Bài 15: QUẢN LÝ BẢNG TÍNH 15.1 Các khái niệm Ô (cell) là đơn vị cơ sở của bảng tính, mỗi ô có địa chỉ riêng, địa chỉ gồm Chỉ số cột Chỉ số dòng, ví dụ ô C2 Dòng (row) là tập hợp các ô theo chiều ngang, chỉ số dòng 1, 2, 65536. Cột (column) là tập hợp các ô theo chiều dọc, chỉ số cột A..Z, AA..AZ, HA..HZ, IA..IV, có tất cả 256 cột trong bảng tính. Bảng tính (sheet) tập hợp các dòng và cột Tập tin bảng tính (book) là tập hợp các bảng tính lưu thành tập tin trên đĩa, có 1-255 bảng tính trong book. Ô (cell) trong bảng tính Các dòng (row) trong 1 sheet Tên các bảng tính đang mở Các cột (column) trong 1 sheet Các bảng tính (Sheet) trong một Book Vùng (range) là tập hợp các ô làm thành khối chữ nhật. Địa chỉ vùng: Địa chỉ ô góc trên trái:địa chỉ ô góc dưới phải, ví dụ:c2:e3 1
15.2 Các loại dữ liệu 1. Dữ liệu số (number) Có thể là số nguyên hoặc số thực. Một số được nhập vào mặc định là dạng General. Dữ liệu kiểu số khi nhập vào sẽ được canh theo lề phải của ô. 2. Dữ liệu ngày, giờ Thực chất là dự liệu số, ngày 1/1/1900 làm mốc, có gá trị 1, cứ sau 24h giá trị tăng 1. Dạng nhập và hiển thị tùy thuộc vào định dạng của hệ thống. Dữ liệu kiểu ngày giờ khi nhập vào sẽ được canh theo lề phải của ô. 3. Dữ liệu chuỗi văn bản (text) Là dữ liệu nhập mà Excel không thể diễn giải thành số hay ngày. Dữ liệu kiểu chuỗi khi nhập vào sẽ được canh theo lề trái của ô. Nếu nhập dữ liệu Text có dạng ngày hay số hoặc công thức thì phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn. 4. Công thức (formula) Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng ( = ) hoặc các dấu cộng, trừ. Tiếp theo là các đại lượng và phép toán, dùng dấu ngoặc đơn để gộp các biểu thức Thành phần trong công thức: các hằng chuỗi (đặt trong ), địa chỉ ô (click), địa chỉ vùng (drag), các phép toán, các hàm. Giá trị công thức trả về là số, ngày/ giờ thì canh phải, là chuỗi thì canh trái. 2
15.3 Các phép toán, địa chỉ 1.Các phép toán trong Excel 2. Địa chỉ tương đối: Là loại địa chỉ thay đổi dược khi sao chép đến ô khác (thay đổi cột khi sao chép ngang, thay đổi dòng khi sao chép dọc). Cách ghi: <ký tự cột><số hiệu dòng>. Ví dụ: Công thức tại ô C5 là =A5+B5, khi sao chép đến ô C6 sẽ là =A6+B6. 3. Địa chỉ tuyệt đối: Là loại địa chỉ không thay đổi dược khi sao chép đến ô khác. Cách ghi: $<ký tự cột>$<số hiệu dòng> Dấu $ đứng trước ký tự cộy hay số hiệu dòng được hiểu là ký tự là cố định cột hay dòng. Ví dụ: công thức tại ô C5 là =$A$5+$B$5, khi sao chép đến ô C6 sẽ vẫn là =$A$5+$B$5. 5. Cách nhập địa chỉ Nhập trực tiếp từ bàn phím dấu $ phía trước ký hiệu cột hay số hiệu dòng Chọn ô cần thực hiện rồi lần lượt nhấn phím F4 để Excel tự động chuyển đổi địa chỉ. 4. Địa chỉ hỗn hợp: Là sự kết hợp địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Cố định cột, không cố định dòng, Cách ghi: thêm dấu $ trước ký tự cột. Ví dụ địa chỉ $A1 Cố định dòng, không cố định cột: Cách ghi: thêm dấu $ trước số hiệu dòng. Ví dụ địa chỉ A$1 3
15.4 Quản lý sheet Nội dung gồm: 1. Thêm sheet 2. Xóa sheet 3. Đổi tên sheet 4. Di chuyển và sao chép Right-Click vào bảng tính (sheet) cần thực hiện thao tác trên nó, xuất hiện trình đơn ngắn, chọn lệnh thích hợp. Thêm sheet Xóa sheet Đổi tên sheet Sao chép/ di chuyển sheet Chọn Book đã mở để chép hay chuyển sheet vào Bật chức năng sao chép sheet. Chọn vị trí đặt sheet trong Book chứa sheet chuyểm 4
5
Chúc các bạn thành công! 6