Microsoft Word - PQLKSTL.DOC

QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU SOẠN THẢO SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT ĐIỀU PHỐI VIÊN MT ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO MT GIÁM ĐỐC KHÁCH SẠN I. MỤC ĐÍCH Nhằm chuẩn hóa một cách có hệ thống những công việc liên quan đến các tài liệu được sử dụng trong khách sạn, bao gồm : việc soạn thảo, nhận dạng, kiểm tra, soát xét, phê duyệt, phân phối và bảo quản tài liệu, đồng thời tạo điều kiện cho việc truy tìm và sử dụng tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng, chính xác. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Thủ tục này áp dụng cho mọi tài liệu của (bao gồm cả các tài liệu nội bộ và bên ngoài) của khách sạn. III. TRÁCH NHIỆM Tất cả các phòng ban, bộ phận và cá nhân liên quan có trách nhiệm áp dụng và tuân thủ thủ tục này. IV. ĐỊNH NGHĨA và THUẬT NGỮ EMS (Environmental Management System) : Hệ thống Quản lý Môi trường. Tài liệu : Là những thông tin, dữ liệu có ý nghĩa được thể hiện bằng chữ viết, hình ảnh, âm thanh... và lưu trữ trên những phương tiện hỗ trợ (giấy, phim, slide, băng từ, đĩa từ...). Tài liệu nội bộ : Tài liệu do khách sạn soạn thảo nhằm phục vụ cho mọi hoạt động của khách sạn như : sổ tay, thủ tục, hướng dẫn, nội quy, quy định, quy chế, các bảng biểu, sơ đồ, bản vẽ... Tài liệu bên ngoài : được cung cấp từ bên ngoài có liên quan đến các hoạt động của khách sạn như : các văn bản luật, quy định, thông báo, tiêu chuẩn, các văn bản yêu cầu, khiếu nại, các thông tin phản hồi, các biên bản, các sơ đồ, bản vẽ khác... V. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH Các tài liệu của EMS gồm có : Sổ tay : là tài liệu mô tả những thành phần chính yếu của EMS (kể cả sự tương tác của chúng), đồng thời chỉ dẫn tham chiếu đến các tài liệu liên quan (chẳng hạn như các thủ tục, hướng dẫn...). Thủ tục : là loại tài liệu mô tả cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay một công việc (ai làm, việc gì, ở đâu, khi nào, như thế nào). Thủ tục gồm có : trách nhiệm, hoạt động, tần suất, phương tiện / nguồn lực và những liên kết đến các tài liệu có liên quan đến quy trình hay hoạt động. Hướng dẫn : được triển khai khi có yêu cầu mức độ chi tiết cao hơn về một công việc cụ thể và có thể liên kết với các thủ tục. Hồ sơ : là chứng cứ xác nhận một hoạt động nào đó đã được thực hiện, đồng thời là một loại tài liệu hữu ích có thể giúp cho việc ra quyết định sau này. File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 1/7

V.1 NHẬN DẠNG và TRÌNH BÀY TÀI LIỆU + Mọi tài liệu của EMS được liệt kê trong Danh Mục Tài Liệu của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (theo mẫu Phụ lục 1) và danh mục này được cập nhật bởi Điều Phối Viên Môi Trường / Trưởng Bộ phận khi có sửa đổi. Mỗi tài liệu được nhận dạng bởi tiêu đề (header) và tựa đề như sau : SỔ TAY : SỔ TAY < TÊN CHƯƠNG CỦA SỔ TAY > : < TÊN > HƯỚNG DẪN : HƯỚNG DẪN < TÊN HƯỚNG DẪN > HỒ SƠ : HỒ SƠ < TÊN HỒ SƠ > Riêng một số tài liệu như Sổ Tay Môi Trường, Chính Sách Môi Trường, các thông tin hướng dẫn gợi ý cho nhân viên, các thông tin gửi đến khách hàng có thể có định dạng khác (do nhu cầu về thẩm mỹ hoặc tạo sự hấp dẫn, chú ý...) nhưng vẫn phải được nhận dạng bởi tựa đề và ngày tháng. V.2 NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU ++ Sổ tay là tài liệu có nội dung cô đọng, gồm nhiều chương, mỗi chương gồm một mô tả ngắn về thành phần tương ứng của EMS và một chỉ dẫn tham chiếu đến các tài liệu cần thiết khác. Thủ tục và Hướng dẫn gồm có : phạm vi áp dụng, các trách nhiệm, các hoạt động tác nghiệp, chỉ dẫn tham chiếu đến các tài liệu cần thiết khác và một liệt kê các phụ lục (nếu có). Hồ sơ có thể có nội dung đặc thù tùy theo các yêu cầu riêng biệt. Ngoài ra, mỗi tài liệu kể trên đều phải có phần ghi chú cuối trang (footer) chỉ rõ số phiên bản, ngày ban hành và số trang trên tổng số trang, ví dụ như : Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/01/2005 Trang : 1/3 File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 2/7

Cách ghi Số phiên bản của các tài liệu có ý nghĩa như sau : Ví dụ : Số phiên bản của một tài liệu nào đó là : 2005.03 + 2005 : chỉ năm mà tài liệu nào đó được ban hành. + 03 : chỉ số lần ban hành các phiên bản đối với một tài liệu nào đó. Riêng đối với các phụ lục được ban hành kèm theo các tài liệu, ngoài phần ghi chú cuối trang (footer) như trên phải có thêm một dòng ghi chú bên dưới, ví dụ : Ghi chú : Mẫu biểu này là Phụ lục 1 của Thủ tục Quản lý và Kiểm soát Tài liệu (PQLKSTL). đồng thời sẽ được Điều Phối Viên Môi Trường theo dõi và cập nhật vào Danh Mục Phụ Lục của Tài Liệu EMS (theo mẫu Phụ lục 2). V.3 SOẠN THẢO và BAN HÀNH TÀI LIỆU + Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường sẽ xác định bộ phận và/hoặc cá nhân chức năng có trách nhiệm soạn thảo đối với từng loại tài liệu tương ứng, đồng thời các bộ phận và các cá nhân còn lại có liên quan phải tham gia vào quá trình soạn thảo để đảm bảo tài liệu được rõ ràng, dễ hiểu, sát thực tế và có hiệu quả nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu chung của toàn đơn vị. Tài liệu phải được kiểm tra bởi một cá nhân / bộ phận chức năng khác với cá nhân / bộ phận đã trực tiếp soạn thảo ra tài liệu đó. Cuối cùng, tài liệu phải được soát xét, phê duyệt ở cấp phù hợp trước khi ban hành áp dụng. Loại tài liệu Người soạn thảo Người soát xét Phê duyệt Sổ tay Điều Phối Viên MT Giám Đốc Thủ tục Điều Phối Viên MT / Trưởng Bộ phận Giám Đốc Hướng dẫn Cá nhân liên quan Trưởng Bộ phận / Biểu mẫu Cá nhân liên quan Trưởng Bộ phận / Ban Giám Đốc / / Trưởng Bộ phận Tài liệu phải có chữ ký (đặt sau chức vụ) của những người tham gia. Tài liệu phê duyệt xong phải được cập nhật vào Danh Mục Tài Liệu của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường theo từng loại để dễ nhận diện và phục vụ cho việc quản lý và kiểm soát. Tài liệu chỉ được chính thức ban hành sau khi đã đóng dấu kiểm soát. Riêng đối với một số tài liệu hướng dẫn của các cơ quan chức năng hoặc của Khách sạn đã được ban hành trước khi có Hệ thống Quản lý Môi trường : khi được đưa vào danh mục tài liệu EMS thì chỉ cần đóng dấu kiểm soát và ghi chú tham chiếu tài liệu liên quan là đủ hiệu lực ban hành. V.4 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU + File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 3/7

Điều Phối Viên Môi Trường (ĐPVMT) có trách nhiệm sao chép, đóng dấu kiểm soát, phân phối các tài liệu của EMS và phải bảo đảm rằng những tài liệu này luôn có sẵn tại các bộ phận chức năng, cá nhân có trách nhiệm và tại các vị trí mà các hoạt động liên quan được tiến hành. Các Trưởng Bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức sắp xếp bảo quản tài liệu và tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu được dễ dàng tại bộ phận. Khi cấp phát tài liệu, ĐPVMT phải lập Danh Mục Phân Phối Tài Liệu EMS (theo mẫu Phụ lục 3) và thu hồi tất cả các phiên bản cũ (nếu có) để đảm bảo tính hiệu lực của tài liệu. Việc phân phối phiên bản mới và thu hồi phiên bản cũ của các tài liệu đều phải có chữ ký giao nhận giữa hai bên. Tài liệu được sử dụng chính thức và hợp lệ phải được đóng dấu đỏ : Control copy Tài liệu kiểm soát No.: Tài liệu không còn hiệu lực và bị thu hồi phải được đóng dấu đỏ : Obsolete Tài liệu lỗi thời Bất kỳ tài liệu nào cung cấp ra bên ngoài cũng phải được duyệt bởi Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường hay Ban Giám Đốc và đóng dấu đỏ : Uncontrol copy Tài liệu không kiểm soát V.5 SỬ DỤNG TÀI LIỆU ++ Khi nhận tài liệu EMS, Trưởng Bộ phận có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên sử dụng theo đúng nội dung được quy định trong Hướng Dẫn Sử Dụng và Bảo Quản Tài Liệu, Hồ Sơ của Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS). Đồng thời, Trưởng Bộ phận phải có trách nhiệm thông báo cho tất cả nhân viên trong bộ phận biết về các phiên bản mới nhất của các tài liệu, cho dù đó là Tài liệu kiểm soát hay Tài liệu không kiểm soát. Trong những trường hợp cần cung cấp thêm một số bản sao tài liệu để sử dụng, Trưởng Bộ phận làm Phiếu Đề Nghị Bổ Sung Tài Liệu (theo mẫu Phụ lục 4) nêu rõ lý do và trình Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường xem xét giải quyết (việc phân phối bổ sung này cũng tuân theo mục V.4). Riêng trường hợp tài liệu bị mất mát hoặc thất lạc : Nếu là tài liệu gốc : Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường phải làm phiếu đề nghị trình Giám Đốc xét duyệt (có nêu rõ lý do mất) cho phép tạo lại bản gốc từ tài liệu đã lưu giữ trên máy vi tính của Ban Quản Lý Môi Trường và sau đó trình Giám Đốc phê duyệt. Nếu là tài liệu sao chép đang sử dụng tại các bộ phận : Trưởng Bộ phận làm Phiếu Đề Nghị Bổ Sung Tài Liệu (theo mẫu Phụ lục 4) nêu rõ lý do mất mát tài liệu, trình Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường xem xét giải quyết (việc phân phối bổ sung này cũng tuân theo mục V.4). Cả hai trường hợp trên, Điều Phối Viên Môi Trường đều ra thông báo để nhận dạng tài liệu thất lạc không còn được kiểm soát (tránh sử dụng lại) và tài liệu thay thế để sử dụng. Cá nhân nào phát hiện tài liệu đã thất lạc trước đây phải báo và nộp về cho Điều File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 4/7

Phối Viên Môi trường (việc thu hồi này xem như thu hồi tài liệu cũ và cũng tuân theo mục V.4). Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu nhận thấy cần có những đóng góp đề nghị bổ sung sửa đổi tài liệu, các Trưởng Bộ phận làm Phiếu Đề Nghị Sửa Đổi Tài Liệu (theo mẫu Phụ lục 5) và gửi về Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường để được xem xét sửa đổi bổ sung nếu hợp lý và cần thiết. Tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa đổi, ghi chép lên trên tài liệu. V.6 RÀ SOÁT TÀI LIỆU + Mỗi tài liệu được rà soát hàng năm bởi Người Soạn Thảo và Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường để đảm bảo rằng tài liệu được cập nhật, cung cấp thông tin đúng đắn và đáp ứng các yêu cầu về điều hành của khách sạn. Ngoài ra, các tài liệu cũng phải được rà soát trong trường hợp thay đổi những điều kiện điều hành hay tác nghiệp. Người chịu trách nhiệm rà soát phải cần có sự tham gia của nhân viên để nhận được mọi đóng góp có thể có giá trị đối với tài liệu. Đối với tài liệu có phiên bản mới, trong trường hợp cần thiết, để nhận biết nhanh chóng những sửa đổi hay bổ sung so với phiên bản cũ, có thể sử dụng các dấu hiệu như sau : Nếu điều chỉnh / bổ sung một vài từ hoặc một câu : đánh dấu + ngay sau tiêu đề mục có nội dung điều chỉnh (thí dụ V.6 - RÀ SOÁT TÀI LIỆU + ) Nếu điều chỉnh một đoạn hay thêm một đoạn mới : đánh dấu ++ ngay sau tiêu đề mục có nội dung điều chỉnh (thí dụ V.6 - RÀ SOÁT TÀI LIỆU ++ ) Mọi tài liệu có thực hiện việc điều chỉnh đều phải tuân thủ mục V.3 trước khi được sử dụng và phải có ngày ban hành cùng số phiên bản mới. Điều Phối Viên Môi trường sẽ cập nhật việc điều chỉnh, thông báo và phân phối các tài liệu phiên bản mới đến các bộ phận liên quan. V.7 DUY TRÌ, BẢO QUẢN và KIỂM SOÁT TÀI LIỆU + Trưởng Bộ phận có trách nhiệm duy trì, bảo quản và kiểm soát toàn bộ tài liệu EMS của bộ phận. Điều Phối Viên Môi Trường có trách nhiệm duy trì, bảo quản và kiểm soát toàn bộ tài liệu EMS của BQL Môi trường. Định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất Điều Phối Viên Môi Trường có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ tài liệu EMS của các bộ phận, và sau đó ghi kết quả kiểm tra cùng biện pháp đề xuất (nếu có) vào Phiếu Kiểm Tra (sử dụng mẫu Phiếu Kiểm Tra của các Thủ Tục Kiểm Soát Điều Hành). Tài liệu gốc (gồm đầy đủ các chữ ký tươi) được lưu giữ trong tủ hồ sơ tại Phòng của Ban Quản Lý Môi Trường (BQLMT), đồng thời một phiên bản điện tử được lưu trong thư mục riêng của máy vi tính của BQLMT (có phân loại để dễ truy tìm và chỉ có BQLMT mới có quyền truy cập) và được sao chép vào dĩa CD-ROM một năm một lần (để tránh mất mát hư hỏng do sự cố máy vi tính). Tài liệu phiên bản cũ gần nhất sẽ được lưu giữ (chỉ để làm tài liệu tham khảo) : - dạng văn bản : được đóng dấu Obsolete trên trang đầu và lưu trong bìa hồ sơ có niêm phong. - dạng điện tử : lưu vào thư mục obs. Thời hạn duy trì của các tài liệu được chỉ rõ trong thủ tục liên quan. Các tài liệu liên quan đến sự tuân thủ luật định được duy trì như đã được chỉ rõ trong văn bản luật tương ứng. File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 5/7

V.8 QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT CÁC LOẠI HỒ SƠ EMS Phần này bao gồm những trách nhiệm và hoạt động kiểm soát điều hành trong quá trình tạo lập, nhận dạng, thu thập, lập danh mục, lưu trữ, bảo quản, cập nhật và hủy bỏ đối với các loại hồ sơ của Hệ thống Quản lý Môi trường của Khách sạn. V.8.1 QUÁ TRÌNH TẠO RA HỒ SƠ Trong suốt quá trình áp dụng, thực hiện và duy trì Hệ thống Quản lý Môi trường tại khách sạn, các hồ sơ (ví dụ như : các biểu mẫu chứa các dữ liệu theo dõi đo lường, hồ sơ đào tạo, hồ sơ đánh giá, hồ sơ của các nhà cung ứng, hồ sơ của các bên hữu quan ) sẽ được phát sinh. V.8.2 NHẬN DẠNG HỒ SƠ Các Trưởng Bộ phận có trách nhiệm nhận dạng các hồ sơ môi trường có liên quan đến bộ phận để sau đó tiến hành việc lưu trữ. Loại hồ sơ, bộ phận lưu, thời gian lưu của các hồ sơ được chỉ rõ trong thủ tục liên quan. Cách thức nhận dạng, đánh ký mã hiệu sẽ tùy thuộc vào đặc thù quản lý của từng bộ phận, tuy nhiên cần lưu ý việc quản lý sao cho dễ phân định và dễ tìm ra nguồn gốc các hoạt động liên quan đến từng loại hồ sơ. V.8.3 LƯU TRỮ, BẢO QUẢN & KIỂM SOÁT HỒ SƠ Sau khi nhận dạng hồ sơ, các Trưởng Bộ phận có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản các hồ sơ liên quan, lập Danh Mục Hồ Sơ của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường (theo mẫu Phụ lục 6) để dễ dàng theo dõi quản lý và truy cập. Các loại hồ sơ, kệ giá, tủ hồ sơ phải được để trong môi trường thích hợp để tránh mất mát, hư hỏng (do mối mọt, ẩm ướt, hóa chất...), tránh các nguồn dễ gây cháy nổ V.8.4 KIỂM TRA, CẬP NHẬT & HỦY BỎ HỒ SƠ + Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất Trưởng Bộ phận có trách nhiệm tiến hành kiểm tra rà soát lại hồ sơ lưu trữ của bộ phận, theo dõi thời hạn lưu trữ, tiến hành hủy bỏ các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ và cập nhật danh mục khi có thêm / bớt các hồ sơ liên quan. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất Điều Phối Viên Môi Trường có trách nhiệm tiến hành kiểm tra rà soát lại hồ sơ lưu trữ của BQLMT, theo dõi thời hạn lưu trữ, tiến hành hủy bỏ các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ và cập nhật danh mục khi có thêm / bớt các hồ sơ liên quan. Định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất Ban Quản Lý Môi Trường có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ EMS của các bộ phận và sau đó ghi kết quả kiểm tra cùng biện pháp đề xuất (nếu có) vào Phiếu Kiểm Tra (sử dụng mẫu Phiếu Kiểm Tra của các Thủ Tục Kiểm Soát Điều Hành). V.9 QUẢN LÝ và KIỂM SOÁT CÁC HỒ SƠ BÊN NGOÀI ++ Mọi hồ sơ bên ngoài có thể hữu ích cho việc kiểm soát và cải tiến hiệu quả môi trường hay có liên quan đến sự tuân thủ luật định của khách sạn được tiếp cận và kiểm soát bởi Điều Phối Viên Môi Trường. Nếu thông tin chứa đựng trong hồ sơ là một chứng cứ cho thấy một yêu cầu luật định không được đáp ứng, nó có thể được xử lý như là một sự không phù hợp. File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 6/7

Đối với các hồ sơ loại này, để xác nhận một sự kiểm soát đã được thực hiện, Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường sẽ ký tên (kèm ngày tháng) phía trên góc phải trang đầu của hồ sơ, đồng thời được cấp một mã số hồ sơ và cập nhật vào Danh Mục Hồ Sơ Bên Ngoài (theo mẫu Phụ lục 7) được kiểm soát bởi Điều Phối Viên Môi Trường. Trong trường hợp khách sạn muốn sử dụng các tài liệu bên ngoài do các đối tác của khách sạn cung cấp (ví dụ: các tài liệu hướng dẫn; quy trình, thao tác thực hiện một công việc đặc biệt nào đó ) như một tài liệu của Hệ thống Quản lý Môi trường thì các tài liệu bên ngoài này cũng phải được cập nhật vào Danh Mục Hồ Sơ Bên Ngoài (theo mẫu Phụ lục 7) được kiểm soát bởi Điều Phối Viên Môi trường. VI. LƯU HỒ SƠ ++ Tất cả các hồ sơ liên quan đến việc quản lý và kiểm soát tài liệu trong khách sạn được sắp xếp và lưu trữ như sau : STT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Bộ phận lưu Thời gian lưu tối thiểu 01 Danh Mục Tài Liệu của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường FDMTL Theo tài liệu 02 Danh Mục Phân Phối Tài Liệu FDMPP BQL Môi trường Theo tài liệu 03 Danh Mục Phụ Lục của Tài Liệu EMS FDMPL BQL Môi trường Theo phụ lục 04 Phiếu Đề Nghị Bổ Sung Tài Liệu FPDNBSTL 1 năm 05 Phiếu Đề Nghị Sửa Đổi Tài Liệu FPDNSDTL 1 năm 06 Danh Mục Hồ Sơ của Hệ Thống Quản Lý Môi Trường FDMHS Theo hồ sơ 07 Danh Mục Hồ Sơ Bên Ngoài FDMHSBN BQL Môi trường Theo hồ sơ VII. CÁC THAM CHIẾU + ISO 14001:2004 mục 4.4.4 và 4.4.5. Sổ Tay Môi Trường chương 10. Hướng dẫn Sử dụng và Bảo quản Tài liệu, Hồ sơ của EMS. VIII. CÁC PHỤ LỤC ++ Phụ lục 1: Danh Mục Tài Liệu của (FDMTL). Phụ lục 2: Danh Mục Phân Phối Tài Liệu (FDMPP). Phụ lục 3: Danh Mục Phụ Lục của Tài Liệu EMS (FDMPL). Phụ lục 4: Phiếu Đề Nghị Bổ Sung Tài Liệu (FPDNBSTL). Phụ lục 5: Phiếu Đề Nghị Sửa Đổi Tài Liệu (FPDNSDTL). Phụ lục 6: Danh Mục Hồ Sơ của (FDMHS). Phụ lục 7: Danh Mục Hồ Sơ Bên Ngoài (FDMHSBN). File : PQLKSTL Phiên bản : 2005.03 Ngày ban hành : 01/09/2005 Trang : 7/7