Tài liệu hướng dẫn EcoVadis Làm thế nào để đảm bảo các thông tin được cung cấp có liên quan đến phần đánh giá Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai EcoVadis 2018 V1.2 EN
MỤC LỤC Tổng quan. 3 Cung cấp tài liệu.. 4 Tiêu chuẩn tài liệu.... 5 Phạm vi đánh giá. 6 Kích cỡ công ty và đánh giá.. 8 Chuẩn bị tài liệu... 9 Kiểm tra mức độ liên quan của tài liệu... 10 Tải tài liệu lên. 11 Tính bảo mật tài liệu.. 13 Danh mục kiểm tra tài liệu. 14 Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 2
TỔNG QUAN Xin lưu ý: các tài liệu cung cấp cần phải: Mục tiêu của đánh giá EcoVadis là nhằm thẩm định chất lượng hệ thống quản lý về Trách nhiệm Xã hội của Doanh Nghiệp (CSR) của một công ty. Thể hiện được hệ thống quản lý CSR của công ty Có liên quan và hoàn thiện Liên quan đến phạm vi đánh giá tương ứng Để đánh giá hiệu suất CSR của quý công ty, các nhà phân tích của chúng tôi cần có bằng chứng để hỗ trợ câu trả lời của quý công ty trong bảng khảo sát, tức là các thành phần CSR đã được nhắc đến ở trên. Do đó, bước đầu tiên và cũng rất quan trọng là quý khách phải tải lên các tài liệu tương ứng phản ánh tính cam kết của công ty với CSR. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 3
CUNG CẤP TÀI LIỆU HỖ TRỢ Một hệ thống quản lý CSR tốt Mục tiêu của đánh giá EcoVadis là thẩm định chất lượng hệ thống quản lý CSR của một công ty. Một số ví dụ các tài liệu mà chúng tôi tìm kiếm: Lời nhắc nhở: Các quy trình quản lý CSR Việc tải lên các bằng chứng hỗ trợ cho câu trả lời của quý vị là rất quan trọng! Báo cáo CSR/ Phát triển Bền vững Báo cáo kiểm toán xã hội Chính sách về Sức khỏe, An Toàn và Môi trường (HSE) Bộ quy tắc/ chuẩn mực đạo đức Được hợp thức hóa Được tái duyệt thường xuyên (1lần/năm hoặc 1 lần/2 năm) Có mục tiêu định tính và/hoặc định lượng Đã có trước đó một khoảng thời gian vừa đủ (>=3 tháng) cho phép tích hợp vào hệ thống quản lý Chính sách 25% Sổ tay nhân viên Chứng chỉ (ISO14001, OHSAS18001, và một số chứng chỉ khác) Giao tiếp về việc tiến trình UNGC Báo cáo thường niên có bao gồm chuyên mục CSR Quý vị có thể tải lên tối đa 55 tài liệu. Bằng kinh nghiệm chuyên môn, chúng tôi thấy các công ty trong top đầu thường có các báo cáo tổng hợp (Báo cáo CSR/ phát triển bền vững) và đạt số điểm cao nhất khi họ tải lên từ 8-22 tài liệu; số lượng được cho là tối ưu. Hãy chọn các tài liệu cần ưu tiên tải lên trước và tránh trùng lặp. Hành Động Có liên quan 40% Các chỉ số KPI liên quan Các tiết lộ hằng năm gần đây(các KPI <= 2 năm) Báo cáo Được tái duyệt thường xuyên (1lần/năm hoặc 1 lần/2 năm) Được mô tả kỹ (chi tiết về chức năng và cách giảm thiểu rủi ro liên quan) 35% Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 4
TIÊU CHUẨN TÀI LIỆU Độ tin cậy của các tài liệu cung cấp là một yếu tố quan trọng cho phép chúng tôi chấm điểm các thông tin có trong quá trình đánh giá một cách định lượng. Cần nhớ gì khi cung cấp tài liệu? Các tài liệu đạt tiêu chuẩn của EcoVadis cần: Phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu:có tên công ty, logo công ty, ngày hoặc ngày thực hiện và/hoặc ngày tái duyệt; Đáng tin cậy, chính thức và được tích hợp đầy đủ trong hệ thống quản lý CSR của công ty; Xác thực, có sẵn và hoàn thiện; Thích hợp cho đúng mục đích của tài liệu ấy; Có chất lượng cao và dễ hiểu cho đối tượng mục tiêu của tài liệu; Cung cấp nội dung thực tế và chỉ ra các vấn đề tiềm năng về phát triển bền vững. Tài liệu GIẢ MẠO hoặc NGỤY TẠO sẽ được thông báo cho bên mua hoặc khách hàng Các tài liệu không đáp ứng được tiêu chuẩn EcoVadis: Các tài liệu (cam kết, hoạt động và/hoặc báo cáo) được tạo ra chỉ để đáp ứng cho bảng câu hỏi EcoVadis sẽ không được chấp nhận; Việc sao chép trực tiếp hoặc nguyên văn các mục tiêu, hành động hoặc báo cáo từ một tổ chức khác hoặc từ các nguồn online mà không đảm bảo việc thực hiện hợp lý sẽ là căn cứ để loại bỏ các tài liệu ấy; Các câu trả lời mở không phải là tài liệu cho hệ thống quản lý. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 5
PHẠM VI ĐÁNH GIÁ Tại sao Phạm vi Đánh giá quan trọng? Mục tiêu là đánh giá hệ thống quản lý CSR của một cơ sở hoặc một nhóm các cơ sở hoạt động. tên thương mại chính thức hợp pháp (LEN) Phạm vi phải tuân thủ khi trả lời câu hỏi và khi cung cấp tài liệu hỗ trợ. Không đánh giá thấp hoặc quá mức các rủi ro liên quan. cấp độ tương ứng cho phạm vi hoạt động đó Phạm vi đánh giá cần: có một mức độ phạm vi hoạt động phù hợp là một đơn vị thương mại hợp pháp (LEN) Phạm vi đánh giá Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
PHẠM VI ĐÁNH GIÁ Sự tương tác giữa các cấp độ phạm vi và thông tin được tính điểm Hiệu suất CSR của công ty được đánh giá có thể bị đánh giá thấp hoặc quá cao nếu bằng chứng được cung cấp chỉ từ các công ty con/ cấp cơ sở hoặc/ và từ công ty mẹ. Do đó, trong một số trường hợp nhất định, chính sách, hành động và kết quả từ các công ty con/cơ sở hoặc/ và từ công ty mẹ có thể không được tính điểm một cách đầy đủ do không chắc chắn rằng thông tin được cung cấp có được áp dụng cho phạm vi đang được đánh giá hay không. Công ty được đánh giá Công ty con Các cơ sở1 Công ty mẹ2 Công ty chị em3 Chính sách Có Không Có Không Hành Động Có Có Không Không Kết quả Có Không Không Không Ghi chú 1: trong những điều kiện nhất định, hành động và kết quả có thể được tính điểm ở cấp các các cơ sở/công ty con. Ghi chú 2: trong những điều kiện nhất định, hành động và kết quả có thể được tính điểm một phần từ các tài liệu của công ty mẹ. Ghi chú 3: các tài liệu từ các công ty chị em sẽ không được tính điểm. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 7
KÍCH CỠ CÔNG TY VÀ PHẦN ĐÁNH GIÁ Đối với những công ty nhỏ, các kỳ vọng về cung cấp tài liệu có thay đổi không? Chúng tôi hiểu rằng các công ty nhỏ có thể không có được một hệ thống quản lý CSR chuyên nghiệp như các công ty lớn hơn và do đó, họ có thể không có nhiều tài liệu được hợp thức hóa. Xin lưu ý rằng chúng tôi phân loại các công ty rất nhỏ là các công ty có tối đa 25 nhân viên. Vì lý do này, bảng câu hỏi đánh giá EcoVadis được điều chỉnh phù hợp với từng công ty tùy thuộc vào kích cỡ, ngành công nghiệp và địa điểm của họ. Điều này đảm bảo rằng chỉ các vấn đề liên quan đến công ty mới được đưa vào xem xét nhằm đảm bảo độ tin cậy cho phần đánh giá. Xin lưu ý rằng đối với các công ty rất nhỏ, chúng tôi chấp thuận các tài liệu không chính thức. Ví dụ các tài liệu được chấp nhận như: Kế hoạch triển khai cho các dự án CSR trong tương lai của công ty Bằng chứng về việc đào tạo nhân viên Email nội bộ liên quan đến nhận thức của nhân viên Hóa đơn mua sản phẩm dán nhãn sinh thái Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
CHUẨN BỊ TÀI LIỆU Định dạng tài liệu Trước khi chuẩn bị tài liệu hỗ trợ để tải lên, vui lòng ghi nhớ các yêu cầu sau để đảm bảo các tệp văn bản được đưa vào xem xét: Kích cỡ tài liệu 1 2 Chỉ chấp nhận các định dạng sau: docx,.doc,.xls,.xlsx,.pdf,.odt,.ott,.sxw,.stw.ods,.odp,.jpeg,.jpg,.png,.bmp,.txt,.html Kích cỡ của mỗi tệp tài liệu không vượt quá 30 MB khi tải lên. Số lượng tài liệu Ngôn ngữ 5 4 Số lượng tối đa để tải các tài liệu lên cho mỗi đánh giá là 55. Chúng tôi tin rằng quý công ty có thể thể hiện được tính toàn diện của hệ thống quản lý CSR của mình chỉ với không quá 55 tài liệu. Tài liệu bằng tất cả ngôn ngữ đều được chấp nhận, miễn là chúng có thể chỉnh sửa được, ví dụ: Định dạng MS Word. Phần văn bản trong tài liệu cần có khả năng copy và paste (cắt dán) được vào một vị trí khác. Hiệu lực 3 Các tài liệu được cập nhật gần đây nhất (thời hạn hiệu lực cho cả chính sách và hành động là 8 năm, trong kh các chỉ số báo cáo KPI là 2 năm) Ghi chú: Việc đảm bảo tất cả các tài liệu từ các đánh giá trước và hiện tại vẫn được cập nhật và còn hiệu lực là rất quan trọng. Ghi chú: nhiều tài liệu không nên được gộp lại thành 1 tài liệu, mà phải được tải lên riêng rẽ. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
KIỂM TRA MỨC ĐỘ LIÊN QUAN CỦA TÀI LIỆU Tài liệu hỗ trợ là rất quan trọng giúp thể hiện hệ thống quản lý CSR của quý công ty. Do đó, điều quan trọng là quý vị cần đảm bảo rằng các tài liệu được nộp có liên quan đến phần đánh giá. Các lý do chính vì sao các tài liệu không được xử lý trong quá trình đánh giá: Tài liệu không liên quan Tài liệu không hợp lệ Tài liệu không phản ánh hệ thống quản lý Tài liệu không thể xử lý CSR của công ty. b. Tài liệu không phản ánh một hệ thống quản lý CSR có cấu trúc tại chỗ Ví dụ: tài liệu không được hợp thức hóa (như: không có tên/ logo công ty, ngày thực hiện/ ngày tái duyệt, v.v.), tài liệu không đầy đủ, các biểu mẫu chưa điền và/ hoặc các trích dẫn từ các tài liệu lớn. Nộp tài liệu Không hợp lệ Tài liệu không cung cấp thông tin liên quan đến hệ thống quản lý CSR của công ty hoặc không nằm trong 21 tiêu chí đánh giá EcoVadis. Không liên quan a. 1 Tài liệu được chuẩn bị riêng để trả lời cho đánh giá của EcoVadis và không có trong hệ thống quản lý CSR của công ty. d. Tài liệu có thông tin CSR nhưng không thuộc phạm vi đánh giá. e. Tài liệu hết thời hạn hiệu lực. Tài liệu CSR hợp lệ 2 Không được xem xét. Tài liệu bị lỗi hoặc nằm ngoài a c. các định dạng tài liệu được chấp nhận. b.tài liệu không thể phân tích được vì ngôn ngữ và tài liệu không ở định dạng có thể chỉnh sửa được*. Được chấp thuận và phân tích * Các nhà phân tích của EcoVadis có khả năng phân tích các tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ bao gồm (nhưng không giới hạn) tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức và tiếng Trung Quốc. Trong một vài trường hợp cụ thể mà tài liệu được viết bằng một số ngôn ngữ đặc biệt, các tài liệu cần có định dạng có thể chỉnh sửa được (ví dụ: định dạng MS Word) để thuận tiện cho việc phân tích. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
TẢI TÀI LIỆU Tất cả các tài liệu được tải lên sẽ hiển thị trong Document Library có thể truy cập trực tiếp từ thanh menu phía trên bên phải màn hình. Sau khi tải lên,cùng một tài liệu hỗ trợ có thể được liên kết với càng nhiều câu trả khác nhau lời nếu cần. No policy_*_ Anti-corruption and Bribery Conflict of interest Fraud Tài liệu có thể được tải lên theo hai cách: Money laundering Anti-competitive practices Respect of intellectual property rights (e.g. 1 Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy bên cạnh các lựa chọn và chọn new document hoặc new link counterfeiting) Truthfulness of marketing and advertising messages Consumer/client data protection and privacy Access to essential services or products Other (Please specity) 2 Truy cập vào thư viện tài liệu và thêm tài liệu mới Show references (1) = có thể liên kết tài liệu tham khảo Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 11
TẢI TÀI LIỆU Cách kiểm tra câu trả lời nào bị thiếu liên kết: 1 2 Ở bên trái màn hình, nhấp vào biểu tượng kẹp giấy phía trên danh sách câu hỏi: tất cả các câu trả lời không có liên kết tài liệu sẽ xuất hiện dưới dạng kẹp giấy màu đỏ. Một cách khác là thông qua Document Library. Mỗi tài liệu trong thư viện sẽ hiển thị số liên kết được dùng và liên kết với cho câu hỏi nào. Bằng cách nhấp vào biểu tượng số đó, quý vị có thể thấy tất cả các câu hỏi đã được liên kết đến tài liệu đó. Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
TÍNH BẢO MẬT TÀI LIỆU Các điều khoản và điều kiện Tài liệu được cung cấp sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích đánh giá của chúng tôi. Điều này được ràng buộc trong hợp đồng phần Điều khoản và Điều kiện của chúng tôi. Khi tải tài liệu, quý vị có thể chọn có chia sẻ tài liệu với khách hàng hay không. Chúng tôi cam kết đảm bảo an toàn dữ liệu của khách hàng, vui lòng tham khảo liên kết để biết thêm chi tiết. Đảm bảo an toàn dữ liệu Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 10
DANH MỤC KIỂM TRA Tôi xác minh rằng tất cả các tài liệu hỗ trợ đã gửi có liên quan đến hệ thống quản lý CSR của công ty tôi. Tôi xác nhận rằng tất cả các tài liệu đều đáng tin cậy, hợp thức hóa, và được tích hợp hoàn toàn vào hệ thống quản lý CSR của công ty. Tôi hiểu phạm vi đánh giá đối với công ty mình và đã gửi các tài liệu nằm trong phạm vi liên quan. Tôi đã chuẩn bị các tài liệu theo đúng định dạng, kích thước tệp được chấp nhận và các tài liệu vẫn còn trong thời hạn hiệu lực được nêu. Bản quyền Không có phần nào của tài liệu này được sao chép, sửa đổi hoặc sử dụng trong bất kỳ Tôi đã xem xét các tiêu chí chấp thuận và theo đó cung cấp tài liệu phù hợp. Không bảo đảm: Để đánh giá lại, tôi đã xem qua tất cả các tài liệu được gửi trong đánh giá gần đây nhất của mình và tải lên các tài liệu mới hoặc tài liệu được xem xét lại gần đây. Tài liệu này chỉ dành cho mục đích thông tin và EcoVadis không đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy, tính đầy đủ của thông tin, nội dung, văn bản và đồ họa trong tài liệu này và có thể thay đổi mà không cần thông báo trước. Tôi đã tải tất cả các tài liệu mới của mình lên nền tảng EcoVadis và đã liên kết chúng với các câu trả lời cho bảng câu hỏi của tôi. Giới hạn trách nhiệm: Tôi hiểu rằng các tài liệu của tôi sẽ được giữ bí mật và tôi đã chia sẻ tất cả các tài liệu liên quan đến đánh giá CSR này. Trong mọi trường hợp, EcoVadis hoặc các công ty con sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại trực tiếp, gián tiếp, đặc biệt, ngẫu nhiên hoặc do hậu quả phát sinh từ việc sử dụng bất kỳ ý kiến hoặc thông tin rõ ràng hoặc ngụ ý trong ấn phẩm này. Câu hỏi thắc mắc? support.ecovadis.com Phân loại tài liệu Tài liệu EcoVadis công khai 14