Microsoft Word - PDGEMS.DOC

Bản ghi

1 THỦ TỤC THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG (EMS) SOẠN THẢO SOÁT XÉT PHÊ DUYỆT ĐIỀU PHỐI VIÊN MT ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO MT GIÁM ĐỐC KHÁCH SẠN I. MỤC ĐÍCH Thủ tục này nhằm xác định các hoạt động tác nghiệp và các trách nhiệm quản lý liên quan đến việc đánh giá Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS). II. PHẠM VI ÁP DỤNG Thủ tục này được áp dụng cho toàn bộ quá trình đánh giá EMS của Khách sạn. III. TRÁCH NHIỆM Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường và các Trưởng Bộ phận có trách nhiệm tuân thủ thủ tục này. IV. IV.1 CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP ĐỊNH NGHĨA / THUẬT NGỮ Đánh giá: là một quá trình có hệ thống, độc lập và được lập tài liệu nhằm thu thập các bằng chứng đánh giá và xem xét chúng một cách khách quan để xác định mức độ hoàn tất của các chuẩn cứ đánh giá. Kế hoạch đánh giá: là một hoặc nhiều đánh giá được hoạch định trong một khung thời gian cụ thể và nhắm đến những mục tiêu cụ thể. Chương trình đánh giá: là bảng mô tả các hoạt động đánh giá tại chỗ và các công tác chuẩn bị cho một đánh giá. Đánh giá viên: là người có năng lực, được đào tạo để thực hiện công tác đánh giá. Nhóm trưởng hoặc Đánh giá viên trưởng: là người có trách nhiệm xác định và triển khai thực hiện chương trình đánh giá. IV.2 XÁC ĐỊNH KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ Mỗi năm một lần, Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường có trách nhiệm xác định Kế hoạch Đánh giá hàng năm và ghi vào Biểu mẫu Kế hoạch Đánh Giá (tham khảo Phụ lục 1). Kế hoạch Đánh giá có thể bao gồm một, một vài hoặc nhiều lần đánh giá tùy theo yêu cầu của khách sạn. Tuy nhiên, trong một vòng chu kỳ thực hiện thì phải đánh giá được toàn bộ hệ thống EMS của khách sạn. Kế hoạch Đánh giá phải bao gồm các nội dung : Thời gian biểu chung hoặc thời hạn cho mỗi cuộc đánh giá ; Mục tiêu ; Quy mô mở rộng hoặc phạm vi ; Đánh giá viên trưởng ; Các thành phần của EMS phải được kiểm tra. Để xác định Kế hoạch Đánh giá, Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường phải xem xét đến: File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 01/09/2006 Trang : 1/10

2 THỦ TỤC Khía cạnh môi trường liên quan đến các hoạt động được đánh giá ; Kết quả của các hoạt động đánh giá trước đây ; Mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình môi trường ; Tài liệu EMS ; Các yêu cầu của EMS ; Các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác (bao gồm các yêu cầu hợp đồng, nếu có) ; Các yêu cầu và quan tâm của khách hàng ; Các yêu cầu và quan tâm của các bên hữu quan ; Các rủi ro tiềm tàng của tổ chức ; Kết quả soát xét của các chương trình đánh giá trước đây ; Yêu cầu đánh giá hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động đào tạo ; Những thay đổi đáng kể về cơ cấu tổ chức hoặc hoạt động của khách sạn.... Kế hoạch Đánh giá phải bao gồm tất cả các thành phần của EMS trong phạm vi toàn khách sạn. IV.3 CHỌN LỰA ĐÁNH GIÁ VIÊN (CÓ NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ ĐƯỢC ĐÀO TẠO) ++ Nhóm đánh giá được tổ chức theo sơ đồ sau: Nhóm đánh giá Đánh Giá Viên Trưởng Các đánh giá viên Nhóm đánh giá bao gồm: một Đánh Giá Viên Trưởng và các Đánh Giá Viên. Tuy nhiên, nhóm đánh giá cũng có thể có những thành viên khác tham gia vào với vai trò quan sát viên hoặc thực tập viên. Ban Giám Đốc và Đại diện lãnh đạo môi trường là người có đánh giá ban đầu về những người phù hợp làm đánh giá viên xét theo năng lực, kinh nghiệm và những yêu cầu cơ bản khác để đảm bảo quá trình đánh giá một cách có hiệu quả. Đánh Giá Viên Trưởng (được Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường lựa chọn): là người phải nắm rõ tiêu chuẩn ISO, các yêu cầu của EMS và cách thức thực hiện hoạt động đánh giá EMS; đồng thời độc lập đối với những hoạt động được họ đánh giá. Đánh Giá Viên Trưởng có trách nhiệm tuyển chọn các thành viên của nhóm đánh giá, triển khai công tác đánh giá và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đánh giá viên. Việc tuyển chọn các đánh giá viên phải được xem xét dựa trên năng lực, kết quả đào tạo, kinh nghiệm, trách nhiệm, quyền hạn và những yêu cầu cơ bản khác. Cụ thể đánh giá viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn như sau: a. Có thời gian công tác trong ngành từ 3 năm trở lên ; File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 01/09/2006 Trang : 2/10

3 THỦ TỤC b. Đã được đào tạo về Hệ thống quản lý môi trường của khách sạn và đảm nhận công tác quản lý môi trường (của khách sạn / bộ phận) từ 1 năm trở lên ; c. Đã được đào tạo và được cấp bằng Đánh giá viên nội bộ HTQLMT bởi tổ chức có uy tín bên ngoài ; d. Hiểu biết về các Yêu cầu luật định và các Yêu cầu khác về môi trường mà khách sạn đang tuân thủ ; e. Am hiểu về tiêu chuẩn ISO 14001, các chuẩn cứ, hệ thống tài liệu, hồ sơ HTQLMT của khách sạn dùng làm tiêu chuẩn đánh giá HTQLMT ; f. Am hiểu về các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ đặc thù tại các khu vực và khách sạn ; g. Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả với người khác, năng động, linh hoạt, quyết đoán, tự tin và có khả năng làm việc độc lập ; h. Được quyết định công nhận là Đánh giá viên nội bộ của khách sạn. Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường có trách nhiệm xem xét và phê duyệt danh sách các đánh giá viên, nhằm đảm bảo Kế hoạch Đánh giá được triển khai áp dụng một cách có hiệu quả. IV.4 IV.4.1 ÁP DỤNG KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ XÁC ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ Khi nhóm đánh giá đã được xác định, Đánh Giá Viên Trưởng có trách nhiệm chuẩn bị Chương Trình Đánh Giá và ghi vào Biểu mẫu Chương Trình Đánh Giá (tham khảo Phụ lục 2). Chương trình đánh giá phải xác định những nội dung sau : Mục tiêu đánh giá ; Phạm vi đánh giá (bao gồm một phần hoặc tất cả các thành phần của EMS, các khu vực, các quy trình, các bộ phận, phòng ban và các hoạt động riêng biệt ) ; Ngày, địa điểm và thời gian thực hiện các hoạt động đánh giá tại chỗ ; Các chuẩn cứ đánh giá ; Đánh Giá Viên Trưởng với sự hỗ trợ tư vấn của nhóm đánh giá sẽ giao trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên để tiến hành công tác đánh giá trên phạm vi đã được xác định. IV.4.2 HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ Tổ chức một buổi họp công bố Đánh Giá Viên Trưởng sẽ tổ chức một buổi họp khai mạc nhằm công bố các lĩnh vực sẽ được đánh giá. Buổi họp có các mục đích sau: Soát xét và xác nhận chương trình đánh giá ; Tóm tắt những hoạt động đánh giá sẽ tiến hành, phạm vi thời gian, phương pháp đánh giá, chuẩn cứ đánh giá, các yêu cầu mà đoàn đánh giá cần phải tuân thủ, xác định các kênh thông tin liên lạc trong quá trình đánh giá, xác định thời gian họp lại ; Tạo cơ hội cho những người / bộ phận được đánh giá đặt câu hỏi thắc mắc. Thu thập và kiểm tra thông tin Tất cả thành viên trong nhóm phải thu thập thông tin liên quan đến công tác đánh giá bằng cách lấy mẫu thích hợp (hồ sơ, mẫu vật, hình ảnh...) trong suốt quá trình thực hiện. Chỉ những thông tin có thể kiểm tra được mới trở thành chứng cứ đánh giá. Chứng cứ đánh giá được ghi nhận ở cột cuối cùng của Danh Sách Kiểm Tra các Hoạt Động Đánh Giá (tham khảo Phụ lục 3). Đưa ra kết quả đánh giá File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 01/09/2006 Trang : 3/10

4 THỦ TỤC Chứng cứ phải được đánh giá theo các chuẩn cứ đánh giá để đưa ra các kết quả đánh giá. Kết quả này có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn cứ đánh giá và / hoặc nhận dạng cơ hội cải thiện. Đánh Giá Viên Trưởng có trách nhiệm nhận định các kết quả đánh giá. Chuẩn bị các kết luận đánh giá Căn cứ trên kết quả công tác của cả nhóm, Đánh Giá Viên Trưởng sẽ soạn thảo các kết luận đánh giá bằng cách xem xét các kết quả đánh giá và bất cứ thông tin thu thập được trong suốt quá trình đánh giá. Tổ chức buổi họp kết thúc Đánh Giá Viên Trưởng có trách nhiệm tổ chức buổi họp kết thúc và tổng kết quá trình đánh giá theo cách thức đuợc trình bày ở phần sau. Đánh Giá Viên Trưởng phải đảm bảo rằng người / bộ phận được đánh giá hoàn toàn thấu hiểu những phát hiện và kết luận đánh giá. IV.4.3 SOẠN THẢO, PHÊ DUYỆT VÀ PHÂN PHỐI BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ Báo cáo Đánh giá được soạn thảo bởi Đánh Giá Viên Trưởng với sự hỗ trợ của nhóm đánh giá và phải bao gồm các nội dung sau: Mục tiêu đánh giá ; Phạm vi đánh giá, đặc biệt là việc xác định các cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận hoặc quy trình được đánh giá và khoảng thời gian thực hiện đánh giá ; Các thành viên nhóm đánh giá ; Ngày và nơi thực hiện các hoạt động đánh giá tại chỗ ; Các chuẩn cứ đánh giá ; Các phát hiện của cuộc đánh giá được ghi nhận vào Biểu Mẫu Ghi Nhận Thông Tin và Sự Không Phù Hợp và tham chiếu đến cuộc đánh giá được ghi vào ô Thông tin khác ở góc phải trên cùng của Biểu mẫu (tham khảo Thủ tục về Thông Tin Nội Bộ và Thông Tin Với Bên Ngoài) ; Các kết luận đánh giá ; Tổng kết quá trình đánh giá kể cả các trở ngại gặp phải ; Đề xuất cải thiện, bao gồm cả các ý kiến phản hồi của bên được đánh giá (sử dụng mục Hành động Phòng ngừa trong Biểu Mẫu Ghi Nhận Thông Tin và Sự Không Phù Hợp ) ; Danh sách các nơi được phân phối báo cáo đánh giá (trong đó có lãnh đạo cao nhất). Báo Cáo Đánh Giá phải được ban hành sau buổi họp kết thúc đánh giá, được phê duyệt bởi Đánh Giá Viên Trưởng và được gởi cho Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường để xem xét phê duyệt. Điều Phối Viên Môi Trường có trách nhiệm phân phối các Báo Cáo Đánh Giá (tham khảo Phụ lục 4) đến các bộ phận chức năng được liệt kê trong Danh Mục Phân Phối Kết Quả Đánh Giá của Báo Cáo Đánh Giá. IV.4.4 THEO DÕI VÀ SOÁT XÉT KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường có trách nhiệm giám sát Kế Hoạch Đánh Giá theo những thời hạn thích hợp và kiểm tra việc tiến hành đánh giá. Đại Diện Lãnh Đạo Môi Trường có trách nhiệm rà soát Kế Hoạch Đánh Giá để đánh giá xem : Công tác đánh giá có được thực hiện theo kế hoạch (các hoạt động và thời gian biểu) hay không ; Các mục tiêu đánh giá đã đạt được chưa ; Nhóm đánh giá có thể thực hiện các hoạt động theo dự kiến không ; File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 01/09/2006 Trang : 4/10

5 THỦ TỤC Có ý kiến phản hồi hữu ích nào từ đánh giá viên và người được đánh giá ; Các cải tiến đối với chương trình và hoạt động đánh giá ; Thời gian cần thiết thực hiện các hành động khắc phục. Các thông tin nêu trên được ghi nhận vào cột Ghi chú trong Biểu mẫu Kế Hoạch Đánh Giá. Thông tin này sẽ được sử dụng cho việc thiết lập các Kế Hoạch Đánh Giá trong tương lai. IV.5 LƯU HỒ SƠ Mọi thông tin và tài liệu liên quan đến đánh giá phải được lập thành hồ sơ, được sắp xếp và lưu trữ như sau: STT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Bộ phận lưu Thời gian lưu tối thiểu 01 Kế Hoạch Đánh Giá RKHDGEMS BQL Môi trường 2 năm 02 Chương Trình Đánh Giá RCTDGEMS BQL Môi trường 2 năm 03 Danh Sách Kiểm Tra Các Hoạt Động Đánh Giá RKTDGEMS BQL Môi trường 2 năm 04 Báo Cáo Đánh Giá RBCDAEMS - Bộ phận liên quan - BQL Môi trường 2 năm V. THAM KHẢO ISO 14001:2004 mục Sổ tay Môi trường chương 16. VI. PHỤ LỤC Phụ lục 1: Kế Hoạch Đánh Giá [FKHDG] Phụ lục 2: Chương Trình Đánh Giá [FCTDG] Phụ lục 3: Danh Sách Kiểm Tra Các Hoạt Động Đánh Giá [FKTDG] Phụ lục 4: Báo Cáo Đánh Giá [FBCDG]. Phụ lục 5: Danh sách tham dự Đánh giá [FHSDG] File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 01/09/2006 Trang : 5/10

6 HỒ SƠ KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG STT CÁC KHU VỰC / DỊCH VỤ / HOẠT ĐỘNG THÀNH PHẦN EMS CÔNG VIỆC THỰC HIỆN PHẠM VI THỜI GIAN TRÁCH NHIỆM BIỆN PHÁP / NGUỒN LỰC GHI CHÚ File: PDGEMS.DOC Phiên bản số: Ngày ban hành: 01/09/2005 Trang 6/10 Ghi chú: Hồ sơ này là phụ lục 1 của Thủ tục Về Các Hoạt Động Đánh giá.

7 HỒ SƠ CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG STT CÁC KHU VỰC / DỊCH VỤ CỦA KHÁCH SẠN CÁC MỤC TIÊU CÁC THÀNH PHẦN EMS NGÀY THÁNG ƯỚC TÍNH THỜI GIAN ĐỘI ĐÁNH GIÁ GHI CHÚ File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 12/09/2003 Trang : 7/10 Soạn thảo: Đánh Giá Viên Trưởng Soát xét & Phê duyệt: ĐDL Đạo Môi Trường Ghi chú : Mẫu biểu này là Phụ lục 2 của Thủ Tục Đánh Giá Hệ Thống Quản Lý Môi Trường.

8 Hệ Thống Quản Lý Môi Trường HỒ SƠ DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ Khu vực: Đại diện Bộ phận: STT YÊU CẦU CÁC PHÁT HIỆN C NC IO CHỨNG CỨ & GHI CHÚ C: Phù hợp (Conformity) NC: Không phù hợp (Non-Conformity) IO: Cơ hội cải thiện (Improvement Opportunity) File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành : 20/09/2011 Trang : 8/10 Ghi chú : Mẫu biểu này là Phụ lục 3 của Thủ Tục Đánh Giá Hệ Thống Quản Lý Môi Trường.

9 HỒ SƠ Báo Cáo Đánh Giá Ngày thực hiện đánh giá: / /200_ Bộ phận / Khu vực: * Tóm tắt quá trình đánh giá, các vấn đề, trở ngại gặp phải: * NHỮNG SỰ KHÔNG PHÙ HỢP (NC) : số lượng: * CÁC ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN (IO) : số lượng: * MỘT VÀI KIẾN NGHỊ THÊM : (nếu có) Các tài liệu EMS được xem xét: Kết luận đánh giá và những kiến nghị cải tiến : Danh mục nơi phân phối báo cáo đánh giá : Đánh giá viên trưởng Ký tên: File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành phiên bản : 15/04/2004 Trang : 9/10 Ghi chú : Mẫu biểu này là Phụ lục 4 của Thủ Tục Đánh giá Hệ thống Quản lý Môi trường.

10 HỒ SƠ DANH SÁCH THAM DỰ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Ngày: Từ: Đến: Địa điểm: Nội dung: - Họp khai mạc đánh giá. - Tiến hành đánh giá tại các Bộ phận / Phòng ban liên quan. - Báo cáo đánh giá. STT Họ & Tên Bộ phận Chữ ký * Ý kiến trao đổi : File : PDGEMS.DOC Phiên bản : Ngày ban hành phiên bản : 15/04/2004 Trang : 10/10 Ghi chú : Mẫu biểu này là Phụ lục 4 của Thủ Tục Đánh giá Hệ thống Quản lý Môi trường.