QUI_DINH_KHAI_THAC_PTI_final.doc

Bản ghi

1 QUI ĐỊNH DỊCH VỤ ĐẠI LÝ BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ TRÊN MẠNG BƯU CHÍNH (Kèm theo Quyết định số 238 /QĐ-DVTCBC ngày 19 /05/2009 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam) Chương I QUI ĐỊNH CHUNG Điều 1. Khái niệm Dịch vụ đại lý Bảo hiểm phi nhân thọ trên mạng bưu chính là hoạt động giới thiệu, chào bán bảo hiểm, thu xếp việc giao kết hợp đồng bảo hiểm và các công việc khác nhằm thực hiện hợp đồng bảo hiểm, uỷ quyền theo hợp đồng đã ký giữa Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam và các Công ty bảo hiểm phi nhân thọ. Điều 2. Phạm vi cung cấp dịch vụ Qui định này áp dụng cho việc cung cấp dịch vụ đại lý bảo hiểm phi nhân thọ trên mạng lưới các bưu cục, điểm phục vụ được phép mở dịch vụ của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam. Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. Người bán bảo hiểm (NBBH) trên mạng bưu chính: là người trực tiếp giới thiệu và bán các sản phẩm bảo hiểm cho bên mua bảo hiểm, bao gồm giao dịch viên (GDV) tại bưu cục, cộng tác viên, đại lý của bưu điện được tổ chức thành mạng lưới phân phối do Bưu điện tỉnh, thành phố quản lý. Người bán bảo hiểm phải được Công ty bảo hiểm đào tạo và cấp chứng chỉ bán bảo hiểm. 2. Bưu cục nối mạng: trong qui định này là các bưu cục, điểm phục vụ được trang bị máy tính nối mạng và cài đặt phần mềm ứng dụng hỗ trợ khai thác dịch vụ đại lý bảo hiểm. 3. Bưu cục không nối mạng: trong qui định này là các bưu cục, điểm phục vụ có cung cấp dịch vụ đại lý bảo hiểm nhưng chưa cài đặt phần mềm ứng dụng hỗ trợ khai thác dịch vụ đại lý bảo hiểm. 4. Công ty bảo hiểm: là các Công ty bảo hiểm có giấy phép thành lập và hoạt động theo qui định của Pháp luật, có các sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ cung cấp trên mạng Bưu chính. Điều 4. Sản phẩm cung cấp 1. Sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ được Tổng Công ty phân phối trên mạng lưới bao gồm: 1

2 1.1 Sản phẩm bảo hiểm nghiệp vụ xe cơ giới: a) Bảo hiểm mô tô, xe máy: - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe mô tô, xe máy đối với người thứ ba; - Bảo hiểm tai nạn lái xe và người ngồi trên xe. b) Bảo hiểm ô tô: - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe ô tô đối với người thứ ba và hành khách trên xe; - Bảo hiểm tai nạn người ngồi trên xe và lái phụ xe; - Bảo hiểm trách nhiệm của chủ xe ô tô đối với hàng hóa vận chuyển trên xe; - Bảo hiểm vật chất xe ô tô. 1.2 Sản phẩm bảo hiểm nghiệp vụ con người: - Bảo hiểm khách du lịch nội địa; - Bảo hiểm tai nạn hộ sử dụng điện; - Bảo hiểm tai nạn con người 24/24; - Bảo hiểm toàn diện học sinh; - Bảo hiểm kết hợp con người. 2. Sản phẩm bảo hiểm có thể được bổ sung, sửa đổi hoặc mở rộng phạm vi cung cấp theo từng giai đoạn. Chương II QUI ĐỊNH VỀ TỐ CHỨC VÀ QUẢN LÝ Điều 5. Tổ chức cung cấp dịch vụ lưới; 1. Tổng Công ty: - Ban hành, sửa đổi, bổ sung qui định và hướng dẫn triển khai trên toàn mạng - Tổ chức, quản lý hệ thống ứng dụng hỗ trợ khai thác và quản lý phí bảo hiểm phi nhân thọ; - Tổng hợp, đối chiếu xác nhận doanh thu và thanh toán tiền dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ với Công ty bảo hiểm; - Phối hợp với Công ty bảo hiểm trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động đại lý cung cấp sản phẩm, dịch vụ. 2. Các Bưu điện tỉnh, thành phố: - Quyết định cho mở hoặc dừng cung cấp dịch vụ đại lý bảo hiểm tại các bưu cục, điểm cung cấp dịch vụ trong phạm vi quản lý; 2

3 - Hướng dẫn, tổ chức mạng lưới kinh doanh, cung cấp dịch vụ trong phạm vi quản lý; - Tổng hợp và đối chiếu số liệu hoạt động dịch vụ với Công ty bảo hiểm. Lập các báo cáo nghiệp vụ và kế toán theo qui định. - Được hưởng hoa hồng, phí dịch vụ và các khoản thù lao khác từ hoạt động đại lý bán bảo hiểm mang lại. Điều 6. Qui định trên hệ thống ứng dụng 1. Việc quản lý dữ liệu bảo hiểm, hỗ trợ khai thác và quản lý doanh thu phí bảo hiểm, báo nghiệp vụ phát sinh với Công ty bảo hiểm được thực hiện thông qua hệ thống phần mềm ứng dụng. 2. Các bưu cục nối mạng phải được Tổng Công ty cho phép và cấp quyền truy cập vào hệ thống ứng dụng. 3. Các bưu cục, điểm giao dịch cung cấp dịch vụ thủ công, cuối ngày gửi báo cáo, chứng từ về bưu cục nối mạng để nhập thông tin thay thế vào hệ thống. 4. Để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, tránh gian lận, trục lợi bảo hiểm, thời điểm cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm và thời điểm cập nhật số liệu vào hệ thống không quá 2 ngày làm việc. 5. Sau mỗi ngày giao dịch, Bưu điện huyện, Bưu điện tỉnh, Tổng công ty phải kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh trên hệ thống ứng dụng với số liệu thực thu, thực chi để thực hiện đối soát, điều chuyển tiền hoặc bù trừ với các dịch vụ khác trong nội bộ đơn vị và với đơn vị cấp trên theo qui định. Điều 7. Ấn chỉ và báo cáo nghiệp vụ 1. Ấn chỉ sử dụng bao gồm: - Giấy chứng nhận bảo hiểm mô tô, xe máy; - Giấy chứng nhận bảo hiểm ô tô; - Giấy chứng nhận bảo hiểm tai nạn con người; - Giấy chứng nhận bảo hiểm khách du lịch; - Giấy chứng nhận bảo hiểm tai nạn hộ sử dụng điện; - Giấy chứng nhận bảo hiểm kết hợp con người; - Giấy chứng nhận bảo hiểm toàn diện học sinh. 2. Ấn phẩm, sổ sách: - Giấy đề nghị cấp ấn chỉ; - Sổ theo dõi cấp phát, thu hồi ấn chỉ; - Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ; - Sổ theo dõi bán bảo hiểm con người; - Sổ theo dõi bán bảo hiểm xe máy; 3

4 - Sổ theo dõi bán bảo hiểm ô tô; - Sổ theo dõi trả bảo hiểm; - Sổ theo dõi giám định và thu thập hồ sơ bồi thường; - Báo cáo tổng hợp dịch vụ đại lý bảo hiểm. Các ấn phẩm có thể được sửa đổi, bổ sung phục vụ khai thác bảo hiểm phù hợp với từng thời kỳ phát triển của dịch vụ. Chương III QUI ĐỊNH KHAI THÁC DỊCH VỤ I/. PHÁT HÀNH GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM Điều 8. Nguyên tắc phát hành Giấy chứng nhận bảo hiểm 1. Đối với bảo hiểm xe cơ giới: - Đối với ô tô, xe máy mới mua chưa có biển kiểm soát, bắt buộc khách hàng phải cung cấp số khung, số máy của xe. - Đối với nghiệp vụ bảo hiểm vật chất xe ô tô, NBBH chỉ được phép cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm vật chất cho những xe ôtô mới nguyên, xe ôtô mới nhập khẩu, xe tái tục bảo hiểm không ngắt quãng về mặt thời gian tại Công ty bảo hiểm. Trước khi cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm vật chất xe ô tô, NBBH phải trực tiếp đánh giá sơ bộ tình trạng vật chất thực tế của xe. 2. Đối với bảo hiểm con người: - Sản phẩm bảo hiểm kết hợp con người, NBBH chỉ được bán cho cơ quan đoàn thể, các tổ chức kinh tế - xã hội, không bán lẻ. Điều 9. Thủ tục phát hành Giấy chứng nhận bảo hiểm 1. Trường hợp cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng cá nhân (bán lẻ): - Đề nghị khách hàng xuất trình Giấy đăng ký ô tô/xe máy (đối với bảo hiểm ô tô, xe máy) hoặc Giấy tờ tùy thân (đối với bảo hiểm con người). - Tính phí bảo hiểm, nhận và kiểm đếm tiền. - Căn cứ vào Giấy đăng ký xe/giấy tờ tùy thân, cập nhập thông tin vào hệ thống để in Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên Giấy chứng nhận bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm không được tẩy xóa, viết đè lên phần đã ghi. - Mời khách hàng ký vào nơi qui định trên Giấy chứng nhận bảo hiểm. 4

5 - NBBH ký tên trên Giấy chứng nhận bảo hiểm và giao 01 liên Giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng. - Cập nhật/vào Sổ theo dõi bán bảo hiểm, chi tiết theo loại sản phẩm. 2. Trường hợp bán cho tổ chức, đoàn thể, trường học: 2.1 Nếu khách hàng không yêu cầu ký hợp đồng: - NBBH hướng dẫn khách hàng viết Giấy yêu cầu bảo hiểm kèm theo danh sách người tham gia. Giấy yêu cầu bảo hiểm kèm danh sách phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền, trường hợp pháp nhân phải có đóng dấu xác nhận. - Thủ tục cấp Giấy chứng nhận thực hiện như trường hợp cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm cho khách hàng cá nhân. 2.2 Nếu khách hàng yêu cầu ký hợp đồng: - NBBH tiếp nhận yêu cầu kèm danh sách người tham gia bảo hiểm, chuyển hồ sơ cho Công ty bảo hiểm phát hành hợp đồng. - NBBH theo dõi việc cấp hợp đồng, tiến hành thu phí và cấp lẻ Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có yêu cầu). - Vào Sổ theo dõi bán bảo hiểm hoặc cập nhật thông tin hợp đồng vào hệ thống. II/. GIẢI QUYẾT YÊU CẦU PHÁT SINH VÀ XỬ LÝ SAI SÓT Điều 10. Yêu cầu thay đổi thông tin 1. Trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận bảo hiểm, khách hàng có thể yêu cầu bằng văn bản thay đổi các thông tin sau: - Đổi tên chủ xe: trường hợp xe chuyển chủ mới; - Đổi biển kiểm soát: trường hợp xe đổi biển kiểm soát; - Thay đổi thời hạn bảo hiểm; - Tăng/giảm số người bảo hiểm; - Thay đổi điều kiện bảo hiểm. 2. NBBH chỉ làm thủ tục tiếp nhận yêu cầu thay đổi thông tin của khách hàng, chuyển toàn bộ hồ sơ bằng ghi số sự vụ về Công ty bảo hiểm xem xét, giải quyết. 3. Trường hợp khách hàng đến bưu cục xuất trình Thông báo giải quyết cấp đổi của Công ty bảo hiểm, NBBH làm thủ tục cấp đổi như phát hành Giấy chứng nhận bảo hiểm mới, đồng thời thu lại Giấy chứng nhận bảo hiểm cũ. Điều 11. Tiếp nhận yêu cầu giải quyết tổn thất 1. Việc tiếp nhận yêu cầu giải quyết tổn thất chủ yếu là thu thập hồ sơ bồi thường và được thực hiện tại bưu cục gốc (bưu cục phát hành Giấy chứng nhận bảo hiểm). 5

6 2. Đối với bảo hiểm xe ô tô, xe máy: NBBH hướng dẫn khách hàng (người được bảo hiểm; hoặc đại diện của người được bảo hiểm; hoặc người thụ hưởng) điền vào mẫu Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường, thu thập thông tin ban đầu và hồ sơ chứng minh tổn thất như sau: - Tên, địa chỉ liên lạc, số điện thoại của người thông báo; - Số Giấy chứng nhận bảo hiểm, người ký tên đóng dấu trên Giấy chứng nhận bảo hiểm; - Biển số xe; - Thông báo tai nạn và yêu cầu bồi thường; - Bản photocopy 3 loại giấy tờ sau: Giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy phép lái xe, đăng ký xe; - Ảnh thiệt hại của xe máy; - Bản xác nhận tai nạn của công an/chính quyền cấp xã phường hoặc hồ sơ tai nạn của Cảnh sát giao thông (bao gồm: sơ đồ hiện trường tai nạn giao thông; biên bản khám nghiệm hiện trường; biên bản khám nghiệm xe liên quan đến tai nạn giao thông; biên bản giải quyết tai nạn giao thông); - Biên bản thỏa thuận đền bù dân sự giữa chủ xe và người thứ ba; - Tài liệu chứng minh thiệt hại: + Liên quan đến thương tật con người phải có các chứng từ y tế xác định tình trạng thương tật của nạn nhân như: giấy ra viện, hồ sơ bệnh án, giấy chứng nhận tỷ lệ thương tật do cơ quan có thẩm quyền xác nhận. Trường hợp tử vong cần có giấy chứng tử, chứng từ chứng minh quyền thừa kế hợp pháp. + Liên quan đến trách nhiệm dân sự đối với người thứ ba về tài sản: phải có dự toán sửa chữa, các chứng từ liên quan đến việc sửa chữa, mua mới tài sản bị thiệt hại. 3. Đối với bảo hiểm con người: NBBH hướng dẫn khách hàng (người được bảo hiểm; hoặc đại diện của người được bảo hiểm; hoặc người thụ hưởng) điền vào mẫu Giấy yêu cầu trả tiền bảo hiểm thu thập thông tin ban đầu và hồ sơ trả tiền như sau: - Tên, địa chỉ liên lạc, số điện thoại của người thông báo; - Số Giấy chứng nhận bảo hiểm, người ký tên đóng dấu trên Giấy chứng nhận bảo hiểm; - Loại hình bảo hiểm; - Số Giấy tờ tùy thân của người được bảo hiểm; a) Trường hợp ốm đau, bệnh tật phải nằm viện, phẫu thuật: - Giấy yêu cầu trả tiền bảo hiểm; - Giấy chứng nhận bảo hiểm (bản sao) hoặc Danh sách người tham gia bảo hiểm (bản sao); - Những chứng từ y tế liên quan đến điều trị bệnh tật: 6

7 + Giấy ra viện (bản chính hoặc photocopy); + Phiếu mổ (trường hợp có phẫu thuật bản chính hoặc photocopy); + Biên lai thu tiền viện phí; + Giấy nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH (đối với những trường hợp nghỉ từ 10 ngày trở lên ); điều trị). + Bản sao bệnh án (đối với trường hợp bệnh nặng, có xác nhận của cơ sở - Giấy ủy quyền hợp pháp (nếu có); - Những giấy tờ liên quan đến bệnh nghề nghiệp (trường hợp bệnh nghề nghiệp). b) Trường hợp bị tai nạn: - Giấy yêu cầu trả tiền bảo hiểm; - Giấy chứng nhận bảo hiểm (bản sao) hoặc Danh sách người tham gia bảo hiểm (bản sao); - Những chứng từ y tế liên quan đến điều trị thương tật: + Phim chụp X- quang (trường hợp chấn thương về xương); + Giấy ra viện (bản chính hoặc photocopy); + Phiếu mổ (trường hợp phẩu thuật bản chính hoặc photocopy); + Biên lai thu tiền viện phí. - Biên bản tai nạn (trường hợp bị tai nạn): tai nạn giao thông (hồ sơ công an nếu có), tai nạn lao động (biên bản tai nạn lao động), tai nạn sinh hoạt (biên bản tai nạn sinh hoạt); - Giấy ủy quyền hợp pháp (nếu có). c) Trường hợp tử vong: - Giấy yêu cầu trả tiền bảo hiểm; - Giấy chứng nhận bảo hiểm (bản sao) hoặc Danh sách người tham gia bảo hiểm (bản sao); - Xác nhận nguyên nhân tử vong (trường hợp chết do ốm đau, bệnh tật); - Biên bản tai nạn (trường hợp bị tai nạn); - Giấy chứng tử; - Giấy chứng nhận quyền thừa kế hợp pháp; - Giấy ủy quyền hợp pháp (nếu có). 4. NBBH kê các hồ sơ thu thập được vào mẫu Biên nhận hồ sơ. Vào Sổ theo dõi giám định, thu thập hồ sơ bồi thường, chuyển ngay hồ sơ bằng ghi số sự vụ về Công ty bảo hiểm xem xét giải quyết. 5. Thông báo bồi thường hoặc Thông báo từ chối bồi thường sẽ được Công ty bảo hiểm gửi 1 bản cho khách hàng, đồng thời gửi cho bưu cục 1 bản. Khi nhận được Thông báo bồi thường, khách hàng ra bưu cục nhận tiền theo qui định. 7

8 Điều 12. Xử lý các trường hợp sai sót 1. Nguyên tắc xử lý sai sót: - Việc điều chỉnh, xử lý sai sót phải đảm bảo đúng với nghiệp vụ phát sinh, có kèm theo biên bản điều chỉnh sai sót và (bản sao) chứng từ thực tế liên quan, được cấp thẩm quyền phê duyệt và được cập nhật vào cơ sở dữ liệu, báo cáo liên quan theo qui định. - Chứng từ sau khi đã cập nhật vào hệ thống và chuyển cho các bộ phận đối soát liên quan của các đơn vị hoặc bàn giao cho Công ty bảo hiểm nếu phát hiện sai sót thì phối hợp thông báo cho đơn vị liên quan thực hiện điều chỉnh theo qui định. 2. Thủ tục điều chỉnh: a) Trường hợp chưa cập nhật vào hệ thống: - Nếu phát hiện sai sót khi tác nghiệp bán bảo hiểm thì thực hiện hủy chứng từ bằng cách gạch chéo Giấy chứng nhận sai, lưu chứng từ tại cuống ấn chỉ phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát. Cấp lại cho khách hàng Giấy chứng nhận bảo hiểm mới. - Nếu phát hiện sai sót khi nhập số liệu thì bộ phận nhập số liệu phải liên hệ với bộ phận bán bảo hiểm để xử lý sai sót cho đúng với thực tế phát sinh trước khi cập nhật vào hệ thống. b) Trường hợp đã cập nhật vào hệ thống: - Nếu bộ phận bán bảo hiểm, Bên mua bảo hiểm phát hiện sai sót thì phải làm thủ tục yêu cầu bộ phận nhập số liệu thực hiện điều chỉnh sai sót. - Nếu các bộ phận đối soát, chấm chứng từ của các đơn vị hoặc Công ty bảo hiểm phát hiện các sai lệch giữa chứng từ gốc và dữ liệu trên hệ thống thì thông báo cho bưu cục cập nhật số liệu thực hiện điều chỉnh. - Thủ tục điều chỉnh sai sót trên hệ thống tuân theo qui trình và hướng dẫn của phần mềm ứng dụng khai thác dịch vụ đại lý bảo hiểm. III/. TRẢ TIỀN BẢO HIỂM Điều 13. Trả tiền bồi thường 1. Nếu khách hàng không có yêu cầu gì khác, việc trả tiền bồi thường được thực hiện tại bưu cục gốc. 2. Trong thời hạn 30 ngày, nếu khách hàng không ra nhận tiền, toàn bộ chứng từ được chuyển trả cho Công ty bảo hiểm giải quyết. 3. Thủ tục trả tiền như sau: - Đề nghị khách hàng xuất trình Giấy tờ tùy thân và Thông báo bồi thường. - Kiểm tra, đối chiếu Thông báo bồi thường của khách hàng với Thông báo do Công ty bảo hiểm gửi đến bưu cục hoặc truy cập vào hệ thống để kiểm tra thông tin trả tiền. 8

9 - Nếu khớp đúng, làm thủ tục trả tiền cho khách hàng. - Vào Sổ theo dõi trả tiền/cập nhật thông tin trả tiền vào hệ thống. IV/. QUẢN LÝ ẤN CHỈ Điều 14. Nguyên tắc quản lý ấn chỉ 1. Ấn chỉ (Giấy chứng nhận bảo hiểm) cần được quản lý như giấy tờ có giá. Các đơn vị cung cấp dịch vụ phải mở Sổ cấp phát, thu hồi ấn chỉ theo dõi số lượng ấn chỉ được cấp, ấn chỉ đã sử dụng, ấn chỉ hỏng và ấn chỉ còn tồn hàng ngày để tránh mất mát, lợi dụng trục lợi bảo hiểm. 2. Ấn chỉ bảo hiểm là duy nhất. Mỗi ấn chỉ có một số hiệu được gán theo nguyên tắc: seri và số nhảy. Khi sử dụng, phải dùng liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong một quyển theo thứ tự thời gian. 3. Hàng tháng, Bưu điện tỉnh có trách nhiệm tập hợp và đối chiếu tình hình sử dụng ấn chỉ với Công ty bảo hiểm. 4. Định kỳ hoặc đột xuất, đơn vị kiểm tra tình hình sử dụng ấn chỉ của bưu cục, kịp thời phát hiện sai sót trong quá trình sử dụng ấn chỉ và những hành vi gian lận, chiếm dụng tiền bảo hiểm. Điều 15. Quản lý ấn chỉ 1. Lập nhu cầu ấn chỉ: - Căn cứ tình hình sử dụng ấn chỉ, đơn vị lập Giấy đề nghị cấp ấn chỉ và gửi về Công ty bảo hiểm để được cung cấp ấn phẩm. lưu. - Giấy đề nghị cấp ấn chỉ lập thành 2 liên, 1 liên gửi Công ty bảo hiểm, 1 liên - Trường hợp đột xuất đơn vị fax Phiếu đề nghị cấp ấn chỉ về Công ty bảo hiểm để được cấp ấn phẩm kịp thời. 2. Thủ tục cấp phát, thu hồi: - Khi nhận được Phiếu cấp ấn chỉ đã điền đầy đủ số lượng và có xác nhận của Chi nhánh PTI, đơn vị kiểm đếm chi tiết số lượng, seri chủng loại và ký xác nhận vào 02 liên của Phiếu cấp ấn chỉ. Gửi 01 liên Phiếu cấp ấn chỉ về Công ty bảo hiểm, 01 liên lưu tại đơn vị. - Trường hợp cấp phát tiếp cho các đơn vị cấp dưới/nbbh đơn vị vào Sổ theo dõi cấp phát, thu hồi ấn chỉ lấy ký nhận của đơn vị nhận. - Khi đơn vị cấp dưới/nbbh nộp cuống ấn chỉ, nhân viên giao phải vào Sổ theo dõi cấp phát, thu hồi ấn chỉ, lấy chữ ký của nhân viên nhận cuống. 9

10 Chương IV CÔNG VIỆC CUỐI CA, CUỐI NGÀY Điều 16. Bưu cục không nối mạng - Căn cứ các liên 2 Giấy chứng nhận bảo hiểm, chứng từ trả bồi thường phát sinh trong ngày vào Sổ theo dõi bán bảo hiểm, chi tiết cho từng sản phẩm ô tô, xe máy, con người và Sổ theo dõi trả bảo hiểm (2 liên). - Kiểm đếm, đối chiếu số lượng giao dịch, số tiền bán bảo hiểm, số tiền trả bảo hiểm phát sinh trong ngày đảm bảo khớp đúng với các sổ sách liên quan. - Gửi thông tin của Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm đã được kiểm soát về bưu cục nối mạng để nhập thay thế vào hệ thống (qua điện thoại, fax hoặc ). - Toàn bộ số tiền chênh lệch giữa phí bảo hiểm thu được và tiền trả bảo hiểm được nộp vào quỹ dịch vụ Tài chính Bưu chính của đơn vị liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm gửi về Bưu điện cấp trên. 01 liên Sổ còn lại đóng tập lưu tại bưu cục. Điều 17. Bưu cục nối mạng 1. Cập nhật giao dịch phát sinh tại bưu cục: - Các chứng từ phát sinh trong ngày được sắp xếp theo từng loại sản phẩm. - Căn cứ các liên 2 Giấy chứng nhận bảo hiểm, chứng từ trả bồi thường phát sinh trong ngày cập nhật vào hệ thống ứng dụng. - In 02 liên các sổ Sổ theo dõi bán bảo hiểm, chi tiết cho từng loại sản phẩm và Sổ theo dõi trả bảo hiểm. Kiểm đếm, đối chiếu số lượng giao dịch, số tiền bán bảo hiểm, tiền trả bảo hiểm đã thực hiện trong ngày đảm bảo khớp đúng với báo cáo. - Toàn bộ số tiền chênh lệch giữa phí bảo hiểm thu được và tiền trả bảo hiểm được nộp vào quỹ dịch vụ Tài chính Bưu chính của đơn vị liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm gửi về Bưu điện cấp trên. 01 liên Sổ còn lại đóng tập lưu tại bưu cục. 2. Cập nhật dữ liệu cho bưu cục không nối mạng: - Đăng nhập hệ thống bởi mật khẩu cấp cho bưu cục không nối mạng. Căn cứ các chứng từ liên quan cập nhật các thông tin vào hệ thống. - In 02 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm của bưu cục không nối mạng, chi tiết theo loại sản phẩm. - Chuyển 01 liên Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ theo dõi trả bảo hiểm nhập thay thế về bưu cục không nối mạng kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc, 01 liên đóng tập lưu tại bưu cục. 10

11 Điều 18. Kiểm tra, kiểm soát dịch vụ đại lý bảo hiểm 1. Bưu cục phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc bán bảo hiểm, trả tiền bảo hiểm, công tác thu nộp phí để kịp thời phát hiện sai sót. 2. Cuối ngày giao dịch, KSV kiểm tra tính hợp lệ, khớp đúng của chứng từ và tiền phát sinh trong ngày với các sổ sách liên quan. - KSV bưu cục không nối mạng phải kiểm tra Sổ theo dõi bán bảo hiểm, Sổ trả bảo hiểm do bưu cục nối mạng in và gửi về (qua fax, , đường thư ) với chứng từ gốc lưu tại bưu cục. Trường hợp phát hiện sai sót lập sự vụ xin điều chỉnh và gửi bưu cục nối mạng điều chỉnh theo qui định. - Kiểm tra đảm bảo tiền thu được từ bán bảo hiểm được nộp vào quỹ dịch vụ Tài chính Bưu chính của đơn vị. - Ký tên trên các sổ sách nếu khớp đúng. Chứng từ đã được KSV kiểm soát được chuyển cho lại cho NBBH để gửi và lưu trữ theo qui định. 3. Hàng ngày, KSV kiểm tra ấn chỉ tồn cuối ngày thực tế của bưu cục, của NBBH so với ấn chỉ tồn đầu ngày, ấn chỉ đã cấp phát, ấn chỉ đã sử dụng trên Sổ theo dõi tình hình sử dụng ấn chỉ và số tiền bán bảo hiểm đã nộp, đảm bảo đủ ấn chỉ, đúng số tiền. Chương V BÁO CÁO, ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU VÀ THANH TOÁN Điều 19. Chế độ báo cáo 1. Cuối tháng, đơn vị cung cấp dịch vụ lập 02 liên các báo cáo tổng hợp sau: - Tổng hợp bán bảo hiểm ô tô, xe máy, con người theo tháng; - Tổng hợp trả tiền bảo hiểm theo tháng; - Báo cáo giám định, thu thập hồ sơ bồi thường; - Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ; - Báo cáo tổng hợp dịch vụ đại lý bảo hiểm. 2. Thời hạn gửi báo cáo: - Bưu cục: ngày 3 tháng kế tiếp cùng chứng từ bảo hiểm lưu trong tháng lên Bưu điện cấp trên để bàn giao cho Công ty bảo hiểm. - Bưu điện huyện: ngày 5 tháng kế tiếp. - Bưu điện tỉnh: ngày 8 tháng kế tiếp. Điều 20. Chứng từ và đối chiếu số liệu 1. Trong vòng 5 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, Bưu điện tỉnh, thành phố tập hợp toàn bộ liên 2 ấn chỉ, chứng từ trả bồi thường phát sinh trong tháng, kiểm tra, đối 11

12 chiếu với Sổ theo dõi bán bảo hiểm (ô tô, xe máy, con người) và Sổ theo dõi trả bảo hiểm, bàn giao chứng từ cho Công ty bảo hiểm. 2. Việc bàn giao chứng từ phải được thực hiện bằng văn bản, có chữ ký nhận của hai bên và mỗi bên giữ một bản. 3. Công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm rà soát chi tiết từng cuống ấn chỉ với dữ liệu trên hệ thống. Trường hợp phát hiện sai lệch giữa chứng từ gốc và dữ liệu trên hệ thống trong quá trình đối soát, các sai lệch này được ghi chú lại, hai bên xác nhận để điều chỉnh trong kỳ báo cáo tiếp theo. Điều 21. Xác nhận và thanh toán tại Tổng Công ty 1. Tổng Công ty xác nhận và thanh toán tập trung các khoản sau: doanh thu phí bảo hiểm, số tiền trả bảo hiểm, tiền phí dịch vụ. 2. Thanh toán phí bảo hiểm và số tiền trả bảo hiểm: - Ngày 15 hàng tháng, trên cơ sở kết quả đối soát giữa số liệu của Tổng Công ty và số liệu của các Bưu điện tỉnh, Tổng Công ty (Ban dịch vụ Tài chính Bưu chính) sẽ lập Bảng số liệu bảo hiểm (2 liên) gửi Công ty bảo hiểm để yêu cầu thanh toán. - Nhận được yêu cầu của Tổng Công ty, Công ty bảo hiểm xác nhận, gửi 01 bản xác nhận về Tổng Công ty. Bảng xác nhận số liệu bảo hiểm đã được Công ty bảo hiểm xác nhận là căn cứ để hai bên thực hiện thanh toán. - Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Bảng xác nhận số liệu, Tổng Công ty thực hiện thanh toán phần chênh lệch giữa số tiền phí bảo hiểm thu được và số tiền trả bồi thường cho Công ty bảo hiểm, đồng thời xuất hóa đơn GTGT phí dịch vụ chi hộ cho Công ty bảo hiểm. 3. Thanh toán phí dịch vụ chi hộ: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hóa đơn GTGT, Công ty bảo hiểm thanh toán tiền phí dịch vụ chi hộ cho Tổng Công ty. 4. Trường hợp phát sinh số liệu điều chỉnh, những chênh lệch điều chỉnh này được ghi chú lại và điều chỉnh vào kỳ thanh toán tiếp theo. Điều 22. Thanh toán tại Bưu điện tỉnh, thành phố 1. Bưu điện tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thanh toán với Công ty bảo hiểm các khoản sau: thanh toán hoa hồng được hưởng, thanh quyết toán chi phí quản lý sau bán hàng. 2. Thanh toán hoa hồng và chi phí quản lý sau bán hàng: - Trên cơ sở số liệu hoạt động dịch vụ phát sinh trong tháng trong phạm vi quản lý, sau khi đối chiếu, thống nhất số liệu, Công ty bảo hiểm tính toán hoa hồng và chi phí quản lý sau bán hàng cho các Bưu điện tỉnh, thành phố. - Bưu điện tỉnh, thành phố xuất hóa đơn GTGT hoa hồng và chi phí quản lý sau bán hàng cho Công ty bảo hiểm. 12

13 - Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hóa đơn, Công ty bảo hiểm thực hiện thanh toán hoa hồng và chi phí quản lý sau bán hàng cho Bưu điện tỉnh, thành phố. - Việc quyết toán chi phí quản lý sau bán hàng được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc năm tài chính (31/12) trên cơ sở doanh thu phí bảo hiểm và định mức thù lao được hưởng theo suất khoán. Chương VI ĐIỀU KHOẢN THỰC HIỆN Điều 23. Điều khoản thực hiện Qui định dịch vụ đại lý bảo hiểm phi nhân thọ được áp dụng thống nhất cho các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ trên mạng lưới Bưu chính của Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam. KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Quốc Vinh 13