Hướng dẫn sử dụng

Bản ghi

1 Hươ ng dâ n sư du ng phần mềm quản lý tài liệu tham khảo EndNote Hoàng Thị Hải Vân Viện Đào tạo YHDP&YTCC Tel: hoangthihaivan@hmu.edu.vn

2 Nô i dung bài giảng 1. Tổng quan về tài liệu tham khảo 2. Giới thiệu về các phần mềm quản lý tài liệu tham khảo 3. Giới thiệu phần mềm Endnote và Zotero 4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Zotero 5. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Endnote

3 Tại sao phải tiến hành tìm kiếm thông tin? Để hiểu rõ một vấn đề đang quan tâm Tìm hiểu các ý kiến, nhận xét, văn bản, quy định về vấn đề đang quan tâm Tìm bằng chứng để chứng minh cho luận cứ của mình

4 Tài liệu tham khảo là gì? Theo Campbel và Machin [1], ứng dụng thống kê có mặt trong phần lớn các bài báo đăng tải trên các tạp chí y học: 70% các bài báo đăng tải trên tạp chí New England Journal of Medicine có sử dụng các thuật toán thống kê và một tỷ lệ tương tự trên tạp chí Bristish Medical Journal và tạp chí Lancet [2] Trích dâ n TLTK 1. Michael J Campbel and David Machin, Medical Statistics - A commonsense approach. Third ed. 1999, West Sussex, England: John Wiley & Sons, Ltd. 2. Emeson, J.D.a.C., G.A, Use of statistical analysis in the New England Journal of Medicine. New England Journal of Medicine, : p Danh mu c Tài liệu tham khảo

5 Tài liệu tham khảo là gì? - Là thông tin được trích dẫn - Là bảng chỉ đường đến tài liệu gốc

6 Trích dâ n tài liệu tham khảo là gì? Hình thức dẫn chứng nguồn tài liệu sử dụng trong bài viết thông qua những bằng chứng như tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản (Citation S, 2005) Trình bày một cách chính xác ý tưởng, công việc của các tác giả khác đã từng khẳng định hoặc phát biểu có hệ thống trong báo cáo, bài viết của họ. Bất cứ khi nào người viết sử dụng những từ ngữ, ý tưởng hay thông tin của người khác hay từ một nguồn nào (nghiên cứu, báo cáo, bài báo ) đều phải trích dẫn nguồn, nếu không dù vô tình hay cố ý đều bị coi là đạo văn (plagiaism)

7 Quản lý tài liệu tham khảo là gì Tìm kiếm Lưu trữ Trích dẫn

8 Quy trình trích dâ n tài liệu tham khảo Đo c lươ t tài liệu đê ti m như ng thông tin cần trích dẫn Trích nguyên văn, to m tă t hoă c diê n gia i thông tin cần đưa vào bài viết Ghi la i như ng thông tin chi tiết vê tài liệu như ta c gia, nhan đê, ngày tha ng xuâ t ba n, nơi xuâ t ba n, nhà xuâ t ba n v.v Phần mềm quản lý tài liệu tham khảo Cho n kiê u trích dẫn phù hợp Lập danh mục tài liệu tài liệu đã trích dẫn theo đúng quy định

9 Các phần mềm quản lý tài liệu tham khảo Hiện có khoảng trên 30 phần mềm quản lý tài liệu tham khảo đã được phát triển Khoảng một nửa trong số đó là các phần mềm miễn phí Phần mềm đầu tiên ra đời năm 1984 là phần mềm Reference Manager do Thomson Reuters phát triển Các phần mềm quản lý tài liệu tham khảo hiện có

10 Các phần mềm quản lý tài liệu tham khảo

11 1. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Zotero 1.1. Giới thiệu, cài đặt 1.2. Tạo thư viện 1.3. Tổ chức tài liệu 1.4. Trích dẫn tài liệu 1.5. Đồng bộ, tạo nhóm

12 1.1. Giới thiệu Cài đặt

13 Giơ i thiệu về Zotero Một dự án của Roy Rosenzweig Center for History and New Media; do Andrew W. Mellon Foundation, the Institute of Museum and Library Services, và Alfred P. Sloan Foundation tài trợ. Một phần mềm mã nguồn mở miễn phí và là một tiện ích miễn phí của Firefox

14 Tính năng cu a Zotero Tổ chức, xây dựng bộ sưu tập các tài liệu tham khảo Chia se tài liệu tham khảo Tự động động trích xuất thông tin thư mục từ: Các trang web Tài liệu từ cơ sở dữ liệu điện tử như sách điện tử, bài báo, tài liệu hội thảo Thư mục trực tuyến Lưu lại screenshot của các trang web, Tạo các chu thích trong quá trình sử dụng tài liệu tham khảo Che n trích dẫn theo kiểu tùy chọn vào trang soạn thảo (Word) Tìm kiếm trong bộ sưu tập tài liệu tham khảo.

15 Cài đă t Zotero Có 2 phiên bản: Zotero standalone Zotero Firefox Add-on

16 Cài đă t Zotero Vào trang Click Download now Chọn một trong 2 phiên bản Zotero for Firefox hoặc Zotero standalone dành cho Chrome, Safari và Firefox Click Allow nếu thấy thông báo bên dưới Nếu sử dụng phiên bản Zotero for Firefox thì phải download cả file hỗ trợ word là Zotero wordprocessing plugin

17 Cài đă t Zotero

18 Khởi đô ng Zotero C1: click chuột vào biểu tượng Zotero trên màn hình C2: click chuột vào biểu tượng Zotero trên thanh công cụ của Firefox

19 Giao diện cu a phần mềm Zotero

20 Các chức năng chính trên thanh công cu New collecton New group Actions New items Create new item from current page Add item by identifi er New note Add attachment Search New collection New Group Actions New Items Create new item from current page Add item by identifier New note Add Attachment Search Tạo bộ sưu tập mới Tạo nhóm mới Xuất, nhập tài liệu; các tùy chọn; tài liệu hỗ trợ Tạo mục tài liệu mới Lưu tài liệu từ một trang web Thêm tài liệu bằng các yếu tố định dạng Thêm ghi chu Đính ke m (file, liên kết ) Tìm kiếm trong thư viện/bộ sưu tập

21 Cư a sổ trái Info: thông tin thư mục, dùng để trích dẫn Note: ghi lại các chu thích trong quá trình sử dụng tài liệu Tags: thêm tag để phân loại tài liệu, hỗ trợ tìm kiếm Related: thêm related để xác định mối quan hệ giữa các tài liệu

22 1.2. Tạo thư viện TLTK

23 Tư nhập tài liệu tham khảo Chọn New item Chọn kiểu tài liệu ví dụ: sách, báo, website... Ơ cửa sổ phải, điền các thông tin của tài liệu vào các trường tương ứng ví dụ: tiêu đề, tác giả, nhà xuất bản...

24 Tư nhập tài liệu tham khảo

25 Nhập tài liệu tham khảo tư trang web

26 Nhập tài liệu tham khảo tư trang web Chọn Create New Item from the Curent Page Thông tin của trang web đang mở se được tự động cập nhật vào thư viện Zotero Điều chỉnh thông tin bằng cách click chuột vào các trường tương ứng

27 Nhập tài liệu tham khảo tư cơ sở dư liệu/thư mu c Khi có kết quả tìm kiếm, trên trang kết quả tìm kiếm, biểu tượng Folder se xuất hiện trên thanh công cụ Click vào biểu tượng Folder trên thanh công cụ, Zotero se đưa ra danh mục kết quả các biểu ghi để chọn Click chọn các tài liệu cần nhập vào Zotero, nhấn OK

28 Nhập tài liệu tham khảo tư cơ sở dư liệu/thư mu c Nếu đang ở một biểu ghi cụ thể, biểu tượng Artical/Bài ba o hoă c Book/Sa ch (xem hi nh) se xuất hiện ở thanh công cụ Click chuột vào biểu tượng đó, thông tin trích dẫn se tự động cập nhật vào Zotero.

29 Tạo ghi chú Sử dụng để ghi chu thông tin về tài liệu tham khảo trong quá trình tìm kiếm, sử dụng tài liệu bằng cách: Chọn tài liệu cần ghi chu Click chuột vào the Notes (ở cửa sổ bên phải) Click Add (1) và soạn thảo ghi chu (2) 1 2

30 1.3. Tổ chức, xắp xếp tài liệu

31 Tạo, đổi tên thư mu c/ bô sưu tập tài liệu tham khảo Tạo thư mục/bộ sưu tập tài liệu tham khảo Click vào biểu tượng Add New Collection Đặt tên cho thư mục/bộ sưu tập vào hộp thoại Nhấn OK Đổi tên bộ sưu tập Click vào bộ sưu tập cần đổi tên Click chuột phải, chọn Rename collection

32 Thêm, xo a tài liệu tham khảo Thêm tài liệu tham khảo vào thư mục/bộ sưu tập Click vào thư mục/bộ sưu tập (ở cột giữa) Rê chuột và thả tài liệu tham khảo vào bộ sưu tập Xóa trích dẫn Phím delete: xóa khỏi bộ sưu tập (tuy nhiên tài liệu tham khảo vẫn còn trong thư viện) Chọn My Library, click chuột phải, chon Delete Selected Item from Library: tài liệu se được xóa khỏi Thư viện

33 Tạo nhãn cho tài liệu tham khảo Mục đích: giu p cho việc tìm kiếm các tài liệu có cùng nhãn một cách dễ dàng Click chuột vào the Tags (ở cửa sổ bên phải) Click Add để tạo nhãn Không giới hạn số lượng nhãn Nhãn se xuất hiện ở góc dưới cửa sổ trái Chọn các tài liệu tham khảo, kéo và thả vào nhãn mà mình muốn gán cho tài liệu Để dễ dàng phân biệt nên tạo màu riêng cho từng nhãn

34 Tìm kiếm trong thư viện Tìm nhanh Chọn bộ sưu tập cần tìm Gõ từ khóa tìm kiếm vào ô tìm nhanh Kết quả tìm kiếm xuất hiện ở cột giữa Tìm nâng cao Chọn bộ sưu tập cần tìm Chọn biểu tượng tìm nâng cao Chọn trường tìm kiếm Click dấu + để thêm trường Click chuột vào Search

35

36 1.4. Trích dẫn tài liệu tham khảo

37 Che n trích dâ n tài liệu tham khảo vào văn bản Word Chọn Zotero Insert Citation (1) trong Add-ins Trong lần đầu tiên thực hiện thao tác này, Zotero se đưa ra bảng hội thoại cho bạn chọn kiểu trích dẫn phù hợp, click chọn kiểu trích dẫn phù hợp rồi click OK (2) 2 1

38 Che n trích dâ n tài liệu tham khảo vào văn bản Word Cửa sổ add/edit citation xuất hiện, chọn mục tài liệu cần trích dẫn để che n vào văn bản Word Ơ cửa sổ này bạn có thể: chọn nhiều tài liệu cùng lu c Page: Thêm số trang Show Editor: Xem trích dẫn

39 Tạo danh mu c tài liệu tham khảo Click vào biểu tượng Zotero Insert Bibliography Danh mục tài liệu tham khảo bạn đã che n trong văn bản se tự động xuất hiện ở cuối văn bản theo quy định của kiểu trích dẫn đã chọn

40 1.5. Đồng bộ & tạo nhóm

41 Đô ng bô tài liệu Mục đích: tập hợp tất cả các tài liệu thu thập được khi làm việc với Zotero ở các máy tính khác nhau Lưu ý: không đồng bộ các file đính ke m Thao tác: Click chuột vào biểu tượng Sync with Zotero Server (xem hình) Chọn vị trí cần đồng bộ, click next để hoàn thành thao tác Các mục đồng bộ có thể truy cập trực tuyến thông qua tài khoản Zotero đã đăng ký

42 Tạo nho m Click vào biểu tượng: Điền thông tin vào các ô trong trang sau, click Create Group

43 Tạo nho m Điền thông tin nhóm và click Save Setting Thêm thành viên: Click vào Members Settings Chọn Send More Invitation

44 1. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Endnote 1.1. Giới thiệu, cài đặt 1.2. Tạo thư viện 1.3. Tổ chức tài liệu 1.4. Trích dẫn tài liệu

45 Giới thiệu phần mềm Endnote EndNote là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giu p lưu trữ và quản lý danh mục tài liệu trích dẫn/tài liệu tham khảo. EndNote là công cụ để tạo danh mục tài liệu trích dẫn/tài liệu tham khảo trong bài viết. EndNote cũng là một công cụ tìm kiếm tài liệu trực tuyến. Website

46 Cài đặt và khởi động Endnote Sử dụng bộ cài đặt có bản quyền của Endnote để cài đặt Hoặc download bản dùng thử miễn phí trong vòng 1 tháng từ website của Endnote (chỉ quản lý được tối đa 10 tài liệu tham khảo) Endnote được khởi động từ ổ C, trong thư mục Program hoặc từ icon trên desktop

47 Tạo một thư viện Endnote mới Khởi động Endnote Chọn Create a new library Chọn OK Đặt tên thư viện của bạn và chọn đường dẫn để lưu file Chọn Save Một thư viện mới được mở ra

48 Giao diện thư viện của Endnote

49 Tự nhập tài liệu tham khảo Chọn Reference >New Reference Chọn kiểu tài liệu trong hộp thoại Reference Type Lần lượt nhập các thông tin liên quan đến tài liệu tham khảo: Tác giả (author) Năm (year) Tên bài báo (title) Tên tạp chí (Journal) Tập (Volume) Phụ san (issue) Số trang Key words.

50

51 Sau khi nhập đủ các thông tin cần thiết, lưu tài liệu tham khảo bằng cách đóng cửa sổ new reference và chọn Yes. Khi đó thư viện Endnote của bạn đã có 1 tài liệu tham khảo với đầy đủ thông tin

52 Nhập TLTK từ cơ sở dữ liệu trực tuyến Cách 1: Chọn biểu tượng Online Search Mode trên màn hình Cách 2: Chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm tài liệu Đưa các thông tin vào cửa sổ tìm kiếm và chọn nút search

53 Nhập TLTK tư cơ sở dư liệu trư c tuyến Quyết định xem có chấp nhận số lượng tài liệu tham khảo mà máy tìm được hay không, nếu không có thể tiến hành search lại, nếu chấp nhận click ok Bước tiếp theo: Lựa chọn tài liệu tham khảo vừa tìm kiếm được đưa vào thư viện của mình bằng cách Chọn tài liệu Chọn nu t Copy to local library Kiểm tra lại danh mục tài liệu tham khảo trong thư viện bằng cách quay trở về thư viện của mình

54 Nhập TLTK tư cơ sở dư liệu trư c tuyến Cách 2: Nhập TLTK tư mô t cơ sở dư liệu trư c tuyến Ví dụ truy cập trang web eric.ed.gov Sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu Chọn tài liệu bằng cách chọn nu t add, khi tài liệu được chọn nó se chuyển thành Số lượng tài liệu được chọn được hiển thị ở góc phải trên của màn hình Click vào biểu tượng đó Chọn export citation Chọn Citation manager file Click download Click citation.ris các file được chọn se tự động tải về thư viện Endnote của bạn và nằm trong thư mục Imported references

55 Làm thế nào để tìm bài báo toàn văn và tải file pdf về máy tính của bạn? B1: Đánh dấu tài liệu tham khảo bạn muốn tìm bản full text B2: Click vào biểu tượng find full text B3: Chọn ok Góc trái dưới của màn hình se trả lời cho chu ng ta biết máy có tìm thấy bản full text hay không Nếu máy tìm thấy chu ng ta se thấy biểu tượng attach file bên cạnh tài liệu tham khảo

56 Cách che n thông tin trích dẫn vào văn bản word Mở file word Để con trở vào nơi bạn muốn che n thông tin về tài liệu trích dẫn. Quay trở lại chương trình EndNote, hoặc bạn có thể nhấn vào nu t tại thanh công cụ EndNote. Chọn tìm tài liệu mà bạn định trích dẫn Để chọn cùng lu c nhiều tài liệu trích dẫn, nhấn và giữ phím Ctrl Quay lại văn bản Word và nhấn vào nu t Insert Citation hoă c Insert Selected Citation(s) ở thanh công cụ EndNote.

57 Định dạng, chỉnh sửa tài liệu tham khảo trong word Lựa chọn kiểu trích dẫn: Trên thanh công cụ của Endnote chọn cửa sổ style Chọn kiểu trích dẫn mà tạp chí yêu cầu, hoặc chọn trực tiếp tạp chí mà bạn định đăng trong select another style

58 Định dạng, chỉnh sửa tài liệu tham Chỉnh sửa, format tài liệu tham khảo Chọn bibliography khảo trong word Hộp thoại format mở ra cho phép bạn chỉnh sửa, lựa chọn định dạng (bao gồm cả kiểu/hệ thống trích dẫn) cho trích dẫn cũng như danh mục tài liệu tham khảo

59 Định dạng, chỉnh sửa tài liệu tham khảo trong Endnote Chỉnh sửa thông tin của từng tài liệu tham khảo bằng cách kích đu p vào tài liệu và chỉnh sửa, cập nhật thông tin Chọn kiểu/hệ thống trích dẫn trên cửa sổ style hoặc vào Edit chọn output style Có thể thấy ngay định dạng của tài liệu tham khảo trong danh mục tài liệu tham khảo ở file word ngay trong cửa sổ preview

60