Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Bởi: Vũ Quang Minh Bộ máy quản lý doanh nghiệp. Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì? Ta đã biết, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tường quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ra trong điều kiện biến đổi của môi trường. Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì: - Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp. - Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người mà con người thì rất phức tạp. - Môi trường doanh nghiệp luôn luôn biến đổi từng ngày, từng giờ... Vậy việc tác động liên tục lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu của quản lý doanh nghiệp không thể chỉ do một người đảm nhận mà ta cần phải chia tách các công việc, đối tượng quản lý ra để phân chia mỗi nhà quản lý thực hiện quản lý một phần công việc và một phần đối tượng. Tuy nhiênm để đảm bảo tính chính thể, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các bộ phận phải có các mối quan hệ chặt chẽ với nhau và từ đó hình thành khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm và quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quản lý. Tính chất của bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1/13
Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau: - Tính đa dạng: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường... từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp. - Tính cân bằng động: Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn chiến lược thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trường. - Tính hệ thống. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình thành các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không hoạt động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích tới đối tượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra. Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng cụ thể là: Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý như: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát triển... Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trò quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó được coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới người lao động và từ đó tác động đến năng suất lao động của doanh nghiệp. 2/13
Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó: Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý. - Cán bộ quản lý : là những người ra quyết định và chịu trách nhiệm về các quyết định quản lý của mình. - Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. a. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Như đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơ bản của bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động. Từ đó ta thấy rằng nếu xét trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoàn thiện vì các lý do sau: - Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinh doanh thuần tuý (doanh nghiệp thương mại) đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh nhất định. Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như luật pháp, chính trị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đổi thủ cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp... Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ. Vì vậy các hoạt động ngắn hạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp thay đổi. Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thực hiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoàn thiện để phù hợp với tình hình mới. - Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng như thay đổi của môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộ máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ nhằm đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến. 3/13
- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý. - Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quản lý thay đổi cho phù hợp. - Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hưởng tiêu cực của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây đã làm cho hạn chế về nhiều mặt đặc biệt là về bộ máy quản lý. Trước đây, do thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập trung, mọi chỉ tiêu kế hoạch đều được rót từ trên xuống, các nhà quản lý doanh nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, hiệu quả kinh doanh,... do vậy đã tạo nên một đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tế chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường cạnh tranh, các thành phần kinh tế hoạt động bình đẳng, cạnh tranh quốc tế... thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộ cũ tỏ ra khó phù hợp nếu họ không tự học tập và hoàn thiện. Tóm lại, khi hoạt động trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp Việt Nam cần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình. Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hướng đơn giản, gọn nhẹ và có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối ưu, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm: - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chia các phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao cho cơ cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm. - Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cán bộ. - Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện các nguyên tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. 4/13
Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tích và đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng được yêu câù hay chưa, và đã tối ưu hay chưa. Để phân tích bộ máy ta lần lượt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là: - Phân tích cơ cấu tổ chức. - Phân tích công tác cán bộ. - Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy. Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những ưu, khuyết điểm, tìm ra nguyên nhân và từ đó đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy. Cơ cấu tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp. Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụ cấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng... Các cấp quản lý này phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trung hoá trong quản lý. Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năng như phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòng sản xuất... các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý. Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuy nhiên tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau. Để phân loại cơ cấu tổ chức người ta thường dựa trên hai quan điểm sau: - Phân loại cơ cấu tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống. 5/13
- Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lược. Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chức thường được xem xét dựa trên quan điểm chiến lược. Theo quan điểm chiến lược thì thường có 5 loại hình cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp cơ bản sau: Cơ cấu giản đơn. Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất. Trong cơ cấu này thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một người quản lý doanh nghiệp. Hầu như không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý. - Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít người (một người) và vì vậy các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng... - Nhược điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trung vào một số ít người nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao. - Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ... Cơ cấu chức năng. Các chức năng quản lý một doanh nghiệp được phân chia theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng như: quản lý nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất... tương ứng với các chức năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành một loại hình cơ cấu có cấu trúc chức năng. Ở đây, các hoạt động tương tự được phân nhóm thành các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất... theo sơ đồ như sau: 6/13
Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giám đốc phụ trách một lĩnh vực tương ứng. - Ưu điểm: + Cơ cấu chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo. +Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đều dễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình. + Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm: + Khó kiểm soát thị trường. + Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng. - Khả năng ứng dụng: + Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. + Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ. Cơ cấu theo đơn vị. (Lĩnh vực/sản phẩm /Thị trường). Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc thị trường. 7/13
Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơ cấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trường. * Cơ cấu theo lĩnh vực: + Theo sản phẩm. + Theo thị trường: 8/13
- Ưu điểm: + Cơ cấu theo sát quá trình quản lý gắn cùng với các mục tiêu chiến lược. + Loại cơ cấu này thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm. - Nhược điểm: + Cản trở quá trình tổng hợp các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng các chuyên gia cho các hoạt động khác nhau. - Khả năng áp dụng: + Cơ cấu theo đơn vị được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, đa sản phẩm, đa thị trường. Thông thường cơ cấu của những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấu đơn vị trên. Cơ cấu hỗn hợp có thể được biểu diễn theo sưo đồ sau: 9/13
Cơ cấu ma trận. Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường và chức năng lựa chọn việc tổ chức. Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu mà hai loại tập trung trên đều được coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức. Cơ cấu ma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành công nghiệp lớn. Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng, trong cơ cấu hình thành nên những chương trình hoặc dự án để thực hiện những mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối và cần tập trung nguồn lực. Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án có thể sử dụng những bộ phận, những phân hệ, những người trong tổ chức để thực hiện chương trình, dự án theo quy chế chính thức. Cơ cấu ma trận có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau: 10/13
- Ưu điểm: + Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn. + Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu. + Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau của tổ chức để đi đến mục tiêu. + Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động. - Nhược điểm: + Khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dự án và những người lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác. + Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền. - Khả năng ứng dụng: + Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ. Ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình cơ cấu này. 11/13
+ Trong khi ứng dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại một thời điểm không nên có quá nhiều các chương trình, dự án. Cơ cấu hỗn hợp. Trong thực tế, các tổ chức thường sử dụng một hỗn hợp các hình thức cơ cấu. Người ta mong muốn phân chia con người và nguồn lực bằng hai phương pháp cùng một lúc, như ở quan điểm của cơ câu ma trận đã đưa ra, nhằm cân bằng các lợi thế và bất lợi của mỗi phương pháp. Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91. Tại các Tổng Công ty này, phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủng loại sản phẩm và thị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Cơ sở khách quan của hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp. Như đã trình bày trong phần trước, hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba nội dung cơ bản là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiện công tác cán bộ và hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy. Ta thấy rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một tất yếu khách quan bởi vì: - Khi doanh nghiệp phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầm quản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp. - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khi được thiết lập thì do những lý do chủ quan hay khách quan nào đó thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, các sai sót trong mô hình chưa tối ưu đó sẽ ảnh hưởng bất lợi đến quá trình quản lý và hoạt động của doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý ta cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối ưu. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trước hết phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhất định. Để phân tích được cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận. Phân tích khối lượng công tác của mỗi bộ phận, phát hiện những khâu yếu. 12/13
Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản lý. Việc phân tích cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau: - Cơ cấu hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa? - Điểm chưa hợp lý của cơ cấu là gì? Nguyên nhân? - Cần phải hoàn thiện cơ cấu theo hướng nào? Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, phương án để hoàn thiện cơ cấu. Việc hoàn thiện cơ cấu cần được quản lý tức là phải được lập kế hoạch, tổ chức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện. 13/13