Quy trình trình ký ĐHYD-HCTH/QT.04 BỘ Y TẾ ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH QUY TRÌNH TRÌNH KÝ MÃ SỐ: ĐHYD-HCTH/QT.04 NGÀY HIỆU LỰC : PHÊ DUYỆT TÀ

Bản ghi

1 BỘ Y TẾ ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH QUY TRÌNH TRÌNH KÝ MÃ SỐ: NGÀY HIỆU LỰC : PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Chuyên viên Trưởng Phòng Hiệu trưởng Nguyễn Thùy Dương TS. Bùi Đại Lịch PGS.TS. Trần Diệp Tuấn BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực Chú ý: Những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết Phiên bản

2 Mã số : QUY TRÌNH TRÌNH KÝ Ngày ban hành : / / Phiên bản : 1.0 PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP 1. Mục đích: Thống nhất việc trình ký đảm bảo kịp thời, đúng quy định. 2. Phạm vi áp dụng: Áp dụng vào việc trình ký của Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Trách nhiệm: - Việc xây dựng, thực hiện và duy trì quy trình này nhằm đáp ứng nhu cầu trong quá trình ký trong Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. - Quy trình được áp dụng đối với các cá nhân, các đơn vị trực thuộc Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh - Các viên chức, người lao động khi thực hiện trình ký phải tuân theo trình tự, thủ tục theo quy định tại quy trình này. 4. Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt: 4.1. Sử dụng một số chữ viết tắt sau: ĐHYD : Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh BGH : Ban Giám hiệu Ký hiệu tên các phòng ban, chức danh: HCTH : Hành chính Tổng hợp 4.3. Các khái niệm khác: - Văn bản hành chính: - Văn bản chuyên môn: Phiên bản

3 5. Nội dung quy trình: 5.1. Trình ký hồ sơ chuyên môn: Lưu đồ trình ký hồ sơ chuyên môn: Trách nhiệm Đơn vị trình Tiến trình Chuẩn bị hồ sơ Tài liệu / Biểu mẫu Lưu hồ sơ trình ký phòng HCTH Nhận hồ sơ từ các đơn vị trình ký ĐHYD-HCTH/ QT.04/BM.01 phòng HCTH Kiểm tra hồ sơ Không đồng ý phòng HCTH Thư ký Hiệu trưởng Không đồng ý Đồng ý Trình BGH phê duyệt BGH Xem xét, ký duyệt hồ sơ phòng HCTH Đồng ý Tiếp nhận hồ sơ Đơn vị trình Bàn giao hồ sơ phòng HCTH Đóng dấu Mô tả chi tiết: Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ - Cá nhân, đơn vị được giao nhiệm vụ chuyên môn theo vị trí việc làm và công việc phụ trách lập Phiếu trình giải quyết công việc theo biểu mẫu, ghi rõ căn cứ thực hiện, nội dung, mục đích, yêu cầu và dự kiến kinh phí (nếu có), hồ sơ trình cần đầy đủ các văn bản pháp lý và các văn bản thực tế liên quan đến nội dung trình. Phiên bản

4 - Viên chức trình cho Trưởng, Phó đơn vị, căn cứ vào điều kiện thực tiễn và các quy định hiện hành, nhu cầu, khả năng thực hiện, Trưởng, Phó đơn vị cho ý kiến chính thức đồng ý hoặc không đồng ý và yêu cầu viên chức trình đầy đủ hồ sơ kèm theo. - Các công việc cần sự phối hợp thực hiện với đơn vị nào thì xin ý kiến của trưởng đơn vị đó để phối hợp; Trưởng đơn vị được xin ý kiến nêu rõ sự phối hợp và cử viên chức thực hiện (nếu cần). Bước 2: Nhận hồ sơ từ các đơn vị trình ký phòng HCTH nhận hồ sơ từ các cá nhân, đơn vị. Thời gian nhận hồ sơ trong ngày cụ thể như sau: - Buổi sáng: nhận hồ sơ lúc 7h30-10h30. - Buổi chiều: nhận hồ sơ lúc 13h30 16h00. Bước 3: Kiểm tra hồ sơ - Đơn vị trình ký hồ sơ chuyển hồ sơ đến phòng HCTH để kiểm tra pháp lý, nội dung và phân loại hồ sơ trình ký BGH theo thẩm quyền ký. - Nếu đảm bảo các điều kiện để hồ sơ được phát hành: Lãnh đạo phòng HCTH ký vào phiếu trình và chuyển lại cho đơn vị trình ký để trình Phó Hiệu trưởng phụ trách cho ý kiến (nếu văn bản do Phó Hiệu trưởng ký ban hành). - Nếu chưa đủ các điều kiện để văn bản được phát hành: Lãnh đạo phòng HCTH đề nghị đơn vị trình ký hồ sơ điều chỉnh lại cho đúng quy định. Bước 4: Trình Ban Giám hiệu phê duyệt - phòng HCTH nhận hồ sơ trình BGH phê duyệt theo Quyết định phân công BGH. - Trường hợp cần làm rõ nội dung công việc liên quan, BGH mời đơn vị trình hồ sơ lên giải trình. Thời gian giải quyết: trong ngày. Bước 5: Xem xét, ký duyệt hồ sơ BGH nhận hồ sơ để xem xét, ký duyệt hồ sơ. Hồ sơ không đầy đủ BGH trả về phòng HCTH để chuyển về đơn vị trình bổ sung đầy đủ. Thời gian giải quyết: không quá 3 ngày. Phiên bản

5 Bước 6. Tiếp nhận hồ sơ phòng HCTH nhận hồ sơ từ BGH sau khi được ký phê duyệt. Thời gian giải quyết: trong ngày. Bước 7. Bàn giao hồ sơ phòng HCTH phân loại hồ sơ của đơn vị trả về đúng đơn vị trình. phòng HCTH trả hồ sơ trong ngày thời gian: - Buổi sáng: từ 8h 11h00 - Buổi chiều: từ 14h 16h00 Bước 8. đóng dấu Trình ký văn bản hành chính: 2 loại - Loại 1: văn bản, tài liệu của BGH, các phòng, khoa, đơn vị trong Trường và các cá nhân gửi tới các phòng, khoa, đơn vị trong trường và các cá nhân. - Loại 2: văn bản, tài liệu của BGH, các phòng, khoa, đơn vị trong Trường và các cá nhân gửi tới đơn vị ngoài Trường và các cá nhân. Phiên bản

6 Lưu đồ trình ký văn bản hành chính: Trách nhiệm Tiến trình Tài liệu/ Biểu mẫu Nhận văn bản từ các đơn vị trình ký ĐHYD-HCTH/ QT.04/BM.01 Lãnh đạo Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, pháp lý văn bản Không đồng ý Không đồng ý Đồng ý Trình BGH phê duyệt BGH Xem xét, ký duyệt văn bản Tiếp nhận văn bản Đồng ý Đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo Bàn giao văn bản Ghi số, ngày, tháng năm. Nhân bản Đóng dấu, đăng ký, phát hành văn bản đi Đơn vị soạn thảo Lưu văn bản Phiên bản

7 Mô tả chi tiết: Bước 1: Nhận văn bản từ các đơn vị trình ký. Bước 2: Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, pháp lý văn bản. phòng HCTH hoặc viên chức được phân công kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày. Lãnh đạo phòng HCTH ký nháy vào cuối Nơi nhận, Lãnh đạo phòng Thanh tra Pháp chế ký bên phải Nơi nhận. Nếu văn bản không vướng mắc văn thư phòng HCTH chuyển BGH phê duyệt; Văn bản chưa đảm bảo về nội dung, hình thức, thể thức văn thư phòng HCTH trả về đơn vị soạn thảo. Thời gian giải quyết: trong ngày. Bước 3: Trình văn bản Ban Giám hiệu phê duyệt - phòng HCTH nhận văn bản trình BGH phê duyệt theo Quyết định phân công BGH. - Trường hợp cần làm rõ nội dung công việc liên quan, BGH mời đơn vị trình văn bản lên giải trình. Thời gian giải quyết: trong ngày. Bước 4: Ban Giám hiệu xem xét, ký duyệt văn bản. - phòng HCTH tiếp nhận lại hồ sơ trình ký BGH. - Trường hợp cần làm rõ nội dung công việc liên quan, BGH mời đơn vị trình hồ sơ lên để giải trình. Thời gian giải quyết: không quá 3 ngày. Bước 5: Tiếp nhận văn bản phòng HCTH nhận hồ sơ từ BGH sau khi được ký phê duyệt. Thời gian giải quyết: trong ngày. Bước 6: Bàn giao văn bản - phòng HCTH phân loại hồ sơ của đơn vị trả về đúng đơn vị trình. - phòng HCTH trả hồ sơ trong ngày thời gian: + Buổi sáng: từ 8h 11h00 + Buổi chiều: từ 14h 16h00 Bước 7: Ghi số, ngày, tháng, năm, nhân bản văn bản - BGH trả văn bản về văn thư phòng HCTH, đơn vị soạn thảo lên nhận văn bản. Thời gian giải quyết: 1 ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Phiên bản

8 - Tất cả văn bản đi của Trường được ghi số theo hệ thống số chung, bắt đầu từ số 01, do văn thư thống nhất quản lý; Văn bản đi mật được lấy số riêng. - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; Các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. - Đơn vị soạn thảo lên nhận văn bản tại văn thư phòng HCTH và nhân bản đúng theo thành phần Nơi nhận đúng thời gian quy định trừ trường hợp phát sinh thêm văn bản. - Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP. Bước 8: Đóng dấu, đăng ký, phát hành văn bản đi. 6. Lưu văn bản: Đơn vị soạn thảo lưu 01 bản gốc và văn thư phòng HCTH lưu 01 bản gốc. 7. Phụ lục: Stt Mã số Tên biểu mẫu 1 /BM.01 Phiếu trình xin ý kiến 8. Tài liệu tham khảo: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Thông tư 04/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế, Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. - Quyết định số 811/QĐ-ĐHYD ngày 27/5/2014 của Hiệu trưởng Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành chức năng nhiệm vụ các phòng chức năng của Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Phiên bản

9 - Quyết định 3434/QĐ-ĐHYD ngày 22/9/2015 của Hiệu trưởng Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày một số văn bản hành chính tại Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. - Quyết định 5576/QĐ-ĐHYD ngày 20/12/2017 Hiệu trưởng về việc phân công trong Ban Giám hiệu Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Phiên bản

10 /BM01 ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐƠN VỊ TRÌNH: Trình lần thứ:... PHIẾU TRÌNH XIN Ý KIẾN Kính gửi: Về việc 1. CHUYÊN VIÊN SOẠN THẢO a) Tóm tắt nội dung: b) Hồ sơ kèm theo: c) Độ mật, khẩn của văn bản:. Ngày tháng năm Chuyên viên soạn thảo 6. Ý KIẾN CỦA BAN GIÁM HIỆU 5. Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG HCTH 2. TRƯỞNG ĐƠN VỊ SOẠN THẢO Ngày tháng năm Ý KIẾN CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN 4. KIỂM TRA THỂ THỨC VĂN BẢN Ngày tháng năm Phiên bản