Quydinh.doc

TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc QUY ĐỊNH Quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính (Kèm theo Quyết định số 451/QĐ-BCVN ngày 21/8/2009) Điều1: Giải thích từ ngữ CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 1. Dòng tiền Tài chính Bưu chính là dòng tiền của các dịch vụ Tài chính Bưu chính và các dịch vụ khác được Tổng Công ty trực tiếp quản lý, điều hành thống nhất trên toàn mạng lưới ( không bao gồm dòng tiền Tiết kiệm Bưu điện). Dòng tiền Tài chính Bưu chính hiện nay đang được quản lý tại Tổng Công ty bao gồm dòng tiền của các dịch vụ : + Dịch vụ chuyển tiền (chuyển tiền nhanh, thư chuyển tiền ) + Dịch vụ Thu hộ, Chi hộ (thu hộ Prudential, Prevoir, SG VietFinance, Jetstar, PTI, Chuyển phát hồ sơ ) + Đại lý dịch vụ tài chính bưu chính (đại lý bán bảo hiểm PTI, bán vé máy bay Jetstar ) + Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (giá vốn + thuế GTGT mã thẻ nạp tiền trả trước) 2. Quỹ dịch vụ tài chính bưu chính và tổ chức giao dịch quỹ dịch vụ tài chính bưu chính Quỹ dịch vụ tài chính bưu chính thể hiện bằng tiền mặt ở Bưu cục, số dư ở tài khoản mà nghiệp vụ kế toán mở để theo dõi và quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính tại các cấp quản lý. Giao dịch quỹ dịch vụ tài chính bưu chính là các giao dịch liên quan đến chuyển nộp, tiếp quỹ dịch vụ tài chính bưu chính giữa cấp quản lý và các bưu cục. Giao dịch quỹ dịch vụ tài chính bưu chính giữa cấp quản lý và Bưu cục được thực hiện thông qua Kế toán của cấp quản lý đó. Giao dịch này làm phát sinh mối quan hệ hạch toán giữa nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ dịch vụ tài chính bưu chính. 1

3. Phần mềm CFM là công cụ quản lý dòng tiền các dịch vụ tài chính bưu chính, được thực hiện trên chương trình tin học rộng khắp toàn mạng lưới của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam. Điều 2: Đối tượng và phạm vi áp dụng Quy định này áp dụng cho việc quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính tại Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam. Nam Phạm vi áp dụng: Tất cả các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Điều 3: Nguyên tắc quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính Dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính được quản lý, điều hành thống nhất đảm bảo hiệu quả quản lý vốn tối ưu và nâng cao chất lượng dịch vụ. Dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính được quản lý từ Bưu cục, Bưu điện huyện, Bưu điện tỉnh và Tổng Công ty nhằm điều tiết, cung ứng tiền đảm bảo khả năng chi trả và an toàn quỹ két. Trong quá trình điều hành dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính có thể mất cân đối, nhu cầu chi trả lớn hơn số tiền sẵn có phục vụ cho chi trả. Các đơn vị được phép vay tạm thời từ các nguồn khác để bù đắp thiếu hụt cân đối. Việc vay trả phải được hoàn trả trong thời gian 48 tiếng kể từ khi phát sinh khoản vay. Các đơn vị không được dùng tiền từ quỹ dịch vụ tài chính bưu chính cho quỹ khác vay khi chưa có sự đồng ý của lãnh đạo Tổng công ty. Giám đốc các Bưu điện tỉnh, Thành phố có trách nhiệm rà soát, xây dựng và ban hành định mức tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các quy định về thu nộp quỹ dịch vụ tài chính bưu chính trong phạm vi được phân cấp, chịu trách nhiệm đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiêm túc các quy định về thu nộp, tồn quỹ của Tổng Công ty và của đơn vị. Hệ thống tài khoản ngân hàng: Tổng Công ty mở hệ thống tài khoản tiền gửi ngân hàng Dịch vụ Tài chính Bưu chính tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để thống nhất quản lý dòng tiền Dịch vụ tài chính Bưu chính. Hệ thống tài khoản tiền gửi ngân hàng được mở theo 2 cấp: + Hệ thống tài khoản do Tổng Công ty mở đến tỉnh, chủ tài khoản là Tổng Giám đốc Tổng Công ty; chủ tài khoản được ủy quyền là Giám đốc Bưu điện tỉnh, thành phố. + Hệ thống tài khoản do Bưu điện tỉnh, thành phố mở đến huyện, chủ tài khoản là Giám đốc Bưu điện tỉnh, Thành phố; chủ tài khoản được ủy quyền là Giám đốc Bưu điện huyện. Điều 4: Hệ thống mẫu biểu báo cáo quỹ dịch vụ tài chính bưu chính 2

- Báo cáo hoạt động tài chính tại Bưu cục: Mẫu 04-CĐ - Bảng cân đối tài chính bưu chính tại Bưu điện huyện: Mẫu 03-CĐ - Bảng cân đối tài chính bưu chính tại Bưu điện tỉnh: Mẫu 02-CĐ - Báo cáo tổng hợp về dịch vụ tài chính bưu chính tại Bưu điện huyện: Mẫu 03-TH - Báo cáo tổng hợp về dịch vụ tài chính bưu chính tại Bưu điện tỉnh: Mẫu 02-TH - Tổng hợp nhu cầu tiếp quỹ tại Bưu cục: Mẫu 04-TQ - Tổng hợp nhu cầu tiếp quỹ tại Bưu điện huyện: Mẫu 03-TQ - Tổng hợp nhu cầu tiếp quỹ tại Bưu điện tỉnh: Mẫu 02-TQ Bưu cục, Bưu điện Huyện, Bưu điện Tỉnh sử dụng báo cáo trên chương trình CFM để tổng hợp và theo dõi tình hình thu, chi của dịch vụ, tiền mặt còn trong két, việc nộp, nhận tiếp quỹ hoặc vay/ trả quỹ khác, quỹ khác vay/trả hàng ngày và tổng kết, lên bảng cân đối cuối tháng. Mỗi cấp sử dụng 1 biểu báo cáo riêng: 04 CĐ đối với Bưu cục, 03 CĐ đối với Bưu điện Huyện, 02 CĐ đối với Bưu điện Tỉnh. Tại Bưu cục, cập nhật hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên hệ thống báo cáo CFM. Sử dụng biểu báo cáo 04-CĐ làm căn cứ theo dõi, quản lý quỹ Dịch vụ tài chính Bưu chính tại đơn vị. Tại Bưu điện Huyện, cập nhật hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên hệ thống báo cáo CFM. Sử dụng biểu báo cáo 03-CĐ làm căn cứ theo dõi, quản lý quỹ dịch vụ tài chính Bưu chính tại đơn vị. Cuối tháng, quý lên bảng cân đối quỹ toàn Huyện của dịch vụ tài chính bưu chính trên biểu 03-TH. Tại Bưu điện Tỉnh, cập nhật hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên hệ thống báo cáo CFM. Sử dụng biểu báo cáo 02-CĐ làm căn cứ theo dõi, quản lý quỹ dịch vụ tài chính Bưu chính tại đơn vị. Cuối tháng, quý lên bảng cân đối quỹ toàn Tỉnh của Dịch vụ tài chính bưu chính trên biểu 02-TH. CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 5: Quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính tại Bưu cục - Căn cứ vào tình hình thực tế phát hành chuyển tiền, thu hộ,.. và định mức lưu quỹ do Bưu điện huyện xây dựng cho Bưu cục, Bưu cục phải kiểm tra, kiểm soát thường xuyên tình hình biến động quỹ tiền mặt tại Bưu cục để lập tờ trình xin tiếp quỹ hay nộp quỹ. 3

- Tiếp quỹ: Khi cần được tiếp quỹ (thiếu tiền mặt để trả tiền), bưu cục lập giấy đề nghị xin tiếp quỹ kèm theo biểu 04-TQ gửi kế toán Bưu điện huyện, số liệu phát sinh trên 04-TQ có xác nhận của nghiệp vụ Bưu điện Huyện, kế toán Bưu điện Huyện lên cân đối tiếp quỹ cho Bưu cục. - Nộp quỹ: Khi số tiền nhập nhiều hơn số tiền xuất thì số chênh lệch vượt quá mức qui định phải nộp về Bưu điện huyện. Khi nhận tiền hoặc nộp tiền cho kế toán, phải tuân thủ quy định tài chính về công tác thu, nộp tiền. - Hàng ngày, sau khi tổng hợp phát hành, trả trên bản kê CT2.1, CT6.1 hoặc CT2.2 (đối với dịch vụ chuyển tiền), các báo cáo tổng hợp giao dịch của dịch vụ tài chính bưu chính khác, các giấy nộp tiền, thu tiền, số liệu vay trả quỹ khác, số liệu quỹ khác vay trả, Bưu cục cập nhật số liệu lên dòng tương ứng trên biểu 04-CĐ. Các số liệu báo cáo trên 04-CĐ phải chính xác, đảm bảo tính cân đối. Số tiền mặt còn cuối ngày trên 04-CĐ phải đúng với số thực tế còn trong két. - Cuối ngày, sau khi tổng hợp số liệu báo cáo trên 04-CĐ chính xác, Bưu cục lập báo cáo 04-CĐ thành 2 bản, 1 bản lưu lại Bưu cục, 1 bản gửi cho Bưu điện Huyện cùng với các bảng kê tổng hợp phát sinh của các dịch vụ tài chính bưu chính. Trên 04- CĐ phải có đầy đủ chữ ký của phụ trách Bưu cục và dấu nhật ấn, đồng thời thực hiện xác nhận báo cáo 04-CĐ trên chương trình quản lý CFM. - Tùy theo điều kiện, khả năng kinh doanh tại các Bưu cục, Bưu điện huyện ủy quyền cho Bưu cục trung tâm thực hiện tiếp quỹ cho Bưu cục khác. Điều 6: Quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính tại Bưu điện huyện Để đảm bảo an toàn quỹ két và đáp ứng kịp thời yêu cầu chi trả, tuỳ tình hình cụ thể, Bưu điện huyện xem xét quyết định việc nộp quỹ hoặc duyệt tạm ứng tiền cho các Bưu cục. Việc tiếp quỹ căn cứ vào đề nghị xin tiếp quỹ và số liệu trên biểu 04- TQ do Bưu cục lập. Kế toán Bưu điện Huyện viết phiếu thu khi các Bưu cục nộp quỹ, viết phiếu chi và lưu 04-TQ khi các Bưu cục nhận tiếp quỹ; thực hiện ghi chép, theo dõi, kế toán và các tác nghiệp khác đối với khoản thu, chi này theo qui định hiện hành về Kế toán tài chính. Kế toán Bưu điện huyện đối chiếu với số tiền tiếp, nộp thực tế của Bưu cục đảm bảo khớp đúng số liệu trên báo cáo 04- CĐ của từng Bưu cục. Căn cứ vào kế hoạch điều chuyển quỹ, mức lưu quỹ do Giám đốc Bưu điện tỉnh quy định và tình hình thực tế, Bưu điện huyện thực hiện việc nộp tiền về Bưu điện tỉnh hoặc xin Bưu điện tỉnh tiếp quỹ. 4

Khi cần được tiếp quỹ từ Bưu điện tỉnh, Bưu điện huyện lập giấy đề nghị xin tiếp quỹ kèm theo biểu 03-TQ làm sở cứ Bưu điện tỉnh tiếp quỹ, có xác nhận của bộ phận nghiệp vụ. Trong trường hợp đột xuất, Giám đốc Bưu điện huyện có thể cho phép: + Bưu cục này nhận tiếp quỹ ở Bưu cục khác. Trong trường hợp này: - Bưu cục cấp tiền, ngay sau khi tiếp quỹ cho Bưu cục khác, phải hoàn tất thủ tục với kế toán như khi nộp quỹ cho kế toán. - Bưu cục nhận tiền, ngay sau khi nhận tiền từ Bưu cục khác, phải hoàn tất thủ tục với kế toán như khi xin kế toán tiếp quỹ. + Vay quỹ khác: - Việc vay quỹ khác được thực hiện tại bộ phận kế toán Bưu điện huyện. - Việc vay, trả phải dứt điểm trong ngày và tuân thủ theo theo các qui định hiện hành về Kế toán tài chính. Hàng ngày, kế toán Bưu điện huyện lập báo cáo 03-CĐ theo dõi tình hình quỹ dịch vụ tài chính trong toàn huyện, căn cứ để lập báo cáo là các chứng từ liên quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Bưu điện huyện, số liệu tổng hợp từ các 04-CĐ từ các Bưu cục. Các số liệu thể hiện trên báo cáo 03-CĐ phải đảm bảo chính xác, cân đối: Tổng số tiền Bưu điện huyện tiếp quỹ phải bằng tổng số tiền các Bưu cục nhận được; Tổng số tiền Bưu cục nộp lên Bưu điện huyện phải bằng tổng số tiền Bưu điện huyện nhận được. - Số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Huyện cuối ngày trên báo cáo 03-CĐ phải khớp đúng với số dư thực tế tiền mặt tại Huyện và số dư trên sổ phụ tài khoản ngân hàng. - Cuối tháng, quý, kế toán tổng hợp cân đối tình hình quỹ dịch vụ tài chính bưu chính (biểu 03-TH), đối soát báo cáo 03-TH với báo cáo nghiệp vụ về phát sinh thu, chi dịch vụ. Báo cáo 03-TH được lập thành 2 bản, 1 bản gửi lên Bưu điện tỉnh, 1 bản lưu tại Bưu điện huyện. Điều 7: Quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính tại Bưu điện tỉnh Theo dõi tình hình quỹ dịch vụ tài chính đối với các Bưu điện tỉnh: Để đảm bảo an toàn quỹ két và đáp ứng kịp thời yêu cầu chi trả, tuỳ tình hình cụ thể, Bưu điện tỉnh xem xét quyết định việc nộp quỹ hoặc duyệt tạm ứng tiền cho các Bưu điện huyện. Việc tiếp quỹ căn cứ vào đề nghị xin tiếp quỹ và số liệu trên biểu 03-TQ do Bưu điện huyện lập. Kế toán Bưu điện tỉnh viết phiếu thu khi các Bưu điện huyện nộp quỹ, viết phiếu chi và lưu 03-TQ khi các Bưu điện huyện nhận tiếp quỹ; thực hiện ghi chép, theo dõi, 5

kế toán và các tác nghiệp khác đối với khoản thu, chi này theo qui định hiện hành về Kế toán tài chính. Kế toán Bưu điện tỉnh đối chiếu với số tiền tiếp, nộp thực tế của các Bưu điện huyện đảm bảo khớp đúng số liệu trên báo cáo 03- CĐ của từng Bưu điện huyện. Căn cứ vào kế hoạch điều chuyển quỹ, mức lưu quỹ do tổng công ty quy định và tình hình thực tế, Bưu điện tỉnh thực hiện việc nộp tiền về Tổng Công ty hoặc xin Tổng Công ty tiếp quỹ. Khi cần được tiếp quỹ từ Tổng Công ty, Bưu điện tỉnh lập giấy đề nghị xin tiếp quỹ kèm theo biểu 02-TQ làm sở cứ Tổng Công ty tiếp quỹ, có xác nhận của bộ phận nghiệp vụ.. Vay quỹ khác: - Việc vay quỹ khác được thực hiện tại bộ phận kế toán Bưu điện tỉnh. - Việc vay, trả phải dứt điểm trong ngày và tuân thủ theo theo các qui định hiện hành về Kế toán tài chính. - Hàng ngày, kế toán Bưu điện tỉnh lập báo cáo 02-CĐ theo dõi tình hình quỹ dịch vụ tài chính trong toàn tỉnh. Căn cứ để lập báo cáo là các chứng từ liên quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Bưu điện tỉnh, số liệu tổng hợp từ các 03-CĐ của Bưu điện huyện. Các số liệu thể hiện trên báo cáo 02-CĐ phải đảm bảo chính xác, cân đối: Tổng số tiền Bưu điện tỉnh tiếp quỹ phải bằng tổng số tiền các Bưu điện huyện nhận được; Tổng số tiền Bưu điện huyện nộp lên Bưu điện tỉnh phải bằng tổng số tiền Bưu điện tỉnh nhận được. - Số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Tỉnh cuối ngày trên báo cáo 02-CĐ phải khớp đúng với số dư thực tế tiền mặt tại Tỉnh và số dư trên sổ phụ tài khoản ngân hàng. - Cuối tháng, quý, kế toán tổng hợp cân đối tình hình quỹ dịch vụ tài chính bưu chính (biểu 02-TH), đối soát báo cáo 02-TH với báo cáo nghiệp vụ về phát sinh thu, chi dịch vụ. Báo cáo 02-TH được lập thành 2 bản, 1 bản gửi về Tổng Công ty, 1 bản lưu tại Bưu điện tỉnh. Điều 8: Quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính tại Tổng công ty Căn cứ vào hoạt động dịch vụ tài chính bưu chính tại các Bưu điện tỉnh, Tổng công ty thực hiện tiếp quỹ hoặc thu quỹ, để điều hòa quỹ dịch vụ tài chính bưu chính giữa các Bưu điện tỉnh, đảm bảo khả năng chi trả trên toàn mạng lưới. - Tiếp quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào giấy đề nghị xin tiếp quỹ và biểu 02-TQ do Bưu điện tỉnh lập, Ban Tài chính kế toán đối chiếu nhu cầu xin tiếp quỹ của đơn vị với số liệu hệ thống quản lý khai thác các dịch vụ tài chính bưu chính làm sở cứ tiếp quỹ. 6

- Thu quỹ: Hàng ngày, trên cơ sở báo cáo số dư tài khoản ngân hàng của các Bưu điện tỉnh do Ngân hàng cung cấp, căn cứ vào hạn mức lưu quỹ của các Bưu điện tỉnh, căn cứ tình hình thực tế phát sinh trên báo cáo 02-CĐ của Bưu điện tỉnh lập, Ban tài chính kế toán thực hiện lập ủy nhiệm chi (hoặc chuyển tiền tự động qua Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) chuyển khoản từ tài khoản mở tại Bưu điện tỉnh về tài khoản của Tổng Công ty. - Ban Tài chính thực hiện ghi chép, theo dõi, đối chiếu, kế toán đối với các khoản thu, chi theo chế độ quy định. Hàng tháng, quý, Ban Tài chính kế toán lập báo cáo 01-TH tổng hợp từ các báo cáo 02-TH tháng, quý của các Bưu điện tỉnh gửi lên. Đối chiếu số liệu trên báo cáo 02-TH với số liệu báo cáo phát sinh các dịch vụ tài chính bưu chính của nghiệp vụ, đối chiếu các khoản đã thu, đã tiếp trong kỳ của Tổng Công ty với Bưu điện tỉnh về Dịch vụ tài chính bưu chính. CHƯƠNG III KIỂM TRA, KIỂM SOÁT QUỸ DỊCH VỤ TÀI CHÍNH BƯU CHÍNH Các đơn vị phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát thường xuyên, đột xuất tình hình quản lý thu, chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công tác thu nộp, tiếp quỹ của các đơn vị trực thuộc. Tự kiểm tra rà soát, đối chiếu các biểu báo cáo nghiệp vụ với số liệu kế toán hạch toán và báo cáo của các đơn vị cấp dưới đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kế toán với nghiệp vụ. Điều 9: Tại Bưu điện Tỉnh, Thành phố Kiểm tra tình hình công nợ giữa Bưu điện tỉnh với Bưu điện huyện về dịch vụ tài chính bưu chính. Kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh các dịch vụ tài chính bưu chính trên bảng tổng hợp 02-TH với số liệu báo cáo tổng hợp các dịch vụ tài chính bưu chính của nghiệp vụ gồm CT2.2 MOC theo tháng của dịch vụ chuyển tiền; Báo cáo tổng hợp phát sinh giao dịch thu hộ, chi hộ, dịch vụ đại lý theo tháng của PayPost; Báo cáo tổng hợp giao dịch bán mã thẻ nạp tiền trả trước theo tháng của epost. Hàng quý phải lập kế hoạch kiểm tra thường xuyên, đột xuất tại các đơn vị (kể cả các Bưu cục và điểm giao dịch) trực tiếp quản lý về việc chấp hành các quy định quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính, sau mỗi đợt kiểm tra có báo cáo kết quả về Tổng công ty. Điều 10: Tại Bưu điện Huyện Kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh các dịch vụ tài chính bưu chính trên bảng tổng hợp 03-TH với số liệu báo cáo tổng hợp các dịch vụ tài chính bưu chính của 7

nghiệp vụ gồm CT2.2 Moc theo tháng của dịch vụ chuyển tiền; Báo cáo tổng hợp phát sinh giao dịch thu hộ, chi hộ, dịch vụ đại lý theo tháng của PayPost; Báo cáo tổng hợp giao dịch bán mã thẻ nạp tiền trả trước theo tháng của epost. Hàng quý phải lập kế hoạch kiểm tra thường xuyên, đột xuất các Bưu cục trực tiếp quản lý về việc chấp hành các quy định quản lý quỹ dịch vụ tài chính bưu chính, gửi báo cáo về Bưu điện tỉnh để giám sát theo dõi. Điều 11: Tại Bưu cục - Kiểm tra chứng từ kèm theo báo cáo 04-CĐ, các hóa đơn BC01; - Đối chiếu số dư tiền mặt cuối ngày trên 04-CĐ với số dư tiền mặt thực tế cuối ngày tại bưu cục. CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 12: Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng thống nhất trên toàn mạng lưới của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam. Điều 13: Các đơn vị và cá nhân thuộc Tổng Công ty tham gia công tác quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính có trách nhiệm thực hiện đúng quy định đã ban hành. Cá nhân cố ý hoặc thiếu trách nhiệm trong quản lý dòng tiền dịch vụ tài chính bưu chính gây thất thoát quỹ dịch vụ tài chính bưu chính phải bồi hoàn số tiền đã mất, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật. Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về những vi phạm của đơn vị trong công tác quản lý tài chính. Điều 14: Các đơn vị có trách nhiệm phản ánh tình hình thực hiện quy định và những yêu cầu điều chỉnh cần thiết để Tổng Công ty xem xét điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý. KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC (đã ký và đóng dấu) Nguyễn Quốc Vinh 8

9