HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG VIỆT NAM PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN (Ban hành kèm theo Quyết định số 99/QĐHVHK ngày 25/02/2014 của Giám đốc Học viện Hàng không Việt Nam, về việc ban hành Quy trình xử lý văn bản của Học viện Hàng không Việt Nam) 02 năm 2014
TÓM TẮT NỘI DUNG SỬA ĐỔI Lần ban hành Ngày ban hành Mục sửa đổi Nội dung sửa đổi 2
4 1 Mục đích 4 2 Phạm vi áp dụng 4 3 Cơ sở pháp lý để thực hiện 4 5 1 5 2 5 3 5 4 Lưu đồ xử lý văn bản đến 8 9 1 9 2 9 3 9 4 Lưu đồ xử lý văn bản đi 11 12 1 12 2 12 3 12 4 Lưu đồ xử lý văn bản nội bộ 14 PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA ĐỔI QUY TRÌNH 15 3
1 Mục đích nhằm quy định thống nhất về trình tự tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành văn bản; mặt khác tăng cường việc quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản đảm bảo đơn giản hóa thủ tục hành chính trong hoạt động này nhằm cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, bảo mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý và tổ chức các hoạt động khác của 2 Phạm vi áp dụng ụng cho tất cả các văn bản (bao gồm văn bản đến, văn bả bản nội bộ) của các phòng, ban, bộ môn, đơn vị, cá nhân trong toàn Mọi cá nhân, đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện cùng với đơn vị đầu mối (Phòng Hành chính Tổng hợp) để giúp công tác quản lý văn bản của ngày càng chặt chẽ, đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao hơn 3 Cơ sở pháp lý để thực hiện Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác ; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Văn bản số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về ban hành văn bản đi, văn bản đến; Quyết định số 99/QĐHVHK ngày25/02/2014 của Giám đốc Học viện Hàng không Việt Nam, về việc ban hành Quy trình xử lý văn bản của Học viện Hàng không Việt Nam 4
1 Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, từ cơ quan khác được gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện, chuyển qua mạng Internet, Email, Fax và đơn, thư gửi đến Học viện (trừ thư, bưu phẩm cá nhân) được gọi chung là văn bản đến 2 Tất cả các văn bản được g i đến bằng bất cứ phương tiện nào cũng đều phải được đăng ký vào sổ và quản lý có hệ thống tại Phòng HCTH Văn bản đến phải được xử lý nhanh, chính xác, kịp thời và giữ bí mật theo yêu cầu Văn bản đến phải chuyển cho lãnh đạo Phòng HCTH xem, kiểm tra quy cách trước khi trình và sau đó chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết Phải có ký giao và nhận vào sổ chuyể Trường hợp cần thiết phải ghi rõ giờ phút, ngày, tháng, năm giao nhận công văn 3 Trình tự thực hiện 1 Tiếp nhận văn bản 2 Phân loại văn bản đến Đơn vị/ cá nhân thực hiện Nội dung Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ có nhiệm vụ xem nhanh bì văn bản, kiểm t không, có còn nguyên vẹn không Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi Nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản Sau khi tiếp nhận văn bản, ăn thư căn cứ vào Nơi nhận của văn bản để phân thành 2 loại chủ yếu: + Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho, Giám đốc/phó Giám đốc Đối với loại phải đăng ký thì tiếp tục quy trình tiếp theo 5
3 Bóc bì văn bản đến 4 Đăng ký văn bản đến v 5 6 Trình Giám đốc phê duyệt Trưởng phòng Hành chính + Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin thì cán bộ có trách nhiệm gửi đến cho người nhận ghi trên địa chỉ Khi bóc bì không được làm rách, mất phần số, ký hiệu đã đựơc ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì Đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì với số, ký hiệu ghi trên văn bản Phát hiện sai sót gửi lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó Đối với văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản với ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn thư tố giác, khiếu nại phải giữ lại phong bì Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến vào văn bản + Số đến là số thứ tự của các văn bản đến trong vòng 01 năm, bắt đấu từ số 01 + Ngày đến là ngày nhận được văn bản Vào sổ đăng ký văn bản/máy tính Chuyển văn bản đến Trưởng phòng Hành kiến phân phối văn bản đến đơn vị/cá nhân có trách nhiệm giải quyết Sau khi được phân luồng, tuỳ theo ý kiến đó mà văn bản sẽ được b trình lên bộ phận luân chuyển tới các đơn vị liên quan 7 Giám đốc Ký phê duyệt ý kiến phân phối lên văn bản 6
8 Phân phối và chuyển giao văn bản đến 9 Tổ chức giải quyết văn bản đến 10 Tổ chức kiểm tra, giải quyết văn bản đến nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản Giám đốc TP HCTH tiếp tục vào máy/sổ đăng ký văn bản đến ý kiến phân luồng và ý kiến chỉ đạo giải quyết khác của lãnh đạo (nếu có), sau đó tiến hành sao chụp để gửi cho các đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết Văn bản khi chuyển giao phải đảm bảo chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết ngay trong ngày qua mạng internet hoặc theo đường công văn thông thường (có ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản), không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay Bản chính được lưu tại Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì bộ phận có trách nhiệm sao văn bản ra làm nhiều bản khác nhau rồi chuyển đến từng đơn vị, cá nhân nhưng bản chính phải lưu Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó Những công việc liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác khi Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước Trưởng phòng HCTH có trách nhiệm kiểm tra việc có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản 7
4 Lưu đồ xử lý văn bản đến Người chịu trách nhiệm Quá trình xử lý văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra sơ bộ (tình trạng, bao bì, nơi nhận ) Biểu mẫu Phân loại: Loại phải đăng ký thì bóc bì và tiếp tục quy trình Đăng ký văn bản đến (Sổ theo dõi văn bản đến) Trưởng Phòng HCTH Phân luồng văn bản đến: Đề xuất ý kiến phân phối văn bản đến đơn vị/cá nhân liên quan Bộ phận Thư ký Trình Giám đốc duyệt phương án xử lý Giám đốc Học viện Duyệt Sao, chuyển giao, lưu trữ văn bản đến nhân có trách nhiệm Tổ chức giải quyết văn bản đến Trưởng Phòng HCTH Kiểm tra giải quyết văn bản đến 8
1 đi là tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do g i đi các nơi khác Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của để g i ra ngoài, nhất thiết phải thông qua Phòng hợp để đăng ký, đóng dấu và phát hành 2 Tất cả văn bản, giấy tờ do gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục đi ở 3 Trình tự thực hiện 1 Soạn thảo văn bản 2 3 nhân thực hiện nhân có trách nhiệm soạn thảo Trưởng Nội dung Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý thông tin liên quan Soạn thảo văn bản Lưu (xem Quyết định 808/QĐHVHK 20/11 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Học viện Hàng không Việt Nam Trình duyệt bản thảo Chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức của văn bản văn bản Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản 9
4 B 5 6 7 Lưu văn bản đi Ban Giám đốc Ký văn bản không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc mực dễ phai Thẩm quyền ký tùy theo phân công công tác Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản: + Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01 năm, bắt đầu từ số 01 + Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy Nhân bản: Căn cứ vào Nơi nhận để nhân đủ số lượng bản Đóng dấu: Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ Vào sổ/máy tính đăng ký văn bản đi lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ của, 01 bản chính d 10
4 Lưu đồ xử lý văn bản đi Người chịu trách nhiệm nhân có trách nhiệm soạn thảo Quá trình xử lý văn bản đi Soạn thảo văn bản đi Biểu mẫu Trưởng đơn vị có trách nhiệm soạn thảo Duyệt bản thảo: Ký tắt vào cuối nội dung Tiếp nhận, kiểm tra Sai thể thức Đề nghị điều chỉnh, bổ sung Bộ phận Thư ký Trình Ban Giám đốc Ban Giám đốc Duyệt Phát hành, phân phối (Sổ theo dõi văn bản đi) Lưu trữ 11
1 nội bộ là những công văn, giấy tờ, tài liệu sử dụng trong nội bộ, bao gồm: Những quyết định, tờ trình, chỉ thị, thông báo, thư mời, giấ, giấy giới thiệu, d 2 Văn bản tập trung tại phải thông qua (các) phòng chức năng có liên quan trước khi để phân loại và trình Ban giám đốc ký 3 Trình tự thực hiện 1 Soạn thảo văn bản 2 3 4 nhân thực hiện nhân có trách nhiệm soạn thảo Trưởng Nội dung Xác định, hình thức, nội dung, của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý thông tin liên quan Soạn thảo văn bản (xem Quyết định 808/QĐHVHK Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Học viện Hàng không Việt Nam Chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức của văn bản Kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản 12
B 5 6 7 Lưu văn bản Ban Giám đốc Ký văn bản không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc mực dễ phai Thẩm quyền ký tùy theo phân công công tác Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản: + Số được đánh theo số thứ tự trong vòng 01 năm, bắt đầu từ số 01 + Ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy Nhân bản: Căn cứ vào Nơi nhận để nhân đủ số lượng bản Đóng dấu: Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ Vào sổ/máy tính đăng ký văn bản đi lưu 01 văn bản gốc tại lưu trữ của, 01 bản chính 13
4 Lưu đồ xử lý văn bản nội bộ Người chịu trách nhiệm nhân có trách nhiệm soạn thảo Quá trình xử lý văn bản nội bộ Soạn thảo văn bản nội bộ Biểu mẫu Trưởng đơn vị có trách nhiệm soạn thảo Ký duyệt bản thảo, thông qua đơn vị liên quan (nếu có) Tiếp nhận, kiểm tra Sai thể thức Đề nghị điều chỉnh, bổ sung Bộ phận Thư ký Trình Ban Giám đốc Ban Giám đốc Duyệt Phát hành, phân phối (Sổ theo dõi văn bản nội bộ) Lưu trữ 14
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014 PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA ĐỔI QUY TRÌNH Tên đơn vị: Nội dung đề nghị sửa đổi: Ý kiến của Lãnh đạo PHCTH Lãnh đạo đơn vị 15