Kế toán, quản lý bán hàng, ERP và ký hóa đơn tự động. Trang : 4
STT Chức năng nghiệp vụ Mô tả A Đồng bộ dữ liệu hóa đơn nhiều Mã số thuế cùng lúc Automatic Import files (*.txt,*.csv) Automatic Call API Web Services Automatic Query Database B Ký hóa đơn tự động Sinh file hóa đơn (*.xml, *.html,*.pdf) Ký hóa đơn tự động bằng chứng thư số mềm *.p12 Hỗ trợ nhiều chứng thư tự động Tự động Send Email Attach file Tự động Upload hóa đơn lên E-Invoice Portal & Gửi mã tra cứu đến khách hàng C E-Invoice Services Monitor Tools Tình trạng hoạt động E-Invoice Windows Service Start /Stop E-Invoice Windows Service Logs file E-Invoice Windows Service Khai báo cấu hình cho E-Invoice Windows Service Ghi chú (*) Đối với khách hàng có yêu cầu tích hợp và đồng bộ dữ liệu hóa đơn để sử dụng hóa đơn điện tử với các phần mềm ứng dụng hiện có của doanh nghiệp như : Phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, ERP, ký hóa đơn tự động. Quý khách vui lòng liên hệ số HOTLINE : 090 6767 828 Trang : 5