Microsoft Word - QT23

Bản ghi

1 TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - CTCP MÃ SỐ: QT-23 NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI SOÁT XÉT NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ và tên: Nguyễn Việt Anh Chức danh: Thư ký ISO Ngày 01 tháng 01 năm 2019 Họ và tên: Hồ Mạnh Tuấn Chức danh: PTGĐ, QMR Ngày 01 tháng 01 năm 2019 Họ và tên: Ngô Văn Tuyển Chức danh: Q. Tổng giám đốc Ngày 01 tháng 01 năm 2019

2 Trang: 2/10 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Bộ phận được phân phối tài liệu S.lg Ghi chú 1 TGĐ và các PTGĐ M "M" là phân phối ở 2 VPTH M dạng bản mềm 3 Phòng Kế hoạch M 4 Phòng Đầu tư - Xây dựng M 5 Phòng Kỹ thuật - Nghiên cứu phát triển M 6 Phòng Kế toán - Tài chính M 7 Phòng Pháp chế M 8 Phòng Thị trường - KD M 9 Lưu ban ISO 1 10 Lưu QMR 1 11 VP HĐQT M Trường hợp tài liệu ở dạng bản mềm (soft copy), thì cá nhân, đơn vị được phân phối tài liệu sử dụng tài liệu tại CƠ SỞ DỮ LIỆU của VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO). TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Lần ban hành/ sửa đổi Ngày có hiệu lực Phê duyệt Chức Ký tên danh Ban hành lần /01/2019 Q.TGĐ

3 Trang: 3/10 1. MỤC ĐÍCH + Quy định việc xác định mối nguy và đánh giá rủi ro liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành, các dự án của cơ quan văn phòng Tổng công ty, đồng thời xây dựng các biện pháp kiểm soát nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu các rủi ro trong các hoạt động. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG + Quy trình này áp dụng cho tất cả các hoạt động quản lý, điều hành, các dự án, của cơ quan văn phòng Tổng công ty. 3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN + Sổ tay chất lượng; + Tiêu chuẩn ; + Các bộ luật liên quan: luật thương mại, luật dân sự, các luật về thuế (xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, giá trị gia tăng,...). 4. ĐỊNH NGHĨA + Mối nguy: là sự kiện (nguồn, tình huống hoặc hành động) nào đó có khả năng tiềm ẩn gây ra tổn hại cho con người, tài sản (hư hỏng thiết bị, hạ tầng), vi phạm pháp luật, ô nhiễm môi trường, tiền, làm chậm tiến độ công việc hay kết hợp của các dạng tổn hại này. + Mức độ nghiêm trọng (Severity): là mức độ hậu quả gây ra thiệt hại đối với con người, tài sản, vi phạm pháp luật, tiền, làm chậm tiến độ công việc. + Khả năng/ tần suất (Probability): là khả năng xảy ra một sự kiện, sự việc. + Rủi ro (Risk): là sự kết hợp giữa mức độ nghiêm trọng (Severity) và tần suất xảy ra (Probability), theo công thức: Risk = Severity * Probability + Ma trận rủi ro (Risk Matrix): Bảng phân bổ để xác định cấp độ rủi ro. + LTI : Lost Time Injury: Thương tích phải nghỉ việc; + Các chữ viết tắt theo PL TRÁCH NHIỆM Tổng Giám đốc: phê duyệt mức độ rủi ro theo từng hoạt động, phòng/ban, theo thời gian và từng giai đoạn thích hợp. Trưởng bộ phận: - Thực hiện đánh giá rủi ro cho các hoạt động trong phạm vi mình quản lý, đảm bảo các thành viên của bộ phận mình nhận diện được mối nguy và thực hiện các biện pháp kiểm soát.

4 Trang: 4/10 - Đề xuất xây dựng các biện pháp kiểm soát rủi ro. Thành viên của bộ phận: - Báo cáo kịp thời các mối nguy mới xuất hiện trong các hoạt động hàng ngày. - Tham gia nhận diện mối nguy và xây dựng các biện pháp kiểm soát nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro. - Thực hiện công việc cùng với các biện pháp kiểm soát rủi ro đã được xây dựng. Ban ISO - Thực hiện cập nhật các rủi ro dựa trên bản đánh giá rủi ro của các phòng/ ban trong cơ quan Tổng công ty. - Phối hợp với các bộ phận soát xét bản đăng ký mối nguy định kỳ hàng năm. - Hỗ trợ công tác đánh giá rủi ro các dự án khi có yêu cầu. 6. NỘI DUNG 6.1. Xác định hoạt động và nhận diện mối nguy Định kỳ và khi cần thiết, các bộ phận tiến hành xác định các hoạt động và nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro cho tất cả các công việc sau: - Công việc thường xuyên; - Công việc không thường xuyên; - Công việc mới. Đối với một công việc, hoạt động phức tạp thì nên tách thành các hoạt động riêng rẽ (chia nhỏ bước thực hiện) để nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro. Các vấn đề cần được xem xét trong quy trình đánh giá rủi ro bao gồm, nhưng không giới hạn: Bối cảnh thực hiện công việc: điều kiện bên ngoài: pháp luật, công nghệ, thị trường, đối thủ cạnh tranh Quy tắc chung: ai? làm gì? ở đâu, khi nào? và làm như thế nào? - Những bước cần thiết chủ yếu nào để thực hiện công việc? - Ai thực hiện công việc và họ có đủ năng lực/ kỹ năng để thực hiện hay không? - Khi nào công việc được tiến hành? - Công việc được thực hiện ở đâu? - Điều kiện thời gian, thời tiết có ảnh hưởng tới quá trình công việc? - Có hoạt động nào có thể gây tác động đến công việc đang được đánh giá như an toàn, sức khoẻ, môi trường, tiến độ dự án Cách liên lạc và trao đổi thông tin thế nào? Trách nhiệm thực hiện công việc liên quan?

5 Trang: 5/10 Trang bị bảo hộ lao động các nhân? (đối với công việc trực tiếp tại hiện trường) Xây dựng biện pháp kiểm soát rủi ro Có nhiều biện pháp kiểm soát rủi ro và tùy vào điều kiện công việc cụ thể, môi trường làm việc mà nhóm đánh giá rủi ro lựa chọn hình thức phù hợp, nên tuân theo thứ tự ưu tiên sau để lựa chọn hình thức phù hợp để tiến hành công việc: Cô lập cách ly: Cách ly các mối nguy ra khỏi hoạt động. Thay thế: Thay thế những hoạt động có mối nguy bằng những các hoạt động với biện pháp, điều kiện, thiết bị ít rủi ro hơn. Công nghệ, kỹ thuật: Sửa đổi, cung cấp thêm các biện pháp phòng ngừa, bảo vệ khi triển khai thực hiện các hoạt động. Chính sách, quy trình làm việc: Cung cấp quy trình làm việc, hướng dẫn, chính sách và chế độ làm việc phù hợp. Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân (áp dụng cho an toàn lao động tại hiện trường): Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân là cần thiết, là sự lựa chọn cuối cùng trong khi tất cả các biện pháp trên được tiến hành Xác định mức độ tác động và tần xuất xảy ra Áp dụng bảng của để đánh giá rủi ro theo các bước sau: Xác định Số hiệu danh mục đăng ký rủi ro: Điền các thông tin vào các cột (1), (2), (3) & (7); Xác định Nguyên nhân dự kiến (cột 5) và Tác động (hậu quả) dự kiến (6); Xác định tần suất xảy ra rủi ro (Probability) cột (8) được tính theo thang điểm như sau: Tần suất Mô tả KHÔNG CÓ KHẢ NĂNG KHÓ CÓ KHẢ NĂNG CÓ KHẢ NĂNG XẢY RA CÓ THỂ NHIỀU KHẢ NĂNG Tần suất xảy ra rủi ro với các biện pháp kiểm soát hiện tại Rủi ro không xảy ra trong hoạt động trước đó. Rủi ro đã từng xảy ra trong sản xuất kinh doanh của cơ quan ít nhất một lần. Rủi ro xảy ra trong sản xuất kinh doanh của cơ quan một lần trong năm. Rủi ro xảy ra trong sản xuất kinh doanh của cơ quan nhiều hơn một lần một năm. Rủi ro thường xảy ra và ít nhất một lần trong suốt tiến trình của công việc, trừ khi những thay đổi được Giảm tần suất xảy ra rủi ro sau khi xây dựng biện pháp kiểm soát Rủi ro sẽ không xảy ra khi áp dụng những biện pháp này. Rủi ro khó xảy ra khi áp dụng những biện pháp này. Rủi ro có khả năng xảy ra trong quá trình làm việc. Rủi ro nhiều khả năng xảy ra trong quá trình làm việc. Rủi ro hầu như khó tránh khỏi trong quá trình làm việc.

6 thực hiện. Trang: 6/ Mức độ tác động (Impacts) (cột (9), (10), (11), (12) được tính theo thang điểm tham khảo như sau: Mức độ tác động Loại THẤP TRUNG BÌNH CAO NGHIÊM TRỌNG ĐẶC BIỆT NGHIÊM TRỌNG Tiến độ (Schedule) < 01 giờ; (<3%) 01 giờ - < 12 giờ; (3%~5%) 12 giờ - < 48 giờ. (6%~8%) 48giờ - 7 ngày. (8%~10%) > 7 ngày ((>10%) Tác động - Mức độ nghiêm trọng (Severity) Chi phí (Cost) < 10 triệu đồng (<0,1%) 10 triệu - < 100 triệu đồng (0,1% ~ 0,2%) 100 triệu - < 1 tỉ đồng (0,2% ~ 1%) 1 tỉ -10 tỉ đồng. (1% ~ 2%) Nhiều hơn 10 tỉ đồng (<2%) Môi trường/ Pháp luật (Environment/ Law) Sự cố môi trường, hóa chất với khối lượng < 0, 2 tấn Sự cố môi trường, hóa chất với khối lượng 0, 2- < 01 tấn. Sự cố môi trường, hóa chất với khối lượng 01- < 50 tấn. Vi phạm pháp luật Sự cố môi trường, hóa chất với khối lượng tấn. Vi phạm pháp luật Sự cố môi trường, hóa chất với khối lượng >100 tấn Vi phạm pháp luật Con người (People) Sơ cứu thông thường Bị thương tích, phải nghỉ việc LTI < 1 ngày Bị thương tích, phải nghỉ việc 1<= LTI <= 2 ngày LTI >2 Người mất tích Chết người Chú ý: Mức độ rủi ro sẽ thay đổi theo từng hoạt động, phòng/ban, theo thời gian và được TGĐ phê duyệt từng giai đoạn thích hợp theo.

7 Trang: 7/ Xác định điểm số rủi ro - cột (13):. Điểm số rủi ro = [Tần suất xảy ra rủi ro] nhân (x) với [Tác động] có điểm số cao nhất theo Ma trận rủi ro: Mức độ tác động THẤP TRUNG BÌNH CAO NGHIÊM TRỌNG ĐẶC BIỆT NGHIÊM TRỌNG Tần suất Điểm KHÔNG CÓ KHẢ NĂNG KHÓ CÓ KHẢ NĂNG CÓ KHẢ NĂNG XẢY RA CÓ THỂ NHIỀU KHẢ NĂNG Cấp độ rủi ro: căn cứ Ma trận rủi ro để xác định cấp độ rủi ro.. Căn cứ vào điểm số của [Điểm số rủi ro] đã tính ở 6.3.5, so sánh với bảng sau để điền vào cột (4) của Bảng : Điểm đánh giá 16 ~ ~15 6~9 3~5 1~2 Cấp độ Rất cao (RC) Cao (C) Trung bình (TB) Thấp (T) Rất thấp (RT) Số cấp độ Việc thực hiện các hoạt động /công việc sau khi đánh giá rủi ro được quy định như sau:

8 Trang: 8/10 Các hoạt động có rủi ro thấp (Điểm 1-5): Được phép thực hiện. Các hoạt động có rủi ro trung bình (6-15): Hoạt động chỉ được phép tiến hành với sự quản lý, kiểm soát thích hợp. Các hoạt động có rủi ro cao (16-25): Hoạt động không được phép tiến hành. Cần phải được thiết lập các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn để giảm thiểu rủi ro Kiểm soát và soát xét Trưởng bộ phận tiến hành giới thiệu cho nhân sự mới các mối nguy, rủi ro liên quan đến hoạt động của bộ phận mình cũng như các biện pháp kiểm soát đã được xây dựng thông qua các buổi họp, đào tạo nội bộ Công tác quản lý rủi ro được cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu quả. Các bản đánh giá rủi ro được Trưởng các bộ phận tiến hành soát xét định kỳ như sau: Không quá 12 tháng kể từ lần đánh giá đầu tiên hoặc lần soát xét trước đó. Khi có sự cố với các hoạt động đã được đánh giá rủi ro, thì hoạt động đó phải được tiến hành đánh giá rủi ro lại với các biện pháp kiểm soát phù hợp nhằm tránh lặp lại các sự cố trước đó. Định kỳ 06 tháng/ lần, Bản đánh giá rủi ro của từng bộ phận sau khi được soát xét, phê duyệt sẽ gửi về Ban ISO để thực hiện công tác tổng hợp. Đối với các mối nguy cần bổ sung biện pháp kiểm soát, Trưởng bộ phận thực hiện yêu cầu cập nhật theo biểu mẫu.

9 6.5. Lưu đồ Trang: 9/10 Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu 1 Trưởng phòng Lập kế hoạch hoạt động Nhu cầu khách hàng và các bên quan tâm Trưởng phòng/ Nhân viên phụ trách Trưởng phòng/ Nhân viên phụ trách Trưởng phòng/ Nhân viên phụ trách TGĐ, PTGĐ (được uỷ quyền) Trưởng phòng/ Nhân viên phụ trách 6 Các phòng 7 TGĐ, PTGĐ (được uỷ quyền) 8 Ban ISO Nhận diện mối nguy Đánh giá rủi ro Tìm biện pháp kiểm soát Phê duyệt Triển khai hoạt động, thực hiện các biện pháp kiểm soát Cập nhật đánh giá rủi ro Phê duyệt Cập nhật rủi ro Không đạt Không đạt, Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan, Các quy trình liên quan, 9 Các phòng Lưu hồ sơ

10 Trang: 10/10 7. LƯU HỒ SƠ TT Mã số Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu 1 Bảng đánh giá rủi ro Bộ phận đánh giá rủi ro 03 năm sau khi kết thúc hoạt động/ dự án 2 Bảng đăng ký mức độ rủi ro Bộ phận đánh giá rủi ro 03 năm sau khi kết thúc hoạt động/ dự án 8. TÀI LIỆU KÈM THEO Bảng đánh giá rủi ro Bảng đăng ký mức độ rủi ro