BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI LIỆU HỌC TẬP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (Tài li

Bản ghi

1 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI LIỆU HỌC TẬP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (Tài liệu lưu hành nội bộ) Đối tượng: SV trình độ Đại học Ngành đào tạo: Quản trị kinh doanh Hà Nội, 2019

2 MỤC LỤC MỤC LỤC... i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT... v LỜI GIỚI THIỆU... 1 CHƯƠNG 1: NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Khái niệm hành chính văn phòng Văn phòng Khái niệm, nhiệm vụ của văn phòng Các yếu tố cấu thành văn phòng Tổ chức không gian văn phòng Hành chính văn phòng Khái niệm hành chính, hành chính văn phòng Vai trò của hành chính văn phòng Chức năng của hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng Khái niệm quản trị hành chính văn phòng Vai trò của quản trị hành chính văn phòng Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Hoạch định công việc hành chính văn phòng Tổ chức công việc hành chính văn phòng Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng: Kiểm soát công việc hành chính văn phòng CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch định công việc hành chính văn phòng Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng Các công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng Tổ chức công việc hành chính văn phòng Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng Các phương thức tổ chức công việc hành chính i

3 Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 3: ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Điều hành công việc hành chính văn phòng Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng Kiểm tra công việc hành chính văn phòng Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Những khái niệm cơ bản về văn bản Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản Khái niệm văn bản Vai trò của văn bản Chức năng của văn bản Phân loại văn bản Thể thức văn bản Khái niệm Các thành phần của thể thức văn bản Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nguyên tắc soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản thông dụng Kỹ thuật công văn Kỹ thuật soạn thảo thông báo Kỹ thuật soạn thảo tờ trình Kỹ thuật soạn thảo báo cáo ii

4 Kỹ thuật soạn thảo quyết định Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ Tổng quan về công tác văn thư Khái niệm Vai trò của công tác văn thư Những yêu cầu đối với công tác văn thư Nhiệm vụ của văn thư Qui trình giải quyết công tác văn thư Giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đi Quản lý và sử dụng con dấu Khái niệm và hệ thống con dấu ở Việt Nam Quản lý và sử dụng con dấu CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC HỘI HỌP, CÔNG TÁC Tổ chức hội họp Khái niệm Vai trò của tổ chức hội họp Phân loại hội họp Quy trình tổ chức hội họp Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp Tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không theo nghi thức Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức Tổ chức chuyến công tác Khái niệm, phân loại chuyến công tác Các công việc tổ chức chuyến công tác Hoạch định tổ chức chuyến công tác Trách nhiệm của thư kí trong thời gian thủ trưởng vắng mặt CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG iii

5 CHƯƠNG 7: CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Công tác lưu trữ Khái niệm, vai trò của công tác lưu trữ Nguyên tắc lưu trữ Các nghiệp vụ lưu trữ Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ Giá trị tài liệu Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu Qui trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG CHƯƠNG 8: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN Tổng quan về công tác lễ tân Khái niệm Phân loại Vai trò của công tác lễ tân Các nguyên tắc trong hoạt động lễ tân Công tác đón tiếp khách Đón tiếp khách tại cơ quan Phân loại khách Tổ chức đón tiếp khách tại cơ quan Tiếp khách qua điện thoại Đặc điểm, mục đích của giao tiếp qua điện thoại Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN BÀI TẬP ỨNG DỤNG TÀI LIỆU THAM KHẢO..... iv

6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa 1 BB Biên bản 2 BC Báo cáo 3 CĐ Công điện 4 CN Giấy chứng nhận 5 CQ Cơ quan 6 CT Chỉ thị 7 CTr Chương trình 8 ĐA Đề án 9 ĐĐ Giấy đi đường 10 GM Giấy mời 11 GS, PGS.TS Giáo sư, Phó giáo sư. Tiến sĩ 12 GT Giấy giới thiệu 13 HĐ Hợp đồng 14 HP Hiến pháp 15 KH Kế hoạch 16 KT Ký thay 17 L Lệnh 18 Lt Luật 19 Lưu VT Lưu văn thư 20 NĐ Nghị định 21 NP Giấy nghỉ phép 22 NQ Nghị quyết v

7 23 PA Phương án 24 PG Phiếu gửi 25 PL Pháp lệnh 26 Q Quyền 27 QĐ Quyết định 28 TB Thông báo 29 TC Thông cáo 30 TM Thay mặt 31 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 32 TT Thông tư 33 TTLT Thông tư liên tịch 34 TTr Tờ trình 35 TUQ Thừa ủy quyền 36 UBND Ủy ban nhân dân vi

8 LỜI GIỚI THIỆU Công tác văn phòng có ở tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị hành chính Văn phòng. Hoạt động quản trị hành chính văn phòng bao gồm hoạch định và tổ chức, điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng và các nghiệp vụ hành chính trong các văn phòng doanh nghiệp, bao gồm: công tác văn thư, công tác lưu trữ, hủy bỏ tài liệu, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, công tác lễ tân soạn thảo các văn bản hành chính. Quản trị hành chính văn phòng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian lãng phí trong chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, tăng khả năng sử dụng nguồn lực, tiết kiệm chi phí... Nếu như ví tổ chức, doanh nghiệp như một cỗ máy thì hoạt động quản trị hành chính văn phòng chính là chất bôi trơn giúp cho cỗ máy đó có thể vận hành một các trơn tru và hiệu quả nhất. Để vận hành hoạt động quản trị hành chính Văn phòng một cách linh hoạt, hiệu quả và mềm dẻo đòi hỏi nhà quản trị cần có những tiêu chuẩn cần thiết của một nhà quản trị chuyên nghiệp như có tri thức, có khả năng truyền đạt, tổ chức, sắp xếp, sử dụng nguồn lực hiệu quả... Nắm bắt được tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng trong tổ chức, đặc biệt đối với sinh viên ngành quản trị kinh doanh nói riêng sau khi tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết. Vì lẽ đó, tập thể giảng viên Khoa Quản trị kinh doanh biên soạn tài liệu học tập Quản trị hành chính văn phòng. Tài liệu học tập biên soạn dựa trên cơ sở tham khảo tài liệu trong nước và ngoài nước cùng với sự đóng góp của các đồng nghiệp với mong muốn giúp sinh viên, các nhà quản trị nắm những kiến thức về quản lý hành chính văn phòng và vận dụng vào hoạt động thực tiễn kinh doanh. Tài liệu học tập được biên soạn theo đúng chương trình đào tạo và các quy định về cách trình bày của Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp. Tài liệu gồm 8 chương với sự tham gia biên soạn nội dung của các thành viên: ThS Lê Thị Huyền, ThS Nguyễn Thị Thu biên soạn chương 1, chương 2 ThS Nguyễn Thị Thu biên soạn chương 3 ThS Lê Thị Ánh, ThS Trần Thị Hằng biên soạn chương 4 ThS Trần Thùy Linh biên soạn chương 5, chương 6 ThS Nguyễn Văn Hải biên soạn chương 7 ThS Hoàng Thị Chuyên, ThS Trần Thị Vân biên soạn chương 8 1

9 Do thời gian và trình độ có hạn nên tài liệu học tập khó có thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của bạn đọc để tài liệu học tập được tái bản hoàn thiện hơn trong những lần sau. Xin chân thành cảm ơn! Nhóm tác giả 2

10 CHƯƠNG 1 NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục đích của chương: Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm văn phòng, các nhiệm vụ cụ thể mà bộ phận văn phòng đảm nhiệm. - Khái niệm hành chính văn phòng, vai trò, chức năng công tác hành chính văn phòng - Khái niệm quản trị hành chính văn phòng, vai trò, chức năng của công tác hành chính văn phòng 1.1. Khái niệm hành chính văn phòng Văn phòng Khái niệm, nhiệm vụ của văn phòng * Khái niệm Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng: Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (Ví dụ: Văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,...) Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của văn phòng. Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị. Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả cao. Mặt khác hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này. Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn phòng: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, 3

11 cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. * Nhiệm vụ của văn phòng Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm: - Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác. Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện. Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan. - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin. Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định khác nhau. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng. Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin. - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận. - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kĩ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của Nhà nước. - Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới. - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp. - Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất. - Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc. Quy mô yêu cầu cụ thể về các điều kiện vật chất này phụ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan đơn vị. Song văn phòng phải lập kế 4

12 hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng. Tùy theo điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp Các yếu tố cấu thành văn phòng - Con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người. Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng. - Hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất... Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. - Hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng. - Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa. Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên Tổ chức không gian văn phòng a. Sử dụng và sắp xếp mặt bằng văn phòng Yêu cầu của thiết kế và sắp xếp mặt bằng văn phòng Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng. Vì vậy nó đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đầy đủ các yêu cầu sau đây: - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. - Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận của người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng. - Tạo môi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao năng suất lao động và bảo vệ sức khỏe. - Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin. - Tiết kiệm chi phí văn phòng 5

13 - Bảo đảm yêu cầu kĩ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động theo quy định. Các phương pháp bố trí văn phòng - Văn phòng bố trí đóng (Văn phòng chia nhỏ): đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách, có cửa ra vào, có thể đóng kín, khóa khi cần thiết. Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. - Văn phòng bố trí mở: trong thực tế kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó là kiểu văn phòng bố trí mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí kiểu văn phòng này có nhiều ưu điểm như: tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết, vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên, bố trí theo kiểu mở có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung trong công việc, khó đảm bảo bí mật thông tin khi cần thiết. - Văn phòng bố trí hỗn hợp: để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên, người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: có bộ phận của văn phòng bố trí đóng, có bộ phận bố trí mở. b. Các điều kiện vật lý trong văn phòng Trong 24 giờ ngoài số giờ dành cho việc nghỉ ngơi ăn uống, ít nhất ai cũng làm việc 8h/ngày và sống tại nơi làm việc. Nhưng nếu nhân viên có đủ sự khoan khoái hứng thú trong công việc họ sẽ cảm thấy thời gian trên rút ngắn lại. Khi nhân viên hứng thú trong công việc, năng suất lao động sẽ cao. Do đó, trong hoạt động hành chính cần tạo những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài. Trong kĩ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo ra hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng vào năng suất rất nhiều. Hoàn cảnh làm việc ảnh hưởng tới con người trên hai phương diện tâm lý và sinh lý. - Ảnh hưởng tâm lý: Nhân viên làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp, cấp trên tin cậy họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm. 6

14 - Ảnh hưởng về sinh lý: khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt làm con người khó chịu không muốn làm việc. Trái lại với một bầu không khí mát mẻ dễ chịu người ta sẽ cảm thấy hăng hái thoải mái trong công việc làm. Do đó khi bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái. Các điều kiện vật lý trong văn phòng bao gồm: Không khí, âm thanh, ánh sáng, màu sắc. Không khí - Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong bốn giờ làm việc ít nhất phải có 7m 3 không khí trong sạch. - Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khoẻ con người. Ở nhiệt độ thấp phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải làm việc mà để chống lạnh và vì vậy khả năng tập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh. Sự hạ thấp nhiệt độ của ngoại cảnh làm cho hoạt động của các cơ chế trao đổi nhiệt và điều hoà nhiệt của cơ thể tăng lên, sự hao tốn năng lượng của cơ thể tăng lên, điều đó giảm năng suất lao động. Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Điều đó lại làm cho sự hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải và hậu quả là các động tác thực hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống. Do đó tuỳ thuộc vào nhiệt độ mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thông thông gió, quần áo đặc biêt, máy điều hoàn không khí, màu sắc tương ứng của các bức tường. Âm thanh Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào làm cho con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên một tình trạng rối loạn thần kinh. Vì vậy nhà quản trị hành chính văn phòng phải tìm cách để giảm tiếng động. Một tiêu chuẩn được ấn định để đo cường độ của tiếng động là decibel (d). Sau đây là một vài con số tính ra decibel tính từ cường độ thấp nhất đến cao nhất: 0d: không có tiếng động 10d: tiếng động của hơi thở 20d: tiếng nói thì thầm 30d: tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh 40d: trong thư viện, tiếng xì xào nói chuyện hoặc đi lại 50d: tiếng động trong nhà theo tiêu chuẩn bình thường 60d: tiếng phố xá đông người 70d: tiếng động trong phòng đánh máy 80d: tiếng trong xưởng máy 90d: tiếng xe lửa chạy 100d: tiếng máy động cơ mở 110d: tiếng máy búa 7

15 120d: tiếng động cơ máy bay Từ 0d -10d là cường độ thích hợp để nghỉ ngơi, từ 40d có thể nghỉ ngơi được, từ 50d - 80d là khung cảnh ồn ào, từ 90d trở lên là nguy hiểm cho sức khoẻ, 130d tiếng động nguy hiểm có thể làm rách màng nhĩ. Trong văn phòng các tiếng động thường xảy ra do các nguyên nhân: Nhân viên nói chuyện với nhau, cánh cửa khi khép lại gây tiếng động, tiếng chuông điện thoại, nhân viên nói điện thoại, nhân viên đứng lên ngồi xuống đụng ghế gây tiếng động, người đi lại trong phòng Tùy theo từng nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp khắc phục hạn chế giảm tiếng ồn. Ví dụ: - Nhắc nhở và quy định nhân viên nói nhỏ - Dùng nẹp cao su ở cửa để khi đóng lại cửa không bị kêu. - Đặt điện thoại gần người trực khi điện thoại reo nhấc máy ngay. - Lót chân ghế bằng cao su. - Sắp xếp những người mà công việc cần giao dịch với nhau ngồi gần nhau hoặc bố trí phòng kín, hạn chế di chuyển trong phòng. Màu sắc - Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngoài của một văn phòng do đó có thể để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịu cho người đến cơ quan. Mặt khác màu sắc ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho các hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì trệ. - Màu sắc được chia thành hai lại chính: các màu nóng và các màu lạnh. Các màu nóng như hồng, đỏ, da cam, vàng. thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời gian ngắn. Các màu lạnh gồm xanh nước biển, xanh da trời tạo nên sự mát mẻ, giúp cho việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất. - Màu sắc không thích hợp có thể gây cảm giác không gian nóng và lạnh. Đối với phòng có cửa sổ hướng Bắc thì những màu nóng là thích hợp. Đối với phòng có chiều ánh sáng mặt trời thì sự dụng các màu lạnh là thích hợp. - Trong việc chọn độ đậm nhạt của màu sắc cần tính đến đặc tính của các loại ánh sáng (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng nhân tạo). Bởi vì dưới ánh sáng của tự nhiên hay ánh sáng của bóng đèn sẽ làm cho độ đậm nhạt của một lại màu sắc sẽ khác nhau. Ánh sáng Việc chiếu sáng thích hợp sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động có thể phân chia ánh sáng làm hai loại. - Ánh sáng tự nhiên: các phòng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh sáng tự nhiên. - Ánh sáng nhân tạo: là ánh sáng của các loại đèn. Văn phòng có thể sử dụng cả hai loại ánh sáng nhân tạo của hai loại chiếu sáng: chiếu sáng trực tiếp: ánh sáng từ đèn rọi thẳng xuống nơi làm việc và chiếu sáng gián tiếp: rọi ánh sáng vào chỗ khác (thường là trần nhà) để phản chiếu xuống chỗ làm việc. 8

16 Khi sử dụng đèn chiếu sáng cần chú ý: Nếu ánh sáng chói và quá gần sẽ làm rối loạn thị giác, gây ra sự mệt mỏi. Và trong việc mắc đèn, người ta nhận thấy, những trần nhà và tường bẩn làm giảm 50% năng suất đèn, vậy tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng tăng. Tóm lại, khung cảnh văn phòng với bầu không khí mát mẻ, không nóng, không lạnh, yên tĩnh, màu sắc hài hoà hấp dẫn, lôi cuốn, có đầy đủ ánh sáng cho từng loại công việc sẽ tạo ra sự hứng thú thoải mái cho nhân viên làm việc với năng suất cao Hành chính văn phòng Khái niệm hành chính, hành chính văn phòng Hành chính: hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước. Khái niệm hành chính có thể được hiểu theo 2 nghĩa: Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước. Do đó: Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội. Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ. Do đó có thể hiểu: Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý. Như vậy, có thể hiểu: Hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống. Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực, và mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ. Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất. Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh. Tất cả khối gián tiếp, từ cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán và ghi chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ. Mỗi người tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ Vai trò của hành chính văn phòng Vai trò của hành chính văn phòng trong doanh nghiệp thể hiện như sau: Hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó hành chính văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc là bộ não cho một doanh nghiệp. 9

17 quả. Hành chính văn phòng còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu Chức năng của hành chính văn phòng Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy hành chính văn phòng có các chức năng sau đây: a. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng ăn khớp. Muốn vậy đòi hỏi nhà quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Công việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin thu thập được thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. b. Chức năng trợ giúp điều hành: Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư... c. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 10

18 1.2. Quản trị hành chính văn phòng Khái niệm quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị. Ta có khái niệm về Quản trị hành chính văn phòng như sau: Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin Vai trò của quản trị hành chính văn phòng Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những lợi ích sau: - Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị. - Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị. - Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị. - Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị. - Tiết kiệm chi phí Tóm lại, hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể cơ quan. Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã đề ra Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Hoạch định công việc hành chính văn phòng Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng. Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định. Hoạch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung. Nội dung hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kì của cơ quan và chính bản thân VP. - Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan - Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan. - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan. - Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định. 11

19 Tổ chức công việc hành chính văn phòng - Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị - Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người - Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực - Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng: Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Để thực hiện được vai trò này, chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả Kiểm soát công việc hành chính văn phòng - Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác... - Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đã đề ra hay không. - Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng. CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau Câu 1: Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng? Câu 2: Trình bày các công việc chính của hành chính văn phòng? Các chức năng của hành chính văn phòng? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất Câu 1. Theo nghĩa rộng, văn phòng là: A. Là bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức. B. Là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. C. Là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức D. Nơi làm việc của nhân viên Câu 2. Quản trị hành chính văn phòng là: A. Hoạch định các hoạt động xử lý thông tin B. Tổ chức các hoạt động cho văn phòng C. Kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin 12

20 D. Hoạch định, tổ chức, phối hợp, kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin Câu 3. Đâu là chức năng của quản trị hành chính văn phòng? A. Tham mưu, tổng hợp B. Tổ chức thực hiện công việc văn phòng. C. Đại diện D. Hậu cần Câu 4. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là: A. Bộ máy điều hành của cơ quan, tổ chức C. Trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức C. Bộ máy quản lý của cơ quan, tổ chức. D. Phòng làm việc của nhân viên Câu 5. Dưới góc độ quản trị, Văn phòng là bộ máy...của cơ quan, tổ chức. A. Điều hành tổng hợp B. Chuyên môn C. Quản lý D. Quản trị Câu 6. Vấn đề nào sau đây không thuộc chức năng của Văn phòng: A. Tham mưu, tổng hợp B. Hậu cần C. Đại diện D. Phân phối Câu 7. Đầu mối giao tiếp, cổng tiếp nhận và cung cấp thông tin chính thức của cơ quan tổ chức thể hiện chức năng nào của văn phòng? A. Tham mưu, tổng hợp. B.Đại diện C.Giúp việc điều hành D. Hậu cần Câu 8. Tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận, đơn vị thực hiện kế hoạch chung là: A. Nhiệm vụ bắt buộc của văn phòng B. Công việc tùy chọn của văn phòng C. Công việc tùy chọn của văn phòng D. Phụ thuộc vào quy mô văn phòng Câu 9. Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị làm việc của cơ quan, tổ chức là nhiệm vụ của bộ phận nào trong văn phòng? A. Bộ phận tổng hợp 13

21 B. Bộ phận lễ tân C. Bộ phận quản trị D. Bộ phận văn thư Câu 10. Trong văn phòng, bộ phận hành chính có nhiệm vụ gì? A. Thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại, thường trực khách ra vào cơ quan chức B. Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện điều kiện vật chất cho hoạt động tổ C. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, trị an cho hoạt động của tổ chức D. Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của tổ chức BÀI TẬP ỨNG DỤNG Một Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội đang cần thuê một địa điểm tại thành phố Hồ Chí Minh làm văn phòng làm việc công ty trong thời gian tới. Giả sử bạn là Trưởng phòng Hành chính hãy: 1. Hãy trình bày với Giám đốc các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn văn phòng. 2. Ban giám đốc đưa ra yêu cầu địa điểm chọn phải có diện tích khoảng 120m 2, tọa lạc ở mặt tiền của tuyến đường chính của thành phố, địa điểm này phải có ít nhất 4 phòng làm việc, trong đó có một phòng rộng tối thiểu 40m 2 để dùng làm hội trường, có bãi để xe và có chi phí thuê mỗi tháng dưới 50 triệu. Sau khi khảo sát ban đầu, nhân viên phòng Hành chính đề xuất 3 địa điểm như sau: địa điểm thứ 1 trên đường Võ Văn Kiệt quận 5, địa điểm thứ 2 trên đường Lê Duẩn quận một và địa điểm thứ 3 ở đường Nguyễn Đình Chiểu quận 3. Hãy tư vấn cho giám đốc ra quyết định chọn địa điểm nào phù hợp để làm văn phòng của công ty? (Lưu ý: Bạn có quyền giả định thông tin về 3 địa điểm trên để thuận tiện cho việc ra quyết định). 14

22 CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục đích của chương: Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm và đặc điểm của công tác hoạch định hành chính văn phòng - Quy trình xây dựng và các công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng - Tổ chức công việc hành chính văn phòng 2.1. Hoạch định công việc hành chính văn phòng Khái niệm và đặc điểm hoạch định hành chính văn phòng Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã để ra. Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị ảnh hưởng đến các chức năng khác. Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản: - Hoạch định gắn liền với dự báo do đó phải chấp nhận một độ sai lệch nhất định. - Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại. - Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn. Hoạch định công việc hành chính văn phòng là quá trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. Kế hoạch hành chính là kết quả của quá trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lí doanh nghiệp. Đặc điểm của kế hoạch hành chính: - Kế hoạch hành chính thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, quý). - Kế hoạch hành chính chi tiết và cụ thể (đến từng con người, đến từng địa điểm, từng thời gian và công việc). - Kế hoạch hành chính xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa. Tác dụng của hoạch định hành chính - Giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị. - Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy. - Là cơ sở cho sự phối hợp và kiên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng. - Tiết kiệm chi phí và thời gian 15

23 Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng Về phương pháp chung, công tác hoạch định hành chính văn phòng được tiến hành theo trình tự: - (1) Xác định mục đích, yêu cầu Khi phải thực hiện một công việc, điều đầu tiên mà chúng ta phải quan tâm là tìm hiểu lý do, yêu cầu của việc hoạch định. Cần xác định rõ chúng ta cần đạt được điều gì. Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu giúp chúng ta luôn hướng các công việc vào trọng tâm và đánh giá hiệu qủa cuối cùng. Có thể xác định mục tiêu bằng cách trả lời những câh hỏi sau: + Tại sao chúng ta phải làm công việc này? (thông thường vì có yêu cầu phát sinh, hoặc vì muốn thay đổi cải tiến cái hiện có) + Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của chúng ta? + Hậu quả nếu không thực hiện chúng? Mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART, cụ thể là: + Specific (cụ thể, dễ hiểu): chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. + Measurable (đo lường được): chỉ tiêu cần có những tiêu chuẩn cụ thể rõ ràng để đo lường, chẳng hạn không nên đặt yêu cầu phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể mà hãy quy định nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được. + Achievable (vừa sức): Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng phải khả thi, đừng đặt ra những chỉ tiêu không thể đạt nổi. + Realistics (thực tế): Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp (thời gian, nhân sự, tiền bạc ) + Timebound (có thời hạn): mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Sắp xếp thời gian hợp lý giúp chúng ta đạt được mục tiêu vừa có điều kiện chuẩn bị cho các mục tiêu mới. Mục tiêu là gì sẽ phụ thuộc vào công việc của mỗi doanh nghiệp và của mỗi nhân viên. Mục tiêu có thể của doanh nghiệp, của nhóm hay cá nhân. Mục tiêu có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Để lập kế hoạch tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết được mình muốn đạt điều gì và ai là khách hàng. Khách hàng là trung tâm mọi hoạt động, gồm khách hang bên ngoài và khách hàng trong nội bộ công ty. - (2) Xác định nội dung công việc (What) Cần xác định rõ nội dung công việc đó là gì. Muốn vậy, cần phải phân tích hiện trạng thực tế đang diễn ra: chúng ta đang ở tình trạng nào (phải thực hiện từ đầu hay có chút ít kinh nghiệm; hay đang thực hiện nhưng kém hiệu quả ). Trên cơ sở đó đề ra một kế hoạch hành động với các công việc cụ thể: + Làm gì để đạt được điều đó? 16

24 + Các bước chính cần phải tiến hành là gì, theo trình tự nào? - (3) Xác định người thực hiện công việc (Who) liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm? - (4) Xác định thời gian thực hiện (When) liên quan đến các vấn đề: xác định tiến độ thời gian, phân bổ nguồn lực cũng như phân tích chi phí và lợi ích. Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định rõ mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Nhìn chung có thể xếp loại các công việc như sau: (1) công việc quan trọng và khẩn cấp >> (2) công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp>> (3) công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp >> (4) công việc không quan trọng và không khẩn cấp. - (5) Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where) liên quan đến các vấn đề: công việc đó thực hiện tại đâu, giao hành tại điểm nào, kiểm tra tại bộ phận nào, công đoạn nào. - (6) Xác định phương pháp thực hiện công việc (How): tài liệu hướng dẫn là gì? Cách thức thực hiện từng công việc như thế nào? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? - (7) Xác định phương pháp kiểm soát: theo dõi, kiểm soát và có kế hoạch điều chỉnh và dự phòng: công việc đó có đặc tính gì, làm thế nào để đo lường đặc tính đó, cần đặt ra các chuẩn mực rõ ràng và chính xác để kiểm soát chất lượng của công việc. - (8) Xác định phương pháp kiểm tra: có những bước công việc nào cần phải kiểm tra (chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu thường tuân theo nguyên tắc Pareto 20/80: những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót), tần suất kiểm tra như thế nào, ai kiểm tra - (9) Xác định nguồn lực (5M: Man, Money, Material, Machine, Method): đây là yêu cầu để đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. + Man (Con người): Xác định công việc cần con người như thế nào? Doanh nghiệp đã có những con người như thế chưa? Lập kế hoạch sử dụng bổ sung nguồn lực này. + Money (Tài chính): Cần bao nhiêu tiền để thực hiện kế hoạch? Khả năng tài chính của doanh nghiệp có đủ thực hiện kế hoạch? Trường hợp nếu không đủ doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn từ nguồn nào? + Meterial (Vật liệu): Cần các yếu tố đầu vào gì? Hiện doanh nghiệp đã có những yếu tố nào, yếu tố nào cần phải bổ sung, số lượng? + Machine (Thiết bị): Để thực hiện kế hoạch cần những trang thiết bị gì? Trang thiết bị hiện có trong doanh nghiệp có đủ đáp ứng cho kế hoạch? Kế hoạch bổ sung như thế nào? + Method (Phương pháp): Phương pháp sử dụng thực hiện kế hoạch? Có cần đào tạo thực hiện kế hoạch? 17

25 Xác định mục tiêu, yêu cầu Xác định nội dung công việc Xác định người thực hiện công việc Xác định thời gian thực hiện Xác định địa điểm thực hiện Xác định phương pháp thực hiện Xác định phương pháp kiểm tra Xác định phương pháp kiểm tra Sơ đồ 2.1. Quy trình xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng Các công cụ trong xây dựng kế hoạch hành chính văn phòng Để có kết quả hoạch định tốt cần phải có công cụ để hoạch định. Căn cứ vào công cụ hoạch định chúng ta lập tiến bộ thời gian, phân công trách nhiệm. Thông thường bản kế hoạch sẽ bao gồm yếu tố chính như sau: công việc, thời hạn, người đơn vị chịu trách nhiệm, các yếu tố khác nhau (mức độ ưu tiên, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng thời gian hoành thành). a. Lịch làm việc hằng ngày - Bảng danh sách các công việc phải làm trong ngày - Lịch thời gian biểu hằng ngày Xác định nguồn lực 18

26 b. Lịch làm việc tuần - Bảng danh sách các công việc phải làm trong tuần - Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần c. Chương trình công tác hàng tháng, hàng quý, nửa năm Sổ tay nhật kí, lịch để bàn, lịch treo tường Lịch làm việc ngày Công việc phải thực hiện Hôm nay DATE KẾT QUẢ 1 Họp giao ban 8h-8h15 x 2 Gặp khách hàng x 3 Gọi điện cho anh Long 4 Đến công ty X bàn về hợp đồng 5 6 Bảng 2.1. Danh sách các việc phải làm hôm nay Việc tôi phải thực hiện hôm nay : : : Cuộc hẹn Ghi chú Bảng 2.2. Danh sách công việc phải làm hôm nay 19

27 Tên Thứ Ngày Thời gian Hoạt động Quan trọng (1=ít to 3=nhiều) Ngắt quãng (gọi điện, nhận điện, tiếp khách...) Ai Ghi chú 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h Bảng 2.3. Lịch thời gian biểu hàng ngày Lịch làm việc tuần Ưu tiên Nhiệm vụ Phải thực hiện Thích làm Bảng 2.4. Danh sách công việc phải làm trong tuần Ưu tiên Kế hoạch hoạt động tuần này Ngày hết hạn Bảng 2.5. Kế hoạch hoạt động trong tuần 20

28 2.2. Tổ chức công việc hành chính văn phòng Khái niệm tổ chức công việc hành chính văn phòng Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc: - Mối quan hệ giữa các cá nhân và giữa các hoạt động bên trong cơ sở không được tốt đẹp, có thể dẫn đến tranh chấp quyền hành. - Các cá nhân làm việc rời rạc, làm việc cho riêng mình chứ không phải làm việc như là những thành viên của một tập thể. - Một vài người đã phải làm việc quá sức mình trong khi số khác lại nhàn rỗi - Phí tổn tăng cao, lợi nhuận giảm sút, dịch vụ khách hàng nghèo nàn thấy rõ - Tinh thần của nhân viên suy sụp, tài năng không được sử dụng đúng đắn Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòng - Nguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức. Mục tiêu của hành chính: phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Hành chính văn phòng có chức năng tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác. Mục tiêu của nhóm phục vụ phải đặt dưới mục tiêu của nhóm hoạt động chính. Chức năng và nhiệm vụ phải được quy định rõ trước khi cá nhân được bổ nhiệm vào chức vụ đó. - Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó. Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó. rõ. - Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp. Quyền hạn phải được giao cụ thể rõ ràng và người được giao quyền phải hiểu Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm. Trách nhiệm phải quy định rõ trước khi phân công công việc. Khi phân công công việc phải chú ý đến chuyên môn hóa. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần ghép lại một nhóm. - Nguyên tắc 4:Ủy quyền Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên 21

29 - Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi Mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất. Hình thức khoảng cách và vi phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng. Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt. - Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại. - Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức Sơ đồ tổ chức là kim chỉ nam hướng dẫn dẫn điều hành tổ chức. Tổ chức phải linh hoạt, phải uyển chuyển Các phương thức tổ chức công việc hành chính a. Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn Toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính). Phương thức này được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn cao. - Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và quy trình hành chính Xử lý, cung cấp thông tin nhanh Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí - Nhược điểm: quá tải công việc, chuyên môn hóa, công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp. b. Tổ chức công việc hành chính phân tán Toàn bộ công việc hành chính sẽ bị phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính. Được sử dụng cho các doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức phi cơ cấu. - Ưu điểm: Tạo tính linh hoạt và thích ứng. Giảm bớt áp lực công việc, các công việc sẽ chủ động cho công việc của mình. - Nhược điểm: Khó kiểm soát công việc, công việc hành chính văn phòng sẽ trùng lặp dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính. Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bị. c. Tổ chức công việc hành chính kết hợp Là sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung và phân quyền các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn. 22

30 - Ưu điểm: có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cố vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động hành chính văn phòng, về các công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn. - Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn) Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòng Trong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị. Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây: - Tính phức tạp của công việc - Mức trách nhiệm đối với công việc của mình - Mức độ giám sát theo yêu cầu - Mức độ giao tiếp theo yêu cầu - Mức độ trách nhiệm đối với công việc của người khác. Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát Yêu cầu Chức vụ Chức vụ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị Có nghiệp vụ chuyên môn, có kinh nghiệm trong nghề ở mức tối thiểu - Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính (nhân viên thư tín hoặc nhân viên lưu trữ hồ sơ) -Tốc ký viên - Nhân viên đánh máy - Nhân viên điều hành xử lý thông tin Có nghiệp vụ chuyên môn cao/trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề - Thư ký chuyên ngành luật, y khoa - Thư ký tổng quát (thư ký cho cấp quản đốc, giám đốc hoặc tổng giám đốc ) - Chuyên viên xử lý thông tin: Thư ký hành chính hoặc thư ký văn phòng Bảng 2.6. Chức vụ hành chính văn phòng Có kỹ năng quản trị cộng với kinh nghiệm, trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng - Trợ lý hành chính, trưởng phòng/ giám đốc hành chính - Trưởng phòng thông tin - Trưởng phòng hồ sơ - Trưởng phòng xử lý thông tin 23

31 Vice President of Operation (Phó tổng giám đốc điều hành) Office Automation Manager (Giám đốc hệ thống tự động hoá HCVP) Office Manager (Trưởng phòng hành chánh) Executive Secretary (Thư ký cho cấp quản trị cao và trung) Junior Secretary (Thư ký cấp thấp) Receptionist (Thư ký) Office Cler (Nhân viên văn phòng) Sơ đồ 2.2. Nấc thang các chức vụ hành chính văn phòng a. Cấp bậc nhân viên văn phòng Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn. b. Cấp bậc thư ký Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn. Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp (Multifunctional secrectaries) hoặc thư ký chuyên ngành (Specialista). 24

32 Trách nhiệm của một thư ký 1. Trách nhiệm tổng quát - Giúp chọn lựa các trang thiết bị hành chính văn phòng - Duy trì lịch các cuộc hẹn và lên lịch họp - Tiếp khách - Tổ chức, phân phối và trả lời văn thư đến. - Hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên yêu cầu - Soạn thảo lịch trình các chuyến công tác và phối hợp các yêu cầu chuyến đi của cấp quản trị - Nhân bản các tài liệu 2. Trách nhiệm quản trị hồ sơ - Lên lịch thời gian thực hiện các dự án. - Tổ chức và duy trì các hệ thống lưu trữ hồ sơ 3. Trách nhiệm điện thoại - Trả lời và chuyển tiếp các cú điện thoại đến - Sắp xếp các cuộc điện thoại gọi ra ngoài - Đề xuất thiết bị và thủ tục mới 4. Trách nhiệm đánh máy và sao chép lại - Soạn thảo thư từ, thông báo nội bộ và các bảng tường trình - Cách xén sửa chữa bản thảo - Ghi chép lại thông tin từ bạn ghi tốc ký hoặc từ máy - Đánh máy thông báo nội bộ, các bảng tường trình và các tài liệu khác từ các bản viết tay hoặc bản thảo khác. Bảng 2.7. Danh sách trách nhiệm của thư ký c. Cấp bậc quản trị Nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau: Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng ty - Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng - Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công 25

33 - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở - Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên - Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn - Phong cách lịch sự - Kiểm soát cảm xúc - Có óc sáng kiến - Tự tin - Có óc phán đoán - Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới ngày: Bài 1: Trả lời câu hỏi sau CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Câu 1. Hoạch định là gì? Hoạch định hành chính văn phòng là gì? Câu 2. Sắp xếp thời gian hoàn tất các công việc sau đây cho giám đốc trong một - Mua vé máy bay cho giám đốc đi công tác Sài Gòn ngày hôm sau - Điện chia buồn với Tổng giám đốc Thành Đạt khi nghe tin vợ ông vừa qua đời - Mua quà cho giám đốc vào Sài Gòn tặng đối tác - Ra thông báo nhắc các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kết quả sơ kết quý 2/ Soạn thảo 1 thư đòi nợ khách hàng trình giám đốc ký trước khi đi công tác Câu 3. Giả sử bạn đang làm việc tại một doanh nghiệp, hãy vẽ sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp bạn đang làm việc? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất Câu 1. Câu nào sau đây là ưu điểm của hình thức tổ chức công việc hành chính văn phòng tập trung một đầu mối? A. Chuyên môn hóa công việc B. Quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc C. Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, kiểm tra, điều động, phân bổ trang thiết bị, phương tiện làm việc D. Bảo mật công việc Câu 2. Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì: A. Hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên môn dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính văn phòng 26

34 B. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự điều hành của giám đốc C. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự kiểm soát của cơ quan tổ chức cấp trên D. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị Câu 3. Cơ cấu tổ chức văn phòng là: A. Tổ chức bảo vệ trật tự, an ninh của cơ quan doanh nghiệp B. Một phòng làm việc cụ thể cho lãnh đạo C. Tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận các nhiệm vụ của công tác văn phòng định? D. Hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa Câu 4. Kết quả của quá trình hoạch định hành chính là: A. Bản mô tả công việc B. Kế hoạch hành chính, chương trình công tác C. Các giải pháp chiến lược D. Kết quả nghiên cứu thị trường Câu 5. Vấn đề nào sau đây không phản ánh tầm quan trọng của công tác hoạch A. Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B. Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp C. Làm tăng hoạt động và thời gian lao động vào việc hoạch định D. Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể Câu 6. Khi công việc hành chính văn phòng được tổ chức dưới hình thức tập trung theo chức năng thì: A. Hoạt động hành chính văn phòng đặt tại các bộ phận chuyên môn dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính văn phòng định? B. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự điều hành của giám đốc C. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự kiểm soát của cơ quan tổ chức cấp trên D. Hoạt động của văn phòng đặt dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị Câu 7. Vấn đề nào sau đây không phản ánh tầm quan trọng của công tác hoạch A. Giảm tối thiểu hao phí lao động, thời gian, tiền bạc B. Tránh cho công việc khỏi bị trùng lắp C. Làm tăng hoạt động và thời gian lao động vào việc hoạch định D. Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, định hướng cụ thể Câu 8. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn 27

35 B. Thường là kế hoạch dài hạn C. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa Câu 9. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn B. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc C. Là kế hoạch chung chung chỉ ra phương hướng hành động D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa Câu 10. Đặc điểm nào sau đây không phải là đặc điểm của kế hoạch hành chính? A. Thường rơi vào tầm ngắn hạn B. Chi tiết và cụ thể đến từng con người, địa điểm, thời gian, công việc C. Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa D. Xuất phát từ nhà quản trị cấp cao BÀI TẬP ỨNG DỤNG Bài 1: Giả sử Công ty chuẩn bị đại hội cổ đông thường niên. Bạn là một nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ trong đội hậu cần. Hãy mô tả những nhiệm vụ cụ thể đội hậu cần sẽ làm trong thời gian sắp tới? Bài 2: Nếu bạn được đề bạt làm Chánh văn phòng một doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh, bạn sẽ hình dung văn phòng này có nhân sự như thế nào, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức đó? Bài 3: Trong một buổi thảo luận về việc thuê mặt bằng và sơ đồ bố trí văn phòng để mở rộng kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh của một công ty, có hai ý kiến trái chiều của Giám đốc và Phó Giám đốc như sau: - Giám đốc cho rằng thuê mặt bằng tại Bình Dương cách Thành phố Hồ Chí Minh 30 km và Phó Giám đốc thì có quan điểm nên thuê tại trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh vì có nhiều thuận tiện hơn. Hãy phân tích những thuận lợi và khó khăn trong việc sử dụng các nguồn lực để kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh? 28

36 CHƯƠNG 3 ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục đích của chương: Sau khi học xong chương này, người học cần nắm được: - Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng, các phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng. - Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng, những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp, quy trình kiểm tra trong hoạt động hành chính văn phòng, các công cụ kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp. 3.1.Điều hành công việc hành chính văn phòng Khái niệm, vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng a. Khái niệm điều hành công việc hành chính văn phòng Điều hành trong quản trị kinh doanh là quá trình khởi động và duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp theo kế hoạch đã đề ra, thực chất của chức năng điều hành là tác động lên con người, là phát huy yếu tố con người. Chỉ huy là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao. Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với công việc, khả năng, lợi ích, tình cảm. Từ những quan niệm về điều hành và chỉ huy nói trên, ta có thể nhận định: điều hành công việc hành chính văn phòng là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì kỉ luật nhằm bảo đảm thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp. Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm. b. Vai trò của điều hành công việc hành chính văn phòng - Tạo điều kiện để các bộ phận trong văn phòng liên kết lại với nhau. - Điều hành liên quan đến việc giao việc, ra lệnh, động viên khen thưởng tích cực hóa thái độ của nhân viên, giúp tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả lao động. - Thông qua chức năng điều hành có thể đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động một cách khách quan Phương thức điều hành công việc hành chính văn phòng a. Điều hành bằng hệ thống "nguyên tắc thủ tục" - Nguyên tắc là những điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc. Nguyên tắc giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hành vi của các thành viên, nếu như mỗi cá nhân tuân thủ các nguyên tắc thì hoạt động và quyết định của họ sẽ đem lại cùng một kết quả như nhau và không thay đổi theo thời gian và phần lớn các công việc quản lý quen thuộc đều được thực hiện thông qua nguyên tắc thủ tục. 29

37 - Thủ tục là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công việc nhất định, mang tính ổn định và bắt buộc. - Quy trình là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của những công việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. + Ưu điểm:. Tạo tính nề nếp trật tự. Tạo khả năng tự vận hành. Thay đổi hoạt động nhanh chóng. + Nhược điểm:. Khả năng giải quyết sự cố kém. Dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ Vậy, điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục là quá trình thiết lập những nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành. Đây là phương thức đặc trưng của hành chính. b. Điều hành bằng hệ thống văn bản Là quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể. Đây là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính. - Ưu điểm: Phạm vi rộng, có cơ sở pháp lý, giải quyết sự cố tốt. - Nhược điểm: Tâm lý chờ đợi văn bản, vấn đề giấy tờ gia tăng. c. Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc. Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống. Khi phân quyền cần chú ý: Mức độ phân quyền; Trách nhiệm; Kiểm soát phân quyền - Ưu điểm: Có độ linh hoạt cao cho hệ thống - Nhược điểm: Dễ gây tình trạng không kiểm soát được trách nhiệm và mức độ khi phân quyền d. Điều hành thông qua nhóm "hoạt động" (nhóm đặc nhiệm) Là phương thức tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ việc nhất định, khi công việc kết thúc nhóm tự giải tán. Xu hướng điều hành thông qua nhóm hoạt động ngày càng được sử dụng. - Ưu điểm: + Mục tiêu rõ ràng + Trách nhiệm và độ tự quản cao + Khai thác tiềm năng nhân viên - Nhược điểm: Nhóm hoạt động thường được tạo ra trong thời gian ngắn nên khả năng kết hợp trong công việc sẽ khó hơn. 30

38 3.2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng Khái niệm, vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng a. Khái niệm kiểm tra công việc hành chính văn phòng Kiểm tra công việc HCVP là đánh giá nguyên tắc thủ tục, đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót, tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp. Kiểm tra HCVP được thực hiện trên 2 lĩnh vực (2 mức độ): kiểm tra hành chính và kiểm tra hoạt động (kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ). Nhà quản trị phải quan tâm đến cả 2 mức độ này: - Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua các công văn giấy tờ. Nhà quản trị phải tạo mọi sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ quan. - Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn, thủ tục không. Mục tiêu của kiểm tra là đảm bảo xem việc thực hiện các hoạt động có theo một kế hoạch định sẵn, phối hợp hoạt động để công việc được ăn khớp, giảm thiểu các trở ngại, lãng phí qua hành động thiếu hiệu quả hay không. Kiểm tra xem các hoạt động có đáp ứng với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra hay không. Để kiểm tra có hiệu quả các nhà quản trị phải: - Có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm tra. - Có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác - Có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết. - Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó - Phải có những phương tiện đo lường so với tiêu chuẩn - Phải có những phương tiện duy trì các tiêu chuẩn b. Vai trò của kiểm tra công việc hành chính văn phòng - Kiểm tra có nhiệm vụ tìm ra các khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa và ngăn ngừa sự vi phạm - Kiểm tra là nhu cầu cơ bản để hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định đúng sai của đường lối các kế hoạch, các chương trình. - Kiểm tra hành chính văn phòng là xem xét các quy trình, các nguyên tắc thủ tục còn đúng đắn không, có khoa học không, từ đó tạo điều kiện để quá trình hoàn thiện và đổi mới cụ thể là cải tiến các nguyên tắc thủ tục cho phù hợp với điều kiện mới. - Kiểm tra đảm bảo cho các việc thực hiện, kế hoạch với hiệu quả cao. - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực của nhà quản trị, nhờ kiểm tra mà các nhà quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp, xem doanh nghiệp có bị lái sang hướng khác không. 31

39 - Kiểm tra giúp các doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Những nguyên tắc kiểm tra trong hành chính doanh nghiệp - Nhà quản trị phải có những hiểu biết đầy đủ về những gì cần phải kiểm tra - Phải có những kênh truyền thông rõ ràng chính xác. - Phải có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phương tiện kiểm tra khi cần thiết. - Phải có những mục tiêu và tiêu chuẩn để đối phó. - Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra. - Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị - Việc kiểm tra phải được thực hiện ở những khâu trọng yếu - Kiểm tra phải khách quan - Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế. - Việc kiểm tra phải đưa đến hành động Các phương pháp kiểm tra công việc hành chính văn phòng a. Kiểm tra theo quy trình công việc - Là quá trình kiểm tra thiết kế theo những bước công việc, theo nguyên tắc phát hiện và điều chỉnh ngay những sai sót nảy sinh trong hoạt động. Phương pháp kiểm tra này thích ứng với phương thức điều hành bằng hệ thống nguyên tắc thủ tục. - Nội dung: Nắm vững quy trình công việc Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước công việc Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ tục đã ban hành Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi chuyển công việc sang bộ phận khác. b. Kiểm tra theo những kết quả phản hồi (Kiểm tra kết quả công việc) - Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả để so sánh và đánh giá với những mục tiêu đã đề ra để tìm sai lệch nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục. - Phương pháp kiểm tra này mang tính thụ động và có độ trễ, thường gắn liền với phương pháp điều hành bằng văn bản. - Nội dung: Xác định nội dung và đối tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn đánh giá. Đo lường kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn định trước. Tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục Quy trình kiểm tra hoạt động hành chính văn phòng sau: Quy trình kiểm tra các công việc hành chính văn phòng được thể hiện qua sơ đồ 32

40 Xác định phạm vi kiểm tra Thiết lập các tiêu chuẩn Đo lường kết quả đạt được Không đạt So sánh kết quả với tiêu chuẩn Đạt hoặc vượt tiêu chuẩn Sửa sai Công nhận kết quả Điều chỉnh hệ thống tiêu chuẩn (nếu cần thiết) Sơ đồ 3.1. Quy trình kiểm tra công việc hành chính doanh nghiệp Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng a. Kiểm tra ngân sách Ngân sách là một công cụ tốt cho kiểm tra. Nó tác động thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động luôn cả số lượng và chất lượng. Kiểm tra ngân sách bao hàm cả việc phân tích, tỉ lệ phần trăm. Nó là một công cụ thường được dùng không những cho toàn bộ cơ quan tổ chức mà còn cho từng bộ phận chuyên môn. Ngân sách biểu thị sự phân bố các nguồn lực theo dự định. Ngân sách thiết lập nên phương hướng là phương tiện để thực hiện sau đó trở thành tiêu chuẩn để đo lường được thực hiện trong thực tế. b. Kiểm tra biểu mẫu Biểu mẫu là một trong những công cụ kiểm tra bắt buộc. Một biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính hợp lí của số liệu hay công việc. Do đó việc thiết kế và ấn hành các biểu mẫu cần được kiểm tra cẩn thận. 33

41 c. Kiểm tra bằng máy móc Bởi vì máy móc hoạt động sát với bản thiết kế và công suất, nên đôi khi cần phải xây dựng một thủ tục đối với máy móc. Máy móc xác định tốc độ của sản xuất hình thức của sản phẩm và ngay chất lượng sản phẩm. Do đó nó là công cụ để kiểm tra. d. Kiểm tra chính sách Chính sách là nguyên tắc căn bản để hành động. Chính sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách trực tiếp hoặc gián tiếp tác động đến mọi cá nhân, mọi hành động, vì chính sách hướng dẫn họ trong công việc. Do đó nhà quản trị phải xem các bộ phần có theo đúng chính sách của cơ quan hay không. e. Kiểm tra qua hồ sơ, văn bản Hồ sơ văn thư là một bằng chứng của một tình huống (các văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản nét tay hay sao chụp lại) Hồ sơ ấn dịnh quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả, do đó chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra. CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN Bài 1: Trả lời các câu hỏi sau Câu 1. Điều hành công việc hành chính văn phòng là gì? Phương pháp điều hành công việc hành chính văn phòng? Câu 2. Kiểm tra công việc hành chính văn phòng là gì? Vai trò của công tác kiểm tra công việc hành chính văn phòng Câu 3. Trình bày quy trình kiểm tra công tác hành chính văn phòng? Câu 4. Các phương pháp kiểm tra trong hành chính văn phòng? Câu 5. Các công cụ kiểm tra trong hành chính văn phòng? là? Bài 2: Lựa chọn phương án trả lời đúng nhất Câu 1. Uỷ quyền trong quản trị là A. Trao hết quyền hạn cho cấp dưới B. Trao cho cấp dưới một số quyền hạn C. Không trao quyền cho cấp dưới D. Không cần kiểm soát cấp dưới Câu 2. Mục đích của kiểm tra trong hoạt động của tổ chức kinh doanh không phải A. Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. B. Đảm bảo thực thi quyền lực của người lãnh đạo. C. Bắt lỗi nhân viên. 34

42 việc. D. Giúp cho doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Câu 3. Trong các bước của tiến trình quản trị, kiểm tra là bước A. Đầu tiên B. Thứ hai C. Thứ ba D. Cuối cùng Câu 4. Một trong những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra là A. Những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn B. Cấp dưới thường hay tự ý làm việc C. Cấp trên muốn bắt lỗi để chế ngự cấp dưới D. Để thiết lập kỷ luật trong tổ chức Câu 5. Một trong những mục đích của kiểm tra là A. Giám sát nhân viên trong doanh nghiệp chặt chẽ hơn B. Xác định chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra C. Để thực hiện quyền uy của nhà quản trị D. Làm thay đổi các hoạt động của doanh nghiệp Câu 6. Một trong nhữngvai trò của điều hành là: A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng B. Thúc đẩy quá trình hoạt động của tổ chức C. Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi D. Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy việc. Câu 7. Một trong những vai trò của điều hành là: A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng B. Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi C. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động D. Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy việc. Câu 8. Một trong nhữngvai trò của điều hành là: A. Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau, giúp phân công đúng người vào đúng B. Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi 35

43 C. Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới D. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong hoạt động. Câu 9. Thực chất của điều hành là: A. Tác động lên máy móc, thiết bị B. Tác động lên con người C. Tác động lên đối tượng lao động D. Tác động lên vật nuôi, cây trồng Câu 10. Phần lớn những công việc quản lý quen thuộc đều được điều hành: A. Bằng hệ thống văn bản B. Bằng hệ thống nguyên tắc, thủ tục C. Thông qua ủy quyền và phân quyền D. Thông qua nhóm hoạt động BÀI TẬP ỨNG DỤNG Công ty Thành Công là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối sản phẩm máy lọc nước gia đình. Trong thời gian gần đây Công ty nhận được rất nhiều lời phàn nàn về chế độ chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa máy lọc của khách hàng. Đặc thù của sản phẩm là sau khi bán cho khách hàng thì chế độ sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ luôn phải song hành. Khách hàng phàn nàn về thời gian, về quy trình thông báo. Hiện nay nếu khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa sản phẩm thì phải liên lạc trực tiếp bộ phận trực tổng đài của văn phòng (bộ phận này chỉ nhận thông tin và không tư vấn được gì cho khách hàng), sau đó bộ phận này sẽ đưa yêu cầu đến bộ phận kỹ thuật, bộ phận kỹ thuật cử người gọi điện đến cho khách hàng để tư vấn và cử nhân viên đến sửa chữa, bảo dưỡng máy lọc. Cả quy trình này mất khoảng 2-3 ngày, thời gian chờ đợi đã làm cho khách hàng cảm thấy phiền phức. Ban giám đốc đã nhận thấy những bất cập này nên đã giao cho Trưởng phòng Hành chính tiến hành kiểm tra về quy trình chăm sóc khách hàng của Công ty. Đặt trường hợp Anh (Chị) là Trưởng phòng hành chính, hãy xây dựng quy trình kiểm tra, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhằm khắc phục tình trạng trên? 36

44 CHƯƠNG 4 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục đích của chương: Sau khi học xong chương này, người học cần đạt được: - Nắm được các khái niệm cơ bản và phân loại văn bản - Hiểu rõ thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày các nội dung của thể thức văn bản - Nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản một số văn bản thông dụng như thông báo, hợp đồng, công văn Những khái niệm cơ bản về văn bản Khái niệm, vai trò và chức năng của văn bản Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu hay ngôn ngữ trên bất cứ phương tiện nào (tranh ảnh, bản vẽ, sách báo, câu đối, băng ghi âm, ghi hình ) nhằm mục đích ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác. Văn bản này được sử dụng phổ biến trong nghiên cứu ngôn ngữ học, văn học Theo nghĩa hẹp: Văn bản là tài liệu thành văn được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các tổ chức kinh tế nhằm ghi nhận mục đích, quy định hành vi, hoạt động của chủ thể tham gia vào các quan hệ khác nhau. (Được lưu giữ lại bằng ngôn ngữ viết). Văn bản này được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Vai trò của văn bản - Thu thập thông tin, đảm bảo thông tin chính xác cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. - Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý. - Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý. - Phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội. - Thước đo sự phát triển của xã hội Chức năng của văn bản Văn bản quản lý nhà nước có năm chức năng chính, trong đó chức năng pháp lý và quản lý là đặc trưng nhất. - Chức năng pháp lý + Bất kỳ văn bản nào ra đời cũng dựa trên cơ sở các quy phạm pháp luật để áp dụng vào thực tế đời sống xã hội nhằm điều chỉnh những quan hệ đang tồn tại hoặc mới phát sinh. Do vậy, văn bản là công cụ thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực Nhà nước trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính. 37

45 + Đây là căn cứ pháp lý thể hiện sự ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tham gia quan hệ xã hội khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. - Chức năng quản lý + Tất cả các bước trong quy trình quản lý từ khi ra quyết định đến tổ chức thực hiện, kiểm tra và giám sát đều cần đến văn bản. + Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở chỗ Hợp thức hoá các hoạt động của cơ quan trên cơ sở ban hành những văn bản một cách kịp thời nhằm chấn chỉnh và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình thực tế. - Chức năng thông tin + Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua 3 nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại và truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ chính xác của thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan. + Đây là chức năng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều phương tiện hiện đại giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng nhưng vẫn phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan - Chức năng văn hoá + Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người nên thể hiện đặc trưng của nếp sống văn hoá từng địa phương và ghi chép lại nét văn hoá ấy qua các giai đoạn lịch sử khác nhau. + Văn bản nhằm mục đích truyền đạt thông tin và thuyết phục mọi người chấp hành các quy tắc xử sự chung của xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét. - Chức năng xã hội Văn bản ra đời thể hiện nhu cầu bức bách của xã hội để giải quyết một vấn đề nào đó trong từng thời điểm và phạm vi cụ thể. - Ngoài ra còn có chức năng giao tiếp, chức năng thống kê Phân loại văn bản Sự ra đời của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp như mục đích giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp. Sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin phân loại văn bản thành 2 nhóm văn bản lớn đó là văn bản được phân theo tính chất quyền lực Nhà nước (gọi chung là văn bản quản lý hành chính Nhà nước) và văn bản không mang tính quyền lực nhà nước. Trong tài liệu này, tác giả xin đi sâu tìm hiểu về các loại văn bản quản lý hành chính Nhà Nước. Văn bản không mang tính quyển lực Nhà nước: Đây là nhóm văn bản lớn, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Loại văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản này là 38

46 không mang tính quyền lực Nhà nước tức là khi ban hành chúng chủ thể đều không nhân danh Nhà Nước. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý Nhà nước giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyến lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Phân loại văn bản quản lý hành chính Nhà nước Việc phân loại giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình vì mỗi loại có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước bao gồm: - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật - Văn bản quản lý hành chính - Văn bản chuyên môn và kỹ thuật 1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại điều 1 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 80/2015/QH13 đã được sửa đổi bổ sung năm 2015 "Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản quy định nguyên tắc, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; trách nhiệm của các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.". Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Văn bản luật và văn bản dưới luật a. Văn bản luật: Do Quốc hội thông qua và ban hành, bao gồm: Hiến pháp, Luật (bộ luật). - Hiến pháp (HP) + Là Luật cơ bản của Nhà nước quy định những điều về chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, đối nội, đối ngoại, quyền và nghĩa vụ công dân cũng như các nguyên tắc tổ chức hoạt động của bộ máy NN từ trung ương đến địa phương. + Là văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất + Thẩm quyền: do Quốc hội ban hành - Luật (Lt) 39

47 + Là văn bản quan trọng có hiệu lực pháp lý cao sau Hiến pháp để cụ thể hoá nguyên tắc cơ bản được ghi trong Hiến pháp, cụ thể hoá một số vấn đề được Hiến pháp giao. Luật bao giờ cũng phải phù hợp với Hiến pháp. + Luật do Quốc hội ban hành. Nó có tính cố định nên không thể sửa đổi, bổ sung. (Luật doanh nghiệp, dân sự, hình sự, lao động ) b. Văn bản dưới luật: Là những văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức luật định. Văn bản dưới luật có hiệu lực pháp lý thấp hơn các văn bản luật và không được trái với hiến pháp, với luật. - Pháp lệnh (PL) + Là hình thức văn bản dưới Luật, do UBTVQH ban hành căn cứ vào Hiến pháp, các Luật, Nghị quyết của Quốc hội và các nhiệm vụ quyền hạn được Quốc hội giao. Pháp lệnh là văn bản có giá trị pháp lý cao sau Luật (sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội nâng lên thành Luật). + Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện. Nó do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành. - Lệnh (L) + Là hình thức văn bản dùng để công bố Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chủ tịch nước đã được Hiến pháp quy định. + Lệnh do Chủ tịch nước ban hành. - Nghị quyết (NQ) + Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách Nhà nước, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thể hoá các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước. + Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ và Hội đồng nhân dân các cấp ban hành. - Nghị quyết liên tịch do thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung ương ban hành. - Nghị định (NĐ) + Là văn bản quy định chi tiết thi hành Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh và Nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Lệnh và Quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước ở cấp TW; quy định những vấn đề cấp thiết chưa được xây dựng thành Luật hoặc Pháp lệnh. + Nghị định do Chính phủ ban hành. + Đây là hình thức văn bản chủ đạo và quan trọng nhất của Chính phủ. 40

48 - Quyết định (QĐ) + Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền, điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của cơ quan ngang bộ, UBND các cấp. + Quyết định do Chủ tịch nước, Thủ tướng CP, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của cơ quan ngang bộ, UBND các cấp ban hành. - Chỉ thị (CT) + Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách. (Chỉ thị về công tác phòng, chống lụt bão) + Chỉ thị không đề ra chính sách mới hoặc quy định mới. + Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành. - Thông tư (TT) + Là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị cao hơn như Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. + Thông tư do Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của các cơ quan ngang bộ ban hành. - Thông tư liên tịch (TTLT) 2. Văn bản quản lý hành chính: Là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; phản ánh tình hình giao dịnh, trao đổi, ghi chép công việc của các cơ quan, đơn vị. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm 2 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. a. Văn bản hành chính cá biệt (hay còn gọi là văn bản): Áp dụng quy phạm pháp luật chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan tổ chức Nhà nước ban hành theo đúng chức năng, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Văn bản này có đặc điểm sau - Do những cơ quan có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành và được đảm bảo thực hiện, cưỡng chế. - Đưa ra quy tắc xử sự riêng biệt một lần đối với cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định. - Hợp pháp, dựa trên những quy phạm pháp luật cụ thể và phù hợp với thực tế. - Mang tính chất bổ sung mà nếu thiếu nó thì nhiều quy phạm pháp luật không thể thực hiện được. - Có tính chất đơn phương và bắt buộc thi hành ngay. Nó được thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết định vấn đề. 41

49 Văn bản hành chính cá biệt gồm quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt ví dụ: - Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ hưu, điều động cán bộ, công chức; - Quyết định phê duyệt dự án, Chỉ thị về phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt và những văn bản cá biệt khác. b. Văn bản bành chính thông thường Là những loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các văn bản pháp luật hoặc giải quyết những công việc cụ thể cũng như phản ánh tình hình giao dịch của các cơ quan, Nhà nước hay đơn vị kinh tế sự dụng trong các hoạt động thường ngày của mình. Văn bản hành chính thông thường có tên loại - Báo cáo (BC) Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đạt được trong hoạt động của một cơ quan, một tổ chức, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương, biện pháp mới thích hợp. Báo cáo định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị (Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ 6 tháng đầu năm). - Biên bản (BB) Là loại văn bản ghi lại các ý kiến và kết luận trong các cuộc họp và hội nghị hoặc ghi chép về một sự việc, một hoạt động diễn ra trong một thời gian nhất định. Người làm biên bản phải ghi chép ngay tại chỗ sự việc diễn ra với đầy đủ chi tiết của nó mà không được quyền bình luận, thêm bớt, phải hết sức tôn trọng sự thực. BB họp lớp, xử lý vi phạm quy chế thi, thanh lý hợp đồng - Tờ trình (TTr) Là văn bản của cấp dưới trình lên cấp trên để đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một chủ trương, một chế độ, một đề án tổ chức, một số tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chính sách. Trường đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp đề nghị Bộ Công thương cấp bổ sung kinh phí xây dựng cơ bản cho trường. - Thông cáo (TC) Là hình thức văn bản của cơ quan Nhà nước cao nhất dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại. Ví dụ: Thông cáo của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội công bố với nhân dân về chuẩn bị kỳ họp mới của Quốc hội hoặc diễn biến hàng ngày của một kỳ họp Quốc hội. - Thông báo (TB) Là hình thức văn bản của một tổ chức hoặc một cơ quan dùng để thông tin cho các 42

50 cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện. Thông báo chỉ có giá trị thông tin là chính. Thông báo chuyển địa điểm, Tuyển sinh, Nghỉ lễ - Chương trình (CTr) Là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. Ví dụ: Chương trình công tác năm, quý, tháng của cơ quan. - Kế hoạch công tác (KH) Là hình thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc của một cơ quan trong một thời gian nhất định. - Đề án (ĐA) Là hình thức văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt. Ví dụ: Đề án sắp xếp lại tổ chức, biên chế; đề án tổ chức ngành. - Phương án (PA) Là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó. Ví dụ: Phương án sơ tán và bảo vệ người và tài sản khi xảy ra bão lụt. - Công điện (CĐ) Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp cần kíp. - Hợp đồng (HĐ) Là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thoả thuận giữa các cơ quan với nhau hoặc cơ quan với cá nhân về một việc nào đó; trong đó quy định cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện cũng như các biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng hợp đồng. Hợp đồng phải do đại diện các bên tham gia cùng ký. Ví dụ: Hợp đồng mua bán điện, vận chuyển hàng hóa, thuê nhà - Giấy chứng nhận (CN) Là hình thức văn bản dùng để cấp cho một cá nhân hoặc một cơ quan để xác nhận một sự việc nào đó là có thực. Ví dụ: Chứng nhận thời gian công tác, chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ quân sự. - Giấy giới thiệu (GT) Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức đi liên hệ giao dịch công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, viên chức. - Giấy nghỉ phép (NP) 43

51 Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được nghỉ phép xa nơi công tác thì dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường trong thời gian nghỉ phép. - Giấy đi đường (ĐĐ) Là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác. Giấy đi đường không có tác dụng liên hệ công tác. - Giấy mời (GM) Là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó. Ví dụ: Mời họp, mời tham gia đề tài nghiên cứu khoa học v.v.. - Phiếu gửi (PG) Là hình thức văn bản kèm theo văn bản gửi đi. Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Phiếu gửi chỉ có tác dụng làm bằng chứng để gửi văn bản đi. Văn bản hành chính thông thường không có tên loại Công văn Là loại văn bản hành chính thông thường không có tên loại, chỉ mang tính chất trao đổi thông tin như loại thư từ bình thường, nhưng đây là loại trao đổi mang tính chất cơ quan công quyền để giải quyết các công việc chung của cơ quan, tổ chức do Nhà nước thành lập. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính này. 3. Văn bản chuyên môn và kỹ thuật - Văn bản chuyên môn: Là loại văn bản do cơ quan Nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy Nhà nước ví dụ như hóa đơn tài chính của Bộ tìa chính; Bằng, chứng chỉ tốt nghiệp của Bộ Giáo dục đào tạo; Bệnh án của Bộ Y tế... - Văn bản kỹ thuật: Loại văn bản này mang tính đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngoài những thành phần chỉ áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày cũng vậy. Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo quy định của cơ quan ban hành văn bản và không được thay đổi về thể thức, kỹ thuật trình bày của chúng. Ví dụ: Trong ngành Xây dựng, Khoa học công nghệ, các cơ quan Khoa học kỹ thuật, Đồ án, Bản vẽ, Thiết kế thi công, Bản quy trình công nghệ... - Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên môn và kỹ thuật thuộc thầm quyền ban 44

52 hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật Sự ra đời của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp, sự phân loại văn bản có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin tập trung tìm hiểu sâu hơn về văn bản hành chính thông thường Thể thức văn bản Khái niệm Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản là: Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần áp dụng đối với mỗi loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Như vậy, thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế Các thành phần của thể thức văn bản Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (3) Số và ký hiệu của văn bản (4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (5) Tên loại văn bản và trích yếu ban hành văn bản (6) Nội dung của văn bản (7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (8) Dấu của cơ quan, tổ chức (9) Nơi nhận (10) Dấu chỉ mức độ mật, độ khẩn (nếu có) (11) Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (12) Chỉ dẫn về dự thảo (13) Tên viết tắt người đánh máy và số lượng văn bản đánh máy hoặc sao chụp (14) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ ; địa chỉ website, số điện thoại, số telex, số fax. 45

53 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) mm b 5a 10a 9a 10b mm mm 7a 9b 8 7c 7b mm Sơ đồ 4.1: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 46

54 1. Quốc hiệu Khái niệm: Là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia. Quốc hiệu là thành phần tiêu biểu nhắc nhở mọi người xem việc tôn trọng chính thể quốc gia, trung thành với chế độ chính trị của tổ quốc là quyền lợi và nghĩa vụ thiêng liêng của mỗi công dân. Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. + Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm + Dòng dưới: Dòng thứ hai: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Khái niệm: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Phía dưới có đường kẻ nét liền với độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ. + Đối với cơ quan trực thuộc cơ quan khác như cơ quan chuyên môn của địa phương, phòng ban, sở, trường học, bệnh viện TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC CÔNG TY ĐIỆN LỰC NAM ĐỊNH Dòng trên: Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Dòng dưới: Tên cơ quan chủ quản trực tiếp ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm. Cho phép viết nhiều dòng. + Đối với cơ quan nhà nước như Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước, hội đồng nhân dân các cấp và các cơ quan đầu ngành, Bộ ta chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản. Kiểu chữ đứng và đậm. BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 47

55 3. Số, ký hiệu của văn bản Khái niệm: - Số văn bản: là thứ tự văn bản ban hành, bắt đầu số 01 tính từ ngày đầu năm đến số cuối cùng vào ngày cuối năm. - Ký hiệu văn bản: là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên của đơn vị làm ra văn bản đó hợp thành. Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu gồn 2 dòng chữ - Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Từ Số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ Số có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-). - Số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 ở trước. Đối với VB quy phạm pháp luật Số: /Năm ban hành/tên viết tắt loại văn bản-tên viết tắt CQ ban hành - Nghị quyết số 02 năm 1998 của Chính phủ: Số: 02/1998/NQ-CP - Quyết định số 42 năm 1998 của Thủ tướng CP: Số: 42/1998/QĐ-TTg Đối với VB cá biệt và VB hành chính có tên loại Số: /Tên viết tắt loại văn bản-tên viết tắt CQ ban hành - Quyết định số 15 của Uỷ ban nhân dân tỉnh.: Số: 15/QĐ-UBND - Thông báo số 06 của Ngân hàng công thương VN: Số: 06/TB-NHCT Đối với VB hành chính không có tên loại Số: /Tên viết tắt CQ ban hành-tên viết tắt đơn vị soạn thảo - Công văn số 234 của Sở công nghiệp tỉnh do Văn phòng soạn thảo Số: 234/SCN-VP - Công văn số 105 của Bộ tài chính do Vụ tổ chức cán bộ soạn thảo Số: 105/BTC-TCCB 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Khái niệm: - Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. - Ngày tháng: là ngày văn bản được ký ban hành, do người ký điền vào 48

56 Kỹ thuật trình bày: - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, đặt canh giữa phía dưới Quốc hiệu. Giữa địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản phải có dấu phẩy. - Địa danh trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Các chữ cái đầu Địa danh viết hoa. + Văn bản cấp tỉnh, thành phố ban hành thì ghi tên tỉnh Hà Nội, ngày tháng năm + Văn bản cấp huyện, xã ban hành thì ghi tên huyện, xã Phủ Lý, ngày tháng năm - Ngày tháng: Những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi thêm số 0 ở trước. 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (được trình bày tại ô 5a) Khái niệm: - Tên loại văn bản là tên gọi văn bản - Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn thể hiện tổng quát và chính xác nội dung chủ yếu của văn bản. Kỹ thuật trình bày - Tên loại văn bản và nội dung trích yếu của văn bản được trình bày tại ô 5a - Tên loại văn bản đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 đến 15, kiểu chữ đứng và đậm. Chú ý: QUYẾT ĐỊNH + Riêng công văn ko có tên loại nên được thay thế bằng dòng Kính gửi:... Nếu chỉ gửi văn bản cho 1 cá nhân, tổ chức thì ghi nơi nhận ngay trên dòng Kính gửi.. Nếu gửi cho nhiều cá nhân, tổ chức thì mỗi nơi nhận được trình bày trên 1 dòng ngay phía dưới dấu : của dòng Kính gửi. Sau mỗi nơi nhận là dấu chấm phẩy, sau nơi nhận cuối cùng là dấu phẩy. - Trích yếu văn bản: + Đặt canh giữa ngay phía dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và đậm. + Dưới trích yếu có đường kẻ nét liền, độ dài từ ½ đến 1/3 độ dài dòng chữ. THÔNG BÁO Về việc tuyển sinh năm học

57 + Riêng công văn, trích yếu ghi sau chữ viết tắt V/v, đặt canh giữa dưới số và kí hiệu, viết bằng chữa in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 đến Nội dung văn bản Khái niệm: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản \ đó. Bố cục văn bản: Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm. Kỹ thuật trình bày - Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. 50

58 - Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); - Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). - Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy - Nếu nội dung có số lượng các điều khoản lớn thì chia thành: + Phần: điều chỉnh 1 phạm vi rộng các quan hệ xã hội. + Chương: điều chỉnh 1quan hệ xã hội trong phần, đánh số thứ tự La mã. + Mục: Điều chỉnh nhóm quan hệ xã hội trong chương, đánh số thứ tự A, B, C. + Điều: đề cập đến 1 quan hệ xã hội, đánh số thứ tự 1, 2, 3 7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 7a. Quyền hạn, chức vụ của người ký (chữ in hoa, kiểu chữ đứng và đậm). Khái niệm: Là thành phần cần thiết nhằm đảm bảo giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành văn bản. Người ký văn bản thường là thủ trưởng cơ quan - người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi vấn đề nêu trong nội dung văn bản. Kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a CHỦ TỊCH GIÁM ĐỐC - Trong trường hợp thủ trưởng uỷ quyền cho cấp dưới ký văn bản thì tuân thủ các nguyên tắc sau: + Ký thay (KT): người kí văn bản là cấp phó trực tiếp KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH + Thay mặt (TM): Người đại diện cơ quan thay mặt tập thể ký vào văn bản. TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI + Thừa uỷ quyền (TUQ): Nếu thủ trưởng đơn vị đi công tác lâu ngày thì phải viết văn bản tạm uỷ quyền cho người cấp phó hoặc cho cán bộ phụ trách dưới 1 cấp ký những văn bản về các vấn đề theo pháp luật thì Thủ trưởng cơ quan phải ký. TUQ. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ 51

59 + Quyền (Q): Nếu thủ trưởng đơn vị đi vắng lâu ngày hay chuyển sang đảm nhiệm công tác khác mà chưa có quyết định bổ nhiệm người thay thế thì cấp trên ra quyết định cử một cấp phó tạm thời đảm nhiệm công việc và người cấp phó này khi ký vào văn bản phải ghi kí hiệu Q trước tên và chức vụ. Q. GIÁM ĐỐC + Thừa lệnh (TL): Người ký văn bản là cán bộ dưới một cấp (Chánh văn phòng, Trưởng phòng ). 7b. Họ tên người ký TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ - Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b - Ghi bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 14, đứng và đậm. Đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký. + Đối với văn bản hành chính thì trước họ tên người ký không ghi học hàm. + Đối với văn bản giao dịch, đơn vị sự nghiệp thì trước họ tên người ký được ghi học hàm (GS, PGS.TS). - Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ tên đầy đủ là 30 mm. 7c. Chữ ký - Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. - Phải ký đúng thẩm quyền và kiểm tra kĩ nội dung trước khi ký sống. 8. Dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu cơ quan là con dấu bằng kim loại hoặc bằng vật liệu khác, trên đó khắc tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để xác nhận tư cách pháp nhân. Con dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Kỹ thuật trình bày - Phải hợp pháp, dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản - Đóng dấu ngay ngắn, bao trùm lên 1/3 về bên trái chữa ký (ký trước, dấu sau). 9. Nơi nhận Khái niệm: Nơi nhận là tên cơ quan, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyết công việc được trình bày ở phần nội dung của văn bản. Kỹ thuật trình bày: Ghi ngang hàng với Quyền hạn, chức vụ người ký, chữ nghiêng đậm, cỡ chữ 12, kết thúc bằng dấu : - Nơi nhận bao gồm các đơn vị, cá nhân nhận văn bản: + Để báo cáo cơ quan giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản. + Để các tổ chức, cá nhân trực tiếp thi hành. 52

60 + Để các cơ quan phối hợp thực hiện. + Để các bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu văn bản. - Trình bày tại ô số 9a và 9b: + Ô 9a: áp dụng đối với công văn hành chính. Sau từ Kính gửi: chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng. + Ô 9b áp dụng chung đối với các loại văn bản khác. Trình bày trên một dòng riêng, bằng kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu ; Riêng dòng cuối ghi Lưu VT, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: - Như trên; - Cá nhân, tổ chức liên quan; - Lưu VT. 10. Dấu chỉ mức độ mật - khẩn Khái niệm: - Dấu chỉ mức độ mật : Là dấu hiệu chỉ phạm vi phổ biến nội dung văn bản. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a Có 3 dấu hiệu chỉ mức độ mật : + Mật: đóng vào văn bản được phổ biến đến những người, những đơn vị có trách nhiệm giải quyết hay có liên quan đến việc thi hành văn bản. + Tối mật: Đóng vào văn bản chỉ được phổ biến đến một số người hay đơn vị trực tiếp giải quyết. + Tuyệt mật: Đóng vào văn bản chỉ được phổ biến riêng cho cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. - Dấu chỉ mức độ khẩn: Là dấu hiệu yêu cầu chuyển nhanh chóng văn bản đến nơi nhận. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. nhận. + Khẩn: là tài liệu có nội dung cần chuyển nhanh bằng đường bưu điện đến nơi + Thượng khẩn: cần chuyển gấp bằng mọi phương tiện đến nơi nhận. + Hoả tốc: cần chuyển ngay đến nơi nhận bất chấp mọi trở ngại Kỹ thuật soạn thảo văn bản Nguyên tắc soạn thảo văn bản Có 5 nguyên tắc soạn thảo văn bản. 1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với hiến 53

61 pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. 2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức, văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định. 3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ. Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch, Cần lưu ý là một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định. 4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. 5. Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ Văn phong là phong cách diễn đạt được sử dụng để trình bày ý tưởng của người viết trong những hoàn cảnh cụ thể. Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý đến văn phong trình bày văn bản. Câu văn phải biết đúng ngữ pháp tiếng Việt. Câu văn trong văn bản viết rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Trong văn bản không được viết theo lối văn tả cảnh dông dài dùng hình ảnh ẩn dụ, nói tăng nói giảm, nói bóng, nói gió làm người đọc hiểu sai nội dung văn bản Quy trình soạn thảo văn bản Khái niệm Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản. Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. 54

62 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản 1. Xác định mục đích của văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì? Với mục đích đó thì nội dung văn bản cần trình bày là gì? 2. Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ pháp lý và yêu cầu thời gian của văn bản; 3. Xác định loại văn bản cần sử dụng để có mẫu trình bày riêng; 4. Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản; 5. Xây dựng văn bản bằng cách lựa chọn và sắp xếp các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản sao cho phù hợp. Sau đó, sửa chữa và hoàn thiện văn bản; 6. Hoàn thành thủ tục hành chính cho văn bản bằng cách kiểm tra lại nội dung, thể thức, lỗi diễn đạt rồi trình văn bản cho trưởng phòng ký nháy. Sau đó, trình thủ trưởng ký chính thức; 7. Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản; 8. Ban hành theo thẩm quyền quy định bằng cách đóng dấu lên chữ ký, đăng kí vào sổ văn bản đi, ghi số và ngày tháng năm ban hành rồi chuyển đến các tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản thông dụng Kỹ thuật công văn a. Khái niệm Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. b. Phân loại công văn Tuỳ theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sửdụng các hình thức công văn chủ yếu như: - Công văn phúc đáp: dùng để trả lời các vấn đề của cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân yêu cầu. - Công văn đề nghị: dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể. - Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: nhằm thông báo về tình hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trongthời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp dụng. - Công văn mời họp, mời dự đại hội: nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đạihội. Đồng thời đây còn là hình thức văn bản để thông báo rõ vớingười đến dự về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội. 55

63 - Công văn giải thích: nhằm giải thích một vân đề, một sự việc, các yêu cầu của một chủ trương và các biện pháp tổ chức thực hiện,các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành. c. Bố cục của một công văn bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết. PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản. Trích yếu nội dung công văn Cơ quan (hoặc cá nhân) nhận 1, 2, 3, 4 5b 9a NỘI DUNG Nội dung chính của công văn 6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành 7a, 7b, 7c PHẦN KẾT Dấu của cơ quan 8 Nơi nhận và lưu 9b Ký hiệu người đánh máy và số bản BH 13 Bảng 4.1. Bố cục công văn d. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của công văn trên giấy A4 56

64 Sơ đồ 4.2: Bố trí các thành phần thể thức của công văn (trên giấy A4) e. Cách thức soạn thảo nội dung công văn Tuỳ theo từng loại công văn mà nội dung, từ ngữ, văn phong sẽ khác nhau. Song kết cấu nội dung công văn thường bao gồm 3 phần: - Phần đặt vấn đề: Phần này cần nêu rõ lý do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra. Ví dụ: Năm học... sắp kết thúc. Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau... - Phần giải quyết vấn đề: Phần này nhằm giải quyết vấn đề đã nêu. Tuỳ theo từng 57

65 loại công văn mà lựa chọn cách viết. Văn phong phải phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc: + Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan có sự đề nghị xác minh kiểm tra - Phần kết thúc vấn đề: Phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề,xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có). Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân thành đề tỏ rõ lịch sự. f. Một số mẫu công văn Mẫu công văn mời họp TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: / - V/v. Kính gửi:.. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm Thừa lệnh...kính mời ông/bà.. tham dự cuộc họp về.. Thời gian: Từ giờ ngày..tháng..năm.. Địa điểm:.. Yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời. Nếu không tham dự được đề nghị ông/bà báo trước..giờ, ngày..tháng.năm theo địa chỉ:.. Xin chân thành cảm ơn. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) -..; - Lưu VT. Nguyễn Văn A Mẫu công văn đề nghị, kiến nghị 58

66 TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: / - V/v. Kính gửi:.. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm Thời gian qua, (nêu thực trạng vấn đề, đưa ra chứng cứ nhằm mang tính thuyết phục cao). Hiện nay, tình hình này làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của (tên cơ quan đề nghị). Để giải quyết vấn đề nêu trên và tạo điều kiện thuận lợi trong hoạt động, (tên cơ quan đề nghị) dự kiến (kế hoạch định thực hiện) và đề nghị (tên cơ quan được đề nghị); (Nêu nội dung cụ thể của các đề nghị). Vậy, (tên cơ quan đề nghị) kính đề nghị (tên cơ quan được đề nghị) xem xét và quan tâm giải quyết, giúp đỡ. Trân trọng cảm ơn./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) -..; - Lưu VT. Nguyễn Văn A Mẫu công văn trả lời phúc đáp TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / - Địa danh, ngày tháng năm V/v. Kính gửi:.. Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số ngày.của về vấn đề.(cơ quan phúc đáp) có ý kiến như sau: Trên đây là ý kiến trả lời chính thức của (cơ quan phúc đáp) về công văn số.của quý cơ quan. Nếu có vấn đề gì chưa rõ đề nghị quý cơ quan vui lòng báo cho chúng tôi được rõ bằng văn bản, chứng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời. Xin chân thành cảm ơn. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) 59

67 -..; - Lưu VT. Nguyễn Văn A Kỹ thuật soạn thảo thông báo a. Khái niệm Thông báo là một loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức hội hoặc để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp quy quan trọng,... b. Phân loại thông báo - Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị. - Thông báo về kết quả của hội nghị, cuộc họp - Thông báo về một nhiệm vụ được giao - Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý. c. Bố cục của thông báo PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung thông báo 1, 2, 3, 4 5a NỘI DUNG Nội dung chính của thông báo 6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành 7a, 7b, 7c PHẦN KẾT Dấu của cơ quan 8 Nơi nhận và lưu 9b Ký hiệu người đánh máy và số bản BH 13 Bảng 4.2. Bố cục của thông báo d. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của thông báo trên giấy A4 60

68 Sơ đồ 4.3: Bố trí các thành phần thể thức của thông báo (trên giấy A4) e. Cách thức soạn thảo nội dung thông báo - Phần đặt vấn đề: Thông báo không cần viện dẫn lý do mà giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo và thông báo không cần ghi rõ tên cơ quan, cá nhân tiếp nhận văn bản ở phần đầu như đối với Công văn.. - Phần giải quyết vấn đề: - Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị, nội dung gồm: 61

69 + Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt. + Tóm tắt nội dung cơ bản của chủ trương chính sách. + Yêu cầụ quán triệt, triển khai, thực hiện. - Thông báo về kết quả của hội nghị, cuộc họp + Nêu ngày giờ họp, thành phần dự, ai chủ trì. + Tóm tắt nội dung họp. + Tóm tắt nghị qụyết, quyết định của hội nghị. - Thông báo về một nhiệm vụ được giao: + Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao. + Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ. + Các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện. - Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý. + Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý. + Lý do tiến hành. + Thời gian tiến hành hoạt động. - Phần kết thúc vấn đề: Nhắc lại nội dung chính, ý chính trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc. Trong thông báo cần viết ngắn gọn, đầy đủ thông tin, lời văn rõ ràng, dễ hiểu, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như các công văn. Nếu thông báo dài có thể chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề. f. Mẫu thông báo Mẫu trình bày: TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: /TB- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm THÔNG BÁO Về việc Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A Kỹ thuật soạn thảo tờ trình a. Khái niệm Tờ trình là loại văn bản dùng để trình bày, đề xuất với cơ quan cấp trên xét duyệt 62

70 một chủ trương hoạt động, một phương án công tác... mà bản thân cơ quan không thể quyết định được. Ngoài ra, tờ trình còn có thể đề xuất việc huỷ bỏ, sửa đổi một số điều khoản liên quan đến các chủ trương, chính sách luật lệ, quy định hay xin phê chuẩn những vấn đề thông thường trong quản lý, điều hành cơ quan. b. Các yêu cầu khi soạn thảo tờ trình - Phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu cần thiết của vấn đề cần trình duyệt. - Nêu các vấn đề xin phê chuẩn một cách rõ ràng cụ thể. - Các kiến nghị phải hợp lý. - Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án nhằm phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn của đơn vị. c. Bố cục tờ trình PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản. Tên loại và ttrích yếu nội dung tờ trình Nơi nhận 1, 2, 3, 4 5a 9a NỘI DUNG Nội dung chính của tờ trình 6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành 7a, 7b, 7c PHẦN KẾT Dấu của cơ quan 8 Nơi nhận và lưu 9b Ký hiệu người đánh máy và số bản BH 13 Bảng 4.3. Bố cục của tờ trình d. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của tờ trình trên giấy A4 63

71 Sơ đồ 4.4: Bố trí các thành phần thể thức của tờ trình (trên giấy A4) e. Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình - Phần đặt vấn đề: Nêu rõ lý do đưa ra nội dung trình duyệt: phân tích thực trạng, nhận định tình hình. - Phần giải quyết vấn đề: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, trong đó có các phương án. Cần phân tích chứng minh các phương án là khả thi. - Phần kết thúc vấn đề: Phân tích ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới. Những kiến nghị đề xuất cấp trên xem xét, chấp thuận. Nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi, luận chứng phải chặt chẽ, lời văn phải lịch sự, nhã nhặn. f. Mẫu tờ trình 64

72 TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /TTr- Địa danh, ngày tháng năm TỜ TRÌNH Về việc Trân trọng kính trình./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A Kỹ thuật soạn thảo báo cáo Khái niệm Báo cáo là văn bản phản ánh từng lĩnh vực hoạt động cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp theo những chức năng nhiệm vụ được giao hay đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một chiến dịch công tác, hoặc mô tả đầy đủ trung thực những sự việc vừa xảy ra. Từ đó đúc kết thành những bài học trong công tác quản lý, nêu lên những đề nghị bổ sung cho một chủ trương chính sách kế hoạch hay kiến nghị với cấp trên những giải pháp phù hợp với tình hình thực tế. Những yêu cầu đối với báo cáo - Trung thực và chính xác. Phải phản ánh trung thực sự việc hiện tượng một cách khách quan, trung thực đúng với bản chất của nó. Do đó, người viết phải có khả năng phân biệt hiện tượng và bản chất; phân biệt cái cục bộ tạm thời với cái toàn thể lâu dài, phải nghiên cứu những quan hệ phức tạp của vấn đề để đánh giá sự việc một cách chính xác. - Đầy đủ và cụ thể: Không có nghĩa là liệt kê mọi sự việc, hiện tượng mà nêu lên hiện tượng, số liệu mang tính điển hình. - Kịp thời: Mọi báo cáo đều nhằm mục đích cung cấp tư liệu cần thiết cho các cấp các ngành có thẩm quyền nắm vững tình hình, kịp thời đề ra chủ trương chính sách điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo sự hoạt động bình thường làm cơ sở cho việc ổn định và phát triển xã hội. Phân loại báo cáo Có nhiều căn cứ để phân loại báo cáo: - Căn cứ vào thời gian và kỳ hạn báo cáo ta có: + Báo cáo định kỳ: là loại báo cáo được lập theo chu kỳ đều đặn + Báo cáo bất thường: là báo cáo được lập khi tình huống bất thường xảy ra - Căn cứ vào hình thức báo cáo ta có: 65

73 + Báo cáo theo mẫu định sẵn: là loại báo cáo trong các văn bản thống kê, hay báo cáo định kỳ nhằm theo dõi một hiện tượng sự việc trong hoạt động quản lý hoặc trong sản xuất kinh doanh. Mẫu báo cáo do người soạn thảo hay cơ quan đơn vị nhận báo cáo quy định. Người lập mẫu và người thực hiện báo cáo lưu ý các vấn đề sau: + Báo cáo không theo mẫu định sẵn: là báo cáo mô tả sự việc hiện tượng. Loại báo cáo này có nội dung phong phú đa dạng nên không thể có mẫu thống nhất. - Căn cứ vào nội dung báo cáo: + Báo cáo công tác: bao gồm báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết Báo cáo sơ kết: là báo cáo về công việc còn đang tiếp diễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm để bổ sung cho công việc sắp tới. Báo cáo tổng kết: Là loại báo cáo công việc đó hoàn thành. + Báo cáo chung: Là báo cáo đề cập khái quát đến mọi mặt mọi vấn đề liên quan chi phối toàn bộ hoạt động của đơn vị trong suốt thời gian hay trong một chiến dịch công tác cụ thể nào đó. + Báo cáo chuyên đề: Khác với báo cáo chung, báo cáo chuyên đề đi sâu vào một vấn đề nào đó, thậm chí là một phần trong cùng một vấn đề thường có tác dụng chi phối đến nhiều vấn đề khác. + Báo cáo thực tế: Là báo cáo mô tả tình hình thực tế để minh hoạ hay chứng minh cho một nhận định, một kết luận hay làm cơ sở cho một giải pháp về một vấn đề cụ thể nào đó. Ngoài báo cáo thực tế cũng có thể là một bản tường trình kết quả, thu nhận được sau một chuyến công tác xâm nhập thực tế. Bố cục báo cáo PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung báo cáo 1, 2, 3, 4 5a NỘI DUNG Nội dung chính của báo cáo 6 PHẦN KẾT Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành 7a, 7b, 7c Dấu của cơ quan 8 Nơi nhận và lưu Ký hiệu người đánh máy và số bản ban hành 13 9b Bảng 4.3. Bố cục của báo cáo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của báo cáo trên giấy 66

74 Sơ đồ 4.4. Bố trí các thành phần thể thức của báo cáo (trên giấy A4) f. Cách thức soạn thảo nội dung báo cáo Để viết một bản báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo đã nêu ở trên, về nội dung phải xác định được mục đích, yêu cầu của bản báo cáo: thường kỳ hay bất thường, báo cáo sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có cách viết cho phù hợp vế bố cục và nội dung. Ngoài các phần như tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo,... phần nội dung của báo cáo thường gồm: - Phần đặt vấn đề: Có thể nêu ra nhiệm vụ chức năng của cơquan đơn vị. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đó. - Phần giải quyết vấn đề: Đánh giá tình hình hoặc môtả sự việc hiện tượng xảy ra. Trong phần này, người viết báo cáo phải có số liệu, tình hình để mô tả sự vật, hiện tượng; kiểm điểmđánh giá những công việc chủ yếu theo từng nội dung công việcvề 67

75 những việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyếtđiểm và tìm ra nguyên nhân khách quan, chủ quan của kết quả và những tồn tại. - Phần kết thúc vấn đề: Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan. g. Mẫu báo cáo Mẫu báo cáo lên đơn vị cấp trên TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc:.. Kính gửi:.. - Đặc điểm tình hình chính, lý do báo cáo - Nêu nội dung báo cáo - Nêu những thuận lợi, khó khăn - Nêu những kiến nghị, đề xuất Trân trọng báo cáo. Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ BÁO CÁO - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A Báo cáo tổng kết công tác năm của một cơ quan, đơn vị TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm BÁO CÁO Về việc tổng kết công tác năm. I. Mở đầu 68

76 - Nêu những nhiệm vụ, kế hoạch chính được đề ra phải thực hiện trong năm trên cơ sở nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, đơn vị. - Nêu khó khăn, thuận lợi trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong năm. II. Nội dung - Kiểm điểm những công việc đã làm được - Nêu những nhiệm vụ chưa thực hiện được - Đánh ra kết quả những công việc đã làm được, chưa làm được, những bài học kinh nghiệm, nêu các điển hình tiên tiến III. Phương hướng, nhiệm vụ của năm sau - Xác định rõ mục tiêu cần đạt được - Những nhiệm vụ cụ thể để đạt được những mục tiêu đã đề ra - Các biện pháp cần được áp dụng để thực hiện các nhiệm vụ IV. Kiến nghị lên cấp trên Nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho việc thực hiện phương hướng, nhiệm vụ của năm sau như: - Đề nghị về tổ chức, nhân sự - Đề nghị về cơ chế, chính sách - Đề nghị cơ sở vật chất. V. Kết luận Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - ; (Chữ ký, dấu) - ; - Lưu VT. Nguyễn Văn A Kỹ thuật soạn thảo quyết định a. Khái niệm Quyết định là loại hình văn bản dung để quy định hay định ra chế độ, chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng chế độ chính sách một lần cho một đối tượng cụ thể (quyết định hành chính cá biệt). b. Phân loại quyết định - Quyết định quy phạm pháp luật: là quyết định ban hành những quy định về chủ trương, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy. - Quyết định hành chính cá biệt: Là quyết định ban hành quy định về tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan, đơn vị trong việc chấp hành luật. Thường được cơ quan ban hành trong các trường hợp sau: 69

77 + Quyết định ban hành các chế độ chính sách trong cơ quan, đơn vị ban hành chế độ công tác, nội quy hoạt động, + Quyết định về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương bao gồm các quyết định tiếp nhận, tăng lương, kỷ luật, cho thôi việc, bổ nhiệm, điều động cán bộ, nhân viên + Quyết định về vệc thực hiện các quy định trong quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lý tài sản như thanh lý, kiểm kê, cấp phát vật tư tài sản. Thẩm quyền ban hành quyết định - Đối với quyết định quy phạm pháp luật, thẩm quyền đượcquy định cụ thể trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm Đối với quyết định áp dụng quy phạm pháp luật, thẩm quyền ban hành căn cứ tư cách pháp nhân của cơ quan, doanh nghiệp. c. Bố cục quyết định PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản, Số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung quyết định 1, 2, 3, 4 5a NỘI DUNG PHẦN KẾT Nội dung chính của quyết định 6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành 7a, 7b, 7c Dấu của cơ quan 8 Nơi nhận và lưu 9b Bảng 4.4. Bố cục của quyết định 70

78 d. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của quyết định trên giấy A4 Sơ đồ 4.6. Bố trí các thành phần thể thức của quyết định (trên giấy A4) e. Cách thức soạn thảo nội dung quyết định Nội dung quyết định bao gồm hai phần: phần các căn cứ ban hành quyết định và phần nội dung điều chỉnh Phần các căn cứ ban hành quyết định - Căn cứ pháp lý: dung để ban hành quyết định bao gồm căn cứ thẩm quyền và căn cứ áp dụng. + Căn cứ thẩm quyền: cần phải đưa vào quyết định một số nguyên tắc dùng để chứng minh quyền của chủ thể pháp nhân ban hành văn bản nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình. chỉnh. + Căn cứ áp dụng: là phần nêu cơ sở pháp lý sẽ sử dụng trong nội dung điều - Căn cứ thực tế: Là những điều kiện hay tình hình thực tế làm cơ sở để ban hành quyết định. 71

79 Phần nội dung điều chỉnh Soạn thành các điều khoản khác nhau thể hiện các mệnh lệnh và các yêu cầu của cơ quan, doanh nghiệp. Số lượng các điều phụ thuộc vào nội dung và đối tượng điều chỉnh. Tuy nhiên, mối quyết định phải có ít nhất 2 điều: một điều trình bày nội dung điều chỉnh, một điều nêu điều khoản thi hành. - Quyết định thành lập cơ quan có 4 điều: Điều 1. Nêu hành vi điều chỉnh, đối tượng được điều chỉnh, mức độ điều chỉnh Điều 2. Nêu những vấn đề kèm theo khi thực hiện điều chỉnh (quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được thành lập). Điều 3. Điều khoản thi hành (tên đơn vị chịu trách nhiệm thi hành quyết định). Điều 4. Thời điểm quyết định có hiệu lực./. - Quyết định bổ nhiệm, điều động, thôi việc có 3 điều: Điều 1. Nêu hành vi điều chỉnh (tiếp nhận và điều động), đối tượng được điều chỉnh (ông, bà ), mức độ điều chình (đến nhận công tác tại ) và thời gian điều chỉnh (kể từ ngày nào). Điều 2. Nêu những vấn đề kèm theo khi thực hiện điều chỉnh (quy định về quyền lợi (lương, phụ cấp) định). Điều 3. Điều khoản thi hành (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành quyết - Quyết định tăng lương, ban hành chính sách, cấp vật tư có 2 điều: Điều 1. Nêu hành vi điều chỉnh (tăng lương), đối tượng được điều chỉnh (ông, bà ), mức độ điều chình (từ đến ) và thời gian điều chỉnh (kể từ ngày nào). định). Điều 2. Điều khoản thi hành (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành quyết f. Một số mẫu quyết định Mẫu 1: TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ- Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc tiếp nhận và điều động cán bộ nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của...về việc thành lập cơ quan...; 72

80 Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của... về việc tiếp nhận và điều động cán bộ nhân viên về công tác tại cơ quan; Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ nhân viên; Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Tiếp nhận và điều động ông (bà). đến nhận công tác tại Phòng thuộc cơ quan kể từ ngày tháng năm (hành vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, mức độ điều chỉnh và thời gian điều chỉnh) Điều 2. Ông (bà) được hưởng lương và các khoản phụ cấp kể từ ngày. tháng năm (nguyên tắc giải quyết quyền lợi ) Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng kế toán Tài vụ và ông (bà) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. (tên đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thi hành) Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Mẫu 2: Nguyễn Văn A TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: /QĐ- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc cho cán bộ nhân viên thôi việc THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của...về việc thành lập cơ quan; Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của... về việc quy định phân công, phân cấp về quản lý cán bộ; Xét đơn xin nghỉ việc của ông (bà), cán bộ nhân viên; Xét quá trình tham gia công tác từ ngày tháng năm ; Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Giải quyết cho ông (bà). thuộc đơn vị được thôi việc kể từ ngày tháng năm 73

81 Điều 2. Ông (bà) được hưởng trợ cấp thôi việc là tháng lương và các khoản phụ cấp khác (nếu có) theo chế độ hiện hành. Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng kế toán Tài vụ, Trưởng đơn vị (bộ phận nơi cán bộ nhân viên này đang công tác) và ông (bà) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A Mẫu 3: TÊN CQ CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM TÊN CQ BAN HÀNH VB Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ- Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc xử lý kỷ luật cán bộ nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của... về việc thành lập cơ quan; Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của... về việc xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất đối với người lao động; Xét tính chất và mức độ vi phạm của ông (bà) về việc ; Theo đề nghị của ông Trưởng phòng tổ chức - cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Thi hành kỷ luật ông (bà). giữ chức vụ tại Phòng thuộc cơ quan bằng hình thức Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng các phòng ban có liên quan và ông (bà) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT. Nguyễn Văn A 74

82 Mẫu 4: TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CQ BAN HÀNH VB Số: /QĐ- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương cho cán bộ nhân viên THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ Quyết định Số: /QĐ-... ngày tháng năm của... về việc thành lập cơ quan; Căn cứ Luật Lao động ngày tháng năm ; Căn cứ Biên bản Số: /BB-... ngày tháng năm của ; Theo đề nghị của ông Trưởng phòng tổ chức - cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tăng lương cho ông (bà) hiện giữ chức vụ tại phòng ban từ. lên, kể từ ngày tháng năm Điều 2. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Kế toán Tài vụ và ông (bà) chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng a. Khái niệm Nguyễn Văn A Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các cá nhân, tổ chức bằng lời nói, hành vi, văn bản, Trong đó, hai bên xác lập một quan hệ pháp lý về các quyền và nghĩa vụ nhằm thoả mãn nhu cầu cũng như lợi ích của mình. b. Phân loại hợp đồng - Hợp đồng dân sự: là những hợp đồng đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng giữa cá nhân hay tập thể các cá nhân. - Hợp đồng kinh tế: là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng 75

83 dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. - Hợp đồng thương mại là hình thức pháp lý của hành vi thương mại, là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (ít nhất một trong các bên phải là thương nhân hoặc các chủ thể có tư cách thương nhân) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hoạt động thương mại. Căn cứ Hợp đồng dân sự Hợp đồng kinh tế Hợp đồng thương mại Chủ thể - Cá nhân có năng lực, đủ hành vi dân sự - Pháp nhân - Hộ gia đình - Pháp nhân - Cá nhân có đăng ký kinh doanh (trong đó có ít nhất một bên là pháp nhân) - Thương nhân - Người khác (trong đó có ít nhất một bên là thương nhân) - Tổ hợp tác Mục đích Tiêu dùng Kinh doanh (cả hai bên đều hướng tới kinh doanh) - Kinh doanh - Tiêu dùng (chỉ cần một bên hướng tới kinh doanh) Hình thức - Lời nói - Văn bản - Hành vi cụ thể Văn bản - Lời nói - Văn bản - Hành vi cụ thể c. Điều kiện của hợp đồng Bảng 4.5. Phân biệt các loại hợp đồng Đề một văn bản được công nhận là một hợp đồng thì cần phải có đủ bốn điều kiện sau đây: - Sự ưng thuận: cơ sở của hợp đồng là sự đồng ý, bằng lòng một cách tự nguyện, không một ai, một cơ quan, doanh nghiệp nào được quyền ép buộc một đối tác khác phải ký kết hợp đồng với mình. - Người ký kết hợp đồng phải có đủ năng lực pháp lý - Đối tượng: cam kết điều gì, việc gì phải bàn giao - Nguyên do: Hợp đồng phải dựa trên những nguyên do hợp pháp, không được trái pháp luật, đạo đức xã hội. 76

84 d. Bố cục hợp đồng PHẦN NỘI DUNG Ô SỐ GHI CHÚ MỞ ĐẦU Quốc hiệu, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Số và ký hiệu văn bản 1, 2, 3, Căn cứ ký kết 4 NỘI DUNG Ngày, tháng và địa điểm soạn thảo văn bản 5 Các bên tham gia ký kết 6 Nội dung thỏa thuận của hợp đồng 7 PHẦN KẾT Số nhân bản hợp đồng 8 Chữ ký của đại diện hai bên, con dấu 9 Bảng 4.6. Bố cục của hợp đồng e. Sơ đồ bố trí thành phần thể thức của báo cáo trên giấy A4 Sơ đồ 4.7: Bố trí các thành phần thể thức của hợp đồng (trên giấy A4) 77