TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG TIÊU DÙNG MASAN Hướng dẫn sử dụng Trang đấu thầu cho nhà cung cấp Mục lục 1. Giới thiệu chung

Bản ghi

1 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG TIÊU DÙNG MASAN Hướng dẫn sử dụng Trang đấu thầu cho nhà cung cấp Mục lục 1. Giới thiệu chung Mục đích Đối tượng sử dụng Từ viết tắt: Hướng dẫn đăng nhập, đăng ký thành viên Trang đấu thầu của Masan Thông tin chung Thông tin tài khoản Thông tin về lĩnh vực kinh doanh Đăng nhập vào hệ thống Xem thông tin tài khoản Đổi tên đăng nhập, mật khẩu Thay đổi tên đăng nhập Thay đổi mật khẩu Thông báo Lịch sử đấu thầu Tham gia đấu thầu Giới thiệu Gói thầu Xác nhận tham gia đấu thầu Chào thầu Thông tin kỹ thuật Hạng mục chào giá Cơ cấu giá Điều kiện thương mại Đàm phán giá Đấu giá Các lỗi thường gặp Lỗi trùng Mã doanh nghiệp, Lỗi kiểm tra dữ liệu Lỗi không thể Tham gia thầu

2 1. Giới thiệu chung 1.1 Mục đích Tài liệu này được biên soạn nhằm mục dích hướng dẫn việc đăng ký thành viên để tham gia vào Trang đấu thầu trực tuyến cho CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG TIÊU DÙNG MASAN. Cũng như các thao tác tham gia vào các gói thầu, thực hiện chào giá, đàm phán và đấu giá. 1.2 Đối tượng sử dụng Tất cả các Nhà cung cấp có thể đăng ký làm thanh viên để nhận các thông tin Đấu thầu từ phía Masan 1.3 Từ viết tắt: NCC: Nhà cung cấp, nhà thầu BPMH: Bộ phận mua hàng của Masan 2

3 2. Hướng dẫn đăng nhập, đăng ký thành viên Trang đấu thầu của Masan Quý công ty vui lòng đăng nhập vào đường dẫn sau: để truy cập đến trang chủ của hệ thống. Sau đó, để thực hiện đăng nhập hoặc đăng ký, chọn vào ô Đăng nhập (phía trên bên trái màn hình) + Nếu thực hiện đăng nhập, vui lòng nhập thông tin đăng nhập và ô Tên đăng nhập và Mật khẩu, sau đó bấm chọn Đăng nhập để truy cập vào hệ thống với tài khoản đã được cấp. + Nếu chưa có tài khoản thành viên, vui lòng Đăng ký ngay! để chuyển đến trang đăng ký thông tin thành viên. 3

4 Khi nhấn vào Đăng ký ngay!, Quý công ty sẽ chuyển đến một màn hình mới, với 3 thông tin chính sau: + Thông tin chung + Thông tin tài khoản + Lĩnh vực kinh doanh 2.1 Thông tin chung Quý công ty cần điền thông tin giới thiệu về công ty theo như Giấy phép đăng ký kinh doanh, bao gồm các thông tin sau: * Tên doanh nghiệp * Tên giao dịch * Năm thành lập công ty * Mã số doanh nghiệp * Địa chỉ trụ sở * Địa chỉ giao dịch * Người đại diện pháp luật * Tên giám đốc * Vốn điều lệ (tỷ đồng) * Tải sản cố định (tỷ đồng) * File hóa đơn mẫu/phiếu thu/biên lai: cần tải file có định dạng PDF File thông tin phát hành hóa đơn * Giấy phép kinh doanh/mã số thuế: cần tải file có định dạng PDF * Mô tả về doanh nghiệp Lưu ý: các trường thông tin có dấu * là những thông tin bắt buộc cần phải điền Ví dụ thông tin như hình bên dưới: 4

5 2.2 Thông tin tài khoản Thông tin về tài khoản đăng nhập của Quý công ty: * Tên đăng nhập: Cần ghi nhớ để đăng nhập (Không thể thay đổi, chú ý trước khi đăng ký) * Mật khẩu: Cần ghi nhớ để đăng nhập * Xác nhận mật khẩu: Nhập lại để xác nhận mật khẩu * Tên ngân hàng * Số tài khoản ngân hàng * Tên chi nhánh ngân hàng File thông báo mở tài khoản * Người liên hệ * Số điện thoại * Lưu ý cần nhập đúng thông tin , đây là địa chỉ sẽ nhận được thư xác nhận đăng ký thành công, mời thầu, các thông báo của gói thầu và dùng để lấy lại mật khẩu nếu quên Ví dụ thông tin như hình bên dưới: 5

6 2.3 Thông tin về lĩnh vực kinh doanh Công ty có nhiều lĩnh vực kinh doanh, quý công ty cần chọn lĩnh vực kinh doanh mong muốn tham gia vào. Nhấn mũi tên xuống để chọn lĩnh vực kinh doanh. Sau đó, chọn lĩnh vực kinh doanh. Lưu ý: Chọn đến cấp thấp nhất Tiếp tục nhấn vào dấu + ở cuối để thêm thông tin vào Lĩnh vực kinh doanh. Nhập các thông tin của Lĩnh vực kinh doanh, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà các thống tin cần điền sẽ khác nhau 6

7 Lưu ý: Nếu Quý công ty có từ 2 lĩnh vực kinh doanh trở lên, có thể chọn vào phần Chọn Lĩnh vực kinh doanh để tiếp tục điền thông tin cho lĩnh vực kinh doanh thứ 2 Khi đó trong trường hợp này, Quý công ty cần điền đầy đủ thông tin cho cả 2 Lĩnh vực kinh doanh. 1. Export Excel 2. Import Excel 3. Xóa LVKD Sau khi nhập xong các thông tin về Lĩnh vực mua hàng, chọn Lưu. Trang hiển thị đã gửi thông tin đăng ký NVMH của Masan. 7

8 Sau khi tiếp nhận thông tin đăng ký từ Quý công ty, bộ phận Mua hàng của Masan sẽ xem xét thông tin đăng ký của Quý công ty, và xác nhận thông tin của Quý công ty thông qua và thông báo trên site của hệ thống. 3. Đăng nhập vào hệ thống Quý công ty thực hiện đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký và được phê duyệt trước đó. 8

9 4. Xem thông tin tài khoản Xem thông tin tài khoản của Quý công ty sau khi đăng nhập vào hệ thống Kiểm tra hoặc chỉnh sửa thông tin Quý công ty. Nhấn Lưu để hoàn tất việc chỉnh sửa Thêm vào đó, Quý công ty có thể thêm mới lĩnh vực đấu thầu với Masan dể nhận thông báo về các gói thầu ở lĩnh vực khác. 9

10 5. Đổi tên đăng nhập, mật khẩu 5.1 Thay đổi tên đăng nhập Để thay đổi tên đăng nhập, Quý công ty thao tác theo hướng dẫn của hình ảnh. Nhập thông tin thay đổi và nhấn chọn Thay đổi tên đăng nhập. 5.2 Thay đổi mật khẩu Để thay đổi mật khẩu Quý công ty thao tác theo hướng dẫn của hình ảnh Nhập thông tin thay đổi và nhấn Đổi mật khẩu. 10

11 6. Thông báo Quy công ty sẽ nhận được các thông báo qua hệ thống sau khi đăng nhập vào hệ thống. 7. Lịch sử đấu thầu Hiển thị lịch sử đấu thầu của Quý công ty. 11

12 Xem lại lịch sử chào giá bằng cách nhấn chọn vào dòng gói thầu cần xem lại thông tin Hoặc xem lại thư thông báo trúng thầu hoặc thư cảm ơn của từng gói thầu bằng cách nhận chọn vào các icon (Thư thông báo trúng thầu) hoặc (Thư cảm ơn) 12

13 13

14 8. Tham gia đấu thầu 8.1 Giới thiệu Gói thầu Danh sách các gói thầu bao gồm: + Đang phát hình + Đã mở + Đã đóng Quý công ty tiến hành đấu thầu bằng cách nhấn chọn vào gói thầu được hiện thị với trạng thái Đang phát hành hoặc NVMH sẽ gửi link gói thầu trực tiếp đến đã đăng ký của Quý công ty. Khi nhấn chọn Gói thầu, sẽ xem được thông tin của Gói thầu đó 8.2 Xác nhận tham gia đấu thầu Sau khi được mời thầu, Quý công ty cần Xác nhận tham gia sau khi kiểm tra thông tin của gói thầu. Hoặc nếu không muốn tham gia vào gói thầu, vui lòng chọn Không tham gia. 14

15 8.3 Chào thầu Sau khi xác nhận tham gia thầu, Quý công ty nhấn vào nút Di chuyển đến trang hồ sơ thầu để khai báo các thông tin kỹ thuật, thông tin về hạng mục chào giá, điều kiện thương mại Thông tin kỹ thuật Đây là danh sách câu hỏi bộ phận mua hàng chuẩn bị để hoàn tất hồ sơ đấu thầu. Nhà cung cấp sẽ hoàn tất các thông tin liên quan. Lưu ý các hạng mục có gắn sao sẽ là trường thông tin bắt buộc cần điền. 15

16 Sau khi hoàn tất hồ sơ Yêu cầu kỹ thuật, Quý công ty nhấn tiếp tục để tiếp tục khai báo hạng mục giá Hạng mục chào giá Danh sách các hạng mục hàng hóa/dịch vụ Masan cần mua, quý công ty sẽ điền các báo giá của mình về hàng hóa, dịch vụ vào ô Đơn giá Sau khi hoàn tất hồ sơ Chào giá, Quý công ty nhấn tiếp tục để tiếp tục khai báo Cơ cấu giá (nếu có) Quý công ty còn phải upload các file giá theo yêu cầu của Masan: Ngoài ra, quý công ty có thể sử dụng tính năng upload thông tin bằng Excel theo các bước sau: 16

17 - Nhấn chọn Xuất Excel để tải tải mẫu Excel thông tin - Mở file excel, điền thông tin và lưu lại - Chọn Nhập Excel và tải file excel thông tin vừa điền Cơ cấu giá Quý công ty khai báo cơ cấu giá cho 1 Hạng mục chào giá được NVMH chọn và có thể chỉnh sửa/thêm/bỏ các hạng mục trong Cơ cấu giá cho hợp lý với cơ cấu giá Quý công ty đưa ra Thêm Hạng mục cho cơ cấu giá 17

18 Sau khi nhấn bổ sung cơ cấu giá, Quý công ty chỉnh sửa cơ cấu giá phù hợp với sản phẩm cần khai báo. Lưu ý các thông tin gắn dấu sao là trường bắt buộc phải nhập. Sau khi hoàn tất cơ cấu giá, Quý công ty nhấn Tiếp tục để điền tiếp thông tin về Điều kiện thương mại Điều kiện thương mại Quý công ty khai báo các thông tin về Điều kiện thương mại Sau khi hoàn tất Điều kiện thương mại, Quý công ty vui lòng nhấn Nộp hồ sơ để nộp hồ sơ thầu. Sau khi nhấn, Quý công ty sẽ nhận được thông báo Nộp hồ sơ thành công trên giai diện Web đang làm việc 18

19 8.4 Đàm phán giá Sau khi Quý công ty đã nộp Hồ sơ thầu thành công, Hội đồng Thầu Masan sẽ mở thầu và xét duyệt Hồ sơ thầu. Hệ thống sẽ thông báo bằng cho Quý công ty về việc tham gia đàm phán giá nếu Quý công ty được chọn để đàm phán giá Đường link tham gia Đàm phán giá sẽ được gửi tới đã đăng ký của Quý công ty. Đàm phán giá: + Chấp nhận giá đề nghị khi Quý công ty đồng ý với tất cả giá đề nghị mà Masan cung cấp. + Đề nghị đàm phán giá khi Quý công ty chỉ đồng ý một số giá đề nghị từ Masan và có một số hạng mục sẽ cho giá mới bằng cách điền vào ô bên phải hạng mục đó. + Từ chối giá đề nghị khi Quý công ty không đồng ý với giá đề nghị mà Masan cung cấp. Thông báo gửi đàm phán thành công: Đàm phán giá hoàn tất Quý công ty sẽ nhận được thông báo rằng: Đã đàm phán thành công 19

20 Chấp nhận hoặc Từ chối Hoặc Nhập giá cần đàm phán vào ô Luu ý: Quý công ty cũng phải update các file theo yêu cầu và có thể sử dụng tính năng nhập thông tin bằng excel giống khi chào giá lần đầu tiên, 8.5 Đấu giá Sau khi Masan mở thầu và đánh giá thầu, Masan có quyết định đi đến đấu giá với Quý công ty, Quý công ty sẽ nhận được Thư mời tham gia đấu giá thông qua đã đăng ký. Lưu ý, với chức năng đấu giá, cho phép Quý công ty được đấu giá nhiều lần trong thời gian được quy định Sẽ có số lượng NCC tham gia đấu giá và vị trí xếp hạng đấu giá của Quý công ty hiện tại Quý công ty sau khi truy cập vào đường link được cung cấp sẽ di chuyển đến trang đấu giá. Chọn Đấu giá để tiến hành đấu giá. Sau đó thực hiện điền giá đấu giá và nhấn OK gửi đấu giá. 20

21 Nhấn Ok để gửi giá đấu giá 9. Các lỗi thường gặp 9.1. Lỗi trùng Mã doanh nghiệp, Khi thực hiện đăng ký thông tin nhà cung cấp nếu hệ thống những lỗi như sau, có nghĩa là thông tin về Mã doanh nghiệp, Emal, hoặc tài khoản đã được đăng ký thông tin trước đó: Cách giải quyết: - Đối với trường hợp Nhà cung cấp đã bị từ chối tài khoản muốn đăng ký lại thông tin. Người phụ trách lĩnh vực mua hàng mà nhà cung cấp cung cấp phải thực hiện xóa thông tin của nhà cung cấp trên trang Admin (Mục 2, Tài liệu Đối với trang Admin). - Đối với trường hợp Nhà cung cấp đã là thành viên, nhưng muốn thực hiện đăng ký lại tài khoản, cần phải liên hệ bộ phận IT để thực hiện xóa thông tin nhà cung cấp đó khỏi hệ thống Lỗi kiểm tra dữ liệu Khi thực hiện đăng ký thông tin tài khoản, hệ thống báo lỗi Đã có lỗi xảy ra vui lòng kiểm tra lại dữ liệu hoặc Cannot read property length of undifined có nghĩa là NCC nhập thiếu một thông tin bắt buộc nào đó. 21

22 Cách giải quyết: Kiểm tra lại thông tin xem đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết hay chưa! Lưu ý: Các thông tin có bắt buộc phải có nếu điền thiếu đều sẽ có thông báo đõ Vui lòng nhập dự liệu : Còn đối với khi điền hồ sơ năng lực, cần lưu ý các thông tin có kèm theo năm và thông tin dạng kiểu List: 9.3. Lỗi không thể Tham gia thầu Khi thực hiện xác nhận tham gia vào thầu, hệ thống thông báo lỗi như hình bên dưới: 22

23 Có 3 trường hợp cho lỗi này: - Hết thời hạn đăng nhập, hệ thống tự đăng xuất tài khoản của nhà cung cấp đó, tuy nhiên hệ thống vẫn thể hiện đang đăng nhập và có thông báo mới thầu. Khi này xác nhận sẽ không được chấp nhận. - Nhà cung cấp không được mời thầu - Có thực hiện chỉnh sửa thông tin và mời gói thầu mới, nhưng NCC lại xác nhận tham gia bằng đường link gói thầu cũ Cách giải quyết: - Nhà cung cấp thực hiện đăng xuất sau đó đăng nhập lại vào hệ thống và xác nhận tham gia lại vào gói thầu - Kiểm tra lại danh sách mời thầu - Kiểm tra lại đường link mời thầu xem có phải đường link mời thầu mới nhất hay không? 23