Tin học Quản lý

Quản trị Cơ sở dữ liệu với MS ACCESS Nguyễn Văn Sáu 2012

1. Tổng quan về Cơ sở dữ liệu quan hệ 2. Giới thiệu về Microsoft Access 3. Table and Relation 4. Query 5. Form 6. Macro (đọc thêm) 7. Report 8. Page (đọc thêm) 9. Module (đọc thêm) 10. Menu (đọc thêm) 2

Thông tin? Dữ liệu? Cách lưu trữ và truy xuất dữ liệu Định nghĩa CSDL (Database): Là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc (1), được lưu trữ trong các thiết bị có thể truy xuất bởi máy tính (2), đảm bảo được yêu cầu của nhiều người sử dụng (3) có chọn lọc (4) một cách kịp thời (5) (1): Có tổ chức và được mô tả rõ ràng (2): Lưu trữ trên đĩa từ, băng từ... (3): Dùng chung (4): Bảo mật (5): Hiệu suất cao 3

Hệ quản trị CSDL (DBMS-Database Management System) Là phần mềm trung gian giữa người sử dụng và CSDL DBMS Database 4

3 chức năng của DBMS: Mô tả dữ liệu: Định nghĩa dữ liệu và các mối quan hệ dữ liệu Thiết lập các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu Tạo CSDL Thao tác dữ liệu: Cập nhật dữ liệu Phục hồi dữ liệu Truy vấn dữ liệu Điều khiển dữ liệu: Chia sẻ dữ liệu Bảo toàn dữ liệu Bảo mật dữ liệu 5

Một số DBMS phổ biến: Nhỏ: Paradox, DBase, Foxpro, MySQL, Access... Lớn: Oracle, SQL Server, DB2... 6

Một số mô hình dữ liệu: Mô hình thực thể kết hợp Mô hình mạng Mô hình phân cấp Mô hình dữ liệu hướng đối tượng Mô hình dữ liệu quan hệ 7

Thuộc tính (Attribute) Là các đặc điểm của một nhóm đối tượng Có một tên gọi gợi ý nghĩa Có kiểu dữ liệu Có miền giá trị Ví dụ: MASV (mã sinh viên), HOTENSV (họ tên sinh viên), NGAYSINH (ngày sinh), GT (giới tính) 8

Kiểu dữ liệu (Data type): Số (Numeric, Int, Float...), chuỗi (Character...), ngày tháng (Date, DateTime), logic, Vd: Thuộc tính HOVATEN, MASV thuộc kiểu chuỗi; thuộc tính NGAYSINH thuộc kiểu ngày tháng, Miền giá trị (domain of values): Mỗi thuộc tính chỉ nhận một giá trị trong một tập con của kiểu dữ liệu. Tập hợp con đó gọi là miền giá trị của thuộc tính. Vd: Miền giá trị của GT = {nam,nữ} Miền giá trị của DIEMTHI = {0, 1,..., 10} 9

Hệ quản trị CSDL quan hệ quản lý mô hình CSDL quan hệ như thế nào? Mỗi nhóm đối tượng được thể hiện trong các bảng (Table), có các dòng và cột Cột tương đương với thuộc tính của đối tượng. Hệ QTCSDL gọi là Field (trường) Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong nhóm đối tượng của bảng. Hệ QTCSDL gọi là Record (bản ghi) 10

Khóa (Key) Khóa là một tập các Fields dùng làm cơ sở để phân biệt tất cả các Records trong cùng một Table (trong một Table, giá trị khóa của các Records khác nhau từng đôi một) Ví dụ: Table SinhVien (dùng để chứa danh sách sinh viên), có khóa là MASV Khóa chính (Primary key) Trong một table có thể có nhiều khóa. Các khóa đó được gọi là khóa dự tuyển (Candidate key) hay khóa nội. Trong đó, khóa nào ta chọn để sử dụng (làm chỉ mục) được gọi là khóa chính. Khóa ngoại (Foreign key) Field không phải là khóa của Table này nhưng là khóa của Table khác (Dùng để quản lý mối liên kết giữa 2 tables) 11

Giới thiệu Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Nằm trong bộ Office của hãng Microsoft Phù hợp với các bài toán quản lý vừa và nhỏ Có thể được dùng để: Xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu; và/hoặc Xây dựng phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. Có 2 chế độ làm việc: Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lý. Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập. 12

Khởi động MS Access Tương tự như gọi các chương trình ứng dụng khác Menu Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 Hoặc click/double click vào các tập tin có icon là logo của Access... 13

Một số đối tượng cơ bản của Access Database Database là tập hợp các số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích nào đó Trong Access, Database có thể bao gồm cả các đoạn mã lệnh dùng để tạo, truy xuất hoặc điều khiển dữ liệu. Access quản lý tất cả các đối tượng của nó trong một file duy nhất có phần mở rộng là.mdb (theo format Access 2000 về trước) hoặc.accdb (theo format Access 2007 về sau) 14

Một số đối tượng cơ bản của Access Table: Là Quan hệ (Relation), hay bảng quan hệ trong mô hình dữ liệu quan hệ. Tiếng Việt có thể gọi là Bảng. Trong các hệ QTCSDL gọi là Table. Ta thống nhất gọi là Table Table bao gồm các cột và dòng Cột là Thuộc tính (Attribute) trong mô hình dữ liệu quan hệ. Tiếng Việt có thể gọi là Trường. Trong các hệ QTCSDL gọi là Field. Ta thống nhất gọi là Field Trong mỗi Table phải có ít nhất một Field. Tên các Fields không được trùng. Thứ tự các fields không quan trọng. Các thuộc tính cơ bản của Field là Field Name, Data Type và Field Size Dòng là Bộ (Tuple) trong mô hình dữ liệu quan hệ. Tiếng Việt có thể gọi là Bản ghi. Trong các hệ QTCSDL gọi là Record. Ta thống nhất gọi là Record Khóa (Key) của Table có thể là một hoặc nhiều Fields. 15

Một số đối tượng cơ bản của Access Table: Tên Table Table Name Data Type Key Field Record Field Name Field s Properties 16

Một số đối tượng cơ bản của Access Form: Là biểu mẫu được thiết kế cho mục đích cập nhật, xem dữ liệu hoặc để điều khiển việc thi hành ứng dụng 17

Một số đối tượng cơ bản của Access Query: Tiếng Việt gọi là Truy vấn. Là câu lệnh SQL (Structured Query Language) hoặc QBE (Query By Example) do người dùng tạo ra để kết xuất hoặc cập nhật dữ liệu từ một hay nhiều Table Ví dụ muốn tìm tất cả nhân viên có tên Trung : Dùng SQL: SELECT * FROM NHANVIEN WHERE TEN= Trung ; Dùng QBE: QBE là công cụ cho phép người dùng không cần gõ lệnh SQL mà chỉ cần Kéo và Thả 18

Một số đối tượng cơ bản của Access Report: Tiếng Việt gọi là Báo cáo. Cho phép người dùng kế xuất dữ liệu trong Database, sau đó sắp xếp, định dạng lại theo một khuôn mẫu nào đó để xem, in ra máy in hoặc xuất ra các format khác như.doc,.pdf,.xls... 19

Một số đối tượng cơ bản của Access Macro: Là công cụ giúp cho người dùng tạo các lệnh thực hiện các công việc như mở Database, mở Table, in Report, thực hiện Query... mà không cần biết nhiều về ngôn ngưc VBA (Visual Basic for Applications) ví dụ tạo một Macro hiện câu thông báo: 20

Một số đối tượng cơ bản của Access Module: Access cung cấp một môi trường lập trình cho những người biết sử dụng ngôn ngữ Visual Basic. Module là một đoạn mã VB chứa các chương trình con dùng để thực hiện các lệnh phức tạp mà công cụ hoặc tập lệnh của Access không có (hoặc người dùng muốn tự xây dựng theo ý riêng) 21

Môi trường làm việc của Access Office Button: Chứa nhiều chức năng cho phép tạo một cơ sở dữ liệu mới (New), mở một cơ sở dữ liệu đã tồn tại (Open), lưu (Save) và lưu với tên (Save as), in ấn (Print), Send hay Close. 22

Môi trường làm việc của Access Ribbon: Vùng phía trên của màn hình. Có 5 tab: Home, Create, External Data, Database Tools, và Datasheet. Mỗi tab có các nhóm. Các nhóm chứa các tính năng cùng loại với nhau. Ví dụ tab Home có các nhóm: View, Clipboard, Font, Rich Text... 23

Môi trường làm việc của Access Ribbon: (tt) Trên vùng Ribbon chỉ chứa các tính năng phổ biến. Để thấy các tính năng thêm trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía góc dưới bên phải mỗi nhóm. 24

Môi trường làm việc của Access Quick Access Toolbar: Thanh công cụ chứa các lệnh thường sử dụng 25

Môi trường làm việc của Access Navigation Pane: Mặc định nằm ở bên trái màn hình Hiển thị các đối tượng cơ sở dữ liệu như các table, form, query và report Click vào nút << ở góc trên bên phải để xếp nó vào 26

Môi trường làm việc của Access Tabbed Document Window Viewing Mở các đối tượng của Access như table, form, query và report trong cùng một cửa sổ Click vào các tab để chuyển đổi giữa các cửa sổ Click nút x ở góc trên bên phải để đóng tab tương ứng lại 27

Tạo một Database rỗng Click Office button ở góc trên bên trái New 28

Tạo một Database rỗng (tt) Chọn Blank Database ở màn hình Getting Started Nhập tên Database vào ô File Name và click Create 29

Tạo Database sử dụng Template Click Office button ở góc trên bên trái New Chọn Template mẫu ở phần Featured Online Templates (hoặc phần Local Templates) 30

Mở một Database đã có Click Office button ở góc trên bên trái Open 31

Mở một Database đã có (tt) Tìm tới thư mục chứa DB rồi nhấp chọn DB cần mở 32

Mở một Database đã có (tt) Các chế độ mở DB: Click vào mũi tên xuống ở cạnh nút Open, ta có thể chọn chế độ mở DB: 33

Mở một Database đã có (tt) Open: Mở Database cho phép chia sẻ nhiều người dùng : Cho phép nhiều hơn một người sử dụng có thể truy cập vào để cập nhật dữ liệu nhập liệu tại cùng một thời điểm. Open Read-Only: Chỉ có thể xem dữ liệu nhưng không thể chỉnh sửa được Open Exclusive: Chế độ độc quyền : Ngăn không cho người khác mở DB trong khi ta đang mở ở chế độ này. Open Exclusive Read-Only Người mở chỉ có thể đọc và người khác không mở được 34

Mở một Database đã có (tt) 35

Tạo table: Gồm 2 bước: 1) Tạo cấu trúc Table 2) Nhập dữ liệu cho Table Tạo cấu trúc Table: 1. Click Table trên tab Create: 36

Tạo table: (tt) 2. Click View trên tab Datasheet và chọn Design View 37

Tạo table: (tt) Danh Kiểu sách các dữ liệu Diễn tên Field của giải các các (bắt Field buộc) (bắt (tùy buộc) chọn) Màn hình thiết kế cấu trúc Table: 38

Tạo table: (tt) Field Name: Tên Field Tối đa 64 ký tự, bắt đầu bằng một ký tự chữ A đến Z hoặc ký tự số 0 đến 9. Trong tên field có thể có cả khoảng trắng nhưng không được có các dấu chấm câu, dấu! hoặc ngoặc vuông []. Tốt nhất ta nên đặt tên field sao cho ngắn gọn, gợi nhớ và không nên bỏ dấu tiếng Việt để tiện tham chiếu tới tên field về sau này. Tham khảo thêm quy định về cách đặt tên: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/guidelines-fornaming-fields-controls-and-objects-hp005186769.aspx?ctt=1 39

Data Type: Kiểu dữ liệu của Field Name Text: Kiểu ký tự, tối đa 255 ký tự Number: Kiểu số Date/time: Kiểu ngày và giờ Currency: Kiểu tiền tệ (mặc định theo đơn vị đồng dollar) Auto number: Thuộc kiểu này sẽ có số liên tục do Access tự đánh vào, ta không đổi được. Yes/No: Kiểu luận lý có 2 trị true hoặc false Memo: Kiểu ghi chú (hay kiểu ký ức), tối đa 65535 ký tự OLE object: Kiểu đối tượng nhúng để chứa hình ảnh, một công thức, hoặc một tài liệu Word Hyperlink: Để chứa đường dẫn tới 1 tập tin trên đĩa, một trang web hoặc một địa chỉ email http://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-datatypes-and-field-properties-ha010233292.aspx?ctt=1 40

Tạo table: (tt) Description: Để diễn giải ý nghĩa cho Field Name Cột này không bắt buộc (Optional) Đặt khóa cho Table: Chọn các field muốn chỉ định làm khóa, Right click và chọn Primary Key Hoặc Click vào Primary Key trên ribbon Design Các fields được chỉ định làm khóa cho table có hình chìa khóa bên trái 41

Tạo table: (tt) Field s Properties: Gồm các thuộc tính chung General và các thuộc tính nhập liệu Lookup Các thuộc tính General Các thuộc tính lookup 42

Field s Properties: Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu (Data Type) của Field Name mà mục General sẽ có các thuộc tính khác nhau chút ít Với field kiểu Text: Field size: Số ký tự nhiều nhât Format : Cách hiển thị số liệu (không bắt buộc) Input Mask: Quy định mẫu nhập liệu Caption: Để thay thế nhãn cho Field Name trong khi tạo Form và Report. Default value: Trị ngầm định nếu ta không nhập dữ liệu vào Form Validation Rule: Biểu thức để kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu nhập. Validation Text: Thông báo lỗi khi dữ liệu nhập không thỏa Validation Rule Required: = Yes thì ta bắt buộc phải nhập liệu vào field này Allow Zero Length: = Yes nghĩa là ta chấp nhận trị rỗng cho field này Indexed: Không sắp thứ tự theo field này Yes (Duplicates Ok): Sắp thứ tự theo field này và cho phép số liệu trùng Yes (No Duplicates): Sắp thứ tự và không cho phép số liệu trùng trên field này Tham khảo thêm về Text Format tại địa chỉ: 43

Tạo table: (tt) Với field kiểu Number: Field Size: Một số kiểu thông dụng như Byte, Integer, Long Integer, Single, Double Format: Kiểu Có các dạng General, Miền Currency, giá trị Standard, Fixed, Số Percent, chữ số lẻ Scientific Byte 0.. 255 (số nguyên) None Decimal Places: Số các số lẻ. Chọn Auto tự động hoặc từ 0 đến 15 số lẻ Integer 32,768.. 32,767 (số nguyên) None Long Input Mask: Quy định mẫu nhập liệu Các properties 2,147,483,648 khác tương.. 2,147,483,647 tự như đối với (số kiểu nguyên) Text None Integer Tham khảo thêm về Kiểu dữ liệu và các properties tại địa chỉ: 3.402823E38.. 1.401298E 45 cho số âm và Single 7 1.401298E 45.. 3.402823E38 cho số dương. http://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-data-typesand-field-properties-ha010233292.aspx?ctt=1#bm2g Double 1.79769313486231E308.. - 4.94065645841247E 324 cho số âm và 1.79769313486231E308.. 4.94065645841247E 324 cho số dương 15 44

Tạo table: (tt) Với field kiểu Date/Time: Format: General Date, Long Date, Medium Date, Short Date, Long Time, Medium Time, Short Time. Ta nên tự gõ vào dạng dd/mm/yy Tham khảo thêm về Date/Time format tại địa chỉ: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/format-property-datetime-data-type-ha001232739.aspx?ctt=1 Các properties khác tương tự như đối với kiểu Text 45

Tạo table: (tt) Với field kiểu Currency: Với field kiểu Currency thì trước số do ta nhập vào đều có ký hiệu tiền tệ (currency symbol) của quốc gia mà máy ta đang thiết lập, có thể là $,,,... Muốn thay đổi currency symbol, ta phải vào mục Region and Language trong Control Panel của HĐH Windows. Để tránh bị lệ thuộc vào máy, ta nên chọn kiểu Number cho các field chứa giá trị tiền tệ Tham khảo thêm về kiểu Currency tại địa chỉ: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/format-property-number-andcurrency-data-types-ha001232740.aspx?ctt=1 46

Tạo table: (tt) Với field kiểu Yes/No: Format: Yes/No, True/False, On/Off hoặc ta có thể đưa vào một mẫu hiển thị dữ liệu theo dạng sau: ;"Trị đúng" [Màu của trị đúng];"trị sai" [Màu của trị sai] Ví dụ hiển thị chữ "Nam" màu xanh nếu field PHAI có trị Yes, True hay On; "Nữ" màu đỏ nếu field PHAI có trị No, False hay Off: ;"Nam"[Blue];"Nữ"[Red] (Chú ý phải đặt thuộc tính Display Control cho field PHAI là Combo Box hoặc Text Box) Tham khảo thêm về thuộc tính kiểu Yes/No tại địa chỉ: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/format-property-yesno-data-type-ha001232749.aspx?ctt=1 Các properties khác tương tự như đối với kiểu Text 47

Tạo table: (tt) Với field kiểu OLE Object: Có 2 thuộc tính Caption và Required. Kiểu này thường được dùng để chứa một đối tượng nhúng, chẳng hạn như một bức hình, một tranh vẽ, một bảng tính Excel, hay một tài liệu Word Kiểu OLE Object hiện còn một số hạn chế. Chính Microsoft cũng khuyên hạn chế dùng kiểu này mà nên dùng kiểu khác! 48

Thuộc tính Lookup Display Control: Dạng hiển thị của field (Text Box, List Box, Combo Box) 49

Thuộc tính Lookup (tt) Row Source Type: Kiểu của nguồn cung cấp dữ liệu cho field. Nếu Display Control là Text Box: không có Row Source Type Nếu Display Control là List Box hay Combo Box: Row Source Type có thể là Table/Query, Value List, Field List. 50

Thuộc tính Lookup (tt) Row Source: Nguồn cung cấp dữ liệu cho field. Nếu Row Source Type là Table/Query: Row Source là tên của Table/Query hoặc là một phát biểu SQL. Khi đó Count Column chỉ số lượng các field hiện ra trên màn hình và Bound Column chỉ số thứ tự cột trả về cho control này. 51

Thuộc tính Lookup (tt) Nếu Row Source Type là Value List: Row Source là danh sách các giá trị cách nhau bởi dấu ;. 52

Thuộc tính Lookup (tt) Nếu Row Source Type là Field List : Row Source là tên của một Table hay Query. Khi đó: Column Count: Số cột hiển thị trên màn hình. Bound Column: Số thứ tự cột trả về. 53

Sửa cấu trúc Table: Right click vào tên table Chọn Design View 54

Sửa cấu trúc Table: (tt) Right click vào đầu dòng tên field sẽ xuất hiện popup menu Đặt khóa chính Thêm field Xóa field 55

Nhập dữ liệu cho Table: Để nhập liệu cho table, ta phải chuyển sang chế độ Datasheet View 56

Nhập dữ liệu cho Table: (tt) Right click vào đầu record (record selector) sẽ xuất hiện popup menu Cut, Copy và Paste thường được dùng để thêm/sửa các record giống nhau ở hầu hết các fields, chỉ khác nhau ở một số ít fields. Thêm Record hoặc đến dòng cuối cùng (có dấu *) để nhập dữ liệu) Câu hỏi: Chèn Record ở đâu? Xóa Record 57

Nhập dữ liệu cho Table: (tt) Ngoài ra giao diện nhập liệu cho table của Access cũng hỗ trợ nhiều chức năng giống như ở bảng tính Excel như: Format Font BackColor ForeColor Text Alignment Sort Filter... 58

BÀI TẬP TẠO TABLE (Attached Word Document) 59

60

Để quản lý được một hệ thống, ta cần phải quản lý được các đối tượng trong hệ thống và mối quan hệ giữa các đối tượng đó Ví dụ hệ thống quản lý điểm sinh viên cần phải quản lý các đối tượng: Sinh viên, lớp, khoa, môn học... Các đối tượng này có mối quan hệ với nhau như sau: Sinh viên Lớp: Sinh viên thuộc lớp nào/ Lớp chứa những sinh viên nào Lớp Khoa: Lớp thuộc khoa nào/ Khoa có những lớp nào Sinh viên Môn học: Sinh viên thi môn học được bao nhiêu điểm 61

Sinh viên Lớp: Mỗi Lớp có thể có nhiều Sinh viên Mỗi Sinh viên chỉ thuộc về một Lớp (Câu hỏi: Nếu một người muốn học nhiều lớp thì sao?) Như vậy mối quan hệ giữa Sinh viên và lớp là mối quan hệ Một- Nhiều, ký hiệu 1-n Nếu một người học nhiều lớp thì người đó sẽ được cấp nhiều mã sinh viên khác nhau ở mỗi lớp 62

Lớp - Khoa: Mỗi Khoa có thể có nhiều Lớp Mỗi Lớp chỉ thuộc một Khoa Đây cũng là mối quan hệ Một- Nhiều 63

Sinh viên Môn học: Mỗi Sinh viên có thể học (và thi) nhiều Môn học Mỗi Môn học được học (và thi) bởi nhiều Sinh viên Đây là mối quan hệ Nhiều Nhiều! Ngoài ra, trong thực tế còn có mối quan hệ Một Một nữa Ví dụ như mối quan hệ giữa Sinh viên với Thẻ sinh viên: Mỗi Sinh viên có một thẻ sinh viên duy nhất và một Thẻ sinh viên là của một Sinh viên duy nhất 64

Làm thể nào để quản lý các mối quan hệ? Đối với quan hệ 1-n: Ta thêm vào table phía n một field chứa key của table phía 1 Field được thêm vào đó được gọi là Khóa ngoại (Foreign Key) Ví dụ để quản lý mối quan hệ giữa Sinh viên và Lớp, ta thêm vào table Sinhvien một field chứa MALOP Trong table Sinhvien, field MALOP là Khóa ngoại Khi đó với bất kỳ một sinh viên nào nằm trong table Sinhvien, ta hoàn toàn biết được sinh viên đó thuộc lớp nào dựa vào... field MALOP Ngược lại, để biết một lớp X có chứa những sinh viên nào, ta... lọc trong table Sinhvien tất cả những sinh viên có MALOP=X 65

Đối với quan hệ n-n: Ta tạo thêm một Table mới có chứa key của các Table liên quan Các Key này làm khóa chính của Table mới Khi đó, Table mới có quan hệ 1-n với từng table tham gia mối quan hệ n-n trước đó, và mối quan hệ n-n bị loại bỏ Ví dụ để quản lý điểm thi là mối quan hệ giữa Sinh viên và Môn học, ta tạo thêm table Ketqua chứa MASV, MAMONHOC và DIEMTHI Trong table Ketqua, field MASV và MAMONHOC là khóa chính Khi đó ta hòan toàn có thể quản lý được điểm thi của tất cả các môn mà một sinh viên X bất kỳ đã thi bằng cách... lọc trong table Ketqua tất cả những record có MASV=X Tương tự, để biết điểm thi môn Y bất kỳ của tất cả các sinh viên có thi môn đó, ta... lọc trong table Ketqua tất cả những record có MAMONHOC=Y 66

Đối với quan hệ 1-1: Ta thực hiện tương tự như đối với mối quan hệ 1-n. Trong đó có thể xem một một phía là 1 và phía còn lại là n 67

Thiết lập các mối quan hệ trong Access Access định nghĩa các mối quan hệ như sau: Hai Table A và B có mối quan hệ 1-1 với nhau nếu ứng với một Record có khóa (chính/ngoại) là r trong table A có tồn tại duy nhất một Record có khóa (ngoại/chính) là r bên table B Hai Table A và B có mối quan hệ 1-n với nhau nếu ứng với một Record có khóa chính là r trong table A có thể có nhiều Record có khóa ngoại là r bên table B Câu hỏi: Access định nghĩa mối quan hệ n-n như thế nào? 68

Chọn tab Database Tools Relationships 69

Chọn tab Design Show Table Hoặc Right-click Chọn Show Table 70

Chọn table tham gia vào mối quan hệ 71

Drag khóa của table phía 1 sang table phía n và Drop ngay vị trí khóa ngoại Drag & Drop 72

Khai báo chi tiết cho mối quan hệ Field liên kết Kiểm tra giá trị Nếu Tự khóa ta động (MALOP) xóa sửa một lại ở record giá table ở trị phía đầu khóa nhiều một (Lop), (MALOP) (Sinhvien) Access của tất cả các records phải sẽ tự ở ứng động đầu với xóa nhiều một tất giá cả các trị (Sinhvien) ở records table phía ở đầu nếu ta 1 nhiều (Sinhvien) (Lop) sửa MALOP ở đầu có liên kết với giá trị khóa một của (Lop) record vừa xóa 73

Khai báo chi tiết cho mối quan hệ (tt) Join Type INNER JOIN 74

Khai báo chi tiết cho mối quan hệ (tt) Join Type LEFT OUTER JOIN 75

Khai báo chi tiết cho mối quan hệ (tt) Join Type RIGHT OUTER JOIN 76

Chỉnh sửa mối quan hệ: Mở lại Relationships Right-click vào đường thể hiện mối quan hệ Chọn Edit Relationship 77

BÀI TẬP RELATIONSHIP 78

QUERY LÀ GÌ? CÁC LOẠI QUERY CÁC CÔNG CỤ TẠO QUERY TRONG ACCESS MỘT SỐ TOÁN TỬ, LỆNH VÀ HÀM TRONG SQL TẠO QUERY Select Query Cross-tab Query Make-table Query Update Query Append Query Delete Query Find duplicate Query Find unmatched Query QUERY CÓ THAM SỐ 79

Table & Relationship: Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu Query: Cập nhật, kiểm tra, truy xuất, tổng hợp dữ liệu Công cụ cho phép thực hiện các thao tác trên cơ sở dữ liệu như: Thêm, sửa, xóa dữ liệu Tạo table từ các table/query khác Tập hợp, tính toán, tổng hợp dữ liệu từ các table/query khác Query là nguồn dữ liệu cung cấp cho Report, Form 80

1. Select Query (Truy vấn Chọn số liệu): Chọn cho hiển thị dữ liệu trên một hoặc nhiều tables theo những điều kiện nào đó Ví dụ: Liệt kê kết quả thi môn THCSC của sinh viên lớp 10QTKD01 Tính toán và hiển thị dữ liệu theo nhóm Ví dụ: Đếm số lượng sinh viên theo từng lớp 81

2. CrossTab Query: (Truy vấn Tham chiếu chéo): Dùng để tính toán và hiển thị dữ liệu từ dạng dòng thành dạng cột. Dùng để lập bảng tổng hợp/phân tích số liệu Tính toán cho từng nhóm, mỗi nhóm thể hiện trên 1 dòng Phân tích giá trị tính được của mỗi nhóm theo các cột Ví dụ: Lập bảng kê số lượng sinh viên thi lần 2, học kỳ một cho từng lớp. Yêu cầu thể hiện chi tiết số lượng dự thi từng môn 82

3. Make-Table Query: (Truy vấn Tạo table): Cũng là một Select query nhưng sẽ có một table mới được tạo ra để lưu kết quả truy vấn. 4. Update Query: (Truy vấn Cập nhật dữ liệu): Dùng để cập nhật dữ liệu trong table. Có thể kèm theo điều kiện hoặc không. Ví dụ: Cộng 1 điểm cho tất cả các sinh viên thi môn THCS3 83

5. Append Query: (Truy vấn thêm dữ liệu): Dùng để thêm record từ table/query A vào table B. Nếu table B có một field F nào đó mà A không có, thì field F bên B nhận giá trị Null 6. Delete Query (Truy vấn xóa dữ liệu) Dùng để xóa record khỏi table Ví dụ xóa khỏi table Sinhvien những records có MALOP = 07QTKD01 84

7. Find Duplicate Query (Tìm dữ liệu trùng) Dùng để tìm những records có giá trị trùng nhau trên những fields nào đó. Thường dùng để làm sạch dữ liệu Ví dụ tìm những sinh viên trùng mã sinh viên 8. Find Unmatched Query (Tìm dữ liệu không khớp) Dùng để tìm những records có giá trị không hợp lệ giữa hai tables trên một hoặc nhiều fields Ví dụ tìm những sinh viên có MALOP không có trong table Lop Hoặc tìm những records trong table Diem mà giá trị của field MASV không có trong table Sinhvien 85

Access cung cấp 3 công cụ tạo query là: Query Wizard, Môi trường thiết kế với QBE (Design View) và Ngôn ngữ SQL (SQL View) Việc chọn công cụ nào để tạo query là tùy theo: Phù hợp (hoặc dễ thực hiện) với loại query Thói quen, sở thích của người dùng Có khi ta dùng công cụ này để tạo trước, sau đó dùng công cụ khác để chỉnh sửa 1. Dùng Query Wizard Query Wizard sẽ dẫn dắt ta khai báo từng bước để xây dựng một query Query Wizard chỉ hỗ trợ một số loại query Ví dụ: Liệt kê danh sách sinh viên gồm các fields: Mã sinh viên, Họ, Tên và Tên lớp 86

Bước 1: Chọn tab Create sau đó click vào Query Wizard 87

Bước 2: Chọn loại query muốn tạo, sau đó click OK 88

Bước 3: Chọn dữ liệu cần truy xuất, sau đó click Next Chọn table và/hoặc query có chứa dữ liệu cần truy xuất Bạn có thể chọn nhiều hơn 1 table/query Chọn fields cần truy xuất 89

Bước 4: Đặt tên cho query, sau đó click Finish Đặt tên cho query Bạn muốn mở query hay chỉnh sửa lại thiết kế cho query 90

Query vừa tạo cho kết quả như sau: 91

Ngoài việc hỗ trợ tạo các query đơn giản, Query Wizard còn là công cụ giúp ta học cách thiết kế query cũng như học cách viết lệnh SQL Design View SQL View 92

2. Dùng Design View Design View là môi trường thiết kế query trực quan Gồm 2 phần: Phần thứ nhất chứa các tables tham gia truy vấn và phần thứ 2 có dạng khung lưới gọi là QBE (Query By Example) 93

Bước 1: Chọn tab Create, sau đó click vào Query Design 94

Bước 2: Thêm các table/query tham gia vào query 95

Bước 3: Khai báo các tùy chọn Trong hầu hết các ô trong lưới QBE đều có combo box để ta lựa chọn giá trị mà không phải gõ vào Các ô trên dòng Field dùng để khai báo các fields cần truy xuất Các ô trên dòng Table dùng để khai báo các table ứng với field ở trên nó Các ô trên dòng Sort có các giá trị: Ascending, Descending và (not sorted) 96

Bước 3: Khai báo các tùy chọn (tt) Nguyên tắc kết hợp các ô điều kiện: Các ô trên cùng một dòng được kết hợp nhau theo phép AND Các ô khác dòng được kết hợp nhau theo phép OR (((Sinhvien.HO) Like ('NGUYỄN*')) AND ((Diem.LAN)=1) AND ((Diem.DIEM)=0) AND ((Diem.HOCKY) In (1,2))) OR (((Sinhvien.HO) Like ('NGUYỄN*')) AND ((Diem.LAN)=2) AND ((Diem.DIEM)<5) AND ((Diem.HOCKY) In (1,2))) 97

Xem kết quả: Chọn chế độ xem DataSheet View để xem thử kết quả 98

3. Dùng ngôn ngữ SQL: Khi ta tạo query bằng Query Wizard hay trên Design View, Access cũng tự sinh ra câu lệnh SQL tương ứng 99

3. Dùng ngôn ngữ SQL: (tt) SQL (Structured Query Language ngôn ngữ vấn tin có cấu trúc) là ngôn ngữ dùng để viết các query trong Access cũng như trong hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Ta có thể viết trực tiếp câu lệnh SQL thông qua cửa sổ SQL View 100

3. Dùng ngôn ngữ SQL: (tt) Trong các câu lệnh SQL trên, ta thấy có: SELECT FROM WHERE INNER JOIN ORDER BY AND OR IN LIKE Từ khóa Phép toán Hàm 101

1. Cú pháp cơ bản cho Select Query: SELECT <danh sách fields, biểu thức, *> [AS <Caption>] FROM <danh sách table> [WHERE <Điều kiện cho dữ liệu>] [GROUP BY <ds fields> [HAVING <ĐK cho nhóm>]] [ORDER BY <ds fields> [ASC/DESC]] 102

1. Cú pháp cơ bản cho Select Query: (tt) SELECT <danh sách fields, biểu thức, *> [AS <Caption>] FROM <danh sách table>: Truy xuất những fields (hoặc biểu thức trên fields) nào Dấu * thể hiện tất cả các fields của table AS <Caption>: Hiển thị với tiêu đề là <caption> - Tùy chọn, nếu không đề cập thì tiêu đề mặc nhiên là thuộc tính Caption của field <danh sách table>: Các fields ở trên nằm trong các tables nào Vd1: SELECT Sinhvien.MASV, Sinhvien.HO, Sinhvien.TEN FROM Sinhvien Vd2: SELECT Sinhvien.HO + Sinhvien.TEN AS HoVaTen FROM Sinhvien Vd3: SELECT Sinhvien.*, Lop.TENLOP FROM Sinhvien, Lop 103

1. Cú pháp cơ bản cho Select Query: (tt) [WHERE <Điều kiện cho dữ liệu>]: Chỉ những records thỏa điều kiện mới được truy xuất Vd: SELECT Sinhvien.MASV, Sinhvien.HO, Sinhvien.TEN FROM Sinhvien WHERE Sinhvien.Malop = 12QTKD01 104

1. Cú pháp cơ bản cho Select Query: (tt) [GROUP BY <ds fields> [HAVING <ĐK cho nhóm>]] Gom nhóm số liệu theo field nào - Thường kèm theo cho các hàm tính toán số liệu theo nhóm như Sum (tính tổng), Average (tính trung bình cộng), Count (đếm số lượng) ) [HAVING <ĐK cho nhóm>]]: Đ.kiện hạn chế cho các dòng kết quả Vd1: SELECT Sinhvien.MALOP, Count(*) AS [Số lượng SV] FROM Sinhvien GROUP BY Sinhvien.MALOP Vd2: SELECT Sinhvien.MALOP, Count(*) AS [Số lượng SV] FROM Sinhvien WHERE Left(Sinhvien.MALOP,2)= 10 GROUP BY Sinhvien.MALOP HAVING Count(*) >10 105

1. Cú pháp cơ bản cho Select Query: (tt) [ORDER BY <ds fields> [ASC/DESC]] Sắp xếp dữ liệu theo fields nào. ASC: Sắp tăng dần (mặc định); DESC: Sắp giảm dần Vd: SELECT Diem.MASV, Diem.MAMH, Count(*) AS [Số lần thi], Avg(Diem.DIEM) AS [Trung bình] FROM Diem GROUP BY Diem.MASV, Diem.MAMH ORDER BY Diem.MASV, Diem.MAMH DESC 106

2. Một số phép toán thường dùng: Phép toán số học: +; -; *; /; \; ^ 1 + 1.5 = 2.5 3-1.5 = 1.5 2 * 5 = 10 10.5 / 3 = 3.5 10 \ 3 = 3 2 ^ 3 = 8 Phép toán so sánh: >;>=;<;<=;=;<> Phép toán Logic: AND; OR; NOT 107

2. Một số phép toán thường dùng: (tt) Các phép toán đặc biệt: Toán tử nối chuỗi &: Microsoft & -Access = Microsoft-Access Toán tử so sánh tương đối Like <pattern>: <pattern> (mẫu so sánh) là đó là một dãy ký tự bất kỳ, trong đó có các ký tự có ý nghĩa đặc biệt sau đây:? đại diện cho một ký tự bất kỳ tại vị trí có dấu chấm hỏi * đại diện cho một dãy ký tự bất kỳ tại vị trí đó # đại diện cho các ký số [<ký tự đầu>-<ký tự cuối>]: Biểu diễn d.sách được phép cho 1 ký tự Ví dụ: HO LIKE Nguyễn* MALOP LIKE ##?[D-T]* MALOP LIKE ##?[C-T]* MALOP LIKE ##Q[C-T]* 108

2. Một số phép toán thường dùng: (tt) Các phép toán đặc biệt: Is Null/ Is Not Null: Kiểm tra giá trị của một field có phải là Null hay không SELECT Sinhvien.* FROM Sinhvien WHERE Sinhvien.TEN Is Not Null Between <giá trị 1> and <giá trị 2>: Lấy các giá trị thuộc đoạn [giá trị 1, giá trị 2] Ví dụ: 1 Between 1 And 3 cho kết quả là True 3 Between 1 And 3 cho kết quả là True 3.1 Between 1 And 3 cho kết quả là False 109

3. Một số hàm thường dùng: MIN: Trả về trị tối thiểu MAX: Trả ra trị tối đa SELECT MAX(Diem.DIEM) AS [Điểm lớn nhất], Min(Diem.DIEM) AS [Điểm nhỏ nhất] FROM Diem WHERE LEFT(Diem.MASV,2)='10 SUM: Tính tổng AVG: Tính trung bình COUNT: Đếm số mẫu tin 110

3. Một số hàm thường dùng: (tt) LEFT(<Chuỗi>,<n>): Cắt n ký tự bên trái của chuỗi RIGHT(<Chuỗi>,<n>): Cắt n ký tự bên phải của chuỗi MID(<Chuỗi>,<i>,<n>): Cắt n ký tự của chuỗi, bắt đầu tại vị trí i TRIM(<Chuỗi>): Cắt bỏ khoảng trắng ở 2 đầu chuỗi IIF(<Điều kiện>,<giá trị 1>,<Giá trị 2>): Trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, ngược lại trả về giá trị 2 Các hàm về thời gian: SELECT now(),date(), year(now()), month(now()), day(now()), hour(now()), minute(now()), second(now()) 111

TẠO QUERY Phần này sẽ tìm hiểu cách tạo các loại query Vì ta đã tìm hiểu về các loại query và cách thức sử dụng các công cụ tạo query rồi, nên ta sẽ tìm hiểu cách tạo query thông qua ví dụ Ta sẽ lần lượt tìm hiểu cách tạo các loại query sau: 1. Select Query 2. Cross-tab Query 3. Make-table Query 4. Update Query 5. Append Query 6. Delete Query 7. Find duplicate Query 8. Find unmatched Query 112

Ví dụ 1: In bảng điểm thi lần 2, học kỳ 1 của tất cả các sinh viên. Bảng điểm có dạng: MÃ SV HỌ TÊN MÃ MÔN HỌC ĐIỂM Danh sách được sắp theo thứ tự tăng dần của Mã sinh viên. Trong cùng một mã sinh viên, thứ tự các môn học cũng được sắp tăng dần 113

1. Phân tích yêu cầu: Các tables và fields cần truy xuất: Diem.LAN, Diem.HOCKY, Diem.MASV, Sinhvien.HO, Sinhvien.TEN, Diem.MAMH, Diem.DIEM Điều kiện trên dữ liệu: Diem.LAN = 2 Diem.HOCKY = 1 Yêu cầu khác: Sắp thứ tự theo MASV, MAMH 114

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 1: Chọn tab Create, click vào Query Design 115

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 2: Add vào 2 table Diem và Sinhvien 116

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 3: Thiết kế trên lưới QBE Các table.fields theo yêu cầu Sort: Diem.MASV ASC; Diem.MAMH ASC Show: Không hiển thị diem.lan và Diem.HOCKY Criteria: Diem.LAN=1 AND Diem.HOCKY=1 Không thêm điều kiện OR 117

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 4: Xem kết quả: 118

2. Thực hiện bằng QBE: Câu lệnh SQL do Access sinh ra cho query trên như sau: (Xem ở cửa sổ SQL View) Câu hỏi: Tại sao trong câu lệnh SQL này: - Không có 2 fields Diem.LAN và Diem.HOCKY sau SELECT? - Biểu thức INNER JOIN... sau FROM do đâu mà có? 119

Select Query có kết nhóm (có GROUP BY) Ví dụ 2: Hãy thống kê số lượng sinh viên theo từng lớp tham gia thi lần 2 học kỳ 1. Chỉ lấy những lớp có số lượng tham gia thi ít hơn 5. Bảng in ra có dạng: MÃ LỚP TÊN LỚP SỐ LƯỢNG SV THI Danh sách được sắp theo thứ tự giảm dần của SỐ LƯỢNG SV THI, sau đó là thứ tự tăng dần của Mã lớp. 120

1. Phân tích yêu cầu: Các tables và fields cần truy xuất: Lop.MALOP, Lop.TENLOP, Diem.LANTHI, Diem.HOCKY Gom nhóm theo: Lop.MALOP Điều kiện trên dữ liệu: Diem.LAN = 2 Diem.HOCKY = 1 Điều kiện cho nhóm: Số lượng SV thi <5 Yêu cầu khác: Sắp thứ tự theo [Số lượng SV thi] giảm dần, sau đó đến Mã lớp tăng dần 121

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 1: Chọn tab Create, click vào Query Design 122

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 2: Add vào 3 tables Lop, Sinhvien và Diem 123

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 3: Click vào nút Total trên tab Design để tạo lưới QBE có dòng Total 124

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 4: Thiết kế trên lưới QBE Các table.fields theo yêu cầu Sort: Diem.MASV ASC; Diem.MAMH ASC - Khi tạo query kết nhóm ta cần đặt cột nhóm dữ liệu đứng ở đầu các cột của lệnh Select. Show: Chỉ hiển thị Lop.MALOP, Lop.TENLOP và [Số lượng SV thi] Criteria: WHERE: Diem.LAN=1 AND Diem.HOCKY=1 HAVING: [Số lượng SV thi] 125

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 5: Xem kết quả: 126

2. Thực hiện bằng QBE: Câu lệnh SQL do Access sinh ra cho query trên như sau: (Xem ở cửa sổ SQL View) - Thứ tự các cột được chỉ định trong mệnh đề SELECT phải như thứ tự các cột chỉ định trong mệnh đề GROUP BY 127

Ví dụ: Lập bảng kê số lượng sinh viên thi lần 2, học kỳ một cho từng lớp. Yêu cầu thể hiện chi tiết số lượng dự thi từng môn từng môn theo dạng: Mã Lớp Tên Lớp SLSV thi Môn 1 Môn 2... 128

Thực hiện bằng QBE: Bước 1: Chọn tab Create, click vào Query Design 129

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 2: Add vào 3 tables Lop, Sinhvien và Diem 130

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 3: Click vào nút Crosstab trên tab Design để tạo lưới QBE có dòng Total 131

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 4: Thiết kế trên lưới QBE 132

2. Thực hiện bằng QBE: Bước 5: Xem kết quả: 133

2. Thực hiện bằng QBE: Câu lệnh SQL do Access sinh ra cho query trên như sau: (Xem ở cửa sổ SQL View) 134

Ví dụ: Lập danh sách các sinh viên họ Nguyễn, thi học kỳ 1 hoặc học kỳ 2, lần 1 được 0 điểm hoặc thi lần 2 <5 điểm. Lưu danh sách vào table mới với tên là New-Table Cách thực hiện: 1. Tạo Select Query lấy dữ liệu theo yêu cầu (tham khảo cách tạo Select Query ở phần trước) 2. Trong chế độ Design View, click nút lệnh Make Table 135

3. Nhập tên table mới để chứa kết quả Nếu Table mới nằm ở một Database khác thì chọn Another Database Nhập tên table mới xong bấm OK 136

4. Click nút lệnh Run để chạy query 137

Xem nội dung của table mới tạo ra: 138

Câu lệnh SQL của query: 139

Ví dụ: Nâng lên thành 5 điểm cho những sinh viên thi lần 2, học kỳ 2 mà kết quả được 4 điểm Cách thực hiện: 1. Tạo Select Query lấy dữ liệu thỏa yêu cầu (tham khảo cách tạo Select Query ở phần trước) Xem thử kết quả của Select Query: 140

2. Trên màn hình Design View, click vào nút lệnh Update 141

3. Trên lưới QBE, tại dòng Update To của cột DIEM, ta nhập số 5 là giá trị mới cần update Lúc này nếu ta xem ở chế độ DataSheet View, ta vẫn thấy giá trị cũ. Muốn giá trị mới được update, ta phải click nút Run 142

4. Click nút lệnh Run để chạy query. Click Yes để update Nếu xem lại ở chế độ DataSheet View, ta không còn thấy những records thỏa điều kiện nữa 143

Câu lệnh SQL tương ứng với query trên như sau: 144

Ví dụ: Lập danh sách các sinh viên họ Lê, thi học kỳ 1 hoặc học kỳ 2, lần 1 0 điểm hoặc thi lần 2 <5 điểm. Ghép danh sách vào table New-Table đã có Cách thực hiện: 1. Tạo Select Query lấy dữ liệu theo yêu cầu (tham khảo cách tạo Select Query ở phần trước) 2. Trong chế độ Design View, click nút lệnh Append 145

3. Chọn table đã có để ghép kết quả vào Nếu Table đã có nằm ở một Database khác thì chọn Another Database Xong bấm OK 146

4. Chọn fields cần append trên dòng Append To ở lưới QBE 147

5. Click nút lệnh Run để chạy query. Click Yes để đồng ý 148

Xem nội dung của table New-Table: 3 records mới được thêm vào 149

Câu lệnh SQL của query: 150

Ví dụ: Xóa khỏi table New-Table những sinh viên đạt 4 điểm ở lần thi thứ 2 Cách thực hiện: 1. Tạo Select Query lấy dữ liệu thỏa yêu cầu (tham khảo cách tạo Select Query ở phần trước) Xem thử kết quả của Select Query: 151

2. Trong chế độ Design View, click nút lệnh Delete 152

3. Click nút lệnh Run để chạy query: Thông báo: Bạn sắp xóa 4 dòng từ Table đã chỉ định Một khi bạn click Yes, bạn không thể dùng lệnh Undo... Bạn có chắc chắn không? Nếu chắn chắn xóa click Yes để đồng ý 153

Xem nội dung của table New-Table: Không còn những records như điều kiện 154

Câu lệnh SQL của query: 155

Với Find Duplicate Query, ta dùng Query Wizard để thực hiện sẽ thuận lợi hơn Ví dụ: Tìm những sinh viên có trùng mã sinh viên 1. Click nút lệnh Query Wizard 156

2. Chọn loại wizard là Find Duplicate Query Wizard. Xong click OK 157

3. Chọn Table cần lấy dữ liệu. Click Next 158

4. Chọn fields cần xem xét (click >). Click Next 159

5. Chọn fields cần hiển thị. Click Next 160

6. Đặt tên cho Query Chọn xem kết quả hay mở query lên để chỉnh sửa. Click Finish 161

7. Xem kết quả Vì dữ liệu của ta không có sinh viên trùng mã sinh viên nên kết quả là rỗng. 162

Câu lênh SQL tương ứng: Ta thấy bản chất của query dạng này là so sánh field dữ liệu trong table với một table tạm 163

Ví dụ 1: Ví dụ tìm những sinh viên có MALOP không có trong table Lop Bước 1: Chọn tab Create Chọn Query Wizard. Sau đó chọn Find Unmatched Query Wizard. Xong click OK 164

Bước 2: Chọn table chứa những records cần tìm (Có MALOP không nằm trong table Lop). Ở đây là table Sinhvien. Click Next để tiếp tục. 165

Bước 3: Chọn table chứa những records có liên quan. Ở đây là table Lop. Click Next để tiếp tục. 166

Bước 4: Chọn các fields Sau cần khi tìm chọn giá field trị không cần đối khớp. chiếu Ở giữa đây là field MALOP. Click Next 2 table, để tiếp click tục. vào đây để xác nhận 167

Bước 6: Đặt tên cho Query. Click Finish. 168

Kết quả: 169

Lệnh SQL cho query: 170

QUERY CÓ THAM SỐ Nếu phải thường xuyên thực hiện cùng một query nhưng mỗi lần chạy với điều kiện (Criteria) khác nhau, thay vì phải thiết kế lại query cho mỗi lần thực hiện, Access hỗ trợ ta thiết kế query với tham số. Mỗi lần thực hiện query, Access sẽ hiện hộp thoại nhận tham số để ta nhập vào. Ví dụ, thiết kế query liệt kê danh sách sinh viên theo lớp, với mã lớp được nhập vào mỗi khi thực hiện query Tham số nhập vào có thể là số, text, ngày nhưng không được là biểu thức 171

Cách đưa tham số vào query: Tạo select query như bình thường nhưng trong ô chứa điều kiện ta nhập vào câu thông báo nằm trong cặp dấu [] Ví dụ: Thiết kế query liệt kê danh sách sinh viên theo lớp, với mã lớp được nhập vào mỗi khi thực hiện query Câu thông báo nhập tham số 172

Cách đưa tham số vào query: (tt) Khi thức hiện query, một bảng thông báo nhập tham số sẽ hiện ra với lới nhắc như ta đã thiết kế. Ta nhập giá trị của tham số vào và nhấn OK 173

Cách đưa tham số vào query: (tt) Kết quả: 174

Cách đưa tham số vào query: (tt) Câu lênh SQL tương ứng: 175

GIỚI THIỆU CÁC THÀNH PHẦN TRONG FORM MỘT SỐ KHÁI NIỆM TRONG FORM CÁC LOẠI FORM THÔNG DỤNG CÁC DẠNG FORM DỮ LIỆU TẠO FORM MỘT SỐ THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA FORM 176

Form (Biểu mẫu) dùng để nhập/xem dữ liệu Nhập/xem nội dung table bằng Datasheet View: Khó hiểu Không an toàn Ngoài ra Form còn được dùng để trao đổi giữa người dùng và hệ thống 177

Đầu Form Chi tiết Form Cuối Form 178

Tiêu đề form FORM DỮ LIỆU: Là loại form thể hiện dữ liệu của một hoặc nhiều tables. Loại form này có thể cho phép người dùng xem/cập nhật dữ liệu vào table. Ví dụ: Để cho phép người dùng nhập điểm thi cho sinh viên, ta thiết kế form có dạng như sau: Dữ liệu nguồn lấy từ table Các nút điều khiển cập nhật dữ liệu... Các nút dùng để di chuyển giữa các records trong table 179

Thực hiện: 1. Click chọn table Diem, sau đó chọn tab Create --> Form 180

2. Tại màn hình Layout View, ta điều chỉnh lại nhãn, kích thước và vị trí các đối tượng: Rê chuột vào đây. Khi thấy xuất hiện mũi tên 2 đầu Đông-Tây thì click giữ chuột và kéo để thay đổi kích thước. 181

2. Tại màn hình Layout View, ta điều chỉnh lại nhãn, kích thước và vị trí các đối tượng: Chọn đối tượng muốn di chuyển. Nhấn các phím mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi vị trí 182

CHÚ Ý: Các đối tượng trên form như Label, Combo Box, Text Box cho từng field sẽ được Access tự động sinh ra, tùy theo thuộc tính Display Control của field trong table. 183

3. Chuyển sang chế độ Design View để thêm một số đối tượng và khai báo các Properties: Rê chuột vào đây. Khi thấy xuất hiện mũi tên 2 đầu Bắc- Nam thì click giữ chuột và kéo để thay đổi kích thước vùng detail 184

3. Thêm nút <Thêm>: Click biểu tượng Button trên tab Design 185

Nhấn giữ chuột trái và kéo trên form để vẽ button lên đó. Xong thả chuột ra. 186

Đặt Caption cho button là &Thêm (Sẽ được kết quả là Thêm). Click Next 187

Đặt tên cho button. Click Finish 188

Thêm các nút khác cũng tương tự. Nhưng chú ý: Nút <Ghi>: Ta chọn Categories là Record Operations và Actions là Save Record. Nút <Xóa>: Ta chọn Categories là Record Operations và Actions là Delete Record. Nút <Thoát>: Ta chọn Categories là Form Operations và Actions là Close Form. 189

4. Khai báo một số Properties cho form: Click vào vùng màu xanh ở ngoài để cửa số Properties hiện lên các thuộc tính cho form. Ta chú ý một số thuộc tính sau: (Nằm ở tab Format và tab Other của cửa số Properties) Caption = Nhập điểm thi Border Style = Thin Record Selectors = No Navigation Button = Yes Moveable = Yes Pop Up = Yes (Sinh viên tìm hiểu thêm bằng cách thay đổi giá trị các thuộc và chạy thử để xem sự khác biệt). 190

5. Lưu form: Click nút Save (Hoặc Save as...). Sau đó nhập tên form và click OK 191

6. Chạy thử form: 192

FORM HỘP THOẠI: Là loại form dùng để trao đổi giữa người dùng với hệ thống như nhập tham số hoặc để xác nhận một yêu cầu nào đó của người dùng. Ví dụ: Khi người dùng click <Tìm...>, hệ thống sẽ mở một hộp thoại để người dùng khai báo một số thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm như mã sinh viên, họ tên... 193

Ví dụ tạo Report Danh sách Sinh viên như sau: 194

1. Click chọn table Sinhvien, sau đó chọn tab Create --> Report 195

2. Chuyển sang chế độ Design để chỉnh sửa kích thước và vị trí các đối tượng Ta cũng có thể xóa đi những cột không cần hiển thị trong report 196

3. Save report: Click Save hoặc Save as. Nhập tên report và click OK 4. Chuyển sang chế độ Report View hoặc Print Preview để xem Report. 197

3. Save report: Click Save hoặc Save as. Nhập tên report và click OK 198